Jak AWT Bavaria zrewolucjonizowało strategię i procesy HR dzięki PeopleForce

Firma AWT Bavaria, oficjalny importer i dealer BMW, Rolls-Royce, INEOS GRENADIER oraz Aston Martin w Ukrainie, wdrożyła nowoczesne podejście do HR, koncentrując się na rozwoju i dobrostanie pracowników. Dzięki PeopleForce udało jej się usprawnić rekrutację, onboarding i zwiększyć efektywność zespołu.

Poznaj historię sukcesu AWT Bavaria.

O firmie

AWT Bavaria działa w dość konkurencyjnej branży motoryzacyjnej, zarządzając markami premium, takimi jak Aston Martin, Rolls-Royce i BMW. Firma ma ponad 450 pracowników w różnych lokalizacjach. Aby stworzyć dla nich nowoczesne i elastyczne środowisko pracy zgodne z europejskimi standardami, podjęła strategiczną decyzję o odejściu od przestarzałych metod zarządzania.

Wyzwanie

Przed nawiązaniem współpracy z PeopleForce, AWT Bavaria borykała się z wieloma wyzwaniami w obszarze procesów HR, takimi jak:

❌ Problemy z płynnością rekrutacji. Dotychczasowy proces zatrudniania opierał się na ręcznym śledzeniu kandydatów i korespondencji e-mailowej, co prowadziło do nieefektywności oraz opóźnień. „Był czasochłonny i frustrujący. Rekruterzy spędzali więcej czasu na zadaniach administracyjnych niż na poszukiwaniu najlepszych kandydatów” – wspomina Sabrina.

❌ Nieustrukturyzowany onboarding. Brak dobrze zaplanowanego procesu wdrożenia z jasnymi instrukcjami i przykładami sprawiał, że wiele osób na starcie czuło się zagubionych, co prowadziło do wysokiej liczby rezygnacji w okresie próbnym. Nowi pracownicy nie otrzymywali jednoznacznych wskazówek, a to niekorzystnie wpływało na ich pierwsze doświadczenia.

❌ Brak systemu zarządzania wynikami. Oceny wyników pracy były przeprowadzane manualnie i oparte na dokumentacji w formie papierowej. Wpływało to negatywnie na doświadczenia pracowników i nie było zgodne z celami zrównoważonego rozwoju. Nieefektywne podejście nie zapewniało ustrukturyzowanej oceny ani jasnych ścieżek rozwoju, a brak skutecznych mechanizmów feedbacku prowadził do problemów komunikacyjnych pomiędzy managerami a zespołem.

❌ Ograniczona przejrzystość. Pracownicy krytykowali organizację za brak otwartej komunikacji. Dlatego, jak podkreśla Sabrina, firma dążyła do zbudowania kultury transparentności i zaufania, wspieranej przez narzędzia umożliwiające otwarty dialog.

Wszystkie te trudności uwydatniły potrzebę wdrożenia przez AWT Bavaria nowoczesnego, zintegrowanego rozwiązania HR, które wesprze jej transformację w organizację zorientowaną na ludzi.

Transformacja procesu rekrutacji

Rekrutacja w AWT Bavaria była kiedyś czasochłonna i pełna niepotrzebnych komplikacji. Długie konwersacje  e-mailowe, arkusze kalkulacyjne i ręczne śledzenie kandydatów mocno obciążały zespół, utrudniając sprawną komunikację.

Wdrożenie PeopleForce całkowicie odmieniło ten proces, poprzez:

✅ Automatyzację procesów rekrutacyjnych. Automatyzacja zastąpiła ręczne pisanie e-maili i śledzenie kandydatów. Rekruterzy mogą teraz łatwo zarządzać statusami kandydatów, planować rozmowy kwalifikacyjne i prowadzić rekrutację bez opóźnień.

✅ Integrację z portalami pracy. Publikacja ofert na platformach takich jak LinkedIn stała się szybka i wygodna. Teraz rekruterzy mogą jednym kliknięciem dotrzeć do szerokiego grona talentów technicznych i strategicznych.

✅ Rekrutację opartą na danych. Zaawansowane narzędzia analityczne i raporty pozwoliły na identyfikację trudności w procesie rekrutacyjnym, np. przyczyn rezygnacji kandydatów. Dzięki tym informacjom zoptymalizowano strategię zatrudniania i zwiększono skuteczność procesów HR.

✅ Transparentną ocenę kandydatów. System kart wyników oferowany przez PeopleForce umożliwił obiektywną selekcję. Aktualnie kandydaci muszą spełniać 75% kryteriów, aby móc przejść do kolejnego etapu rekrutacji.

✅ Automatyzację komunikacji. Funkcja automatycznego tagowania kandydatów i wysyłki e-maili usprawniła przepływ informacji, eliminując ryzyko przeoczenia ważnych wiadomości.

Funkcja kart wyników okazała się szczególnie przydatna dla rekruterów, umożliwiając obiektywną ocenę kandydatów. Pozwala na analizę ich dopasowania zarówno pod względem kompetencji, jak i kultury organizacyjnej. Narzędzie to odegrało decydującą rolę w zapewnieniu sprawiedliwych i spójnych decyzji rekrutacyjnych.

Korzyści z wdrożenia PeopleForce:

✅ Proces zatrudniania szybszy o 50%.

✅ Rekruterzy mogą skupić się na pozyskiwaniu kluczowych talentów zamiast na procesach administracyjnych.

✅ Lepsze doświadczenie kandydatów dzięki usprawnionej i transparentnej komunikacji.

Transformacja procesu onboardingu

Przed wdrożeniem PeopleForce onboarding był jednym z największych wyzwań w AWT Bavaria. Nowi pracownicy często musieli samodzielnie odnajdywać się w swoich rolach, co prowadziło do zwiększonej liczby rezygnacji w okresie próbnym.

Dzięki PeopleForce onboarding zmienił się w zorganizowany i angażujący proces:

✅ Ustrukturyzowane sekwencje zadań. Dział HR opracował spersonalizowane plany onboardingowe, przypisując konkretne zadania odpowiednim zespołom – IT odpowiada za konfigurację sprzętu i dostępów, a managerowie liniowi prowadzą szkolenia stanowiskowe.

✅ Program „Buddy”. Nowozatrudnionym osobom przypisywany jest dedykowany opiekun, dzięku czemu świeżo upieczony pracownika ma poczucie wsparcia.

✅ Zautomatyzowane check-iny i ankiety. Regularne oceny po dwóch tygodniach i w połowie okresu próbnego pozwalają monitorować postępy oraz poziom zadowolenia pracowników. Ankiety satysfakcji dostarczają cennych informacji o dynamice zespołu i wskazują obszary do poprawy.

Sabrina podkreśla również, że PeopleForce umożliwiło automatyzację poszczególnych etapów onboardingu – od konfiguracji sprzętu i nadawania dostępów po monitorowanie wyników oraz oceny nowych pracowników. Spersonalizowane plany onboardingowe, oparte na mierzalnych celach i harmonogramach ewaluacji, znacząco ułatwiły proces wdrażania nowych talentów.

Korzyści z wdrożenia PeopleForce:

✅ Wzrost skuteczności okresu próbnego do 95%, co przełożyło się na zatrzymywanie pracowników w organizacji.

✅ Optymalizacja zasobów HR dzięki automatyzacji głównych procesów.
✅ Lepsza integracja nowych pracowników i wyższy poziom zaangażowania zespołu.

Oceny wydajności i poprawa kultury informacji zwrotnej

Przez lata w AWT Bavaria nie istniał formalny system zarządzania wynikami, co sprawiało, że pracownicy nie mieli jasnych ścieżek rozwoju ani systemu do formułowania konstruktywnego feedbacku. Dzięki PeopleForce wprowadzono bardziej przejrzysty i ustrukturyzowany system ocen pracowniczych oraz kulturę bieżącej informacji zwrotnej:

✅ Dostosowane oceny kompetencyjne. PeopleForce umożliwiło sprawiedliwe i adekwatne ocenianie pracowników, dostosowane do specyfiki ich ról. Kompetencje, takie jak przywództwo, delegowanie czy współpraca zespołowa, są teraz oceniane zgodnie z wymaganiami stanowiskowymi dzięki funkcji punktacji wydajności.

✅ Oceny 360 stopni. Narzędzia oceny PeopleForce pomogły zbudować kulturę regularnej komunikacji. Pracownicy zaczęli postrzegać feedback jako okazję do rozwoju, a nie krytykę.

✅ Szybkie i efektywne procesy. Wszystkie oceny, od przeglądów okresu próbnego po roczne oceny pracownicze, odbywają się cyfrowo, co pozwala oszczędzać czas i zasoby.

✅ Oceny okresu próbnego. Teraz pracownicy są oceniani w trakcie okresu próbnego według tych samych kryteriów kompetencyjnych, co w corocznych ocenach. Ułatwia to zachowanie spójności w monitorowaniu wyników.

✅ Plany rozwoju osobistego. Funkcja zarządzania zadaniami pozwala managerom wyznaczać jasne cele rozwojowe dla pracowników wymagających wsparcia w poprawie wyników. Dzięki temu mogą oni skuteczniej się rozwijać i przejmować większą odpowiedzialność za swoje wyniki.

Co więcej, funkcje raportowania w PeopleForce umożliwiły AWT Bavaria identyfikację luk w przywództwie oraz efektywne alokowanie budżetu na szkolenia tam, gdzie były najbardziej potrzebne.

Korzyści z wdrożenia PeopleForce:

✅ Wzrost efektywności organizacyjnej o 20%.

✅ Przejrzyste procesy oceny.

✅ Zmiana kultury organizacyjnej na bardziej proaktywną i nastawioną na rozwój.

Celem AWT Bavaria była pełna digitalizacja procesów HR, eliminacja zbędnej biurokracji i usprawnienie obiegu dokumentów.

Wdrożenie PeopleForce umożliwiło:

✅ Seryjne tworzenie dokumentów. PeopleForce zdobyło uznanie dzięki wyjątkowej zdolności do zarządzania obiegiem dokumentów. Jedną z najbardziej cenionych funkcji była możliwość masowego generowania dokumentów i dodawania ich bezpośrednio do profili pracowników.

✅ Elektroniczne podpisywanie dokumentów. Wprowadzenie funkcji podpisu elektronicznego stanowiło przełomowe usprawnienie, szczególnie w pracy zdalnej. Nie tylko zmniejszyło to zużycie papieru, ale także zaoszczędziło czas zespołów – pracownicy nie musieli już podróżować do biura, aby dopełnić formalności.

Jak podkreśla Sabrina, wykorzystanie platformy PeopleForce pozwala zespołowi pracować szybciej i bardziej efektywnie, jednocześnie wspierając budowę nowoczesnej, zautomatyzowanej organizacji.

Trzy najważniejsze aspekty współpracy AWT Bavaria i PeopleForce

Poza rekrutacją, onboardingiem i zarządzaniem wynikami, PeopleForce odegrało ważną rolę w optymalizacji strategii HR w AWT Bavaria.

✅ Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo. Narzędzie Safe Speak z funkcją anonimowego sygnalizowania naruszeń (whistleblowing) zapewnia organizacji bezpieczne oraz bardziej inkluzywne środowisko pracy, w którym pracownicy mogą swobodnie i poufnie poruszać wrażliwe kwestie.

✅ Efektywna komunikacja między działami. Funkcje zbiorowego generowania dokumentów oraz e-podpisów znacznie uprościły procesy administracyjne, eliminując czasochłonne formalności i oszczędzając cenny czas.

✅ Wyższe zaangażowanie pracowników. Intuicyjne narzędzia PeopleForce, takie jak aplikacja mobilna i sekcja aktualności, scentralizowały komunikację oraz ułatwiły pracownikom wygodny dostęp do potrzebnych informacji HR, zwiększając ich satysfakcję.

Doświadczenie AWT Bavaria z PeopleForce potwierdza wszechstronność naszej platformy w zwiększaniu efektywności operacyjnej, bezpieczeństwa i zaangażowania pracowników. Automatyzacja zgodności z przepisami, skrócony obieg dokumentów i sprawna komunikacja pozwoliły firmie wdrożyć bardziej spójną oraz skalowalną strategię HR.