Jak wybrać najlepszy system HR – top 10 propozycji i praktyczne wskazówki

Lista zadań specjalistów HR jest długa: rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy, oceny pracownicze. Do tego dochodzi nadzór nad obiegiem dokumentów, rozliczenia i listy płac, a przede wszystkim komunikacja wewnętrzna z pracownikami. Gdy te zadania wykonuje się ręcznie, z użyciem rozproszonych narzędzi, rośnie ryzyko błędów i wycieku poufnych danych. Pojawiają się opóźnienia, niespójności i błędne decyzje kadrowe. Jak im zapobiec?

Human Resources Management System (system HRM) to odpowiedź na te wyzwania – kompleksowe rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej działów HR. Sprawdź, z czego wynika ta popularność i jak spośród dostępnych systemów wybrać ten najlepszy.

Human Resource Management System – co to jest?

System HRM (Human Resource Management System) to oprogramowanie HR do zarządzania zasobami ludzkimi w firmie, które zastępuje lub uzupełnia tradycyjne procesy ich cyfrowymi odpowiednikami.

W codziennej pracy system HRM gromadzi dane pracowników, automatyzuje powtarzalne zadania (np. przypomnienia o kończących się umowach, rozliczanie urlopów) oraz generuje raporty wspierające podejmowanie strategicznych decyzji kadrowych. Zamiast przeszukiwać segregatory, arkusze Excel i skrzynki mailowe, specjalista HR loguje się do jednego systemu, gdzie ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.

Dlaczego firmy sięgają po systemy HRM

W wielu firmach decyzja o wdrożeniu systemu HRM wcale nie wynika z chęci podążania za trendami technologicznymi, tylko jest odpowiedzią na problemy, z którymi działy HR borykają się na co dzień.

• Chaos informacyjny i ryzyko błędów. Gdy dane pracowników są rozproszone w wielu miejscach, często dochodzi do pomyłek. Przepisywanie informacji wielokrotnie i ręczne aktualizacje mogą skutkować błędami w rozliczeniach czy problemami podczas kontroli. To także ryzyko naruszeń RODO i utraty poufnych danych osobowych.
• Nadmiar czynności administracyjnych. Specjaliści HR mają na co dzień wiele obowiązków – od przygotowywania umów, przez monitorowanie terminów, po rozliczanie urlopów. Korzystanie z wielu niekompatybilnych narzędzi dodatkowo wydłuża pracę i generuje zbędne koszty.
• Oczekiwania pracowników związane z cyfryzacją. Pracownicy oczekują nie tylko sprawnych procesów rekrutacyjnych, ale też możliwości korzystania z funkcji samoobsługowych z dowolnego miejsca, np. sprawdzenia salda urlopowego czy złożenia wniosku online, bez drukowania papierowych formularzy.
• Skalowanie organizacji. Kilkuosobowym firmom wystarcza arkusz Excel i dobra organizacja. Jednak przy 50-osobowym lub większym zespole ten sam sposób pracy staje się nieefektywny i obciążający.
• Utrudnienia w procesie decyzyjnym. Bez łatwego dostępu do uporządkowanych danych trudno planować strategię personalną i podejmować świadome decyzje kadrowe.

System HRM pomaga zmierzyć się ze wszystkimi powyższymi wyzwaniami. Nie tylko rośnie wraz z organizacją i zapewnia bezpieczeństwo oraz stabilność procesów, ale przede wszystkim pozwala specjalistom HR działać strategicznie, a nie tylko administracyjnie.

Zadania działu kadr i procesy HR, które usprawnisz dzięki systemowi HRM

Współczesne systemy HRM obejmują różne obszary zarządzania zasobami ludzkimi, a większość z nich umożliwia automatyzację m.in.:

• rekrutacji – od tworzenia ogłoszeń po zarządzanie kandydatami w lejku;
• onboardingu nowych pracowników – planowanie zadań i obsługę dokumentów w elektronicznym obiegu;
• ewidencji danych pracowników – od zbierania danych osobowych po wgląd w historię zatrudnienia;
• administracji kadrowej – generowanie dokumentów i automatyczne przypomnienia o wygasających umowach, badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP;
• zarządzania płacami i benefitami – obsługę wniosków, naliczanie płac oraz rozliczanie kosztów pracowniczych;
• ocen okresowych i zarządzania talentami – zarządzanie celami, oceny 360° oraz plany indywidualnego rozwoju;
• analityki HR – raportowanie i analizowanie wskaźników wspierających decyzje kadry zarządzającej;
• planowania i rozliczania czasu pracy – grafiki, nadgodziny, urlopy oraz nieobecności;
• szkoleń i rozwoju – terminarz szkoleń i zarządzanie kompetencjami.

Czym się kierować podczas poszukiwań najlepszego systemu HR

Uniwersalny system HR nie istnieje, więc szukając oprogramowania do swojej organizacji, kieruj się potrzebami firmy.

1. Przeanalizuj aktualną sytuację

Zacznij od ustalenia, jakie procesy HR zajmują najwięcej czasu lub generują największe koszty w Twojej organizacji. Zidentyfikuj do pięciu obszarów, które nowy system musi obsługiwać już na starcie, a dodatkowo również listę potrzebnych, ale nie krytycznych funkcji.

2. Pomyśl o planach dalszego rozwoju

System dopasowany do potrzeb małej firmy z pewnością nie będzie odpowiedni dla dużej korporacji. Jeśli przewidujesz dynamiczny wzrost zatrudnienia, wybierz rozwiązanie, które łatwo się skaluje. Dzięki temu unikniesz konieczności migracji na inną platformę za rok lub dwa.

3. Postaw na funkcjonalność

Choć systemy HRM z rozbudowaną listą funkcji mogą wydawać się najbardziej atrakcyjne, w praktyce często sprawdza się podejście „mniej znaczy więcej”. Lepszym wyborem jest platforma HR, która dynamicznie się rozwija i dopasowuje do potrzeb swoich klientów, niż oprogramowanie o sztywnym zakresie funkcji, których część pozostanie niewykorzystana.

4. Określ potrzeby integracji

Ponieważ nowy system nie będzie działać w próżni, tylko w określonym ekosystemie narzędzi, upewnij się, jakie integracje z programem księgowym, kalendarzem firmowym czy popularnymi komunikatorami oferuje dostawca. Brak możliwości integracji może oznaczać dalsze ręczne przenoszenie danych między systemami, czyli utratę głównej korzyści z automatyzacji.

5. Zdecyduj: chmura czy on-premise?

Systemy chmurowe (SaaS) to wygodny standard, ponieważ nie wymagają własnej infrastruktury IT, aktualizują się automatycznie i są łatwo dostępne z dowolnego miejsca. Abonament miesięczny za użytkownika to opcja chętnie wybierana przez małe i średnie firmy.

Systemy on-premise instalowane są na własnych serwerach firmy. Chociaż dają pełną kontrolę nad danymi, wymagają stałego wsparcia wewnętrznego działu IT. To rozwiązanie dla dużych organizacji ze specyficznymi wymaganiami bezpieczeństwa lub firm z branż regulowanych.

6. Przyjrzyj się procesowi wdrożenia i jakości wsparcia technicznego

Najlepszy system to taki, który jest łatwy w obsłudze. Ponieważ wdrożenie nowego narzędzia i nauka jego funkcji wymagają odpowiedniego wsparcia, upewnij się, że dostawca je zapewnia. Zwróć uwagę na:

• wsparcie w migracji danych z poprzednich systemów;
• możliwość współpracy z dedykowanym opiekunem;
• godziny działania wsparcia technicznego;
• deklarowany czas reakcji na zgłoszenia;
• dostępność pomocy w Twoim języku;
• szkolenia wdrożeniowe dla zespołu.

7. Przelicz koszty

Całkowity koszt posiadania systemu HRM może obejmować:

• koszt licencji (miesięcznie lub rocznie, za użytkownika);
• dodatkowe moduły i integracje;
• koszty migracji danych;
• szkolenia dla zespołu;
• wsparcie techniczne;
• opłaty wdrożeniowe.

Czasem tańszy system okazuje się droższy w dłuższej perspektywie, jeśli wymaga wielu dodatkowych opłat za funkcje, które w droższym systemie są standardem.

8. Zapoznaj się z opiniami użytkowników i testuj różne rozwiązania

Poszukaj opinii rzeczywistych użytkowników na forach branżowych, w portalach z recenzjami oprogramowania, czy w grupach HR na LinkedIn. Skorzystaj z ofert wersji demo lub darmowych okresów testowych. Oceń system z perspektywy działu HR, a jednocześnie zaproś do testów kilku pracowników, ponieważ to oni będą codziennie korzystać z portalu pracowniczego.

Wybór systemu HRM to proces, który warto przeprowadzić metodycznie, dlatego nie spiesz się. Dokładna analiza na etapie wyboru pozwoli uniknąć przyszłych kosztów i problemów.

Przegląd top 10 systemów HRM dostępnych na rynku

Na polskim rynku dostępnych jest wiele systemów HRM – od lokalnych aplikacji po globalne platformy z międzynarodowym zasięgiem. Wszystkie 10 rozwiązań wybranych do poniższego zestawienia oferuje podstawowe funkcje HR, takie jak ewidencja pracowników, urlopy czy czas pracy, ale różnią się pod względem skali, specjalizacji i grupy docelowej.

1. PeopleForce

PeopleForce to intuicyjna i przystępna cenowo platforma HR, która automatyzuje rutynowe zadania oraz wzmacnia zaangażowanie pracowników. Łączy zarządzanie pracownikami, rekrutację, ewidencję czasu pracy i oceny pracownicze w jednym, intuicyjnym interfejsie. Jest ceniona przez polskich użytkowników za dostosowanie do realiów rynkowych, łatwość obsługi oraz możliwość integracji z innymi systemami.

Platforma PeopleForce oferuje moduły, które możesz wygodnie łączyć i dostosować do konkretnych potrzeb swojej organizacji:

• CoreHR – scentralizowany system HRIS, który umożliwia przechowywanie danych pracowników, automatyzację procesów i wielu innych zadań oraz poprawia transparentność komunikacji wewnętrznej.
• Recruit – moduł rekrutacyjny, który umożliwia szybkie pozyskiwanie kandydatów, usprawnia śledzenie postępów i współpracę na każdym etapie procesu zatrudniania.
• Perform – narzędzie do zarządzania wydajnością, służące do wyznaczania celów, przeprowadzania cykli oceny i zbierania uporządkowanych informacji zwrotnych.
• Pulse – funkcje ankiet, które pomagają mierzyć zaangażowanie pracowników, satysfakcję i nastroje zespołu w czasie rzeczywistym.
• Desk – moduł do obsługi wniosków pracowników, umożliwiający zarządzanie wewnętrznymi zapytaniami (w tym anonimowymi zgłoszeniami sygnalistów) oraz skuteczne rozwiązywanie problemów.
• Time – narzędzia do śledzenia czasu w projektach oraz obecności pracowników z rozbudowaną analityką HR i raportami.

Główne zalety PeopleForce

• Konkurencyjna cena (nawet 1/3 ceny międzynarodowych konkurentów jak HiBob).
• Elastyczność wyboru – płacisz za moduły, z których korzystasz.
• Pełne dostosowanie do polskiej lokalizacji (interfejs, dokumenty kadrowe).
• Bezproblemowa, szybka migracja danych bez dodatkowych opłat wdrożeniowych.
• Certyfikat ISO 27001 gwarantujący bezpieczeństwo zarządzania danymi pracowników.
• Portal pracowniczy i aplikacja mobilna z funkcjami samoobsługi dla każdego pracownika.
• Wsparcie zapewniane przez specjalistów w języku polskim, znajomość polskich realiów prawnych.
• Integracje z lokalnymi systemami ERP i platformą Autenti do kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Cennik

PeopleForce działa w modelu subskrypcyjnym per pracownik / miesiąc. Ceny zaczynają się już od 2,5 USD miesięcznie za pracownika.

Aby lepiej poznać ten system HR, możesz skorzystać z bezpłatnej prezentacji demo oraz bezpłatnego, 14-dniowego okresu próbnego. Otrzymasz w tym czasie pełne wsparcie ze strony działu Customer Success.

2. BambooHR

BambooHR to jeden z najpopularniejszych systemów HR dla małych oraz średnich firm (10-500 pracowników), szczególnie w USA i zachodniej Europie. Platforma stawia na prosty design i oferuje szeroki zakres funkcji – od modułu rekrutacyjnego, po zarządzanie talentami oraz płacami.

Główne zalety

• System all-in-one dla segmentu SMB – ewidencja czasu, urlopy, ATS, oceny w jednym systemie.
• Rozbudowana baza wiedzy i wydarzenia edukacyjne (Virtual HR Summits) dla użytkowników.
• Portal pracowniczy z aplikacją mobilną i funkcjonalność podpisu elektronicznego.

Cennik

BambooHR nie podaje publicznie swoich cen dla organizacji powyżej 25 osób, ale jest to koszt od 10 USD per pracownik / miesiąc. Kwota końcowa jest zależna od liczby wykorzystywanych modułów i dodatków. W przypadku firm zatrudniających do 25 pracowników ten system oferuje miesięczną stawkę ryczałtową od 250 USD miesięcznie.

Jeśli chcesz przetestować BambooHR, możesz skorzystać z 7-dniowego darmowego okresu próbnego.

Ograniczenia

• Brak wsparcia w języku polskim – platforma jest dostępna tylko w języku angielskim.
• Stosunkowo wysokie ceny dla firm działających w rozwijających się gospodarkach.

3. HiBob

HiBob to oprogramowanie HR dla rozwijających się firm technologicznych i międzynarodowych start-upów. Zaprojektowane z myślą o pracy hybrydowej, rozproszonych zespołach i kulturze employee experience, dobrze radzi się w zarządzaniu kapitałem ludzkim.

Główne zalety

• Wysoka elastyczność w konfigurowaniu złożonych struktur organizacyjnych, lokalizacji i grupowania zespołów.
• Nowoczesny design i intuicyjne, transparentne dashboardy, narzędzia analityczne (People Analytics).
• Silny nacisk na zaangażowanie pracowników i well-being zespołu.

Cennik

W HiBob zapłacisz 16-25 USD per pracownik / miesiąc, w zależności od planu i liczby użytkowników. Ten system HR nie oferuje publicznej wersji trial – należy umówić się na prezentację demo z zespołem sprzedaży.

Ograniczenia

• HiBob ogłosiło polską wersję językową systemu, ale zasoby i materiały są dostępne tylko w języku angielskim.
• Trzeba przejść cały proces sprzedażowy, aby poznać ceny i przetestować dostępne usługi.

4. Personio

Personio to niemiecki unicorn, który zrewolucjonizował rynek HR w Europie. System łączy pełne zarządzanie kadrami z rekrutacją, czasem pracy i płacami – wszystko w jednym miejscu. Platforma ma silną pozycję w krajach DACH (Niemcy, Austria, Szwajcaria) i kilka wersji językowych (w tym polską).

Główne zalety

• Rozwiązanie all-in-one: podstawowe funkcje HR + rekrutacja + czas pracy + payroll, zbudowane z myślą o europejskich przepisach.
• Skalowalność – oprogramowanie dla firm zatrudniających od 10 do 5000 pracowników.
• Personio Academy – bogata baza wiedzy i certyfikacje dla HR.

Cennik

Koszt Personio zależy od kilku czynników, m.in. od liczby pracowników w Twojej firmie i tego, czy zdecydujesz się na dodanie dodatkowych funkcji do swojego pakietu. Firma nie podaje szczegółów dotyczących cen – należy wypełnić formularz kontaktowy. Po rejestracji na stronie dostawcy możesz skorzystać ze wszystkich podstawowych funkcji Personio bezpłatnie przez 14 dni.

Ograniczenia

• Niedostosowanie do realiów polskiego rynku pracy.
• Brak wsparcia i materiałów w języku polskim.

5. Workday HCM

Workday HCM to oprogramowanie łączące zarządzanie zasobami ludzkimi z systemem finansowym w chmurowej platformie. Jest uważane za Enterprise HRIS, co oznacza, że ​​najlepiej sprawdza się w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników. Tego typu rozwiązania są projektowane jako kompleksowe systemy HR dla firm o wysokim stopniu złożoności operacyjnej. Od niedawna Workday HCM oferuje swoje usługi również średnim firmom i jest dostępny w języku polskim.

Główne zalety

• Jeden system HR – zarządzanie kapitałem ludzkim, finanse i planowanie finansowe w spójnej platformie.
• Stworzony z myślą o dużych korporacjach, mających złożone potrzeby organizacyjne.
• Oferuje zaawansowaną analitykę i funkcje Machine Learning.

Cennik

Workday HCM nie ujawnia swoich cen na stronie produktu, ale typowe opłaty wynoszą 34-42 USD per pracownik / miesiąc. Jak podają branżowe źródła, firmy zatrudniające mniej niż 500 pracowników mogą spodziewać się wydatków rzędu 150–300 tys. USD rocznie na funkcje HCM i Payroll. Firmy zatrudniające 500-2500 pracowników mogą spodziewać się wydatków rzędu 300-500 tys. USD rocznie.

Trzeba przejść cały proces sprzedażowy, aby poznać ceny i przetestować usługi w ramach 30-dniowego, bezpłatnego okresu próbnego.

Ograniczenia

• Wysokie koszty i złożoność wdrożenia sprawiają, że nie jest to odpowiedni system dla małych oraz średnich firm, szukających przystępnego, intuicyjnego systemu HR.
• Dostosowanie Workday HCM do potrzeb firmy wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej lub wsparcia certyfikowanych konsultantów.

6. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors to modułowy system HCM dla średnich i dużych przedsiębiorstw, szczególnie tych już korzystających z ekosystemu SAP (ERP). Platforma pokrywa pełen cykl życia pracownika: od rekrutacji, przez rozwój talentów, po planowanie sukcesji. Dostępna w języku polskim.

Główne zalety

• Modułowa architektura – kupujesz tylko potrzebne komponenty, wszystkie głęboko zintegrowane z SAP ERP i S/4HANA.
• Globalny zasięg i wsparcie dla operacji dzięki bogatemu ekosystemowi partnerów, konsultantów oraz integracji.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Cennik

Rozwiązania SAP są dostępne w subskrypcji per użytkownik, a wymagana minimalna liczba użytkowników to 1000. Umowa zawierana jest na okres od 1 roku do 3 lat. Aktualna cena za użytkownika wynosi około 18 USD.

Podstawowa wersja próbna SAP SuccessFactors jest dostępna tylko w języku angielskim, bezpłatnie przez 30 dni. System można przeglądać za pomocą prezentacji lub samodzielnie odkrywać funkcje.

Ograniczenia

• SAP SuccessFactors usprawnia pracę kadr i zarządzanie zasobami ludzkimi głównie w dużych firmach i korporacjach. Zdecydowanie nie jest to najlepszy system HR dla start-upów czy małych lub średnich organizacji.
• Koszt, złożoność i długość wdrożenia (często 6-18 miesięcy), które wymaga zaangażowania konsultantów SAP.

7. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now to globalny lider w outsourcingu płac – obsługuje płace dla 42 milionów pracowników na świecie. Ich platforma SaaS łączy payroll, zarządzanie czasem pracy, benefity i podstawowe funkcje HR.

Główne zalety

• Rozwiązanie skalujące się wraz z wielkością firmy – od małych firm do międzynarodowych korporacji notowanych na giełdach.
• Wsparcie ponad 4000 przedstawicieli w wielu językach, w tym w języku polskim i szeroki zakres integracji.
• Zaufany dostawca o rozpoznawalnej marce, zapewniający zgodność z przepisami w 140 krajach.

Cennik

ADP Workforce Now stosuje niestandardowy model cenowy, który dostosowuje się do specyficznych potrzeb i sytuacji każdej firmy, dlatego nie dzieli się ogólnym cennikiem. Ze źródeł wynika, że cena subskrypcji za użytkownika zaczyna się od 35 USD miesięcznie. Z prezentacji demo można skorzystać po umówieniu się poprzez formularz dostępny na stronie.

Ograniczenia

• ADP Workforce Now to stosunkowo kosztowne oprogramowanie stworzone z myślą o obsłudze i naliczaniu płac. Nie sprawdzi się w firmach, które szukają prostych i intuicyjnych funkcji HR.

8. tomHRM

tomHRM to polski system HRM stworzony z myślą o lokalnych firmach małych i średnich (10-1000 pracowników). Modułowa platforma wspiera najważniejsze procesy miękkiego HR, takie jak: rekrutacja, oceny pracownicze czy szkolenia, a także wybrane obszary twardego HR, m.in. naliczanie urlopów i rozliczanie czasu pracy.

Główne zalety

• Usprawnione zarządzanie dokumentacją dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, dostosowanemu do polskich przepisów.
• Lokalne wsparcie specjalistów i interfejs w języku polskim.
• Integracje z polskimi systemami ERP.

Cennik

tomHRM działa w modelu pay-per-module, a ceny zależne są od liczby wybranych modułów. Jeśli chcesz przetestować tę platformę, możesz skorzystać z 30-dniowego darmowego okresu próbnego.

Ograniczenia

• W ramach wdrożenia można skorzystać tylko z 1 godziny szkolenia online na start w cenie abonamentu.
• Podstawowy poziom analityki oraz ograniczona dostępność integracji.

9. HRnest

HRnest to polska platforma HR, która wspiera zarządzanie urlopami, śledzenie czasu pracy, zarządzanie harmonogramem pracy oraz zarządzanie talentami. Została zaprojektowana z myślą o rozwijających się małych i średnich firmach.

Główne zalety

• Prosty, przystępny interfejs dostępny w języku polskim.
• Baza materiałów edukacyjnych dla początkujących w HR.
• Polskie wsparcie techniczne i dokumentacja.

Cennik

HRnest oferuje przystępny cennik w modelu modułowym dla firm do 100 osób oraz 14-dniowy bezpłatny okres próbny na przetestowanie systemu.

Ograniczenia

• Nie będzie to odpowiedni system dla średnich i dużych firm potrzebujących kompleksowego HRM lub organizacji szukających zaawansowanych narzędzi do zarządzania talentami.
• Bardzo podstawowy zakres funkcji – brak modułu ATS, ocen efektywności, czy zaawansowanej analityki.

10. Sloneek

Sloneek to czesko-słowacki HRM z ambicjami regionalnymi (CEE) i rosnącą obecnością w Polsce. Platforma stawia na AI i automatyzację, oferując funkcje all-in-one dla firm 20-500 pracowników.

Główne zalety

• Narzędzia AI do generowania ankiet, analizy danych i inteligentnych rekomendacji.
• Sloneek Intelligence – AI agent zintegrowany z całym systemem HR.
• Łatwy w obsłudze interfejs.

Cennik

Ceny Sloneek zaczynają się od 4 USD per pracownik / miesiąc, a model subskrypcyjny umożliwia swobodny wybór modułów. Przyszli klienci mogą skorzystać z 14-dniowego darmowego trialu. Demo systemu jest dostępne na życzenie.

Ograniczenia

• Sloneek to młoda, rozwijająca się marka. Nie będzie odpowiednim wyborem dla firm wymagających rozwiązań on-premise ani produktem dla segmentu Enterprise (5000+ pracowników).

Na co dodatkowo zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania HR

Podczas analizy różnych systemów HRM pewne aspekty i funkcje zasługują na Twoją szczególną uwagę.

Bezpieczeństwo danych

Dane osobowe pracowników to jedna z najbardziej wrażliwych kategorii informacji w firmie. System HRM przechowuje nie tylko podstawowe dane kontaktowe, ale też numery PESEL, adresy zamieszkania, informacje o wynagrodzeniach, historię zatrudnienia, a czasem nawet dane medyczne.

💡 Standardy, których warto oczekiwać:

System HR powinien posiadać certyfikaty bezpieczeństwa (ISO 27001, SOC 2) oraz oferować szyfrowanie danych zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania. Szczególnie ważna jest kontrola dostępu oparta na rolach – nie każdy w dziale HR potrzebuje dostępu do wszystkich informacji. Ze względu na bezpieczeństwo i zgodność z przepisami Twoje rozwiązanie powinno automatycznie logować wszystkie zmiany danych (kto, kiedy oraz co zmienił).

Zapoznaj się z polityką tworzenia kopii zapasowych, aby w razie awarii nie stracić krytycznych danych kadrowych. Możesz również zapytać dostawcę o lokalizację serwerów, ponieważ przechowywanie danych w UE ułatwia spełnienie wymogów RODO.

Ewidencja czasu pracy

Rozliczanie czasu pracy to chyba najbardziej czasochłonne zadanie działu HR, szczególnie w firmach zatrudniających pracowników zmianowych, zdalnych lub pracujących w elastycznych godzinach. Błędy w ewidencji przekładają się bezpośrednio na problemy z wynagrodzeniami i mogą prowadzić do konfliktów z personelem.

💡 Standardy, których warto oczekiwać:

Elastyczne metody rejestracji czasu pracy, takie jak logowanie przez przeglądarkę czy aplikację mobilną, ułatwiają korzystanie z systemu zarówno pracownikom biurowym, jak i terenowym. Upewnij się, że system HR wspiera pracę zmianową, zdalną oraz pracę w weekendy i podczas dyżurów. Zweryfikuj też, jak radzi sobie z automatycznym rozliczaniem nadgodzin, pracy nocnej oraz w dni wolne.

Jeśli prowadzisz rozliczenia projektowe lub zlecenia, zwróć uwagę na możliwość przypisywania czasu pracy do konkretnych projektów, klientów lub zadań. Ta funkcja przydaje się przy fakturowaniu i analizie rentowności. Warto również sprawdzić, czy system oferuje zatwierdzanie przepracowanych godzin przez przełożonych oraz automatyczne alerty o nieprawidłowościach (np. brak rejestracji wyjścia lub przekroczenie dozwolonego czasu pracy).

Elektroniczne wnioski urlopowe

Papierowe wnioski urlopowe krążące między biurkami to relikt przeszłości, który generuje niepotrzebny chaos. Pracownik nie wie, na jakim etapie jest jego wniosek, przełożony zapomina o zatwierdzeniu, a dział HR traci czas na aktualizowanie ewidencji.

💡 Standardy, których warto oczekiwać:

System powinien pokazywać użytkownikom aktualny stan limitu urlopowego (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, dni z poprzedniego roku itd.) jeszcze przed złożeniem wniosku. Kiedy pracownik złoży wniosek online, zobaczy jego status w czasie rzeczywistym, a po zatwierdzeniu urlop automatycznie pojawi się w kalendarzu całego zespołu.

Bardzo przydatne są automatyczne powiadomienia, dzięki którym przełożony dostaje alert o nowym wniosku, a pracownik otrzymuje potwierdzenie decyzji. System powinien również blokować składanie wniosków przekraczających dostępny limit lub nakładających się na już zaplanowane urlopy, jeśli taka polityka obowiązuje w firmie.

Właściwie zaprojektowany moduł urlopowy pozwala na planowanie nieobecności z wyprzedzeniem oraz obsługuje różne typy nieobecności, np. zwolnienia chorobowe, urlopy bezpłatne, urlopy okolicznościowe itp.

Elektroniczny obieg dokumentów

Podpisywanie umów, aneksów, zgód RODO, regulaminów, potwierdzeń odbioru sprzętu – działy HR operują dziesiątkami różnych dokumentów. Drukowanie, fizyczne podpisywanie, skanowanie i archiwizacja to proces czasochłonny oraz narażony na liczne błędy.

💡 Standardy, których warto oczekiwać:

System powinien umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów, automatycznie wypełniając je danymi z systemu (imię, nazwisko, stanowisko, wynagrodzenie). To eliminuje ręczne przepisywanie i ryzyko pomyłek.

Sprawdź, czy oprogramowanie integruje się z platformami podpisu elektronicznego (np. Autenti czy DocuSign) lub oferuje własny mechanizm podpisu. Podpis kwalifikowany nie zawsze jest konieczny – w wielu przypadkach wystarczy profil zaufany lub akceptacja w systemie.

W dobrym systemie HR podpisane dokumenty są automatycznie archiwizowane w aktach pracownika, z zachowaniem historii wersji i możliwością szybkiego wyszukiwania. Przydatne będą również automatyczne przypomnienia o dokumentach wymagających odnowienia lub podpisu (np. zgody RODO ważne rok, umowy o pracę na czas określony).

Portal pracowniczy lub aplikacja mobilna do samoobsługi pracowniczej

Większość pytań kierowanych do działu HR powtarza się, a odpowiadanie na nie wielokrotnie to niepotrzebna strata czasu. Portal pracowniczy ogranicza liczbę takich zapytań, odciążając zespół HR.

💡 Standardy, których warto oczekiwać:

Oceń, czy portal jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, aby pracownicy mogli korzystać z niego bez specjalistycznego szkolenia. Przydatne funkcje to m.in. podgląd własnych danych (saldo urlopowe, grafik, historia zatrudnienia), składanie wniosków (urlopowych, delegacyjnych, o zwrot kosztów), pobieranie dokumentów (zaświadczenia, paski płacowe, PIT-y) oraz aktualizacja danych kontaktowych. Ważna jest również responsywność – portal powinien działać sprawnie na różnych urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) i w różnych przeglądarkach.

Aplikacja mobilna to duży atut, szczególnie dla pracowników terenowych, zdalnych lub pracujących zmianowo. Dzięki niej mogą sprawdzić grafik, zgłosić nieobecność czy zarejestrować czas pracy bez logowania się do komputera.

Zwróć także uwagę na funkcje komunikacyjne, np. możliwość kontaktu z działem HR poprzez portal, powiadomienia o ważnych terminach czy dostęp do firmowych ogłoszeń i informacji.

System HRM – synonim nowoczesnego HR

System HRM nie rozwiąże problemów kultury organizacyjnej, nie poprawi komunikacji w zespole i nie zastąpi empatii. Może jednak uporządkować dane, zautomatyzować powtarzalne działania i zapewnić przejrzystość, dzięki czemu specjaliści HR będą mogli skupić się na tym, co naprawdę ważne – na ludziach.

Bez względu na to, czy jesteś małym start-upem szukającym prostego narzędzia do zarządzania urlopami, czy dojrzałą organizacją potrzebującą zaawansowanej analityki HR – odpowiedni system HRM nie tylko usprawni Twoje procesy, ale przede wszystkim sprawi, że zarządzanie zasobami ludzkimi stanie się Twoją przewagą konkurencyjną. Poświęć więc czas na przemyślaną analizę potrzeb, przetestuj dostępne narzędzia i wybierz platformę, która będzie wspierać Cię przez lata.