Wakat
Czym jest wakat?
Czym jest wakat?
Wakat (ang. vacancy) to nieobsadzone stanowisko w organizacji, czyli etat, który istnieje w strukturze firmy, ale w danym momencie nie jest zajmowany.
Rodzaje wakatów
W praktyce HR można wyróżnić kilka rodzajów wakatów:
- wewnętrzny – stanowisko dostępne dla obecnych pracowników firmy (np. w ramach rekrutacji wewnętrznej);
- zewnętrzny – otwarte stanowisko, na które kandydatów poszukuje się poza organizacją;
- planowany – powstaje w wyniku przewidywanych zmian, np. zapowiedzianego odejścia pracownika czy przejścia na emeryturę;
- nieplanowany – pojawia się nagle, np. w wyniku rezygnacji pracownika, zwolnienia lub nieobecności długoterminowej;
- jawny – ogłoszony publicznie, dostępny na portalach rekrutacyjnych, stronie firmy czy w mediach społecznościowych;
- ukryty – niepublikowany szeroko, rekrutacja prowadzona jest dyskretnie, np. tylko przez polecenia lub headhunting.
Przyczyny powstawania wakatów
Wakaty mogą pojawić się w organizacji w różnych okolicznościach. Najczęściej wynikają z:
- rotacji pracowników – naturalnych odejść związanych ze zmianą pracy, przeprowadzką czy wypaleniem zawodowym;
- awansu wewnętrznego – gdy pracownik obejmuje wyższe stanowisko, pozostawiając dotychczasowe miejsce wolne;
- przejścia na emeryturę – co otwiera etat dla nowej osoby;
- rozwoju firmy – wzrost organizacji generuje potrzebę tworzenia dodatkowych etatów;
- restrukturyzacji – zmiany w strukturze powodują powstawanie nowych ról lub przekształcanie już istniejących;
- długotrwałych nieobecności – np. urlop rodzicielski czy zdrowotny, które wymagają czasowego zastępstwa.
Czym się różni wakat od nowego stanowiska?
Wakat oznacza stanowisko w firmie, które jest przewidziane w strukturze, ale obecnie nie ma na nim zatrudnionej osoby.
Nowe stanowisko to dodatkowy etat tworzony w odpowiedzi na rozwój firmy, nowe projekty lub zmiany organizacyjne. W tym przypadku HR i managerowie muszą nie tylko przeprowadzić rekrutację, ale też przygotować opis roli, zakres obowiązków oraz uzasadnić potrzebę utworzenia etatu. Nowe stanowisko oznacza poszerzenie struktury oraz wymaga szerszego planowania – także budżetowego i strategicznego.
Co się dzieje, gdy wakat w organizacji pozostaje nieobsadzony zbyt długo?
Wakat zazwyczaj nie stanowi większego problemu przez kilka tygodni. Jeśli jednak proces rekrutacyjny się wydłuża, a wakat trwa miesiącami, konsekwencje zaczynają być odczuwalne w całej organizacji.
Pierwszym skutkiem jest przeciążenie zespołu. Obowiązki osoby, która odeszła, rozkładają się na pozostałych pracowników. Przez krótki czas zespół radzi sobie z dodatkowymi zadaniami, ale z biegiem czasu prowadzi to do spadku energii, zaangażowania i motywacji.
Następnie pojawiają się opóźnienia w projektach. Brak jednej osoby może spowolnić procesy, powodować kumulację zadań i pogorszyć jakość pracy. W obszarze obsługi klienta oznacza to dłuższe kolejki oraz więcej reklamacji, a w sprzedaży – mniejszą liczbę transakcji i niższe wyniki finansowe.
Długotrwały wakat może też uruchomić efekt domina. Obciążeni dodatkowymi zadaniami pracownicy zaczynają rozważać odejście z firmy, co prowadzi do kolejnych wakatów i pogłębia problem. W skrajnych przypadkach organizacja naraża się na utratę przewagi konkurencyjnej, ponieważ tam, gdzie brakuje ludzi, trudniej rozwijać nowe projekty, wdrażać innowacje czy utrzymywać wysoką jakość obsługi.
Skuteczne zarządzanie wakatami wymaga więc równowagi między szybkim zamknięciem procesu rekrutacji a troską o pracowników, którzy w tym czasie przejmują dodatkowe zadania.
Jak platforma HR pomaga zarządzać wakatami?
Zamknięcie wakatu bez opóźnień to spore wyzwanie, ale nowoczesne systemy HR, takie jak PeopleForce, oferują narzędzia, które ułatwiają ten proces:
Szablony ofert pracy – gotowe wzory ogłoszeń, które dostosowujesz do konkretnej roli. Oszczędzasz czas i zachowujesz spójną komunikację z kandydatami.
Multiposting ofert – każde ogłoszenie publikujesz jednocześnie w kilku miejscach: na stronie kariery, portalach branżowych i w social mediach. Dotrzesz do większej liczby właściwych kandydatów.
Scentralizowane zarządzanie – wszystkie aplikacje, CV i statusy kandydatów w jednym miejscu. Proces staje się przejrzysty dla całego zespołu rekrutacyjnego.
Automatyczne powiadomienia – system informuje kandydatów o kolejnych etapach. HR oszczędza czas, a kandydaci czują stały kontakt z firmą.
Raporty i analizy – sprawdzisz, ile trwa obsadzanie wakatu, skąd pochodzą najlepsi kandydaci oraz na jakim etapie najczęściej odpadają.
Integracje – połączenie z kalendarzem i aplikacjami do spotkań online sprawia, że rekrutacja przebiega płynniej.
Katalog stanowisk – jedno miejsce z opisami ról w firmie, które ułatwia przypisywanie obowiązków i kompetencji do wakatów.
Podsumowanie
Wakat to wolne stanowisko w strukturze firmy, które pojawia się w wyniku odejść, awansów czy zmian organizacyjnych. Sam w sobie nie stanowi problemu, ale jeśli trwa zbyt długo, prowadzi do przeciążenia zespołu, opóźnień i spadku efektywności.
W takiej sytuacji ważne jest nie tylko szybkie zamknięcie procesu, ale także wykorzystanie narzędzi, które odciążają HR w codziennej pracy. Wdrożenie automatyzacji w obszarze rekrutacji i zarządzania eliminuje zbędne czynności, porządkuje informacje oraz usprawnia komunikację z kandydatami. Dzięki temu HR i managerowie mogą skoncentrować się nie tylko na pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów, ale też utrzymaniu zaangażowanego zespołu.