В останні кілька років все більше компаній включилися в створення онбординг - програм співробітників, змирившись із фактом, що без вдалої адаптації набагато складніше втримати новачків. І ось як тільки ми пристосувалися до актуальної теми адаптації команди, все перевернулося з ніг на голову.
Тепер, у постковідну епоху потрібно пристосовуватися заново – онбординг нових співробітників став завданням, яке потрібно реалізовувати віддалено. Чому нас навчили десять місяців поза офісом, де можна безпосередньо проконтролювати, чи є у новенького фірмова чашка з гарячою кавою? Давайте розбиратися по порядку.
Перш за все, що таке онбординг? Це процес інтеграції нового співробітника в компанію і колектив, який починається ще під час найму і триває до півроку, а іноді – і того більше, в залежності від програм адаптації та корпоративної культури роботодавця. Етапи онбордингу при цьому можуть бути розбиті, наприклад, так: преонбординг, перший тиждень, перший місяць, три місяці та ін.
Кожен з цих кроків спрямований на набуття позитивного першого досвіду, знайомство з корпоративними цінностями та цілями, порівняння очікувань з фактичними обов'язками і т.д. Іншими словами, це цілий комплекс дій, і якщо він побудований грамотно, співробітник успішно увіллється в колектив і стане максимально продуктивним для компанії. Нас цікавить, як на процес побудови онбордингу впливає віддалена робота, і що змінилося, починаючи з 2020 року.
Почнемо з того, що 88% організацій в світі взагалі не розвивають свої онбордингові програми. За дослідженнями Gallup в 2020 році тільки 12% опитаних співробітників погодилися з твердженням, що вони повністю задоволені процесом онбордингу і адаптації. Digitate вивчає процеси залучення новачків в командну роботу з 2016 року, і за їхніми даними 1 з 5 нових співробітників не готовий рекомендувати роботодавця саме через відсутність зв'язку в перші тижні.
Між тим, за даними Glassdoor успішний онбординг підвищує показник утримання співробітників на 82%, і ефективності – на 70%. Дослідження доктора Тайли Бауер, яка пише для блогу SHRM, було проведено в 2019-2020 роках спільно з Орегонським університетом. З 1000 опитаних співробітників 69% заявило про те, що комплексна програма онбордингу втримала їх в компанії мінімум на 3 роки.
Вибудувати процес при особистому контакті в умовах офісної роботи простіше, оскільки людина наочно спостерігає за відносинами в команді, є присутньою на зустрічах, знайомиться з людьми і постійно знаходиться в новому середовищі без відриву від колективу. Але що робити, якщо мова про віддалену роботу? Свідомі компанії з розвиненою культурою першими кинулися на амбразуру - в 2020 році з'явилися чіткі інструкції та чек-листи, на які потрібно орієнтуватися в умовах віддаленого онбордингу і адаптації. І початок всьому - перший етап преонбордингу.
Етап після фінальної співбесіди, але до виходу новачка на роботу називається преонбордингом. Важливо чітко спрацювати на всіх його кроках, щоб новачок відчув підтримку.
Після прийняття оффера, направте співробітнику вітальний лист, в якому вкажіть:
Якщо онбордінг зачіпає знайомство з продуктом, послугами, сервісами або системами, якими займається компанія, прикріпіть до листа вітальну презентацію про проект.
"Велком-бук" - дуже хороший інструмент для роботодавця, який стурбований виходом співробітників на віддалену вакансію. Welcome-book - це докладна інструкція з:
У замітці, яку отримає команда, потрібно коротко розповісти про людину, поділитися її можливими захопленнями, фото і контактами для робочого зв'язку.
Великі компанії заздалегідь турбуються про робоче місце нового співробітника, пропонують ноутбук, обладнання, висилають приємні дрібниці на зразок фірмового одягу, значка, блокнота.
Welcome Kit компанії Vimeo – Джерело: Typelane
Пам'ятайте, що в умовах віддаленої роботи людина стикається зі страхом залишитися в стороні від колективу. Дуже важливо наситити онбординг і адаптацію – але не перестаратися.
Buddy programs. HCI дослідив, що 87% співробітників успішніші, якщо у них є наставник, так званий buddy - ментор, якого прикріплюють до співробітника на перший період – наприклад, 1 місяць. Раз на тиждень людині призначають 1-on-1 зі своїм «бадді», де вона ділиться першими успіхами. Важливо розрізняти поняття «безпосередній керівник» та «бадді». Бажано, щоб це були різні люди.
Спрощення процесів. Sapling випустив звіт, в якому підрахував, що в середньому новачок проходить 54 активності в перший робочий тиждень – і всі вони стосуються адаптації. Справитися з усім відразу буває важко – а поза офісом доводиться це робити самостійно. Тому тренд на автоматизацію процесів і пошук програм набирає обертів.
Крос-бординг у стресових умовах. За даними того ж HCI, адаптація співробітників при переведенні їх на іншу позицію так само важлива, як і онбординг нового персоналу. В умовах пандемії піднялося питання про те, щоб співробітники брали на себе нові завдання. У такому випадку теж важливо проводити програми адаптації, і пам'ятати про лайфхаки для спрощення процесу.
Полегшити комунікацію, звичайно ж, в першу чергу допоможуть сервіси Google - ми давно не уявляємо собі життя без папок на Google Drive, календаря і зустрічей, запланованих в Meets, як альтернативі Zoom.
На допомогу приходить Slack – зручний тул для корпоративного каналу зв'язку. Тут можна організувати спільний простір з різними каналами по департаментах – і особистими повідомленнями від колег. Для постановки завдань рекомендуємо ClickUp – сервіс, де видно дерево цілей компанії. Користь програми в тому, що можна відразу відчути себе частиною важливого процесу – все відкрито і доступно. Також рекомендуємо Asana, Todoist і Wrike.
Крім простих інструментів, у 2021 році раціонально використовувати автоматизовані процеси онбордингу. Ось, як побудований цей процес у нас в команді.
Саме тут у єдиному просторі зібрані:
Новачок знайомиться з системою PeopleForce зсередини: не тільки заповнює свій кабінет, але і проходить спеціальну програму навчання.
«У PeopleForce онбординг простий – ти заповнюєш свої дані, знайомишся з базою матеріалів, а потім вчиш продукт. Процес такий: дивишся відео, де кожна дія показано на екрані у лектора, і пробуєш виконати те ж у самій системі. У перший день я зареєструвала прототип своєї компанії – і розважалася тим, що додавала фото улюблених акторів на аватарки віртуальних співробітників. Це дрібниці – але вони допомагають навчатися без стресу».
Марія, новий співробітник департаменту маркетингу PeopleForce.
У особистому кабінеті співробітників – дані по відпустках, можливість подивитися інформацію і новини компанії, знайти контакти.
«Нарешті я бачу, як накопичується моя відпустка або вихідні. На попередньому місці роботи я повинен був підходити до ейчара, який потім довго шукав бухгалтера – і разом вони намагалися розібратися в ексель-табличці з вихідними днями. Зараз все наочно – в будь-який момент зайди і дивись».
Антон, новий співробітник відділу розробки PeopleForce.
Можливість ставити співробітнику цілі на випробувальний термін або після його закінчення. Всі 1-on-1 зустрічі теж внесені в систему – приходить повідомлення до їх початку і після, з нотатками щодо зустрічі.
«Зручно для тих, хто приділяє час контролю ефективності. Якщо прозорість і залучення – частина вашої корпоративної культури, в 2021 році їх можна автоматизувати – і більше не переживати за розрізненість процесів».
Анастасія Єфименко, операційний директор PeopleForce.
За період віддаленої роботи з березня 2020 багато компаній вивели свій «золотий стандарт» щодо політики онбордингу. Ділимося лайфхаками – беріть на замітку.
IBM
Знавці корпоративної культури розробили портал Succeeding @ IBM – і він рекордсмен у плані онбордингу. Тут процес триває два роки і постійно оновлюється. З останнього, що реалізовано у напрямку віддаленого формату роботи – відео, де співробітники діляться своїми успіхами в міні-інтерв'ю. Особисті історії надихають найбільше.
Частина онбордингу в IBM – Джерело: IBM Careers India
Манн, Іванов та Фербер
Своїх нових співробітників компанія називає МІФотворцями – дбайливе ставлення до новачків культивується протягом усього процесу адаптації та роботи. МІФ відповідально ставиться до заповнення анкети віддаленого співробітника – ось приклад.
Оформлення профілю співробітника з хобі
Альфа-Банк
У блозі співробітники Альфа-Банку діляться кейсом: вони зібрали робочу групу експертів і розробили пам'ятки для наставника і новачка. Отримані матеріали структурували та вивели загальну систему віддаленого онбордингу в HR процесах. Виглядає це так:
Блог компанії Альфа-Банк – Джерело: Хабр
Підсумовуючи всі факти і статистику, приходимо до висновку, що онбордінг в 2021 – крок до створення прозорої і чіткої корпоративної культури, де людина – цінна, незалежно від формату роботи. Тож не забувайте про нові правила:
Фонд KOLO перезапускає ініціативу “Задонать відпустку” за підтримки PeopleForce
Для QuartSoft інтеграція PeopleForce через гнучкий API з інструментами, як Jira, PowerBi, DocuSign і Microsoft Teams, стала рішенням для автоматизації HR-процесів і покращення взаємодії між відділами.
Розповідаємо, як PeopleForce допоміг YouScan масштабувати свої HR процеси, підтримуючи їх гнучкість та ефективність.