Incorporación y adaptación de los empleados que trabajan a distancia

En los últimos años se ha producido un cambio disruptivo en la forma de trabajar. El cambio de trabajos que requieren la presencia física de las personas en la oficina a un modelo de trabajo a distancia se presenta como una oportunidad tanto para los empleados como para las empresas. Los empleados disfrutan de un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal y las empresas, a su vez, reducen sus costes operativos y administrativos. Este modelo resulta cada vez más atractivo para un número creciente de empresas. Las empresas incluso pueden optar por adoptar regímenes híbridos en función de sus necesidades y posibilidades.

Lo sí está claro es que cuanto mayor sea el compromiso de los empleados y su satisfacción con la empresa, mejores serán los resultados obtenidos en cualquier esquema de trabajo. Reconocer que el éxito de la incorporación de los empleados (onboarding) es un objetivo clave para lograr ese compromiso, invita a plantearse el reto de contar con un proceso de contratación que les permita a los empleados adaptarse a los cambios que se han producido en la era digital.

La pregunta clave es: ¿qué procesos, técnicas y herramientas de incorporación pueden adoptarse para lograrlo?

¿Por qué es importante la incorporación de empleados a distancia?

En primer lugar, ¿qué es la incorporación de los empleados, también conocido como onboarding? Es el proceso de integración de un nuevo empleado en la empresa y en el equipo, el cual comienza en el momento de la contratación y dura hasta seis meses, a veces incluso más, dependiendo de la experiencia de incorporación que ofrezca el empleador y de la cultura de la empresa. Las etapas del onboarding de un nuevo empleado pueden dividirse, por ejemplo, de la siguiente manera: pre-onboarding, primera semana, primer mes, tercer mes, etc.

Cada una de estas etapas tiene como objetivo conseguir una primera experiencia positiva del empleado, conocer los valores y objetivos de la empresa, comparar las expectativas y las responsabilidades reales, entre otros. En otras palabras, se trata de un amplio abanico de acciones a realizar durante un proceso de onboarding que, si se realizan correctamente, el nuevo empleado se integrará con éxito en el equipo y será lo más productivo posible para la empresa.

Aproximadamente el 88% de las organizaciones de todo el mundo aún no desarrollan sus programas de onboarding. Según una investigación de Gallup realizada en 2020, sólo el 12% de los empleados encuestados afirma estar completamente satisfecho con todo el proceso de incorporación de los empleados. Digitate lleva estudiando los procesos de compromiso de los nuevos empleados en el trabajo en equipo desde 2016 y, según ellos, 1 de cada 5 nuevos contratados no está dispuesto a recomendar a un empleador, precisamente por la falta de comunicación durante las primeras semanas.

Según Gallup, si los empleados no ven satisfechas sus razones para trabajar en el primer mes de empleo, es muy probable que comiencen a explorar otras opciones y una mala imagen de la empresa prevalecerá en su mente durante su permanencia. Ahora, en la era del trabajo a distancia, los líderes necesitan más que nunca mejorar la experiencia de onboarding para conseguir que los nuevos contratados se incorporen y se conviertan en miembros productivos del equipo.

Los primeros días en el equipo definen los primeros 3 años de trabajo

Mientras tanto, según Glassdoor, un proceso de onboarding eficaz aumenta la retención de los empleados en un 82% y la eficiencia en un 70%. El estudio que la doctora Tayla Bauer escribió para el blog de la SHRM, se realizó en 2019-2020 con la Universidad de Oregón. De los 1.000 empleados encuestados, el 69% dijo que un programa integral de onboarding los mantuvo en la empresa durante al menos 3 años.

Es más fácil construir un proceso de incorporación del empleado cuando se puede tener contacto personal en un entorno de oficina, ya que la persona puede observar directamente las relaciones dentro del equipo, asistir a reuniones, conocer a la gente y navegar constantemente por un nuevo entorno sin salir del equipo. Pero, ¿qué pasa con el trabajo a distancia? Desde 2020, las empresas con una cultura bien desarrollada fueron las primeras en dar instrucciones claras y preparar listas de comprobación para guiar el proceso de incorporación y adaptación a distancia. El principio de todo está en la primera etapa: el pre-onboarding.

El proceso de onboarding una parte fundamental de la experiencia del nuevo empleado en la empresa. Lo más importante es que sientan que se cumplen las promesas que se les hicieron durante el proceso de contratación. De este modo, pueden estar preparados para rendir a un alto nivel. Cuando todo se hace bien, los empleados desarrollan compromiso y aprenden lo que define su éxito en la empresa.

Pre-onboarding: lo que no debes olvidar

La etapa posterior a la entrevista final, pero anterior a la incorporación del nuevo empleado al trabajo, se conoce como pre-onboarding. Es importante trabajar con claridad en todas las etapas del pre-onboarding para que el nuevo empleado se sienta apoyado.

Etapas del pre-onboarding

• Carta de bienvenida

Tras aceptar la oferta, es importante enviar una carta de bienvenida al empleado en la que se indique:

• Período de prueba y sus condiciones
• Fecha de inicio
• Contacto del supervisor/mentor
• Contactos del departamento y responsables directos
• Contactos del departamento de RRHH

Si la inducción implica conocer los productos, servicios o sistemas de una empresa, se debe adjuntar al correo electrónico una presentación de bienvenida sobre el proyecto.

• Libro de bienvenida

El "libro de bienvenida" es una muy buena herramienta para un empleador que se preocupa por los empleados que entran en una vacante a distancia. El libro de bienvenida es una instrucción detallada con:

• La misión y los valores de la empresa
• Su historia, políticas y la cultura de la organización
• Política de vacaciones y días festivos
• Normas de conducta y código de vestimenta (si procede)
• Información sobre la entrada y salida de la empresa
• Contactos, etc.
• Una nota sobre el nuevo empleado en el chat general de la empresa o en el correo electrónico

En la nota que recibirá el equipo, se debe hablar brevemente sobre la persona, compartir posibles aficiones, fotos y contactos para crear una conexión con el equipo de trabajo.

Kit de bienvenida

Durante la incorporación, las grandes empresas se preocupan por el lugar de trabajo del nuevo empleado. Ofrecen un ordenador portátil, equipamiento, envían pequeños y agradables regalos como ropa de marca, un pin, un bloc de notas.

Incorporación de los empleados: reglas básicas

Recuerde que, en condiciones de trabajo a distancia, una persona se enfrenta al temor de quedar fuera del equipo. Por lo tanto, es importante enriquecer la incorporación y la adaptación del empleado, pero sin exagerar.

Lista de verificación para la incorporación al trabajo a distancia

Los siguientes son algunos de los elementos que deben estar presentes en una lista de control para el proceso de incorporación de empleados:

• Ayuda con la documentación y los trámites de las nuevas contrataciones. En un entorno remoto, es necesario mantener un flujo de documentos electrónicos. Asegúrese de que dispone de procesos para la creación de firmas electrónicas, instrucciones para la incorporación del empleado, almacenamiento de documentos, plantillas de RRHH y acceso de los empleados a todos los archivos relevantes. Para ello, las soluciones de software para la incorporación de los empleados son la mejor alternativa. Esto le ahorrará tiempo tanto al empleador como a los nuevos contratados: no habrá necesidad de gastar recursos buscando y enviando copias de archivos, todo lo necesario ya estará almacenado en el sistema de forma digitalizada.
• Primera reunión con el departamento. Como parte de la lista de control para el proceso de onboarding, considere la posibilidad de organizar una reunión general el segundo o tercer día de trabajo para que el nuevo empleado tenga tiempo de asentarse, resolver cuestiones contractuales y familiarizarse con sus responsabilidades.
• Conocer al mentor. Se recomienda realizar una llamada o una reunión el primer día para informar a los nuevos contratados sobre a quién dirigirse para cualquier duda sobre su adaptación al equipo de trabajo durante el proceso de incorporación. Conocer las preguntas frecuentes y la base de conocimientos de la empresa Es conveniente que todo el material esté recogido en un solo lugar y dividido en carpetas separadas por departamentos. Un Manual del Empleado es la mejor alternativa.
• Formación para la incorporación a la empresa. Se trata de un proceso muy importante para las empresas que desean formar a los nuevos empleados en las especificaciones de sus productos, proyectos y servicios. Un buen enfoque para ello es preparar un programa con una descripción textual o un vídeo que explique el proceso de trabajo. Al final, se pueden enviar ejercicios prácticos al empleado para ver cómo asimila la nueva información, y luego, la empresa recibe un feedback del nuevo empleado.
• Plan de trabajo (KPI) para el periodo de prueba. En la primera reunión con el superior inmediato o durante la primera semana, los nuevos empleados deben recibir un plan que les indique como se evaluará su desempeño durante el periodo de prueba.

Finalización del periodo de prueba y asignación de OKR. Sin importar la duración del periodo de prueba, tras su finalización, debe programarse una reunión con el superior inmediato, en la que los nuevos empleados recibirán información clara sobre su desempeño y, en caso de éxito, las tareas y objetivos fijados para el siguiente periodo de prueba.

Tendencias en el proceso de incorporación de empleados: qué es importante tener en cuenta

• Buddy programs. HCI ha estudiado que el 87% de los empleados tienen más éxito si tienen un mentor, conocido como buddy o amigo. Se trata de un mentor que se asigna a un empleado durante un periodo inicial, por ejemplo, un mes. Una vez a la semana, se asigna a la persona unas reunión 1 a 1 con su "amigo", donde comparten sus primeros éxitos. Es importante distinguir entre "superior" y "buddy". Es recomendable que estos roles sean desempeñados por diferentes personas.
• Simplificación de los procesos. Sapling ha publicado un informe en el que se estima que los nuevos contratados realizan una media de 54 actividades en su primera semana de trabajo, todas ellas relacionadas con la adaptación. Puede ser difícil hacer frente a todo a la vez, y fuera de la oficina hay que hacerlo uno mismo. Por eso crece la tendencia a automatizar los procesos y a buscar programas para automatizar los flujos de trabajo.
• Cross-boarding en condiciones de estrés. Según la propia HCI, la incorporación de empleados es tan importante como la creación de nuevos puestos de trabajo. En un entorno remoto, se ha planteado la necesidad de que los empleados asuman nuevas tareas. En estos casos también es importante llevar a cabo programas de adaptación y tener en cuenta los consejos para simplificar todo el proceso.
• Identificar formas innovadoras de comunicarse. Es necesario encontrar formas creativas de establecer contacto con el nuevo empleado, ya que no está en la oficina y el contacto ocasional con los compañeros de trabajo no existe en el esquema de trabajo a distancia. Los gerentes deben idear y pensar en nuevos métodos para mantener la comunicación. Intentar organizar reuniones informales, charlas de café, en las que los empleados tengan la oportunidad de conocer a nuevos compañeros de trabajo y a posibles mentores. Es importante que los líderes modelen el tipo de comportamientos que quieren que los empleados desarrollen.

Programas útiles para organizar el trabajo de los empleados

Los primeros en facilitar la comunicación son, por supuesto, los servicios de Google: no podemos imaginar la vida sin las carpetas de Google Drive, el calendario y las reuniones programadas en Meets, como alternativa a Zoom.

Slack, una práctica herramienta para el canal de comunicación corporativo. Aquí se puede organizar un espacio compartido con diferentes canales por departamento y mensajes personales entre compañeros.

Para asignar tareas recomendamos ClickUp, un servicio en el que se puede ver el árbol de objetivos de la empresa. La ventaja del programa es que puedes sentirte parte de un proceso importante de forma inmediata: todo está abierto y accesible. También recomendamos Asana, Todoist y Wrike.

El valor del software para la incorporación de empleados: 

el caso de PeopleForce

Además de herramientas sencillas, es necesario utilizar un software de incorporación eficaz para automatizar los procesos de RRHH. Es así como este proceso se incorpora a nuestro equipo, el módulo PeopleHR facilita el proceso de incorporación con unos pocos clics, aquí es posible:

• Planificar diferentes programas de incorporación para personal de diferentes categorías y departamentos.
• Asignar actividades para los días posteriores a la contratación y definir cuándo deben completarse las tareas de incorporación.
• Añadir al programa enlaces a vídeos, materiales de formación, etc.
• Hacer seguimiento de las tareas completadas por los nuevos empleados.
• Ver el progreso de los empleados en tiempo real.

En nuestro software para la incorporación, encontrará:

• Vídeos del producto y tareas de práctica

El nuevo empleado conoce la herramienta de incorporación de PeopleForce desde dentro: no sólo ocupa su oficina, sino que también pasa por un programa de formación especial.

"Ingresar en PeopleForce es sencillo: rellenas tus datos, te familiarizas con el material de la base de datos y luego aprendes sobre el producto. El proceso es el siguiente: ves un vídeo en el que se muestra cada acción en la pantalla del profesor e intentas hacer lo mismo en el mismo sistema. El primer día registré un prototipo de mi empresa y me divertí añadiendo fotos de mis actores favoritos a los avatares de los empleados virtuales. Son pequeñas cosas, pero te ayudan a aprender sin estrés".

María, nueva empleada del Departamento de Marketing de PeopleForce.

• Datos de los empleados y cuenta personal

En el área de empleados se pueden ver los detalles de las vacaciones, consultar la información de la empresa, las noticias y encontrar contactos. Busque la cuenta de empleado en nuestro software de RRHH.

"Por fin puedo ver cómo se acumulan mis vacaciones o mis fines de semana. En mi anterior trabajo, tenía que acudir al departamento de RRHH, quienes luego buscaban a un contador durante un largo tiempo para intentar descifrar la tabla de Excel con los días libres. Ahora está todo en la misma página: puedes entrar y mirarlo en cualquier momento".

Anton, nuevo empleado del Departamento de desarrollo de PeopleForce.

• Metas personales

Los objetivos pueden establecerse para un nuevo empleado durante o después de su periodo de prueba. Todas las reuniones 1:1 también se introducen en el sistema: recibirá una notificación antes y después de la reunión, con notas sobre la misma. Reunión 1:1 en PeopleForce.

"Conveniente para quienes se toman el tiempo de supervisar el desempeño. Si la transparencia y el compromiso forman parte de su cultura corporativa, puede automatizarlos y dejar de preocuparse por los procesos fragmentados."

Anastasia Efimenko, COO de PeopleForce.

¿Por qué no podemos olvidarnos de la incorporación?

Los nuevos empleados deben tener respuestas a las siguientes preguntas para saber cómo cumplir con sus expectativas laborales: ¿Qué creemos de esta empresa? ¿Cuál es mi función? ¿Qué tengo que conseguir? ¿Quiénes son mis compañeros?

Teniendo en cuenta todos los datos y estadísticas, llegamos a la conclusión de que un buen proceso de incorporación de los empleados es un paso hacia la creación de una cultura corporativa transparente y clara en la que las personas son valiosas, independientemente del formato de trabajo. Por lo tanto, no olvide tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Comuníquese cara a cara para mantener el contacto personal.
• Sea claro con las expectativas para que el nuevo empleado entienda lo que se espera de él.
• Pida al equipo que se involucre en la vida del empleado: escríbale, pregúntele sobre cosas, ofrézcale ayuda.
• Organice un espacio de co-working para aquellos que, por circunstancias familiares o personales, tengan dificultades para estar en casa.
• Automatice y adapte el proceso de incorporación de nuevos empleados a las nuevas realidades. Es recomendable mantener el proceso de incorporación bajo control. Preocúpese de los programas y de una solución de incorporación de nuevos empleados que le facilite la vida a ambas partes.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las fases de la incorporación de empleados?

Las etapas del proceso de onboarding pueden dividirse, por ejemplo, de la siguiente manera: pre-onboarding, primera semana, primer mes, tres meses, etc. Cada empresa puede definir las etapas en un periodo de hasta seis meses o más, en función de su cultura y sus recursos.

¿Qué es el proceso de  incorporación de nuevos empleados?

Es el proceso estratégico de integración de un nuevo empleado a la empresa y al equipo, con el objetivo de lograr su compromiso y permanencia. Busca obtener una primera experiencia positiva para  el empleado, conocer los valores y objetivos corporativos, comparar expectativas y responsabilidades reales, entre otros.

¿Cómo es un buen proceso de onboarding?

Un proceso de onboarding eficaz consiste en cumplir las promesas hechas durante la contratación y preparar a los nuevos contratados para que se integren al equipo de trabajo y muestren un buen desempeño. Cuando esto se consigue, los empleados desarrollan sentido de pertenencia, reconocen lo  que define su éxito y se comprometen con la empresa.

¿Cómo se puede mejorar la experiencia de incorporación de los empleados?

El papel de los líderes y de los responsables de la contratación es fundamental; deben optimizar su enfoque para garantizar que los nuevos empleados puedan formar las asociaciones y conexiones necesarias para realizar el trabajo. El feedback debe ser frecuente y específico para recopilar información y tomar medidas correctivas si es necesario.

¿Cuánto tiempo debe durar el proceso de onboarding?

Los profesionales de RRHH suelen estar de acuerdo en que el proceso de incorporación de los empleados debe durar al menos tres meses. Sin embargo, esto puede variar según las necesidades de la empresa, por lo que el proceso puede ampliarse hasta 6 meses o incluso hasta un año. Incluso se ha demostrado un aumento favorable de la retención de empleados en procesos de onboarding más largos.