Onboarding pracownika

Czym jest onboarding, z jakich etapów się składa i jak sprawić, by był skuteczny

Onboarding – co to jest

Onboarding (onboarding pracownika, onboarding pracowniczy) to proces wprowadzania nowej osoby do firmy: od przyjęcia oferty do momentu, gdy pracuje samodzielnie i czuje się częścią zespołu. Obejmuje formalności, dostępy i sprzęt, poznanie zespołu i kultury firmy, szkolenia oraz pierwsze cele. Zwykle trwa od trzech do sześciu miesięcy, a na złożonych stanowiskach nawet rok.

Od jakości onboardingu zależy, czy nowa osoba zostanie w firmie. Według Gallup tylko 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich organizacja dobrze wdraża nowych pracowników. Przemyślany proces szybko się zwraca: nowa osoba szybciej osiąga pełną produktywność i rzadziej odchodzi w okresie próbnym.

Etapy onboardingu

Etap	Kiedy	Co się dzieje
Preboarding	od przyjęcia oferty do pierwszego dnia	formalności, przygotowanie stanowiska i dostępów, wiadomość powitalna
Pierwszy dzień	dzień rozpoczęcia pracy	poznanie zespołu, przełożonego i buddy'ego, omówienie zadań i zasad
Pierwszy tydzień	1–5 dzień pracy	szkolenia z narzędzi, pierwsze proste zadania, spotkanie 1:1 z przełożonym
Pierwsze 90 dni	1–3 miesiąc	cele według planu 30-60-90, regularny feedback, ocena na koniec okresu próbnego
Do roku	3–12 miesiąc	plan rozwoju, pełna integracja z zespołem i procesami

Kto uczestniczy w onboardingu

HR planuje proces, przygotowuje dokumenty i pilnuje, by żaden krok nie został pominięty.
Przełożony wyznacza cele, prowadzi regularne spotkania 1:1 i udziela informacji zwrotnej.
Buddy lub mentor pomaga w nieformalnych sprawach i kulturze firmy w ramach systemu buddy lub mentoringu.
IT i administracja przygotowują sprzęt, konta i stanowisko przed pierwszym dniem.
Nowy pracownik przechodzi szkolenia, zadaje pytania i dzieli się wrażeniami.

Jak zorganizować skuteczny onboarding

Zacząć przed pierwszym dniem. Dokumenty, dostępy i sprzęt warto przygotować wcześniej, by pierwszy dzień był poświęcony ludziom, a nie formalnościom.
Zadbać o powtarzalność. Kroki, osoby odpowiedzialne i terminy opisuje się raz i stosuje ten sam szablon dla każdego nowego pracownika.
Wyznaczyć jasne cele. Nowa osoba powinna wiedzieć, czego się od niej oczekuje po 30, 60 i 90 dniach.
Zbierać feedback. Krótkie ankiety po pierwszym tygodniu i miesiącu pokazują, co poprawić.
Pamiętać o pracownikach zdalnych. Skuteczny onboarding pracownika, także zdalnego, wymaga planu komunikacji, wirtualnego poznania zespołu i dostarczenia sprzętu.

Onboarding w Polsce: o czym pamiętać

W Polsce pracodawca nie może dopuścić nowej osoby do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego z badań wstępnych i bez szkolenia BHP (instruktażu ogólnego i stanowiskowego), dlatego te kroki warto zaplanować już na etapie preboardingu. Umowę i dokumenty kadrowe można podpisać zdalnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym dzięki integracji z Autenti.

W PeopleForce onboarding w Core HR opiera się na szablonach procesów. Szablon określa zadania z podzadaniami, osoby odpowiedzialne (przełożony, sam nowy pracownik, konkretny współpracownik lub osoba z pola profilu, np. buddy) oraz terminy liczone od pierwszego dnia pracy: zadania mogą zaczynać się przed rozpoczęciem pracy lub po nim. Dla każdej nowej osoby proces uruchamia się z szablonu, a każdy uczestnik dostaje swoje zadania na czas.