10 sposobów na przyspieszenie zarządzania dokumentacją w HR dzięki podpisowi elektronicznemu

W pracy działu HR liczą się rozwiązania, które po prostu działają – skutecznie, bezproblemowo i niezawodnie. Podpis elektroniczny to jedno z tych narzędzi, które na dobre wpisało się w codzienność, stając się naturalną częścią wielu procesów. Umożliwia sprawne finalizowanie formalności i usprawnia zarządzanie dokumentacją na każdym etapie współpracy z pracownikami.

Z danych MBC Docs wynika, że firmy, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów, ograniczają liczbę błędów nawet o 90%. To jeden z powodów, dla których coraz więcej organizacji traktuje podpis elektroniczny jako stały element swojego ekosystemu HR. Szacuje się, że do 2026 roku wartość rynku podpisów elektronicznych przekroczy 18,5 miliarda dolarów.

Jeśli Twoja organizacja jeszcze nie korzysta z podpisu elektronicznego, to dobry moment na zmianę. Trudno dziś o prostszy sposób na uporządkowanie i przyspieszenie obiegu dokumentów.

Zebraliśmy 10 praktycznych przykładów zastosowania podpisu elektronicznego, które pokazują, w jakich obszarach HR może on przynieść wymierne korzyści – od obsługi dokumentów pracowniczych, przez automatyzację procesów, po większą kontrolę i bezpieczeństwo danych.

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów – krótkie przypomnienie, czym jest podpis elektroniczny i jakie są jego najważniejsze rodzaje.

Zwykły podpis elektroniczny czy kwalifikowany podpis elektroniczny – czym się różnią i kiedy je stosować?

Podpis elektroniczny to bezpieczny, cyfrowy odpowiednik podpisu własnoręcznego, który potwierdza zgodę lub akceptację treści dokumentu i jest prawnie wiążący dzięki międzynarodowym regulacjom. Posiada warstwy zabezpieczeń cyfrowych, zapewniające autentyczność i umożliwiające powiązanie z tożsamością osoby podpisującej.

Istnieje kilka typów podpisów, które różnią się między sobą stopniem zabezpieczeń i zakresem zastosowania. Z perspektywy działu HR warto znać trzy podstawowe typy:

Podpisy elektroniczne zgodne ze standardem eIDAS są uznawane za prawnie wiążące w całej Unii Europejskiej, ale wciąż należy brać pod uwagę lokalne przepisy prawa pracy. Przed wdrożeniem warto więc skonsultować się z działem prawnym.

Podpis zaufany a dokumenty HR

Polscy obywatele mogą korzystać jeszcze z jednego typu podpisu elektronicznego – podpisu zaufanego. To bezpłatna forma podpisu elektronicznego oparta na profilu zaufanym. Potwierdzenie podpisu odbywa się m.in. przez bankowość elektroniczną za pośrednictwem strony profilu zaufanego.

Dzięki profilowi zaufanemu można np.:

• podpisać sprawozdanie finansowe,
• podpisać dokument podpisem zaufanym,
• sprawdzić podpisy elektroniczne (np. ważność podpisu dokumentu PDF),
• wypakować dokument z podpisanego pliku xml.

📌 Wykorzystanie podpisu zaufanego dopuszczalne jest wyłącznie przy składaniu oświadczeń w formie dokumentowej zdefiniowanej w Kodeksie cywilnym. Choć formalnie nie spełnia definicji podpisu kwalifikowanego wg rozporządzenia eIDAS, w kontaktach z administracją publiczną jest traktowany na równi z podpisem kwalifikowanym. Podpisem zaufanym możesz podpisać m.in.: wnioski do urzędów, podania, odwołania, skargi składane do administracji publicznej, deklaracje podatkowe i inne formularze w systemach ePUAP lub e-Urząd Skarbowy.

Podpis zaufany nie znajduje zastosowania w dokumentach HR. Ze względu na ograniczony zakres użycia oraz brak formalnej równoważności z podpisem kwalifikowanym, nie może być wykorzystywany do podpisywania umów o pracę, aneksów czy oświadczeń pracowniczych.

W codziennej pracy działów HR stosuje się przede wszystkim rozwiązania zgodne z eIDAS – podpis zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Przyjrzyjmy się teraz 10 konkretnym sytuacjom, w których to właśnie te podpisy realnie usprawniają działania HR.

1. Podpisywanie dokumentów HR z uwzględnieniem lokalnych wymogów prawnych

Podpis elektroniczny nie tylko przyspiesza obieg dokumentacji, ale przede wszystkim umożliwia podpisywanie różnych typów dokumentów kadrowych, dopasowując się do ich charakteru i zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju.

Podpis zaawansowany (AES) sprawdzi się przy dokumentach wewnętrznych, które nie wymagają szczególnej formy prawnej. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które pozwala szybko załatwiać codzienne sprawy. W HR można go zastosować m.in. przy:

• zgodach RODO,
• referencjach,
• aktualizacji danych,
• wnioskach pracowniczych,
• protokołach przekazania sprzętu.

Podpis kwalifikowany (QES) jest wymagany tam, gdzie dokument ma istotną moc prawną lub może być przedmiotem kontroli. Ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. W HR stosuje się go m.in. przy:

• umowach o pracę,
• umowach NDA,
• formularzach podatkowych,
• pismach kierowanych do instytucji publicznych.

Dostosowanie rodzaju podpisu do konkretnego dokumentu pozwala zespołom HR pracować szybciej i bezpieczniej – niezależnie od tego, czy działają lokalnie, czy na rynku globalnym.

2. Automatyzacja zarządzania dokumentami w ramach platformy HR

Jeśli korzystasz z systemu HRM, sprawdź, czy oferuje on funkcję podpisu elektronicznego lub integrację z rozwiązaniem, które umożliwia szybkie i wygodne pozyskiwanie podpisów od współpracowników – niezależnie od tego, gdzie się znajdują. To znacznie ułatwia pracę zespołu, oszczędza zasoby oraz daje pewność, że wszystkie dokumenty są kompletne i podpisane terminowo.

W PeopleForce dostępna jest integracja z Autenti – certyfikowanym dostawcą podpisu elektronicznego, który umożliwia korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) bezpośrednio w systemie. Nie musisz przełączać się między narzędziami ani tracić czasu na pobieranie i przesyłanie plików – wszystko odbywa się w jednym miejscu.

Dzięki tej integracji możesz szybko i zgodnie z przepisami podpisywać niemal każdy typ dokumentu, a po złożeniu podpisu plik automatycznie zapisuje się w profilu pracownika. Dokument jest od razu gotowy do przeglądu, wykorzystania lub udostępnienia.

3. Usprawnienie obiegu dokumentacji w ramach onboardingu i offboardingu

Wyobraź sobie, że nowy pracownik musi podpisać kilka dokumentów jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Może to być umowa o pracę, NDA, zgoda na przetwarzanie danych osobowych (RODO), listy referencyjne i inne formalności. Wszystkie dokumenty muszą zostać prawidłowo uporządkowane, zapisane w jego profilu i oznaczone jako podpisane.

A co, jeśli do zespołu dołącza kilku pracowników jednocześnie? Nawet doświadczony specjalista HR musiałby poświęcić na to wiele godzin – chyba że korzysta z połączenia elektronicznego podpisu i zautomatyzowanych procesów, np. w PeopleForce.

Dzięki możliwości konfigurowania procesów, które automatycznie wysyłają nowe dokumenty do podpisu na podstawie daty rozpoczęcia pracy, zbierzesz podpisy za pomocą zaledwie kilku kliknięć. System pokazuje statusy podpisów i przechowuje dokumenty bezpośrednio w profilu nowego pracownika. Dla zatrudnianej osoby to duże ułatwienie – wszystko można podpisać w jednym miejscu, bez konieczności używania innych narzędzi, co dodatkowo wzmacnia wizerunek pracodawcy.

Ten sam mechanizm świetnie sprawdza się również przy offboardingu. Podpisz dokumenty elektronicznie, a zakończenie współpracy stanie się prostsze – szybko zbierzesz komplet wymaganych dokumentów, zapewnisz przejrzystość całego procesu i zadbasz o jego profesjonalne sfinalizowanie z obu stron.

4. Terminowe podpisywanie dokumentów dzięki automatycznym przypomnieniom

Podpis elektroniczny przyspiesza obieg dokumentów i ułatwia dotrzymywanie terminów. Zwłaszcza gdy jest częścią platformy HR, która pozwala powiązać dokumenty z konkretnymi datami, zadaniami i przypomnieniami.

W PeopleForce możesz skonfigurować proces, w którym system automatycznie wysyła przypomnienie e-mailowe oraz powiadomienie na pulpicie pracownika. Jeśli dokument nie zostanie podpisany na czas – system ponowi przypomnienie. Dzięki temu cały proces przebiega płynnie i nie wymaga ciągłego zaangażowania ze strony zespołu HR.

5. Podpisywanie dokumentów o charakterze prawnym i urzędowym

W przypadku dokumentów związanych z odpowiedzialnością prawną, bezpieczeństwem lub zobowiązaniami formalnymi, zwykły podpis elektroniczny może nie wystarczyć. W takich sytuacjach niezbędny jest podpis kwalifikowany (QES), który ma pełną moc prawną i jest uznawany przez instytucje administracyjne.

Dotyczy to m.in.:

• zaświadczeń o niekaralności,
• dokumentów wymagających poświadczenia notarialnego,
• oświadczeń o odpowiedzialności materialnej,
• umów dotyczących praw autorskich lub własności intelektualnej,
• wezwań, zawiadomień, pism procesowych,
• korespondencji z organami ścigania lub instytucjami państwowymi.

Zamiast drukować, skanować i czekać na fizyczny podpis, wszystkie te dokumenty możesz podpisać cyfrowo – w kilka kliknięć, bezpośrednio w systemie HR, z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami.

Jeśli korzystasz z integracji podpisu elektronicznego z platformą HR, nie musisz już zapisywać kopii na dysku lokalnym. Podpisany dokument zostanie poprawnie dodany do odpowiedniego folderu pracownika. W razie potrzeby wszystkie ważne pliki masz pod ręką – uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.

6. Podpisywanie i masowa aktualizacja polityk oraz dokumentów wewnętrznych

Jeśli w Twojej firmie często pojawiają się zmiany – np. w polityce urlopowej, zasadach poufności czy systemie premiowym, potrzebujesz nie tylko poinformować pracowników, ale też zebrać ich podpisy pod zaktualizowanymi dokumentami. Co w sytuacji, gdy zatrudniasz kilkadziesiąt, kilkaset, a nawet więcej osób?

W tradycyjnym modelu oznaczałoby to wysyłanie wielu przypomnień, ręczne śledzenie statusów i żmudne kompletowanie plików na potrzeby audytu. Podpis elektroniczny pozwala przeprowadzić ten proces znacznie szybciej i bez zbędnych komplikacji. Możesz jednym kliknięciem załadować dokumenty, przypisać je do odpowiednich osób (dzięki automatycznemu dopasowaniu nazwisk), a pracownicy otrzymają powiadomienie i podpiszą wszystko w kilka sekund. Cały proces można wygodnie monitorować – wystarczy posortować dokumenty według statusu, by sprawdzić, kto już podpisał.

7. Zmiany warunków zatrudnienia w umowach o pracę

Gdy zmiana stanowiska, awans lub nowe obowiązki wymagają ponownego podpisania umowy – zgodnie z przepisami prawa pracy lub wewnętrznymi zasadami firmy – warto zadbać, by cały proces przebiegał sprawnie i bez zbędnych formalności po obu stronach.

Nowy poziom wynagrodzenia, premia, aneks do umowy czy wewnętrzne zarządzenie – wszystko to może przyjąć formę oświadczenia woli podpisanego elektronicznie – wystarczy kilka kliknięć.

System HRM zintegrowany z usługą e-podpisu porządkuje kwestie używania podpisów elektronicznych w organizacji. Umożliwia weryfikację podpisów, pozwala automatycznie zapisać podpisany dokument PDF w odpowiednim folderze oraz natychmiastowo przesłać nową wersję umowy do pracownika.

Dzięki temu aktualizacja warunków zatrudnienia przebiega płynnie – bez opóźnień, zbędnej korespondencji i konieczności ręcznego porządkowania dokumentów.

Obsługa podpisów elektronicznych w trybie zdalnym i mobilnym

Zdarza się, że przełożony musi pilnie podpisać umowę, zaświadczenie lub dokument związany z przekazaniem obowiązków – a akurat jest w delegacji, poza biurem albo pracuje zdalnie. Wcześniej oznaczałoby to opóźnienia i konieczność ponownego angażowania działu HR.

Dzięki e-podpisowi zintegrowanemu z platformą HR wystarczy kilka kliknięć na smartfonie. Dział HR może wczytać dokument elektroniczny do systemu, a przełożony może go od razu przejrzeć oraz podpisać dokument z dowolnego miejsca, bez potrzeby logowania się do dodatkowych narzędzi.

Z tego samego rozwiązania mogą korzystać również kandydaci i pracownicy. Jeśli otrzymają ofertę pracy lub ważny dokument elektronicznie do podpisania w weekend albo podczas nieobecności, mogą załatwić wszystko z poziomu telefonu, bez przełączania między aplikacjami.

10. Rejestrowanie i raportowanie podpisanych dokumentów

Każdy podpisany dokument elektroniczny jest opatrzony certyfikatem walidacyjnym, który potwierdza, kto, kiedy, jakim podpisem i z jakiego urządzenia podpisał dokument. Te informacje mają pełną moc prawną i mogą służyć jako dowód wykonania określonych działań przez pracownika.

W systemie takim jak PeopleForce możesz wygodnie śledzić statusy podpisów i zarządzać dokumentami PDF, filtrując je według folderów, statusów lub konkretnych pracowników. Dzięki temu raporty można przygotować w kilka kliknięć – bez ręcznego kompletowania danych czy tworzenia dodatkowych zestawień w arkuszach kalkulacyjnych. Wszystko jest uporządkowane i gotowe do użycia, np. przy kontroli zewnętrznej lub audycie wewnętrznym.

Od czego zacząć wdrażanie podpisu elektronicznego w organizacji

Przejście na dokumentację elektroniczną najlepiej zacząć od uporządkowania procesów.

• Przeanalizuj obecny obieg dokumentów. Sprawdź, które dokumenty nadal funkcjonują w wersji papierowej i dlaczego. Zastanów się, czy możesz je przekształcić w dokumenty elektroniczne bez utraty zgodności z przepisami.
• Wybierz dostawcę podpisu elektronicznego. Zwróć uwagę, czy oferuje kwalifikowany podpis elektroniczny (QES), zgodność z eIDAS i możliwość integracji z Twoim systemem HR.
• Skonsultuj się z działem prawnym. Wybrane rozwiązanie powinno spełniać wszystkie lokalne wymagania dotyczące podpisywania dokumentów.
• Zadbaj o przygotowanie zespołu HR. Przygotuj go do cyfrowej obsługi kontraktów, umów i polityk.
• Testuj i skaluj wybrane rozwiązanie. Zacznij od małej grupy pracowników lub jednego działu, najlepiej operacyjnego, przed wdrożeniem go w całej firmie.

Jeśli szukasz platformy, która uprości cały ten proces – w PeopleForce podpiszesz, wyślesz i zapiszesz dokumenty w jednym miejscu. Bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi i bez problemów.

Podsumowanie: dlaczego podpis elektroniczny to dobry wybór dla HR

Podpisy elektroniczne i automatyzacja obiegu dokumentów to skuteczne narzędzia, które pozwalają oszczędzać czas oraz ograniczać biurokrację. Dzięki integracjom takim jak w PeopleForce możesz sprawnie zbierać podpisy, śledzić statusy dokumentów i przechowywać je w uporządkowany sposób. Ułatwia to codzienną pracę, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala zespołom HR skupić się na tym, co naprawdę istotne.

Chcesz zobaczyć, jak działa zautomatyzowany obieg dokumentów i podpis elektroniczny w PeopleForce? Umów się na demo i poznaj konkretne możliwości wdrożenia tych rozwiązań w Twoim zespole.