Workflow w HR

Workflow w HR to z góry opisana sekwencja kroków, która uruchamia się automatycznie, gdy zadziała wyzwalacz: nadchodzi data, zmienia się pole w kartotece pracownika albo ktoś startuje łańcuch ręcznie. Zamiast liczyć na to, że HR pamięta o laptopie, podpisanym NDA, opiekunie i rozmowie po pierwszym tygodniu, workflow wypuszcza każdy z tych kroków w odpowiednim momencie i pokazuje, kto co zamknął.

Różnica między workflow a procesem HR leży w automatyzacji. Proces to uzgodniony sposób robienia czegoś i może żyć w handbooku. Workflow to ten sam proces zaszyty w systemie, z właścicielami, terminami i przypomnieniami, więc wykonuje się tak samo niezależnie od tego, czy HR go pilnuje.

Co uruchamia workflow w HR

Cztery typy wyzwalaczy pokrywają niemal wszystkie przypadki:

• Data w kartotece pracownika. Data zatrudnienia, data zakończenia współpracy, koniec okresu próbnego, urodziny albo rocznica pracy, z przesunięciem przed lub po. To napędza preboarding, onboarding i offboarding.
• Zmiana atrybutu. Zmienia się dział, przełożony, lokalizacja albo status zatrudnienia, a workflow na to reaguje.
• Harmonogram cykliczny. Tygodniowe, miesięczne lub roczne cykle szkoleń obowiązkowych, ponownej akceptacji polityk czy inwentaryzacji sprzętu.
• Uruchomienie ręczne. Sytuacje jednorazowe, które i tak zasługują na checklistę: zmiana roli albo powrót z długiej nieobecności.

Co automatyzują poszczególne kroki

Jeden workflow zwykle łączy kilka rodzajów kroków: zadania dla przełożonego, IT albo samego pracownika; maile i ogłoszenia, w tym przedstawienie nowej osoby zespołowi; dokumenty do zapoznania lub podpisu; formularze do wypełnienia; nadanie dostępów i sprzętu; spotkania w rodzaju jeden na jeden albo oceny okresowej na koniec okresu próbnego. Kroki, które produkują dokumenty, wpadają wprost do zarządzania dokumentacją w HR, więc podpisany plik ląduje we właściwym folderze bez ręcznego przenoszenia.

Od czego zacząć

Zacznij od procesów częstych, wielowłaścicielskich i kosztownych, gdy coś się w nich obsunie:

1. Onboarding. Najczęstszy proces z największą liczbą przekazań, po którym nowa osoba ocenia całą firmę.
2. Offboarding. Odbieranie dostępów i zwrot sprzętu to kwestia bezpieczeństwa, a nie administracji, więc pominięte kroki są drogie.
3. Okres próbny i cykle ocen. Daty, które cicho mijają, a potem zamieniają się w niewygodne rozmowy.
4. Zbieranie i ponowne podpisywanie dokumentów. Wszystko, co wiąże się z audytem albo regulatorem.

Reszta może poczekać, aż te cztery będą działać czysto. Automatyzowanie rzadkiego procesu prawie nic nie daje w skali całego cyklu życia pracownika.

Jak zaprojektować workflow, który przeżyje zderzenie z rzeczywistością

Opisz proces tak, jak działa dzisiaj, a nie tak, jak brzmi w polityce. Wypisz każde przekazanie i osobę za nie odpowiedzialną. Potem wytnij kroki, dla których nikt nie potrafi podać powodu, przypisz resztę do roli, a nie do konkretnej osoby, i ustaw realistyczne przesunięcie terminu względem daty wyzwalacza. Przejdź go raz ręcznie przed włączeniem i zrewiduj po pierwszych dziesięciu uruchomieniach.

Typowe błędy

Trzy schematy psują większość workflowów:

• Automatyzowanie zepsutego procesu. Szybkość pogarsza złe przekazanie, a nie naprawia.
• Przypisywanie kroków do konkretnych osób. Workflow umiera w dniu, w którym ta osoba odchodzi albo idzie na urlop.
• Zbyt wiele powiadomień. Kiedy każdy krok pisze do pięciu osób, zespół uczy się ignorować wszystkie maile.

Workflow w HR w PeopleForce

Workflowy w Core HR uruchamia zmiana atrybutu, zdarzenie, zaplanowana data, reguła cykliczna albo start ręczny. Zaplanowane odpalają się w dniu, przed lub po dacie zatrudnienia, dacie zakończenia współpracy, końcu okresu próbnego, urodzinach, rocznicy pracy lub własnym polu z datą, więc preboarding może ruszyć dwa tygodnie przed pierwszym dniem, a offboarding tydzień przed ostatnim.

Każdy workflow to łańcuch akcji: przypisz zadanie, wyślij maila, wygeneruj dokument z szablonu albo poproś o wgranie gotowego, zbierz podpis, wyślij formularz, zapisz na kurs, utwórz wydarzenie w kalendarzu, zaplanuj spotkanie jeden na jeden, uruchom ocenę, poproś o feedback, załóż konto w Google Workspace, ustaw zastępstwo, wyślij webhooka do innego systemu albo uruchom kolejny workflow. Workflowy podpina się pod pracowników, kandydatów albo zapotrzebowania rekrutacyjne, więc ta sama logika obsługuje przekazanie z Recruit do Core HR bez ponownego wpisywania danych.