10 способів прискорити документообіг в HR за допомогою електронного підпису

Задумайтеся на секунду, який з інструментів HR-спеціаліста вже настільки прижився у процесах, що без нього ми всі ну точно опинилися б у камʼяному віці? Якщо відповідь – електронний підпис, то тут ви не схибили. Цей елемент щоденної робочої рутини став невідʼємною частиною робочої рутини кожного поважаючого себе HR-менеджера. 

І це не просто так – за даними MBC Docs, компанії, які переходять на електронний формат ведення документів, зменшують кількість помилок у процесі документообігу на 90%. А сам ринок е-підпису росте: до 2026 року його доходи очікувано збільшаться до 18,5 млрд доларів.

Схоже, є-підпис має бути у кожній компанії. Проте, якщо вам на думку таки спала автоматизація процесу документообігу, але ви до сих пір не маєте відповідних інструментів під рукою, час їх адаптувати у роботу.

Розказуємо про 10 юзкейсів, коли електронний підпис рятує ваш документ менеджмент воркфлоу – а вас рятує від помилок, головного болю та безкінечного моніторингу підписів та документів вручну.

Простий, просунутий та кваліфікований – які типи електронних підписів бувають?

Але спочатку розберемося з поняттями, щоб всі розуміли, про які підписи мова – так, їх є більше, ніж один!

Розберемося з поняттям. 

Електронний підпис – це еквівалент підпису на документі, виконаного особою та задескрибованого у повністю легальний та законний спосіб. 

При цьому, такий тип підпису має примітку, захист та привʼязку до особи підписувача, завдяки якому і є валідним згідно з локальним та міжнародним законодавством. 

Але типи електронного підпису, а відповідно і їхній рівень захисту, бувають різними. З точки зору HR-спеціаліста потрібно знати, що існують:

Тут зазначимо, що відповідність регуляції eIDAS від Європейського Союзу значить, що конкретний тип підпису проходить усі вимоги по засвідченню особи та має валідність.

Однак, потрібно памʼятати, що легальність та валідність підпису різниться в залежності від країни та її робочого права. Тому перш ніж ініціювати у себе в команді електронний підпис та починати працювати з системою електронного підпису, варто проконсультуватися з юристом.

Як дізнатися, який тип підпису підходить для вашої компанії та часто запитуваних у вашому випадку документів? Ось і перший юзкейс.

Юзкейс #1. Використання типів підписів для різних країн

🇵🇱 Польща, 🇸🇰 Словаччина, 🇦🇹 Австрія, 🇩🇪 Німеччина, 🇨🇿 Чехія

Документи, які можна підписати УЕП:

• Бекграунд-чек спеціаліста
• GDPR-консент
• NDA та інші контракти
• Запити від співробітника, також запити на зміну інформації
• Протоколи передачі техніки
• Запити на покриття трансферів чи командувань
• Референс-листи тощо

Документи, які можна підписати лише за допомогою КЕП:

• Трудові договори
• Анкети для співробітників 
• Угоди про неконкуренцію
• Медичні та податкові форми
• Свідоцтва співробітників, включаючи довідки про несудимість та документи, пов'язані з адвокатами
• Попередження про звільнення

🇺🇦 Україна

Документи, які можна підписати УЕП:

• Заяви працівників (наприклад, про відпустку, звільнення, переведення)
• Анкети та опитування
• Внутрішні повідомлення та оголошення
• Деякі внутрішні накази та розпорядження, які не мають юридичної сили поза межами компанії.

Документи, які рекомендується підписувати КЕП:

• Трудові договори та контракти
• Накази про прийняття на роботу, звільнення, переведення
• Посадові інструкції
• Акти про порушення трудової дисципліни
• Інші документи, що мають юридичну силу та можуть бути предметом перевірки контролюючими органами.

Юзкейс #2. Автоматизація документообігу з електронним підписом у єдиній HR-платформі

Якщо ви використовуєте HRM-систему, перевірте, чи вона має electronic signature software або інтеграцію, яка дозволятиме вам безперешкодно отримувати підписи від колег навіть з іншого куточку земної кулі. 

У PeopleForce підключена інтеграція з Autenti – сертифікованим провайдером, який, наприклад, пропонує використання КЕП просто у вашій плактформі – не потрібно буде перемикатися між інструментами, шукати зайвий час, щоб залити та вивантажити документи тощо. Все вже у вашому акаунті PeopleForce – тут ви можете побудувати та автоматизувати ваш ідеальний процес документообігу.

Завдяки інтеграції, ви можете підписувати практично всі типи документів легально, швидко та зручно – а після підписання документи автоматично зберігатимуться у папках співробітників, де їх можна знайти та переглянути у будь-який час.

Юзкейс #3. Спрощення онбордингу чи офбордингу та інших процесів за допомогою воркфлоу

Уявімо, що вам потрібно запитати у новачка підписання одразу декількох документів для початку його робочого життя у компанії. Це може бути робочий контракт, NDA, дозволи на використання інформації як GDPR, довідки тощо. Усе це потрібно не переплутати та потім правильно зберегти у папку співробітника, а також відслідкувати, щоб усі статуси про підписання були виконані.

А що як таких новачків одразу декілька? HR-спеціаліст, навіть досвідчений, буде займатися цим завданням годинами – якщо не поєднати інструменти воркфлоу та електронного підпису у PeopleForce.

Завдяки можливості налаштувати воркфлоу так, щоб одразу надіслати шаблони документів новачку до певної дати його виходу на роботу, ви можете зібрати підписи у декілька кліків. Система покаже вам статуси підписання та збереже документи у профіль новачка. А сам співробітник залишиться задоволеним, що йому не потрібно нікуди їхати, і все зручно можна підписати всередині єдиної системи – це додасть вам балів за бренд роботодавця.

Те саме стосується і офбордингу – наприкінці перебування співробітника у компанії зручніше також підписати документи за один раз.

Юзкейс #4. Розсилка автоматичних нагадувань та дедлайни для підписання

Якщо вам необхідно підписати документ до певної дати, також використовуйте інструментарій воркфлоу.

По-перше, нагадування про необхідність підписання буде надіслане на емейл співробітника та у його дашборд автоматично, але це не все – ви можете створити воркфлоу, де якщо з якоїсь причини документ не підписаний до дати, система надішле йому сповіщення. Напишіть сповіщення, урахуйте його у воркфлоу, розставте триггери – і PeopleForce буде наджити співробітників, щоб вони не забули підписати свої папери.

Юзкейс 5. Підписання документів для перевірки бекграунду та судових запитів

Коли мова заходить про документи, повʼязані з безпекою або юридичними аспектами, простий електронний підпис вже не підійде. У випадках, коли HR-департамент має запитати довідку про несудимість, провести перевірку бекграунду кандидата, підписати договір про матеріальну відповідальність чи підготувати документи для судового процесу – вам знадобиться кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Така форма підпису має повну юридичну силу і визнана судами та іншими контролюючими органами. Саме тому вона ідеально підходить для:

• довідок про несудимість,
• нотаріально значущих документів,
• угод з матеріальної відповідальності,
• контрактів, що регулюють інтелектуальну власність,
• судових претензій або попереджень,
• звернень до юридичних інстанцій чи правоохоронних органів.

Замість друкувати, сканувати, пересилати і чекати фізичного підпису – все можна зробити за кілька кліків через інтегрований електронний підпис у вашій HR-системі. 

Юзкейс #6. Масове оновлення політик і внутрішніх документів

Якщо ваша корпоративна культура активно розвивається, і ви часто оновлюєте дані всередині компанії, майже точно вам потрібні підтвердження від співробітників — цілком можливо, що в такому випадку знадобляться їхні підписи. Що робити, якщо їх понад 100 чи 200, а то і більше?

Наприклад, ви змінили політику відпусток або оновили правила щодо роботи з конфіденційною інформацією. Або запустили нову систему бонусів — і тепер HR-департамент має зібрати підписи про ознайомлення від усіх співробітників. Раніше це означало нагадати 10 разів, вручну відстежувати, хто підписав, хто ще ні, а потім усе це якось зібрати для аудиту.

З електронним підписом це працює простіше. Масово завантажте документи, призначте підписантів за допомогою автометчингу імен — кожен співробітник отримає повідомлення й підпише все необхідне у два кліки. Плюс – у вас є можливість сортувати підписи за статусами та бачити, хто ще не підписав.

Юзкейс #7. Зміна ролі, підвищення чи нові умови оплати

Якщо компанія чи місцеве робоче право потребує перепідписання рбочих контрактів на випадок зміни ролі, грейду чи відповідальності, потрібно оновити умови праці максимально просто для обох сторін. Новий рівень зарплати, доплата, додаток до контракту чи внутрішній наказ — усе це можна погодити з електронним підписом, у кілька кліків.

Врахуйте зміни у оргструктурі, а поки платформа надішле новий контракт співробітнику, щоб зробити процес переходу чи підвищення зручним та приємним. 

Юзкейс #9. Документообіг на ходу

Комусь із менеджерів потрібно терміново підписати контракт, довідку чи закрити переведення – але він у відрядженні, вийшов з офісу чи дому або працює з телефону. Раніше це означало затримку та головний біль HR-менеджера.

З електронним підписом достатньо кількох кліків у смартфоні. HR запускає процес, менеджер підписує документ або його частину просто на ходу, – і процес рухається далі без стопів. Навіть якщо команда працює з різних міст чи країн, це зручно для всіх.

Цей же юзкейс доцільно розглянути і з точки зору кандидата чи співробітника – якщо раптом комусь прийшов джоб-оффер та контракт, або щось термінове до підписання – а він відсутній чи на вихідних? Просто з телефону можна вирішити усі питання, не реєструючись додатково у сторонніх сервісах. PeopleForce дає змогу тримати все в єдиному акаунті.

Юзкейс #10. Підготовка звітності по документообігу чи електронним підписам

Усі підписи мають сертифікати валідації — зокрема, там уточнюється, хто і коли підписав документ, за допомогою якого підпису, а також з якого пристрою. Ці дані мають юридичну силу і можуть бути використані як підтвердження дій співробітників.

Крім цього, система автоматично веде облік підписаних документів, дозволяє фільтрувати їх за папками, статусами чи конкретними працівниками. Завдяки цьому звіти для керівництва, аудиторів або державних органів можна сформувати в кілька кліків – без ручного збору інформації чи додаткових таблиць.

Перехід на електронний підпис: з чого почати?

Цифровізація документообігу починається з чіткого плану. Ось як більшість команд розпочинає свій шлях до електронного підпису:

• Проведіть аудит поточних процесів. З’ясуйте, які документи залишаються паперовими — і чому.
• Обирайте постачальника електронного підпису. Звертайте увагу на безпечний та юридично визнаний інструмент, що підходить до вашого робочого процесу.
• Узгодьте дії з юристами. Переконайтесь, що юридична команда підтримує вас у питаннях відповідності та захисту даних.
• Навчіть HR-команду. Підготуйте фахівців до роботи з цифровими контрактами, угодами та політиками.
• Тестуйте та масштабуйте. Почніть з невеликої групи співробітників або одного підрозділу — найкраще з Операцій — перш ніж впроваджувати на рівні всієї компанії.

Якщо хочете зробити цей процес простішим — PeopleForce вам у поміч. Тут можна підписувати, надсилати та зберігати всі документи в одному місці. Без зайвих інструментів і без зайвого клопоту.

Підводимо підсумки: Чому вам потрібен електронний підпис для документ-менеджменту?

Електронний підпис і автоматизація документообігу — це реальний спосіб заощадити час і мінімізувати бюрократію. Завдяки інтеграціям, як у PeopleForce, ви можете зібрати підписи, відслідковувати статуси та зберігати документи без зайвих зусиль. Це не тільки прискорює процеси, а й знижує ризики помилок, дозволяючи HR-командам сфокусуватися на дійсно важливих завданнях.

Зацікавив автоматизований документообіг чи можливості наших інтеграцій по електронному підпису? Бронюйте демо, щоб дізнатися, як ви можете застосувати їх на практиці для своєї команди.