Czym jest lejek rekrutacyjny?

Lejek rekrutacyjny (nazywany również lejkiem zatrudnienia lub lejkiem naboru) to schemat procesu rekrutacji krok po kroku. Przedstawia wizualnie wszystkie etapy interakcji kandydata z firmą, od momentu ubiegania się o pracę, do zakończenia procesu zatrudnienia, tj. zaakceptowania oferty przez kandydata.

Dlaczego lejek rekrutacyjny jest ważny?

Lejek rekrutacyjny pomaga uprościć czasochłonny proces zatrudniania:

cały proces jest rozbijany na mniejsze zadania, którymi wygodniej zarządzać i których realizację łatwiej śledzić;
można dokładniej zaplanować proces rekrutacji;
można zmniejszyć liczbę nieobsadzonych (otwartych) wakatów i w rezultacie zaoszczędzić na budżecie firmy.

Jakie są etapy lejka rekrutacyjnego?

Każda firma może mieć inny proces rekrutacji, więc etapy mogą się różnić w zależności od wolnego stanowiska, celów, strategii firmy czy wymagań kadry zarządzającej. Istnieje jednak pięć kluczowych etapów lejka rekrutacyjnego:

pozyskanie kandydata;
zaangażowanie kandydata;
ocena kandydata;
złożenie oferty kandydatowi;
akceptacja oferty pracy pracy przez kandydata.

Pozyskiwanie kandydatów

Pierwszym krokiem, który uruchamia machinę rekrutacyjną jest pozyskanie kandydatów dzięki zamieszczeniu ogłoszenia o wolnym stanowisku. Możesz to wygodnie zrobić za pomocą oprogramowania od PeopleForce. Wystarczy, że utworzysz w systemie opis stanowiska pracy. Potem tylko jedno kliknięcie i ogłoszenie zostanie zamieszczone na portalach pracy. Twoja oferta będzie dostępna dla potencjalnych kandydatów, poszukujących zatrudnienia, którzy po zaznajomieniu się z nią zdecydują, czy chcą aplikować.

Od dobrze zredagowanej treści ogłoszenia o pracę zależy liczba i jakość uzyskanych zgłoszeń. Istnieje kilka kluczowych zasad poprawnego tworzenia opisu stanowiska pracy:

Tytuł. Bądź konkretny. Zamieść tytuł stanowiska, dzięki któremu osoby poszukujące pracy będą mogły łatwo odnaleźć Twoją ofertę.
Informacje o firmie. Opisz zwięźle firmę, jej działania oraz wartości. Podaj linki do swojej strony internetowej i stron w mediach społecznościowych, aby osoba poszukująca pracy mogła szybko i wygodnie przejrzeć informacje o swoim potencjalnym pracodawcy. Pokazując firmę, zwiększasz lojalność wobec niej jako marki HR.
Warunki pracy. Opisz warunki pracy w Twojej firmie, wymień około 10 atutów (np. tryb pracy, warunki socjalne itp.)
Obowiązki pracownika. Opisz w miarę szczegółowo zakres obowiązków przyszłego pracownika.
Wymagania. Opisz kluczowe kompetencje potrzebne na tym stanowisku.
Kontakt. Zamieść w ofercie formy kontaktu z Tobą, aby osoba poszukująca pracy mogła doprecyzować niezbędne informacje.

Zaangażowanie kandydatów

Na tym etapie manager HR (lub rekruter) przegląda i analizuje dziesiątki/setki CV, portfolio, listów motywacyjnych. Najlepsi aplikujący stają się kandydatami, a zadaniem HR jest zainteresowanie kandydata, poprzez dostarczenie mu wszystkich niezbędnych informacji, które mogą sprawić, że zechce poświęcić swój czas i uczestniczyć w dalszych etapach rekrutacji.

Analiza lejka na tym etapie pokaże, jak skuteczny był pierwszy etap rekrutacji, tj. pozyskiwanie kandydatów. Jeżeli bowiem w lejku rekrutacyjnym w pierwszym etapie znalazło się np. 100 kandydatów, a po drugim etapie zostało tylko 40, to znaczy, że opis stanowiska był niewłaściwy (np. zbyt ogólny). W efekcie odpowiedziało wielu nieodpowiednich kandydatów. Już na tym etapie manager HR może wykorzystać dane z lejka i wprowadzić zmiany, które zoptymalizują proces rekrutacji.

Ocena kandydata

Na tym etapie rekruter (lub specjalista HR) sprawdza, czy kandydat spełnia wymagania firmy. W tym celu może wykorzystać różne metody analizy cech, doświadczenia i kompetencji kandydatów.

Etap ten można podzielić na kilka tur, np. wywiad HR, wywiad z przełożonym, testy sprawdzające (inaczej zwane testami przesiewowymi) – wszystko zależy od metod oceny, które wybierzesz.

Możesz zaznaczyć każdą turę osobno w lejku rekrutacyjnym, dzięki czemu w przyszłości będziesz mógł szybciej przeanalizować sukces każdego etapu i zrozumieć ewentualne błędy. Przykładowo: po pierwszej turze rozmów kwalifikacyjnych wybrano ośmiu kandydatów, a po rozmowie z menedżerem wszyscy odpadli. Możliwa przyczyna? Różne rozumienie tego, kim ma być pracownik – inaczej widzi go dział HR, inaczej przyszli przełożeni lub zarząd firmy. Aby naprawić taki błąd, dział HR oraz przełożeni powinni wspólnie sporządzić profil idealnego kandydata.

Złożenie oferty kandydatowi

Po wnikliwej ocenie kandydatów, firma składa wybranej osobie ofertę pracy. Powinna ona zawierać wszystkie szczegóły zatrudnienia (wynagrodzenie, długość okresu próbnego, ubezpieczenie, formalności, warunki pracy, itp.). Dobrze widziany jest również draft umowy, aby kandydat mógł się z nią zapoznać zawczasu.

W oprogramowaniu PeopleForce jest możliwość zebrania wszystkich wyżej wymienionych warunków oferty i przesłania ich do podpisania przyszłemu pracownikowi.

Akceptacja oferty pracy

I nadchodzi TEN moment! Zaakceptuje, nie zaakceptuje, oto jest pytanie!

Kiedy przyszły pracownik podpisze ofertę pracy, manager HR (lub rekruter) musi dopilnować ostatnich formalności, tj. umówić datę i godzinę rozpoczęcia pracy oraz rozpocząć onboarding.

Jeśli jednak kandydat odrzuci Twoją ofertę (niech żałuje!), dzięki PeopleForce będzie mógł podać powód odrzucenia oferty w specjalnym polu. Te informacje są zbierane przez system i wykorzystasz je w dalszej analityce.

Dodatkowe etapy lejka

Do tych etapów można dodać kroki onboardingu, jeśli firma oficjalnie zatrudnia pracownika po okresie próbnym. Również niektóre stanowiska wymagają dodania kroku szkolenia wstępnego po wysłaniu oferty.

W module PeopleRecruit masz możliwość tworzenia, dodawania i modyfikowania etapów lejka rekrutacyjnego w cyklach zatrudniania dla każdego stanowiska lub grupy stanowisk. Dzięki temu za każdym razem Twój lejek rekrutacyjny będzie idealnie dopasowany do konkretnego stanowiska i wymagań firmy.

Automatyzacja zatrudniania

Każdy chce zatrudniać tylko utalentowanych i odpowiednich specjalistów, poświęcając przy tym minimum czasu i środków. Właśnie dlatego stworzyliśmy narzędzie dla każdego rekrutera – moduł PeopleRecruit, w którym znajdziesz wszystkie informacje o kandydatach w jednym miejscu i za jednym kliknięciem. Możesz szybko przeprowadzać kandydatów przez kolejne etapy rekrutacji, planować rozmowy kwalifikacyjne, angażować swoich współpracowników w ocenę kandydatów oraz prowadzić regularne analizy rekrutacyjne.

Raporty dotyczące procesów rekrutacyjnych, jakie oferuje oprogramowanie PeopleForce, są papierkiem lakmusowym dla Twojej firmy. Dzięki nim, zidentyfikujesz mocne i słabe strony rekrutacji: