Czym są referencje?

W kontekście HR referencje to opinie i informacje na temat kandydata, udzielane przez jego wcześniejszych pracodawców, przełożonych, współpracowników lub inne osoby, które miały z nim styczność zawodową. Mogą przyjąć formę pisemną (oficjalny dokument z opisem przebiegu zatrudnienia) lub ustną (spotkanie lub rozmowa telefoniczna z osobą udzielającą referencji).

Referencje nie są obowiązkowym elementem rekrutacji, ale bywają wymagane lub rekomendowane przy zatrudnianiu osób na stanowiska kierownicze, specjalistyczne lub wymagające dużej odpowiedzialności (np. dostęp do danych, kontakt z klientami, zarządzanie budżetem).

Czym jest sprawdzanie referencji?

Sprawdzanie referencji (ang. reference check) to etap rekrutacji, w którym rekruter kontaktuje się z poprzednimi pracodawcami lub wskazanymi przez kandydata osobami, aby zweryfikować informacje podane w CV oraz uzyskać pogłębiony obraz kandydata.

Rozmowa referencyjna zwykle opiera się na kilku standardowych pytaniach, takich jak:

Jakie były główne obowiązki tej osoby na zajmowanym stanowisku?
Jak ocenił(a)by Pan/Pani zaangażowanie i jakość pracy tej osoby?
Czy zatrudnił(a)by Pan/Pani tę osobę ponownie? Jeśli nie, z jakiego powodu?

W zależności od stanowiska i kontekstu można też dopytać o relacje zespołowe, samodzielność lub radzenie sobie z presją.

Czym różni się sprawdzanie referencji od sprawdzania przeszłości (background check)?

Sprawdzanie przeszłości kandydata to proces weryfikacji faktów z jego życia zawodowego i prywatnego. W zależności od wymagań stanowiska może obejmować m.in. potwierdzenie historii zatrudnienia, wykształcenia, niekaralności, prawa jazdy czy historii kredytowej.

Sprawdzanie referencji opiera się na pozyskaniu opinii od osób, które współpracowały z kandydatem. Daje to wgląd w jego styl pracy, relacje zawodowe, zaangażowanie i kompetencje miękkie, czyli aspekty, których nie da się zweryfikować w dokumentach. Referencje mogą stanowić element szerszej weryfikacji kandydata, zwłaszcza na stanowiskach wymagających wysokiego poziomu zaufania.

Czy warto sprawdzać referencje pracowników?

Referencje dostarczają dodatkowego kontekstu, który pozwala lepiej zrozumieć sposób pracy, zaangażowanie i relacje zawodowe kandydata. Szczególnie warto po nie sięgać przy rekrutacjach na stanowiska wymagające samodzielności lub umiejętności współpracy.

Trzeba jednak pamiętać, że opinie byłych przełożonych czy współpracowników są zawsze subiektywne i mogą być obarczone uprzedzeniami – pozytywnymi lub negatywnymi. Podobnie jest z referencjami pisemnymi, tworzonymi z inicjatywy kandydata. Często mają one charakter ogólny lub wyłącznie pozytywny, przez co nie odzwierciedlają aktualnych kompetencji.

Dlatego referencje warto traktować jako uzupełnienie, a nie główne kryterium oceny. Ich wartość rośnie, gdy zestawiamy je z innymi elementami procesu rekrutacyjnego, takimi jak rozmowy, zadania praktyczne czy testy kompetencji.

Ograniczenia prawne związane ze sprawdzaniem referencji

Sprawdzanie referencji to forma przetwarzania danych osobowych. W większości krajów sprawdzanie referencji wymaga:

zgody kandydata na kontakt z osobami trzecimi;
zachowania przejrzystości oraz proporcjonalności – kandydat powinien wiedzieć, kto, kiedy i w jakim celu pozyskuje informacje;
ograniczenia się wyłącznie do danych istotnych z perspektywy rekrutacji – np. dotyczących doświadczenia zawodowego, kompetencji czy stylu współpracy.

W niektórych państwach, jak Stany Zjednoczone czy Australia, obowiązują dodatkowe przepisy, często regulowane również na poziomie lokalnym lub stanowymi ustawami o ochronie prywatności.

W krajach Unii Europejskiej, gdzie obowiązuje RODO, referencje traktowane są jako dane osobowe. Oznacza to, że:

musi istnieć podstawa prawna, np. zgoda kandydata lub uzasadniony interes pracodawcy;
przetwarzanie powinno być celowe i ograniczone do niezbędnego minimum – tylko te dane, które są potrzebne na danym etapie rekrutacji;
cały proces powinien być przejrzysty – kandydat powinien wiedzieć, kto, w jakim celu i przez jaki czas będzie przetwarzał jego dane.

Warto pamiętać, że RODO nie wyklucza dodatkowych regulacji krajowych. Niektóre państwa (np. Niemcy, Francja) nakładają bardziej rygorystyczne wymagania, takie jak konieczność pisemnej zgody na przekazanie referencji lub ograniczenie zakresu danych, które można udostępnić.

W Polsce kwestię referencji regulują przepisy RODO oraz Kodeks pracy, który wskazuje konkretny katalog danych, jakich można żądać od kandydata (art. 221, art. 221a, art. 221b). Należą do nich: imię i nazwisko, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pozyskiwanie innych informacji jest możliwe wyłącznie:

za wyraźną zgodą kandydata;
w sytuacjach, gdy dane te są realnie potrzebne do oceny dopasowania do stanowiska.

Brak zgody nie może wpływać negatywnie na decyzję o zatrudnieniu i nie może być interpretowany jako sygnał ostrzegawczy. Co więcej, pracodawca nie powinien samodzielnie kontaktować się z byłymi przełożonymi bez uprzedniej zgody – nawet jeśli kandydat dołączył pisemne referencje z danymi kontaktowymi.

W przypadku uzasadnionych podejrzeń dotyczących autentyczności przedstawionych informacji możliwe jest podjęcie działań zgodnych z prawem – np. zgłoszenie podejrzenia fałszerstwa dokumentów do właściwego organu.

Czy warto skorzystać z usług firm sprawdzających referencje kandydatów?

Outsourcing sprawdzania referencji może być uzasadniony, kiedy:

rekrutujemy na stanowiska o wysokim poziomie odpowiedzialności (np. CFO, CTO, Country Manager);
prowadzimy procesy międzynarodowe i potrzebujemy wsparcia w kontakcie z zagranicznymi pracodawcami;
chcemy zachować neutralność i obiektywizm (np. w sytuacjach konfliktowych lub przy rekrutacji wewnętrznej);
nie mamy zasobów wewnętrznych do przeprowadzenia profesjonalnego sprawdzenia referencji.

Firmy zajmujące się weryfikacją referencji oferują usługi zgodne z RODO. Mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora, czyli pracodawcy.

Jak wykorzystać platformę HR w procesie sprawdzania referencji?

Jeśli planujesz uwzględniać sprawdzanie referencji w swoich rekrutacjach, wykorzystaj funkcje platformy HR, takiej jak PeopleForce. Dzięki temu wygodnie uporządkujesz cały proces oraz zachowasz zgodność z przepisami.

Na platformie możesz m.in.:

dodać etap „sprawdzanie referencji” do lejka rekrutacyjnego, aby był widoczny dla rekruterów i przełożonych;
rejestrować zgody kandydatów na kontakt z osobami udzielającymi referencji;
bezpiecznie przetwarzać dane zgodnie z wymaganiami RODO, z możliwością śledzenia, kto i kiedy uzyskał dostęp do informacji;
dołączać otrzymane referencje bezpośrednio do profilu kandydata – w formie załączników lub notatek;
udostępniać referencje wybranym osobom, np. hiring managerom, bez konieczności przesyłania danych poza systemem;
dodawać własne notatki lub podsumowania po rozmowie referencyjnej.

Oprócz tego, dzięki integracji z usługą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wszystkie zgody kandydata mogą mieć formę cyfrową. To zwiększa wiarygodność dokumentacji i ułatwia zachowanie zgodności z RODO.

Podsumowanie

Sprawdzanie referencji pozwala uzyskać informacje o wynikach pracy oraz zachowaniach kandydata, które mogą być istotne przy ocenie jego dopasowania do zespołu i stanowiska. Korzyści z włączenia tego etapu do procesu rekrutacji to m.in.:

większa trafność decyzji rekrutacyjnych;
mniejsze ryzyko nietrafionego zatrudnienia;
niższe koszty związane z rotacją;
szybsze zamknięcie wakatu;
lepsze udokumentowanie procesu, zwłaszcza przy wsparciu systemu HRM.

To przydatne narzędzie, jednak jego stosowanie wymaga ostrożności, ponieważ obowiązki wynikające z RODO i innych przepisów mogą ograniczać zakres oraz sposób pozyskiwania informacji. Nieprawidłowe zaplanowanie procesu – np. brak zgody kandydata, zbyt szeroki zakres pytań, czy niewłaściwe przetwarzanie danych – może narazić organizację na ryzyko prawne i utratę zaufania kandydatów. Dlatego warto zadbać o przejrzyste procedury i konsultację prawną lub powierzyć to zadanie zewnętrznej firmie, jeśli nie mamy odpowiednich zasobów czy doświadczenia.

Spis treści: