Онбординг. Адаптація персоналу в умовах віддаленої роботи

В останні кілька років все більше компаній включилися в створення онбординг - програм співробітників, змирившись із фактом, що без вдалої адаптації набагато складніше втримати новачків. І ось як тільки ми пристосувалися до актуальної теми адаптації команди, все перевернулося з ніг на голову.

Тепер, у постковідну епоху потрібно пристосовуватися заново – онбординг нових співробітників став завданням, яке потрібно реалізовувати віддалено. Чому нас навчили десять місяців поза офісом, де можна безпосередньо проконтролювати, чи є у новенького фірмова чашка з гарячою кавою? Давайте розбиратися по порядку.

Чому онбординг віддалених співробітників – це важливо?

Перш за все, що таке онбординг? Це процес інтеграції нового співробітника в компанію і колектив, який починається ще під час найму і триває до півроку, а іноді – і того більше, в залежності від програм адаптації та корпоративної культури роботодавця. Етапи онбордингу при цьому можуть бути розбиті, наприклад, так: преонбординг, перший тиждень, перший місяць, три місяці та ін.

Кожен з цих кроків спрямований на набуття позитивного першого досвіду, знайомство з корпоративними цінностями та цілями, порівняння очікувань з фактичними обов'язками і т.д. Іншими словами, це цілий комплекс дій, і якщо він побудований грамотно, співробітник успішно увіллється в колектив і стане максимально продуктивним для компанії. Нас цікавить, як на процес побудови онбордингу впливає віддалена робота, і що змінилося, починаючи з 2020 року.

Почнемо з того, що 88% організацій в світі взагалі не розвивають свої онбордингові програми. За дослідженнями Gallup в 2020 році тільки 12% опитаних співробітників погодилися з твердженням, що вони повністю задоволені процесом онбордингу і адаптації. Digitate вивчає процеси залучення новачків в командну роботу з 2016 року, і за їхніми даними 1 з 5 нових співробітників не готовий рекомендувати роботодавця саме через відсутність зв'язку в перші тижні.

Перші дні в команді визначають перші 3 роки роботи

Між тим, за даними Glassdoor успішний онбординг підвищує показник утримання співробітників на 82%, і ефективності – на 70%. Дослідження доктора Тайли Бауер, яка пише для блогу SHRM, було проведено в 2019-2020 роках спільно з Орегонським університетом. З 1000 опитаних співробітників 69% заявило про те, що комплексна програма онбордингу втримала їх в компанії мінімум на 3 роки.

Вибудувати процес при особистому контакті в умовах офісної роботи простіше, оскільки людина наочно спостерігає за відносинами в команді, є присутньою на зустрічах, знайомиться з людьми і постійно знаходиться в новому середовищі без відриву від колективу. Але що робити, якщо мова про віддалену роботу? Свідомі компанії з розвиненою культурою першими кинулися на амбразуру - в 2020 році з'явилися чіткі інструкції та чек-листи, на які потрібно орієнтуватися в умовах віддаленого онбордингу і адаптації. І початок всьому - перший етап преонбордингу.

Преонбординг, про який не можна забувати

Етап після фінальної співбесіди, але до виходу новачка на роботу називається преонбордингом. Важливо чітко спрацювати на всіх його кроках, щоб новачок відчув підтримку.

Етапи преонбордингу

• Вітальний лист

Після прийняття оффера, направте співробітнику вітальний лист, в якому вкажіть:

• строк випробувального терміну і його умови
• дату виходу на роботу
• контакти супервайзера / ментора
• контакти департаменту і лінійного керівника
• контакти HR відділу

Якщо онбордінг зачіпає знайомство з продуктом, послугами, сервісами або системами, якими займається компанія, прикріпіть до листа вітальну презентацію про проект.

• Welcome-book

"Велком-бук" - дуже хороший інструмент для роботодавця, який стурбований виходом співробітників на віддалену вакансію. Welcome-book - це докладна інструкція з:

• місією і цінностями компанії
• її історією, політикою і корпоративною культурою
• політикою відпустки та вихідних
• правилами поведінки і дрес-коду (за наявності)
• інформацією щодо онбордингу та оффбордингу
• контактами і т.д.
• Замітка про нового співробітника у спільному чаті компанії або розсилці 

У замітці, яку отримає команда, потрібно коротко розповісти про людину, поділитися її можливими захопленнями, фото і контактами для робочого зв'язку.

• Відправка Welcome-kit

Великі компанії заздалегідь турбуються про робоче місце нового співробітника, пропонують ноутбук, обладнання, висилають приємні дрібниці на зразок фірмового одягу, значка, блокнота.

Welcome Kit компанії Vimeo – Джерело:  Typelane

Онбординг співробітника: основні правила на 2021 рік

Пам'ятайте, що в умовах віддаленої роботи людина стикається зі страхом залишитися в стороні від колективу. Дуже важливо наситити онбординг і адаптацію – але не перестаратися.

Чек-лист процесу адаптації на віддаленій роботі

• Допомога з документацією. В умовах віддаленої роботи виникає необхідність у підтримці електронного документообігу. Переконайтеся, що у вас налагоджені процеси створення електронного підпису, інструкцій для новачків з оформлення на роботу, є збережені документи та їх шаблони, а також відкриті доступи для співробітників до всіх потрібних файлів. Можливість заощадити час і роботодавцю, і новачкові: не потрібно буде в майбутньому витрачати ресурси для пошуку і пересилання копій файлів, все потрібне вже оцифроване та зберігається в системі.
• Перший meeting з департаментом. Порада: організуйте спільний дзвінок на 2-3 день роботи, щоб дати людині трохи освоїтися, владнати договірні питання і ознайомитися з обов'язками.
• Знайомство з ментором. Цей дзвінок або зустріч навпаки краще провести в перший день, щоб людина дізналася, до кого їй можна звертатися з усіх питань, які виникають в процесі адаптації в команді.
• Ознайомлення з FAQ і базою знань компанії. Добре, якщо всі матеріали зібрані у Вас в одному місці та розбиті на окремі папки по підрозділах.
• Проходження онбордингу по навчанню. Важливий процес, якщо компанія хоче навчити новачка нюансам роботи зі своїми товарами, проектами, послугами, продуктами або сервісами - тим, чим вона займається на ринку. При правильному підході для ознайомлення складається програма з текстовим описом або відеоматеріалами, що пояснюють процес роботи. За фактом проходження співробітнику можуть відправлятися практичні завдання, щоб зрозуміти, як він засвоює нову інформацію - а в кінці обов'язково береться зворотний зв'язок.
• План робіт на випробувальний термін. На першій зустрічі з лінійним керівником або протягом першого тижня співробітник повинен отримати план, за яким буде оцінюватися його ефективність на випробувальному терміні.
• Завершення випробувального терміну і призначення OKR. Незалежно від того, скільки триває випробувальний термін, після його завершення необхідно запланувати зустріч з лінійним керівником, на якому людина отримає чіткий фідбек про свою ефективність та у разі успіху – поставлені задачі та цілі для наступного Performance Review.

Тренди онбордингу в 2021 році: про що важливо пам’ятати

Buddy programs. HCI дослідив, що 87% співробітників успішніші, якщо у них є наставник, так званий buddy - ментор, якого прикріплюють до співробітника на перший період – наприклад, 1 місяць. Раз на тиждень людині призначають 1-on-1 зі своїм «бадді», де вона ділиться першими успіхами. Важливо розрізняти поняття «безпосередній керівник» та «бадді». Бажано, щоб це були різні люди.

Спрощення процесів. Sapling випустив звіт, в якому підрахував, що в середньому новачок проходить 54 активності в перший робочий тиждень – і всі вони стосуються адаптації. Справитися з усім відразу буває важко – а поза офісом доводиться це робити самостійно. Тому тренд на автоматизацію процесів і пошук програм набирає обертів.

Крос-бординг у стресових умовах. За даними того ж HCI, адаптація співробітників при переведенні їх на іншу позицію так само важлива, як і онбординг нового персоналу. В умовах пандемії піднялося питання про те, щоб співробітники брали на себе нові завдання. У такому випадку теж важливо проводити програми адаптації, і пам'ятати про лайфхаки для спрощення процесу.

Корисні програми для організації роботи співробітників

Полегшити комунікацію, звичайно ж, в першу чергу допоможуть сервіси Google - ми давно не уявляємо собі життя без папок на Google Drive, календаря і зустрічей, запланованих в Meets, як альтернативі Zoom.

На допомогу приходить Slack – зручний тул для корпоративного каналу зв'язку. Тут можна організувати спільний простір з різними каналами по департаментах – і особистими повідомленнями від колег. Для постановки завдань рекомендуємо ClickUp – сервіс, де видно дерево цілей компанії. Користь програми в тому, що можна відразу відчути себе частиною важливого процесу – все відкрито і доступно. Також рекомендуємо Asana, Todoist і Wrike.

Цінність програм автоматизації у процесі онбордингу: кейс PeopleForce

Крім простих інструментів, у 2021 році раціонально використовувати автоматизовані процеси онбордингу. Ось, як побудований цей процес у нас в команді.

Модуль PeopleHR дозволяє налаштувати легкий процес адаптації. Тут можна:

• планувати різні програми онбордингу для співробітників різних категорій і департаментів
• призначати дні після найму, в які повинна бути виконана задача з онбордингу
• додавати в програму посилання на відео, навчальні матеріали та ін.
• відслідковувати виконання завдань новачком
• бачити прогрес співробітників у реальному часі

Програма онбордингу в PeopleForce

Саме тут у єдиному просторі зібрані:

• відеоматеріали щодо продукту та практика виконання завдань 

Новачок знайомиться з системою PeopleForce зсередини: не тільки заповнює свій кабінет, але і проходить спеціальну програму навчання. 

«У PeopleForce онбординг простий – ти заповнюєш свої дані, знайомишся з базою матеріалів, а потім вчиш продукт. Процес такий: дивишся відео, де кожна дія показано на екрані у лектора, і пробуєш виконати те ж у самій системі. У перший день я зареєструвала прототип своєї компанії – і розважалася тим, що додавала фото улюблених акторів на аватарки віртуальних співробітників. Це дрібниці – але вони допомагають навчатися без стресу».

Марія, новий співробітник департаменту маркетингу PeopleForce.