En los últimos años se ha producido un cambio disruptivo en la forma de trabajar. El cambio de trabajos que requieren la presencia física de las personas en la oficina a un modelo de trabajo a distancia se presenta como una oportunidad tanto para los empleados como para las empresas. Los empleados disfrutan de un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal y las empresas, a su vez, reducen sus costes operativos y administrativos. Este modelo resulta cada vez más atractivo para un número creciente de empresas. Las empresas incluso pueden optar por adoptar regímenes híbridos en función de sus necesidades y posibilidades.
Lo sí está claro es que cuanto mayor sea el compromiso de los empleados y su satisfacción con la empresa, mejores serán los resultados obtenidos en cualquier esquema de trabajo. Reconocer que el éxito de la incorporación de los empleados (onboarding) es un objetivo clave para lograr ese compromiso, invita a plantearse el reto de contar con un proceso de contratación que les permita a los empleados adaptarse a los cambios que se han producido en la era digital.
La pregunta clave es: ¿qué procesos, técnicas y herramientas de incorporación pueden adoptarse para lograrlo?
En primer lugar, ¿qué es la incorporación de los empleados, también conocido como onboarding? Es el proceso de integración de un nuevo empleado en la empresa y en el equipo, el cual comienza en el momento de la contratación y dura hasta seis meses, a veces incluso más, dependiendo de la experiencia de incorporación que ofrezca el empleador y de la cultura de la empresa. Las etapas del onboarding de un nuevo empleado pueden dividirse, por ejemplo, de la siguiente manera: pre-onboarding, primera semana, primer mes, tercer mes, etc.
Cada una de estas etapas tiene como objetivo conseguir una primera experiencia positiva del empleado, conocer los valores y objetivos de la empresa, comparar las expectativas y las responsabilidades reales, entre otros. En otras palabras, se trata de un amplio abanico de acciones a realizar durante un proceso de onboarding que, si se realizan correctamente, el nuevo empleado se integrará con éxito en el equipo y será lo más productivo posible para la empresa.
Aproximadamente el 88% de las organizaciones de todo el mundo aún no desarrollan sus programas de onboarding. Según una investigación de Gallup realizada en 2020, sólo el 12% de los empleados encuestados afirma estar completamente satisfecho con todo el proceso de incorporación de los empleados. Digitate lleva estudiando los procesos de compromiso de los nuevos empleados en el trabajo en equipo desde 2016 y, según ellos, 1 de cada 5 nuevos contratados no está dispuesto a recomendar a un empleador, precisamente por la falta de comunicación durante las primeras semanas.
Según Gallup, si los empleados no ven satisfechas sus razones para trabajar en el primer mes de empleo, es muy probable que comiencen a explorar otras opciones y una mala imagen de la empresa prevalecerá en su mente durante su permanencia. Ahora, en la era del trabajo a distancia, los líderes necesitan más que nunca mejorar la experiencia de onboarding para conseguir que los nuevos contratados se incorporen y se conviertan en miembros productivos del equipo.
Mientras tanto, según Glassdoor, un proceso de onboarding eficaz aumenta la retención de los empleados en un 82% y la eficiencia en un 70%. El estudio que la doctora Tayla Bauer escribió para el blog de la SHRM, se realizó en 2019-2020 con la Universidad de Oregón. De los 1.000 empleados encuestados, el 69% dijo que un programa integral de onboarding los mantuvo en la empresa durante al menos 3 años.
Es más fácil construir un proceso de incorporación del empleado cuando se puede tener contacto personal en un entorno de oficina, ya que la persona puede observar directamente las relaciones dentro del equipo, asistir a reuniones, conocer a la gente y navegar constantemente por un nuevo entorno sin salir del equipo. Pero, ¿qué pasa con el trabajo a distancia? Desde 2020, las empresas con una cultura bien desarrollada fueron las primeras en dar instrucciones claras y preparar listas de comprobación para guiar el proceso de incorporación y adaptación a distancia. El principio de todo está en la primera etapa: el pre-onboarding.
El proceso de onboarding una parte fundamental de la experiencia del nuevo empleado en la empresa. Lo más importante es que sientan que se cumplen las promesas que se les hicieron durante el proceso de contratación. De este modo, pueden estar preparados para rendir a un alto nivel. Cuando todo se hace bien, los empleados desarrollan compromiso y aprenden lo que define su éxito en la empresa.
La etapa posterior a la entrevista final, pero anterior a la incorporación del nuevo empleado al trabajo, se conoce como pre-onboarding. Es importante trabajar con claridad en todas las etapas del pre-onboarding para que el nuevo empleado se sienta apoyado.
Tras aceptar la oferta, es importante enviar una carta de bienvenida al empleado en la que se indique:
Si la inducción implica conocer los productos, servicios o sistemas de una empresa, se debe adjuntar al correo electrónico una presentación de bienvenida sobre el proyecto.
El "libro de bienvenida" es una muy buena herramienta para un empleador que se preocupa por los empleados que entran en una vacante a distancia. El libro de bienvenida es una instrucción detallada con:
En la nota que recibirá el equipo, se debe hablar brevemente sobre la persona, compartir posibles aficiones, fotos y contactos para crear una conexión con el equipo de trabajo.
Durante la incorporación, las grandes empresas se preocupan por el lugar de trabajo del nuevo empleado. Ofrecen un ordenador portátil, equipamiento, envían pequeños y agradables regalos como ropa de marca, un pin, un bloc de notas.
Recuerde que, en condiciones de trabajo a distancia, una persona se enfrenta al temor de quedar fuera del equipo. Por lo tanto, es importante enriquecer la incorporación y la adaptación del empleado, pero sin exagerar.
Los siguientes son algunos de los elementos que deben estar presentes en una lista de control para el proceso de incorporación de empleados:
Finalización del periodo de prueba y asignación de OKR. Sin importar la duración del periodo de prueba, tras su finalización, debe programarse una reunión con el superior inmediato, en la que los nuevos empleados recibirán información clara sobre su desempeño y, en caso de éxito, las tareas y objetivos fijados para el siguiente periodo de prueba.
Los primeros en facilitar la comunicación son, por supuesto, los servicios de Google: no podemos imaginar la vida sin las carpetas de Google Drive, el calendario y las reuniones programadas en Meets, como alternativa a Zoom.
Slack, una práctica herramienta para el canal de comunicación corporativo. Aquí se puede organizar un espacio compartido con diferentes canales por departamento y mensajes personales entre compañeros.
Para asignar tareas recomendamos ClickUp, un servicio en el que se puede ver el árbol de objetivos de la empresa. La ventaja del programa es que puedes sentirte parte de un proceso importante de forma inmediata: todo está abierto y accesible. También recomendamos Asana, Todoist y Wrike.
Además de herramientas sencillas, es necesario utilizar un software de incorporación eficaz para automatizar los procesos de RRHH. Es así como este proceso se incorpora a nuestro equipo, el módulo PeopleHR facilita el proceso de incorporación con unos pocos clics, aquí es posible: