Outsourcing

Czym jest outsourcing, jakie są jego rodzaje i czym różni się od outstaffingu

Outsourcing

Outsourcing – co to jest

Outsourcing (ang. outside resource using – korzystanie z zasobów zewnętrznych) to przekazanie przez firmę wybranych funkcji lub procesów biznesowych zewnętrznemu dostawcy, który realizuje je własnymi ludźmi, narzędziami i na własną odpowiedzialność na podstawie umowy. Zleceniodawca płaci za efekt lub zakres usługi, a nie za godziny pracy konkretnych specjalistów.

Najczęściej outsourcuje się obszary, które nie są kluczową kompetencją firmy: księgowość, wsparcie IT, programowanie, sprzątanie, logistykę czy część procesów HR. Firma zyskuje dostęp do wiedzy eksperckiej bez budowania własnego zespołu i może skupić się na głównym produkcie.

Rodzaje outsourcingu

Ze względu na przekazywaną funkcję:

Outsourcing IT: tworzenie oprogramowania, utrzymanie infrastruktury, testy.
Outsourcing procesów biznesowych (BPO): powtarzalne operacje, takie jak księgowość, naliczanie wynagrodzeń, call center, obieg dokumentów.
Outsourcing HR: przekazanie funkcji HR, w tym rekrutacji (RPO), administracji kadrowej lub szkoleń.
Outsourcing usług specjalistycznych: obsługa prawna, marketingowa, doradztwo.
Outsourcing produkcji: wytwarzanie produktów w zakładach innej firmy.

Ze względu na lokalizację dostawcy:

Model	Gdzie działa dostawca	Przykład
Onshore	w tym samym kraju co zleceniodawca	firma z Warszawy zleca księgowość biuru z Krakowa
Nearshore	w sąsiednim kraju lub bliskiej strefie czasowej	niemiecka firma współpracuje z polskim dostawcą
Offshore	w odległym kraju	amerykańska firma zleca programowanie do Azji

Outsourcing procesów rekrutacji (RPO)

Outsourcing procesów rekrutacji (ang. recruitment process outsourcing, RPO) to przekazanie zewnętrznemu partnerowi całości lub części rekrutacji: od sourcingu i selekcji CV po rozmowy i przygotowanie oferty. RPO sprawdza się przy szczytach zatrudnienia, wejściu na nowy rynek albo przy trudno dostępnych specjalistach. Firma nadal powinna jednak widzieć cały lejek rekrutacyjny i kontrolować, kto dołącza do zespołu.

Outsourcing a outstaffing

Outsourcing bywa mylony z outstaffingiem. Kluczowa różnica dotyczy tego, kto zarządza ludźmi i za co płaci zleceniodawca:

	Outsourcing	Outstaffing
Co otrzymuje zleceniodawca	gotowy efekt lub usługę	specjalistów pracujących w jego zespole
Kto zarządza pracą	dostawca	zleceniodawca
Kto zatrudnia pracowników	dostawca	dostawca outstaffingu
Za co się płaci	za efekt, zakres lub SLA	za czas i liczbę specjalistów

W Polsce od outsourcingu warto odróżnić także pracę tymczasową. Agencja pracy tymczasowej kieruje pracownika do pracodawcy użytkownika, który wyznacza mu zadania i kontroluje ich wykonanie, a zasady takiej współpracy reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W outsourcingu kontrolę nad pracą zachowuje dostawca.

Zalety i ryzyka outsourcingu

Zalety:

oszczędność na rekrutacji i utrzymaniu własnego zespołu;
szybki dostęp do kompetencji, których firma nie ma;
elastyczna skala: zakres usług łatwo zwiększyć lub zmniejszyć;
skupienie wewnętrznego zespołu na głównym produkcie.

Ryzyka:

mniejsza kontrola nad procesem i jakością;
ryzyko wycieku danych, dlatego zawiera się dodatkowo umowę o zachowaniu poufności (NDA);
uzależnienie od jednego dostawcy;
bariery językowe, kulturowe i różnice stref czasowych.

Jak przygotować się do outsourcingu

Określić, co przekazać. Do outsourcingu lepiej nadają się jasno opisane procesy niż kluczowe kompetencje firmy.
Ustalić oczekiwany efekt. W umowie warto zapisać SLA, terminy i KPI, według których oceniany będzie dostawca.
Zabezpieczyć dane. Ograniczyć dostępy i podpisać NDA przed rozpoczęciem współpracy.
Wyznaczyć osobę odpowiedzialną. Po stronie firmy potrzebna jest osoba, która przekazuje zadania dostawcy i odbiera efekty.

Gdy część zespołu pracuje w modelu outsourcingu lub outstaffingu, warto widzieć wszystkich w jednym systemie. W Core HR od PeopleForce typy zatrudnienia konfiguruje się pod firmę (np. etat, kontrakt, podwykonawcy), a raporty można filtrować według nich. A przy decyzji o prowadzeniu rekrutacji we własnym zakresie zamiast RPO moduł Recruit pozwala zarządzać wakatami i kandydatami w jednym miejscu.