Dlaczego automatyzacja HR jest istotna dla małych i średnich firm oraz start-upów

Automatyzacja procesów to przeprojektowanie działań manualnych z wykorzystaniem technologii tak, aby były one wydajniejsze. W obecnej w erze cyfryzacji technologie wykorzystujące sztuczną inteligencję i robotykę są wysoce pożądane przez firmy na całym świecie. Nikt już nie chce wykonywać powtarzalnych zadań, ani ręcznie przetwarzać dużych ilości informacji. Nowym wyzwaniem stało się przekierowanie wysiłków na tworzenie wartości dodanej, tj.:

• opracowywanie nowych sposobów działania,

• wprowadzanie innowacji w produktach i usługach,

• oferowanie klientom wyższej jakości,

• rozwijanie talentów,

• zwiększanie produktywności

• generowanie wyższych zysków.

Ciągły rozwój technologii stymuluje liderów różnych obszarów świata biznesu do myślenia o automatyzacji procesów, za które są odpowiedzialni. Trend ten nie ominął zarządzania zasobami ludzkimi w firmach, więc działy HR zwracają się do dostawców oprogramowania z prośbą o rozwiązania, które pozwolą im na tworzenie wartości dodanej, aby podejmować lepsze decyzje biznesowe i szybciej osiągać założone cele.

Czym jest automatyzacja HR?

Priorytetem zarządzania zasobami ludzkimi jest szkolenie, rozwój i wzrost pracowników w celu osiągnięcia ich zaangażowania w realizację celów firmy. Automatyzacja HR to delegowanie powtarzalnych zadań na rzecz specjalistycznego oprogramowania, co usprawnia pracę specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi i optymalizuje ich potencjał.

Dlaczego start-upy potrzebują usług z zakresu HR?

Start-upy to firmy, które stosunkowo niedawno weszły na dany rynek – zazwyczaj w branży ICT (technologii informatycznych i telekomunikacyjnych) i rozwijają się w przyspieszonym tempie. Nie wymagają dużego nakładu inwestycyjnego i wykorzystują model biznesowy, który można skalować przyrostowo. Ich koszty operacyjne są niskie i prawie zawsze są w 100% cyfrowe. Start-upy pracują nad innowacjami – są zakładane z myślą o oferowaniu produktu lub usługi w określonym segmencie rynku, dążąc do wygenerowania globalnego wpływu. 

Wiedza pracowników jest wartością dodaną start-upu. Mogą oni pełnić jedną lub kilka ról i stanowią trzon firmy oraz źródło jej przychodów. Jeśli w start-upach pracownicy pełnią więcej niż jedną funkcję, muszą posiadać wiedzę z różnych obszarów.

Biorąc pod uwagę szybki wzrost firmy, pracownicy start-upu powinni:

• być zaangażowani w swoją pracę,

• umieć pracować pod presją czasu,

• umieć współpracować z innymi członkami zespołu.

To czynniki stresogenne, nic więc dziwnego, że rotacja pracowników w start-upach jest powszechna. Jednym ze sposobów powstrzymania tej rotacji jest położenie nacisku na wynagrodzenie i przyciąganie talentów. Do obsadzenia stanowisk niezbędne jest doświadczenie, umiejętności techniczne, innowacyjność i kreatywność.

Które procesy HR mogą zostać zautomatyzowane na potrzeby start-upów?

Oto wybrane rodzaje zautomatyzowanych procesów HR dla start-upów:

Onboarding (wdrażanie) pracowników

Nowi pracownicy muszą otrzymać wszystkie niezbędne informacje, aby odnaleźć się w nowej firmie. Koniecznie należy określić zadania związane z ich rolą, zapewnić im wiedzę i szkolenia z różnych dziedzin, aby mogli pracować środowisku o tak ścisłej współzależności i współpracy, jakim jest start-up.

Zachęcanie do pracy zespołowej

Promowanie pracy zespołowej jest niezbędne, ponieważ z powodu presji związanej z osiąganiem wyników pracownicy często zaniedbują zasady współpracy i korzystania z wiedzy zdobytej przez firmę na podstawie wcześniejszych doświadczeń.

Zwiększanie zaangażowania

Firma powinna zadbać o równowagę między życiem osobistym i zawodowym pracownika. Ponadto powinna mierzyć wydajność i satysfakcję pracowników oraz podejmować działania naprawcze na rzecz produktywności i osiągania celów.

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi w start-upie powinny również rozważyć opracowanie polityk dotyczących:

• komunikacji,

• oceny wyników,

• zarządzania nieobecnościami,

• zarządzania urlopami,

• wynagrodzeń,

• świadczeń pracowniczych (ubezpieczenia, elastyczny czas pracy, praca zdalna),

• tworzenia i śledzenia kluczowych wskaźników w celu dostosowania wydajności do celów biznesowych.

Jakie procesy powinny zautomatyzować start-upy i małe oraz średnie firmy?

Wykonywanie żmudnych, obarczonych ryzykiem błędu ludzkiego, monotonnych i pracochłonnych zadań o niskiej wartości użytkowej przestało być sensowną formą świadczenia usług HR dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz start-upów. Automatyzacja ręcznych procesów HR zachęca pracowników do wykonywania pracy o wartości dodanej dla firmy, co generuje satysfakcję i entuzjazm. Zespół HR trzeba koniecznie uwolnić od wykonywania czasochłonnych zadań, które wymagają ręcznego wprowadzania lub przetwarzania informacji. Start-upy, ze względu na wysoki poziom cyfryzacji, dynamikę i potrzebę przyciągania wysokiej jakości talentów, powinny potraktować automatyzację procesów HR jako podstawowy element zapewniający sukces biznesowy.

Oto niektóre z procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, które z łatwością zautomatyzuje oprogramowanie HR dla start-upów lub oprogramowanie HR dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Selekcja personelu

Skupienie się na wyłonieniu najlepszych kandydatów jest głównym celem procesu rekrutacyjnego, i nie ma tu miejsca na przeszukiwanie setek papierowych lub komputerowych folderów. Automatyzacja HR pozwala na publikowanie i edytowanie ofert pracy, dodawanie kandydatów i bezpośrednią komunikację z kandydatami na portalach pracy. Ułatwia ona wybór nowych pracowników o odpowiednim profilu i informowanie ich o wynikach ich uczestnictwa. Życiorysy, kontakty, dokumentacja, referencje i oceny kandydatów będą natychmiast dostępne.

Onboarding pracowników

Ten etap jest pierwszym doświadczeniem pracownika. Składa się z rutynowych procesów i procedur, które można zautomatyzować, np.:

• nadawanie praw dostępu do poszczególnych obiektów (budynek, biuro, pomieszczenie) i systemów,

• przekazywanie sprzętu,

• wysyłanie danych uwierzytelniających,

• przydzielanie zadań edukacyjnych,

• ustalanie terminów,

• dodawanie linków, filmów i samouczków mających pomóc pracownikom w przystosowaniu się do kultury firmy.

Zarządzanie wynikami

Kolejnym podstawowym procesem realizowanym przez działy HR, który można zautomatyzować, jest ocena wyników. Postępy w realizacji celów mogą być ustalane i monitorowane aż do ich osiągnięcia, na poziomie każdego pracownika, zespołu roboczego i całej firmy tak, aby określić ich efektywność. Dzięki temu zespoły robocze koncentrują się na kluczowych priorytetach firmy.

Zaangażowanie pracowników

Automatyzacja umożliwia szybkie przeprowadzanie ankiet i ocen – źródeł cennych danych analitycznych. Opinie pracowników mogą być zbierane za pomocą ankiet online – umożliwiają one wygodny pomiar zaangażowania oraz szybkie poznanie poziomu satysfakcji i motywacji pracowników. Dzięki analizie wyników zyskujemy informacje o nastrojach panujących w firmie i jednocześnie dowiadujemy się, jak możemy poprawić warunki każdego pracownika w jego miejscu pracy.

Śledzenie czasu pracy

Automatyzacja kontroli czasu umożliwia śledzenie godzin spędzonych na wykonywaniu zadań i kontrolę ich produktywności. Chodzi o to, aby spędzać mniej czasu na liczeniu godzin, a więcej na robieniu ważnych rzeczy. Większość firm IT i firm technologicznych płaci i śledzi pracę swoich pracowników na zasadzie stawek godzinowych. Jeśli korzystasz ze zdalnej siły roboczej lub oferujesz elastyczny czas pracy, to również musisz śledzić przepracowane godziny. Ich zliczanie i wprowadzanie do arkuszy kalkulacyjnych jest czasochłonne. Lepiej poświęcić ten czas na realizację celów strategicznych i pracę z ludźmi.

Nieobecności i wnioski urlopowe

Automatyzacja tego procesu przez dział HR pozwala na automatyczne zarządzanie nieobecnościami i organizację czasu pracy w firmie. Pracownicy będą mogli wnioskować o dni urlopu i zgłaszać nieobecności online. Dział HR po prostu sprawdza wnioski i automatycznie integruje je z kalendarzem. Można ustalić płatne i niepłatne salda oraz wybrać osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie. Można zintegrować to rozwiązanie z księgowością.

Korzyści płynące z automatyzacji HR

Wszystkie dane pracowników w jednym miejscu

Możesz przechowywać, przetwarzać i uzupełniać dowolne dane w jednej bazie danych. Szybko znajdziesz informacje o każdym pracowniku: stanowisko, wynagrodzenie i historię urlopów, wszystkie dokumenty, zadania, kontakty i wiele więcej. Z łatwością możesz zarządzać prawami dostępu i uprawnieniami do przeglądania informacji o innych pracownikach.

Uproszczony proces rekrutacji

Dzięki automatyzacji procesów HR, oferty pracy mogą być łatwo publikowane, kandydatów można wyszukiwać w jednej bazie danych, a rekruterzy HR mogą współpracować przy wyborze kandydatów.

Wydajniejsze zarządzanie wynikami

Automatyzacja HR umożliwia wyznaczanie i ocenę celów dla każdego pracownika, zespołu lub firmy, monitorowanie postępów w osiąganiu celów i wykazywanie wydajności.

PeoplePulse

Zbieraj opinie pracowników za pomocą internetowych ankiet HR. Mierz zaangażowanie, zrozum poziom satysfakcji i motywacji oraz usprawniaj działalność dzięki analizie danych.

Śledzenie czasu i zadań

Nie ma potrzeby śledzenia tego samego zadania w wielu systemach. Dzięki wsparciu oprogramowania, zarządzanie frekwencją przypomni pracownikom o wypełnieniu kart czasu pracy. Ustaw przypomnienia, zatwierdzaj i odrzucaj karty czasu pracy za pomocą jednego kliknięcia.

Jak rozpoznać, że nadszedł czas na narzędzia do automatyzacji HR?

Wydajność i jakość pracy mają związek z talentami, dlatego też dobre zarządzanie zasobami ludzkimi jest niezbędne do ich pozyskania. Nic więc dziwnego, że z automatyzacją HR ma do czynienia coraz więcej firm. Jak rozpoznać, że nadszedł czas na wdrożenie narzędzi do automatyzacji zarządzania zasobami ludzkimi? Oto kilka przykładów:

Potrzeba ograniczenia kosztów

Robienie więcej za mniej jest priorytetem dla dużych i małych firm. Technologia HR jest bardzo zaawansowana i obniża koszty. Automatyzacja procesów HR pozwala uprościć dokumentację, zapewnić zgodność z przepisami i skoncentrować wysiłki zespołu HR na istotnych i strategicznych zadaniach.

Skrócenie czasu zatrudniania i wdrażania pracowników

Automatyzacja procesów zatrudniania umożliwi efektywne przeprowadzanie procesu onboardingu i skróci jego czas. Ułatwi to przejrzystość, zmniejszy liczbę błędów ręcznych i zwiększy wydajność.

Uciążliwość zarządzenia czasem

Zarządzanie czasem jest uciążliwe, jeśli wiąże się z koniecznością ciągłego dzwonienia i wysyłania e-maili do pracowników w celu uzyskania potrzebnych informacji. Zautomatyzowane narzędzie pozwoli na szybkie przesyłanie, integrację informacji i raportowanie.

Nieprzyjazny proces oceny wydajności

Śledzenie wydajności pracowników powinno być usprawnione za pomocą narzędzia, które gromadzi, mierzy, monitoruje i skaluje wydajność. Odpowiednio zaprojektowane działania pozwolą uniknąć negatywnego nastawienia pracowników do procesu oceny.

Rozbudowane procesy zatwierdzania

Arkusze kalkulacyjne Excel i wiadomości e-mail, służące do zarządzania urlopami i ich akceptacją, obniżają wydajność i terminowość, a także prowadzą do błędów we wprowadzaniu danych i wywołują niezadowolenie zespołu. Automatyzacja ułatwia komunikację, skraca czas zatwierdzania wniosków i przyśpiesza procedurę kontaktu z przełożonym, kierownikiem ds. zasobów ludzkich, czy zespołem roboczym.

FAQ

Dlaczego automatyzacja HR jest ważna?

Automatyzacja HR jest ważna, bo wykonywanie większej ilości zadań w krótszym czasie, zwiększa produktywność i generuje większe zyski. Dostarczając pracownikom HR narzędzia, które wykonują powtarzalne, małowartościowe, manualne zadania – zwiększasz ich zaangażowanie.

Czym jest automatyzacja HR?

Automatyzacja HR to działanie, które usprawnia pracę menedżerów HR i optymalizuje ich potencjał. Mogą oni delegować powtarzalne lub złożone zadania na rzecz specjalistycznego oprogramowania i skupić się na działaniach o wyższej wartości, takich jak obsługa i wsparcie pracowników, przegląd i ocena wyników oraz osiąganie celów.

Jak zautomatyzować proces wdrażania pracowników (onboarding)?

Proces onboardingu można zoptymalizować wykorzystując automatyzację powtarzalnych zadań HR, takich jak nadawanie uprawnień dostępu do budynków i systemów, przekazywanie sprzętu, przesyłanie danych uwierzytelniających, przydzielanie zadań edukacyjnych i ich terminów, udostępnianie linków, filmów i samouczków mających na celu dostosowanie pracowników do kultury firmy.