Jak usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu HR

Masz trudności z zatrzymaniem talentów w swojej firmie? Umożliwianie pracownikom osiągania jak najlepszych wyników to dla Ciebie spory problem? Jeżeli tak, to jesteś we właściwym miejscu.

Retencja pracowników jest jednym z pięciu głównych priorytetów managerów HR. Stawianie jej czoła nie jest proste, gdy do zrealizowania czekają też inne zadania HR. W tej sytuacji warto sięgnąć po specjalne wsparcie, czyli oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwala ono zautomatyzować większość żmudnych i powtarzalnych zadań administracyjnych, dzięki czemu managerowie i liderzy zespołów mogą zająć się ważniejszymi sprawami.

Ale to nie wszystko! Koniecznie czytaj dalej, aby poznać pełen zakres możliwości systemów HRM.

Aktualne wyzwania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi w biznesie

Badania pokazują, że trzech na czterech pracowników szuka wsparcia u przełożonych, a tymczasem liderzy mają o 51% więcej pracy, niż są w stanie udźwignąć. 76% specjalistów HR twierdzi, że ich managerowie są przytłoczeni wzrostem obowiązków zawodowych, a 73% – że liderzy i managerowie nie są przygotowani do przewodzenia zmianom.

Niełatwo jest wzmacniać potencjał, motywację i produktywność pracowników. Jeszcze trudniej jest zatrudniać nowe talenty, operując budżetem ograniczonym przez inflację. Jak podaje Society for Human Resource Management (SHRM), średni koszt zatrudnienia jednego pracownika wynosi 4 683 USD, ale całkowite koszty mogą dochodzić nawet do kwoty będącej czterokrotnością wynagrodzenia na danym stanowisku.

Wyobraź sobie teraz, ile będzie kosztować firmę błędna decyzja dotycząca zatrudnienia lub nieudany onboarding, który spowoduje, że pracownik zrezygnuje w ciągu pierwszych 90 dni pracy.

Możliwości, jakie dają systemy HRM

Technologia HR to temat chętnie podejmowany przez specjalistów HR. Nie powinno to nikogo dziwić, skoro wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami jest tak wiele, potrzeba wsparcia jest silna. Wydajny system HRM będzie odpowiednio wspierał cały zespół – zarówno managerów, specjalistów HR, jak i pozostałych pracowników.

Oto narzędzia, które powinny znaleźć się w nowoczesnym systemie HRM:

• scentralizowane miejsce, umożliwiające wgląd we wszystkie zadania HR, dane pracownicze i procedury robocze;
• wbudowany system śledzenia kandydatów (ATS);
• rozwiązanie do monitorowania wydajności firmy za pomocą celów OKR i wskaźników KPI;
• rozwiązanie do ankietowania i pomiaru satysfakcji oraz zaangażowania pracowników;
• rozwiązanie umożliwiające śledzenie godzin pracy (np. tracker czasu pracy) i skuteczne zarządzanie zadaniami;
• konfigurowalne centrum pomocy, gdzie pracownicy mogą zgłaszać swoje pytania i problemy.

Efektywne wykorzystanie platform HR w praktyce

Wybór odpowiedniego oprogramowania HR zapewni firmie szereg korzyści i pomoże zbudować zmotywowany zespół. Przyjrzyjmy się, jak dzięki platformie HR możesz rozwijać się zawodowo i jednocześnie właściwie dbać o pracowników.

Usprawnione procesy preboardingu i onboardingu

Preboarding i onboarding nie są identycznymi procesami. Preboarding to krótki etap następujący bezpośrednio po zatrudnieniu, ale jeszcze przed pierwszym dniem pracy i rozpoczęciem onboardingu. To czas, w którym specjaliści HR gromadzą informacje o nowym pracowniku, wypełniają dokumentację itp.

Dzięki platformie HR unikniesz zbędnej papierologii i plątaniny maili. Możesz wygodnie skonfigurować kwestionariusz dla nowozatrudnionych, który ułatwi zbieranie danych. Wszystkie informacje będą następnie automatycznie dodane do profilu danej osoby w katalogu pracowników.

W PeopleForce możesz spersonalizować formularz tak, aby zebrać wszystkie potrzebne dane:

• informacje osobiste, takie jak hobby lub zainteresowania;
• preferencje dotyczące miejsca pracy i sprzętu;
• dodatkowe dokumenty lub posiadane certyfikaty;
• numery kontaktowe i alarmowe;
• informacje medyczne (np. o chorobach, diecie, alergiach itp.).

Preboarding realizowany przy pomocy platformy HR pomaga przygotować nowych pracowników na pierwszy dzień pracy, włączyć ich płynnie w życie zespołu i bez problemu wdrożyć w obowiązki służbowe.

W dniu, w którym pracownik przychodzi do pracy, rozpoczyna się etap onboardingu. Eksperci Forbes twierdzą, że onboarding jest niezbędny, jeśli firma chce zatrzymać pracowników, zmniejszyć rotację i zmaksymalizować produktywność.

Przebieg onboardingu bez problemu zorganizujesz z pomocą platformy HR. Wykorzystując wstępnie zaplanowane sekwencje zadań, zapewnisz pracownikom sprawne i przyjazne wdrożenie. Na naszej platformie możesz tworzyć dowolną liczbę programów onboardingowych, skierowanych do różnych ról, z przypisanymi terminami realizacji.

Wybierając system HRM, platformę HR lub inne podobne oprogramowanie, zwróć uwagę, czy pozwalają one wzbogacać zadania onboardingowe o teksty, obrazy, pliki wideo albo inne załączniki. Różnorodność treści dostarczanych nowemu pracownikowi pozwoli Ci utrzymać jego zaangażowanie.

Zwiększone zaangażowanie i lepsza retencja pracowników

Niski poziom zaangażowania w zespole to problem niejednego specjalisty HR. Aby zadbać o właściwy poziom retencji i jednocześnie wzmacniać potencjał oraz motywację pracowników, trzeba zrozumieć w ich potrzeby. Platforma HR pomoże Ci m.in.:

• regularnie i systematycznie zbierać informacje zwrotne;
• rozpoznawać nastroje w zespole;
• śledzić poziom zadowolenia pracowników i identyfikować obszary do poprawy dzięki ankietom eNPS;
• przyglądać się trendom i dynamice zmian na podstawie zgromadzonych opinii pracowników;
• zautomatyzować zbieranie danych dzięki gotowym szablonom i edytowalnym pytaniom;
• identyfikować kluczowe czynniki wpływające na zaangażowanie pracowników;
• wysyłać automatyczne przypomnienia i zaproszenia do udziału w ankietach;
• zyskać wgląd we wskaźniki odpowiedzi i posegmentowane statystyki;
• łatwo eksportować wszystkie wyniki (np. na potrzeby prezentacji dla managerów);
• śledzić komentarze i opinie itp.

Gdy tworzysz miejsce pracy, w którym pracownicy czują się ważni, a ich problemy są szybko rozwiązywane, natychmiast zwiększasz lojalność zespołu i zmniejszasz rotację.

Podejmowanie decyzji opartych na danych

Pełna kontrola nad firmą wymaga wiedzy o tym, kiedy podejmować decyzje, które napędzają rozwój. W tym celu potrzebny jest stały dostęp do analiz i raportów HR.

Oto przykładowe raporty, które wygenerujesz dzięki naszej platformie:

• raport zatrudnienia według działów lub lokalizacji;
• szczegółowy raport efektywności umożliwiający precyzyjne zarządzanie zasobami w ramach projektu;
• raporty dotyczące salda urlopów, w tym dni chorobowych lub urlopów bez wynagrodzenia;
• raport dotyczący rotacji pracowników z filtrowaniem według lokalizacji, działu, stanowiska i rodzaju zatrudnienia;
• raporty KPI i OKR ułatwiające precyzyjne wyznaczanie celów i śledzenie postępów;
• raport danych z przeglądu wydajności, który można rozbić na poszczególne zespoły lub indywidualnych pracowników i porównać je ze sobą;
• raport z przebiegu cyklu rekrutacyjnego (raport lejka) umożliwiający określenie, kiedy kandydaci zazwyczaj rezygnują z pracy i usprawnienie działań rekrutacyjnych;
• inne spersonalizowane raporty;
• badania satysfakcji pracowników i ankiety eNPS.

Co do satysfakcji z pracy – wiemy, że pracownikom nie jest łatwo rozmawiać z przełożonymi o pewnych kwestiach. Dlatego na naszej platformie wprowadziliśmy funkcję Safe Speak, która umożliwia zespołowi swobodne wyrażanie opinii za pośrednictwem w 100% anonimowych zgłoszeń. Ta bezpieczna przestrzeń pomaga rozwiązywać trudne kwestie i promować zdrową, przejrzystą kulturę firmy.

Funkcja Safe Speak jest zgodna z dyrektywą UE o sygnalistach i mogą z niej korzystać również podmioty zewnętrzne, np. kandydaci biorący udział w rekrutacji. Umożliwi Ci podejmowanie jeszcze lepszych decyzji kadrowych i pozwoli stworzyć wspierające, pełne szacunku miejsce pracy, w którym każdy głos jest wysłuchiwany.

Ulepszone zarządzanie wydajnością

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, platforma HR powinna automatycznie śledzić wskaźniki KPI i OKR. Dane te pozwalają powiązać cele indywidualne, z celami całej firmy. Wiemy, że 86% liderów ma trudności z określeniem jasnych ścieżek rozwoju kariery, które byłyby zrozumiałe dla pracowników. Dlatego wyposażyliśmy naszą platformę w szereg pomocnych narzędzi, które nadadzą cel i większe znaczenie podróży każdego członka zespołu.

Dzięki możliwości śledzenia postępów będziesz konsekwentnie rozliczać pracowników z ich działań. W PeopleForce masz też opcję tworzenia konfigurowalnych drzew celów z listami kontrolnymi dla każdego pracownika, a dodatkowo możesz określać terminy konfigurowanych procesów. Potem pozostanie Ci się tylko cieszyć, że Twoja firma kroczy właściwą drogą rozwoju!

Narzędzia do zarządzania wydajnością dają jeszcze więcej możliwości. Możesz na przykład tworzyć zautomatyzowane ankiety 360 stopni, aby zbierać konstruktywne, szczere informacje zwrotne na temat członków zespołu z wielu perspektyw. Traktuj je jako okazję do nauki i metodę doskonalenia swoich umiejętności przywódczych.

W PeopleForce bez problemu zorganizujesz również spotkania 1:1, nawet cykliczne! Do każdego z nich możesz stworzyć listę kontrolną punktów do omówienia i planowanych działań, które zostaną automatycznie przeniesione na następne spotkanie, jeśli ich nie ukończysz. Dzięki temu niczego nie przeoczysz.

Większa elastyczność i zdolność adaptacji

Aby osiągnąć maksymalną automatyzację, produktywność i elastyczność, wystarczy połączyć system HRM z systemem HRIS – dokładnie tak, jak to zrobiliśmy w PeopleForce. Dzięki temu możesz działać szybciej, eliminując rozproszone dokumenty i niepowiązane ze sobą fragmenty danych.

Systemy HRIS pomagają szybko i mądrze reagować na problemy, informując o liczbie pracowników, obciążeniu pracą i nastrojach w zespole. Dodatkowo centralizują wszystkie dane, w tym:

• informacje o wynagrodzeniach;
• informacje o śledzeniu czasu wolnego i wnioskach urlopowych;
• informacje o przebiegu onboardingu i offboardingu;
• informacje o przepływach prac dla procesów o dowolnym poziomie złożoności.

Zawierają także bazę wiedzy, w której pracownicy mogą znaleźć wszelkie potrzebne informacje.

Nowoczesne systemy HRM mają jeszcze jedną, niezbędną funkcjonalność – integracje z innymi narzędziami. Przykładowo nasza platforma bez problemu zintegruje się z aplikacjami, z których na pewno korzystasz – Slack, Google Workspace, Microsoft, LinkedIn, Zoom, WhatsApp, Zapier czy Telegram.

Korzyści, jakie systemy HRM zapewniają specjalistom HR

Zobacz, co jako specjalista HR zyskujesz, korzystając z oprogramowania HR, takiego jak nasza platforma:

• Delegujesz mniej istotne zadania. Systemy HRM mogą obsłużyć 70% wszystkich rutynowych zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi i rekrutacją.
• Oszczędzasz czas. Nasi klienci potwierdzają, że automatyzacja uwalnia im około 20 godzin pracy tygodniowo.
• Działasz efektywniej. Według opinii użytkowników dzięki naszemu systemowi firma może osiągnąć 25% wzrost szybkości działań i efektywności rekrutacji, czyli zaoszczędzić 1 dzień pracy tygodniowo.
• Nie marnujesz zasobów firmy. Wdrożenie naszej platformy trwa około dwóch tygodni (w zależności od wielkości firmy) i wystarczy, aby brała w nim udział tylko jedna osoba.

✅ Zaufało nam ponad 800 firm z całego świata.

Wykorzystanie potencjału zasobów ludzkich w zarządzaniu

Nowoczesne oprogramowanie HR uprości pracę w Twojej firmie poprzez:

• usprawnienie preboardingu i onboardingu;
• zwiększenie zaangażowania i retencji pracowników;
• usprawnienie procesu podejmowania decyzji opartych o dane;
• usprawnienie zarządzania wydajnością;
• zwiększenie elastyczności i zdolności adaptacyjnych.

Kompleksowy system do zarządzania zasobami ludzkimi pomaga wzmocnić potencjał pracowników i stworzyć prężnie działający zespół, który doskonale poradzi sobie z różnymi wyzwaniami biznesowymi.

Nasza platforma HR wesprze Cię we wszystkich wymienionych wyżej procesach. Poznaj ją i przetestuj bezpłatnie jej możliwości przez 14 dni.