Onboarding pracownika – 10 wskazówek, jak sprawić, aby był skuteczny

A więc nadszedł ten dzień! Po zakończeniu rekrutacji dzwonisz, albo wysyłasz wiadomość: „Dziękujemy za rozmowę, zatrudniamy Panią / Pana!”. Kilka sekund ciszy w słuchawce lub chwila czasu w oczekiwaniu na odpowiedź mailową. Tak! Zgodziła się! / Zgodził się! Powiększyłeś właśnie grono swoich współpracowników!

Mija pewien czas, nadchodzi rozpoczęcie pracy i spotykacie się w zupełnie nowej rzeczywistości. Ty o pracowniku wiesz tyle, ile udało Ci się dowiedzieć na etapie rekrutacji. Twój pracownik nie zna Ciebie, niewiele też wie na temat firmy. I co teraz?

Teraz rozpoczyna się proces onboardingu…

Poznaj 10 naszych wskazówek, jak sprawić, aby przebiegał w sposób skuteczny i satysfakcjonujący dla obu stron umowy.

1. Dlaczego onboarding jest ważny?

2. Jak onboarding wpływa na retencję?

3. Jakie znacznie ma onboarding dla życia organizacji?

4. Jak onboarding wpływa na rozwój pracownika?

5. Skuteczny onboarding – czy można przeprowadzić go zdalnie?

6. Jakie zadania uwzględnić w procesie onboardingu – checklista

7. Jakie dokumenty uwzględnić w onboardingu?

8. Ile kosztuje onboarding?

9. Ile powinien trwać onboarding?

10. Jak zakończyć onboarding nowych pracowników?

1. Dlaczego onboarding jest ważny?

Onboarding – co to takiego w ogóle jest? Definicji jest wiele, bo przez lata zmian w rozwoju systemów zarządzania, zmienił się również sposoby wdrażania nowych pracowników na stanowiska pracy. Najprościej ujmując jest to czas, w którym nowy pracownik poznaje firmę – jej kulturę, usługi, produkty oraz uczy się korzystania z narzędzi i wiedzy, niezbędnych do efektywnego wykonywania powierzonych zadań.

Dlaczego jest to taki ważny czas? Dla każdej firmy skuteczne wdrożenie nowego pracownika, równoznaczne jest z pozyskaniem jego kompetencji i doświadczenia. Im szybciej pracownik odnajdzie się w strukturze organizacyjnej i we własnym zakresie obowiązków, tym szybciej będzie miał wpływ na zwiększenie się produktywności firmy.

2. Jak onboarding wpływa na retencję?

Mówi się, że współczesny rynek pracy jest rynkiem pracownika. Wobec tego, firmę, która zaniedbuje potrzeby pracownika, czekają problemy. Skutecznie przeprowadzony onboarding ma ogromne znaczenie względem retencji.

Retencja to proces, w którym dana organizacja dąży do zatrzymania w swoich strukturach „najlepszych z najlepszych”. Wysoka retencja oznacza:

• lepsze wyniki, bo pracownicy wykonują swoje obowiązki należycie i przyczyniają się do sukcesu firmy;
• bezpieczeństwo długoterminowe, bo firma planuje długofalową współpracę i inwestuje w ludzi;
• prestiż na rynku pracy, bo „świat jest mały” i informacje o pracodawcach rozchodzą się wśród kandydatów bardzo szybko;
• oszczędność czasu i pieniędzy, bo dział HR nie musi ciągle wznawiać procesów rekrutacji.

Krótko mówiąc – jeśli pracownik po przeprowadzonym onboardingu czuje się w firmie zaaklimatyzowany, to znaczy że dział HR wywiązał się z wykonywanych obowiązków wzorowo, a wskaźniki retencji poszybują w górę.

3. Jakie znacznie ma onboarding dla życia organizacji?

Utrzymanie pracownika powinno być kluczową kwestią dla każdej firmy. Zawsze będzie kosztować mniej, niż niekończące się poszukiwania nowych kandydatów na stanowisko pracy.

Prowadzenie procesu adaptacyjnego ma więc szybko przeobrazić „świeży nabytek” działu HR w kogoś, kto pasuje i do struktury organizacyjnej firmy – korzysta z pełni swoich kompetencji, i do pozostałych członków zespołu – jako nowa koleżanka / nowy kolega.

4. Jak onboarding wpływa na rozwój pracownika?

Onboarding pozwala pracownikowi płynnie (i w miarę bezstresowo) przejść do realizacji nowych obowiązków. Ten, kto przy rozpoczęciu pracy został zaznajomiony z danym stanowiskiem (procedurami, wymaganiami) oraz z samą kulturą firmy, działa efektywniej.

5. Skuteczny onboarding – czy można przeprowadzić go zdalnie?

Proces onboardingu będzie różnił się, zależnie od wielkości firmy. W korporacji czeka na pracownika szereg zupełnie innych procedur obowiązujących na nowym stanowisku, niż w małym przedsiębiorstwie. Jednak pewne etapy adaptacji będą wspólne:

• zapoznanie z firmą, m.in. przedstawienie wartości firmy oraz jej strategii;
• przedstawienie innych pracowników;
• przekazanie podstawowych informacji o regulaminach, instrukcjach stanowiskowych oraz szkolenie BHP;
• zaznajomienie pracownika z powierzonymi zadaniami i przedstawienie narzędzi wykorzystywanych przy ich realizacji.

Część z tych etapów może być przeprowadzona zdalnie. W niektórych firmach zdalny onboarding pracownika jest wręcz preferowany. To wygodne i oszczędne rozwiązanie, coraz bardziej powszechne w branży HR.

Firmy, które korzystają już z systemów HRM w swojej pracy, mogą automatyzować powtarzalne czynności, a wszystkie materiały związane z poszczególnymi procesami, w tym z onboardingiem, gromadzić w jednym miejscu, ze zdalnym dostępem. Dział HR nie musi oddelegowywać osoby do opieki nad nowym pracownikiem w firmie dłużej, niż to konieczne, bo z częścią materiałów nowy pracownik zapoznaje się sam.

6. Jakie zadania uwzględnić w procesie onboardingu – checklista

Nowy pracownik już z pierwszym dniem pracy będzie miał pewne oczekiwania wobec firmy. Zadaniem działu HR (lub w przypadku mniejszej firmy – oddelegowanego pracownika), będzie stworzyć program onboardingowy tak, aby pomóc pracownikowi odnaleźć się w nowym środowisku, poznać jego oczekiwania wobec pracodawcy i stworzyć mu możliwości rozwoju.

Zaplanuj następujące zadania :

• do wykonania, nim zacznie się właściwy onboarding – np. w ramach działań employer brandingowych – niech przyszli nowi pracownicy zapoznają się z firmą jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Wykorzystaj kanały komunikacji jakimi są Social Media i umieść w nich historie opisujące życie firmy itp. Możesz też wykorzystać branżowe strony – pracownika mogą zainteresować artykuły na temat firmy, do której aplikuje.
  • UWAGA! Nie zapomnij opowiedzieć współpracownikom, o nowym pracowniku. Dopiero co zatrudniona osoba poczuje się częścią zespołu, jeśli zespół będzie o niej wiedział zawczasu.
• dotyczące samego onboardingu pracownika i początkowych dni nowej pracy – wypisz przykładowe pytania, które mógłby zadać nowy pracownik. Porozmawiaj na ten temat z innymi członkami zespołu – niech opiszą swoje wspomnienie z tych kilku pierwszych miesięcy pracy. Możesz stworzyć coś na kształt przewodnika, który pomoże nowemu pracownikowi odnaleźć się w firmie. Wręcz taki przewodnik przed pierwszym dniem pracy, aby nowy pracownik poczuł się pewniej. Jeśli Twoje przedstawienie procesu wdrożenia będzie uczciwe – oczekiwania pracownika względem nowej pracy pokryją się z zastaną rzeczywistością.
• do realizacji w pierwszych 3 miesiącach – pomyśl m.in. o przeprowadzenie ankiety wśród nowych pracowników, w której mogą wypowiedzieć się na temat satysfakcji z tego jak został przeprowadzony onboarding.

7. Jakie dokumenty uwzględnić w onboardingu?

W trakcie procesu onbordingu pracownika będziesz generował dokumenty przeznaczone dla nowego pracownika oraz dokumenty, z który skorzysta dział HR (lub wyznaczona osoba, odpowiedzialna za proces wdrożenia). Będą to m.in.:

• skierowanie na badania medycyny pracy;
• umowa o pracę i dokumenty powiązane (w tym również te, określające ile trwa okres wypowiedzenia umowy. Choć może jednak nie zaczynaj onbordingu pracownika od przedstawiania mu, ile będzie trwał jego okres wypowiedzenia – to źle wróży współpracy!);
• regulaminy dotyczące pracy całej firmy, a także te opisujące wyłącznie dane stanowisko pracy, tzw. instrukcje stanowiskowe;
• inne formularze dotyczące np. przekazania sprzętu firmowego itp.;
• formularze ewaluacji postępów i oceny pracownika;
• ankiety pomagające określić poziom satysfakcji pracownika.

Jeśli Twoja firma korzysta z systemu HRM, możesz przechowywać wszystkie powyższe dokumenty w formie cyfrowej, podpięte w systemie w odpowiednim folderze pracownika (odpowiednik papierowej teczki pracowniczej). Dzięki temu będziesz je mieć zawsze pod ręką.

8. Ile kosztuje onboarding?

Wysokość wydatków na onboarding pracownika zależy od wielu czynników:

• od wielkości i rodzaju działalności przedsiębiorstwa (dział HR w dużej firmie może prowadzić onboarding kilku nowych pracowników jednocześnie, podczas gdy w tym samym czasie, w małej firmie zazwyczaj szkoli się jednego nowego pracownika);
• od obsadzonego stanowiska (im bardziej specjalistyczne stanowisko – tym koszt wyższy);
• czasu, ile będzie trwać proces wdrożenia (dobrą praktyką jest określenie tego czasu z naddatkiem – lepiej skrócić proces wdrożenia nowego pracownika, niż go wydłużać na dodatkowe potrzeby pracownika);
• narzędzi wykorzystywanych w całym procesie (niekoniecznie muszą one być bardzo kosztowne, mają być skuteczne).

Określenie, jak długo będzie trwał onboarding pracownika, pomoże skalkulować koszt całego procesu. Natomiast gruntowne przemyślenie poszczególnych etapów adaptacji nowego pracownika, umożliwia zoptymalizowanie samego programu oraz jego aspektów finansowych.

9. Ile powinien trwać onboarding?

Nie ma innej odpowiedzi na to pytanie, niż „to zależy”, bo w istocie – zależy od wielu czynników. Zdarza się, że w niektórych firmach trwa 2-3 miesiące, a w innych ponad 6, by nowy pracownik objął specjalistyczne stanowisko.

Dobrą odpowiedź uzyskasz sam, przeprowadzając po raz pierwszy proces onboardingu we własnej firmie.

10. Jak zakończyć onboarding nowych pracowników?

Zakończenie procesu onboardingu w firmie najczęściej zbiega się z wygaśnięciem pierwszej umowy, zawartej z pracownikiem na tzw. okres próbny. Jeśli proces onboardingu był przeprowadzony prawidłowo, to pracownik zaadaptował się w nowej firmie i już działa wydajnie. Możesz to ocenić poprzez ankietę ewaluacyjną. Kolejnym etapem będzie podpisanie z pracownikiem następnej umowy.

Jeśli jednak coś zakłóciło wdrożenie, zweryfikuj co zawiodło i zaplanuj zmiany na przyszłość. W najgorszym przypadku problemem może okazać się osobowość pracownika, czyli coś, na co nie masz żadnego wpływu.

Nowi pracownicy w firmie – podsumowanie

Możliwości rozwoju pracownika na nowym stanowisku są niewiadomą – czy się wdroży? Czy będzie efektywny? Czy da z siebie wszystko? Odpowiedzi na te pytania można uzyskać projektując swój proces adaptacji pracownika w nowym miejscu pracy.

Proces onboardingu to wsparcie od pierwszego dnia pracy – okazywanie nowym pracownikom życzliwości i zrozumienia. To także jasny przekaz, jakie oczekiwania wobec nowego pracownika ma pracodawca.

Dotarliśmy do końca naszej opowieści o onboardingu. Mamy nadzieję, że wiesz już dlaczego proces onboardingu jest kluczową kwestią w każdej firmie. Wspieraj nowych pracowników od pierwszego dnia pracy, a przekonasz się jak szybko wzrośnie ich wydajność.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• Ocena pracownicza – ocena 180°, czy 360°? Jak należy przeprowadzić ocenę pracowniczą?
• Czym jest system RCP i jak go wdrożyć?

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.