Czym jest system HRM i do czego się go używa?

Stosy segregatorów składowane po wszystkich kątach firmy, a w nich upchnięte dokumenty pracowników? Zapomnij! Zarządzanie zasobami ludzkimi jest o wiele prostsze, od kiedy wynaleziono systemy HRM.

Dzięki wdrożeniu w firmie systemu HRM będziesz efektywniej zarządzać rozmaitymi procesami HR, w tym procesem rekrutacji, onbordingiem, wydajnością zespołów i rozwojem pracowników. System ułatwi Ci ewaluację pracowniczą oraz nadzór nad świadczeniami i rozliczanie czasu pracy. Będziesz też mieć większą kontrolę nad wskaźnikami zadowolenia i zaangażowania oraz nad wynikami poszczególnych członków zespołu.

Zebraliśmy dla Ciebie informacje, które umożliwią Ci wybór odpowiedniego systemu do Twojej firmy:

1. Human Resources Management System – co to jest?
2. Jak działa system do zarządzania zasobami ludzkimi?
3. Jakie korzyści przyniesie zautomatyzowane zarządzanie kapitałem ludzkim w firmie?
4. Na co zwrócić uwagę, aby zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie było efektywne?
5. FAQ

Human Resources Management System – co to jest?

HRMS to system CRM do zarządzania zasobami ludzkimi lub inaczej – kapitałem ludzkim. Brzmi zawile? To mówiąc prościej – jest to oprogramowanie wyposażone w bazę danych (najczęściej zawieszoną w chmurze), które ułatwi działowi HR w Twojej firmie automatyzację wielu czynności. W jaki sposób?

Jak działa system do zarządzania zasobami ludzkimi?

Sprawnie! To najlepsza odpowiedź na to pytanie. Systemy HRM zbudowane są z modułów odpowiadających konkretnym zadaniom HR-owym. Mogą gromadzić dane, przechowywać je w uporządkowanych strukturach, pozwalać na ich przeszukiwanie oraz wykonywać złożone analizy i tworzyć raporty. Wspierają skuteczne monitorowanie wszystkich procesów HR w firmie.

Jakie szczegółowe funkcje pozwala zautomatyzować takie oprogramowanie, poza zbieraniem danych i analityką? Będą to m.in.:

• procesy rekrutacji (poszukiwanie kandydatów, gromadzenie i ocena dokumentów rekrutacyjnych składanych przez kandydatów) i zatrudnienia (tworzenie umów oraz udzielanie szczegółowych danych o warunkach zatrudnienia – niektóre z systemów są rozbudowane o dodatkową funkcję wspomagającą zarządzanie ofertą, tj. możliwość akceptacji oferty za pomocą podpisu elektronicznego);
• proces onboardingu nowych pracowników (wdrażanie procesu adaptacji pracownika oraz realizowanie kolejnych celów na jego poszczególnych etapach);
• samoobsługa pracowników firmy w przypadku prostych zapytań kadrowych (np. wnioskowanie o urlop, uzupełnianie wymaganych dokumentów itp.);
• badanie potrzeb i poziomu zadowolenia pracowników poprzez ankiety;
• zarządzanie wydajnością poszczególnych zespołów (np. ocena czy czas pracy zarezerwowany na realizację jakiegoś zadania będzie wystarczająco długi);
• zarządzanie rozwojem pracowników za pomocą programów szkoleń (m.in. poprzez cykliczne szkolenia rozwijające umiejętności miękkie albo pomoc w organizacji szkoleń dotyczących np. stricte sprzedaży czy obsługi klienta, dzięki znalezieniu specjalisty, który poprowadzi w firmie takie szkolenie);
• nadzór nad świadczeniami (właściwe rozliczanie urlopów oraz benefitów oferowanych pracownikom) i rozliczanie czasu pracy w firmie;
• zarządzanie nieobecnościami i urlopami (weryfikacja ilości i powodów dni wolnych od pracy, o które wnioskują pracownicy, a także wydawanie decyzji o udzieleniu urlopu oraz planowanie urlopów długoterminowych w firmie);
• systematyczne oceny rozwoju pracowników (miesięczne / kwartalne / roczne – ich planowanie, prowadzenie oraz analizowanie, tj. sprawdzanie jakie kluczowe umiejętności nabył pracownik w danym czasie, jak wykonuje swoją pracę, czy wyróżnia się na tle swojego zespołu, czy pracuje na 100% swoich możliwości itp.).

Jakie korzyści przyniesie zautomatyzowane zarządzanie kapitałem ludzkim w firmie?

Wdrożenie Systemu HRM to dla firmy korzystne rozwiązania i nowe możliwości rozwoju.

• Efektywne zarządzanie czasem pracy kierowników działów poprzez automatyzację ich powtarzalnych zadań.
• Łatwiejsza ocena rozwoju firmy pod względem produktywności, wydajności i poziomu zadowolenia pracowników poprzez monitorowanie KPI (np. rotacji pracowników, poziomu absencji itp.).
• Automatyzacja przepływu pracy poprzez wykorzystanie danych zgromadzonych w jednym miejscu (baza danych dostępna online) i opcji raportowania oraz analizy.
• Odciążenie działu kadr poprzez nadanie pracownikom uprawnień do samozarządzania w konsultacji z systemem (np. w kwestii dostarczenia niezbędnych dokumentów). Inne tego typu rozwiązanie to uprawnienie pracowników do zakładania w systemie swoich spraw (są to m.in. zapytania lub skargi). Sprawy trafiają bezpośrednio do działu HR, a wszystkie zmiany ich statusu oraz komunikacja ich dotycząca – są dla pracownika widoczne w systemie.
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych wrażliwych i ochrona zasobów przed modyfikacjami poprzez tworzenie profili pracowników o różnych poziomach upoważnienia.
• Obniżenie kosztów działania firmy m.in. poprzez oszczędności w zakresie przestrzeni fizycznej (brak konieczności przechowywania dokumentacji pracowników w formie papierowej). Dzięki automatyzacji różnych procesów i działań zmniejsza się także ilość wypracowanych roboczogodzin w całej firmie.
• Automatyzacja procesu rekrutacji i zatrudnienia , bo zebranie aplikacji kandydatów w jednym miejscu pozwala np. na łatwe wyszukiwanie potrzebnych danych o pracownikach, a generowanie umów przez system przyśpiesza sam proces przyjęcia nowej osoby do zespołu. Dobry system HRM posiada opcję tworzenia różnych lejków rekrutacyjnych i przeglądania analiz dotyczących rekrutacji.
• Skuteczniejsze zarządzanie wydajnością poprzez określenie i ocenę celów, które należy osiągnąć w danym czasie. Cele można wyznaczać dla każdego pracownika, zespołu lub firmy.
• Automatyczne procesy raportowania i analizy z uwzględnieniem zawsze aktualnych danych.
• Lepsze zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa / firmy przeznaczonymi na szkolenia i rozwój pracowników.
• Ułatwienie komunikacji pracowniczej dzięki wykorzystaniu kanałów komunikacji będących częścią systemu.

Na co zwrócić uwagę, aby zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie było efektywne?

Wraz z rozwojem technologii w sprzedaży pojawia się mnóstwo rozmaitych systemów do obsługi zasobów ludzkich w firmie. Należy więc dobrze ustalić hierarchię potrzeb organizacji i poznać funkcje systemu, jeszcze przed podjęciem decyzji o jego zakupie.

W PeopleForce skorzystasz z bezpłatnego okresu próbnego. Przez okres 14 dni będziesz mógł eksplorować szczegółowe rozwiązania naszego systemu HRM. Zbudowaliśmy go z 6 modułów, które wspomogą procesy HR w Twojej firmie.

• PeopleHR – główna część platformy, gdzie przechowywane są wszystkie dane pracownika (m.in. komplet dokumentów kadrowych, wnioski urlopowe itp.). W tym miejscu możesz dostosować proces onbordingu i offboardingu nowych pracowników, prowadzić komunikację wewnętrzną, zobaczyć kalendarz wszystkich wydarzeń (urlopy, urodziny, rocznice itp.) System posiada moduł analityczny HR, który automatycznie generuje raporty i analizy dla działu HR, pobierając najnowsze dane z bazy danych.
• PeopleRecruit – moduł do organizacji procesów rekrutacji i zatrudnienia. Zbierzesz tu informacje dotyczące kandydatów ubiegających się o pracę. Przetwarzanie aplikacji (życiorysów) przeprowadzisz z pomocą PeopleForce Prospector, rozszerzenia które automatycznie połączy kandydatów z dostępnymi stanowiskami w Twoim zespole.
• PeoplePulse – dzięki temu modułowi wyślesz ankietę do każdego pracownika, aby dowiedzieć się, na ile jest zadowolony. Pozwoli Ci to ocenić jakie nastroje panują wśród zespołu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów z systemu lub wprowadzić do nich własne zmiany.
• PeoplePerform – ten moduł pomaga w ocenie wydajności firmy za pomocą OKR, monitorowania KPI, spotkań 1:1, informacji zwrotnej 360°. Łatwo przeprowadzisz w nim oceny wydajności, wyznaczysz i ocenisz cele dla poszczególnych osób, zespołu lub firmy, a także skutecznie będziesz monitorować status celów i zmiany w wynikach, aby zespół był bardziej wydajny i odnosił sukcesy.
• PeopleTime – moduł ten pomaga śledzić zapis czasu pracy wszystkich pracowników lub wybranego projektu, by kontrolować ich efektywność.
• PeopleDesk – pomoże w zarządzaniu wszystkimi sprawami organizacyjnymi i związanymi z działu HR oraz w komunikacji pracowniczej.

Przeanalizuj działania HR w swojej organizacji, bo nie wszystkie systemy będą dla Ciebie. Część z nich ma rozwiązania wspierające tylko kadry, np. poprzez rozliczanie czasu pracy zatrudnionych osób. Część wspiera tylko proces rekrutacji, ale nie da Ci opcji przetwarzania CV.

Rozwiązanie PeopleForce należy do systemów kompleksowych – pomaga nie tylko zautomatyzować procesy rekrutacyjne i kadrowe, obejmujące obszary zaangażowania pracowników i oceny wydajności, ale pomaga też oszczędzać zasoby finansowe przedsiębiorstwa.

Czas na zmiany!

Jedno rozwiązanie, które zapewnia wiele udogodnień – to idea, która przyświeca pracy w systemie HRM.

Teraz, kiedy znasz już zalety możliwych automatyzacji w dziale HR, nie zwlekaj z ich wdrożeniem w swojej firmie. Możesz zacząć od demo oferowanego przez PeopleForce, a potem wykupić wersję pełną, by cieszyć się oszczędnością czasu i pieniędzy.

Wspieramy kadry zapewniając solidną dawkę wiedzy o branży HR. Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

• Jak wdrożyć OKR? 10 kroków do wdrożenia OKR w firmie

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.

FAQ

Jaka jest różnica między systemami HRIS i HRMS?

HRIS to System Informacji o Zasobach Ludzkich, a HRMS to System Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Różnią się ilością posiadanych funkcji i innym zakresem wspieranych procesów. HRMS obejmuje funkcje systemu HRIS oraz inne, dodatkowe.

Czym zajmuje się HRMS?

HRMS obsługuje wszystkie procesy kadrowe związane z pracownikami, od momentu zatrudnienia do przejścia na emeryturę.

Umożliwia użytkownikom wykonywanie zadań, analizowanie krytycznych trendów danych, tworzenie raportów i pozwala je weryfikować. Zarządza dynamicznymi lub często zmieniającymi się informacjami, takimi jak frekwencja, urlopy, listy płac, wyniki pracy, ewaluacje, spotkania itp.

Co oznacza skrót HRMS?

HRMS to skrót od Human Resources Management System, czyli System Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Jakie problemy rozwiązuje system HRMS?

HRMS wspiera dział HR przedsiębiorstwa w różnych zadaniach, np.: automatyzując proces rekrutacji i onbording pracownika; wspierając kadry w organizacji dokumentacji pracowniczej i ułatwiając planowanie rozwoju pracowników zgodnie z ustalonymi celami biznesowymi.

Wszystkie automatyzacje pracy, które zapewnia używanie systemu HRM przekładają się na zwiększenie wydajności firmy, a dodatkowo oszczędzane są jej zasoby finansowe. Pracownik również zyskuje na korzystaniu z systemu HRM, np. może samodzielnie zgłaszać online wnioski o urlop itp.