Jak stworzyć idealną strategię retencji dzięki platformie HR

Retencja pracownicza to pięta achillesowa wielu firm. Często nawet najlepiej prosperujące organizacje borykają się wewnętrznie z niezadowoleniem pracowników. A pracownicy z niezadowoleniem się nie kryją, wręcz przeciwnie! Wyrażają głośno swoje frustracje na platformach społecznościowych. Często padają określenia, takie jak „cicha rezygnacja” (ang. quiet quitting), czy „jaka płaca, taka praca” (ang. act your wage), będące wyrazem poczucia niedocenienia i braku zaangażowania. Według raportu „State of the Global Workplace: 2023 Report” (Gallup), zjawisko cichej rezygnacji dotyczy prawie 6 na 10 zatrudnionych osób.

Zadbanie o odpowiedni poziom zadowolenia pracowników ma zasadnicze znaczenie dla długoterminowego sukcesu organizacji. I nie chodzi tylko o zapewnianie swojemu zespołowi przywilejów, dodatków płacowych i innych korzyści. Chodzi o sprawienie, aby czuli, że ich praca ma znaczenie, a oni sami są ważni dla firmy.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, dlaczego utrzymywanie pracowników jest tak istotnym procesem. Przekonasz się, jakie wyzwania stają przed organizacjami oraz w jaki sposób platformy HR pomagają tworzyć skuteczne strategie retencji, zwiększające zaangażowanie i satysfakcję w zespole.

Znaczenie strategii retencji pracowników w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Strategie retencji pracowników są kluczem do zapewnienia stabilności, produktywności i wzrostu organizacji. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom wynikającym z ich wdrożenia.

Poprawa obsługi klienta

Utrzymanie w zespole wykwalifikowanych pracowników przekłada się na poprawę jakości obsługi klienta. Stabilizacja wskaźnika rotacji pracowniczej zapobiega tworzeniu się luk kompetencyjnych, co umożliwia płynne i efektywne przeprowadzanie wszystkich operacji. Zagwarantowanie klientom stałej, wysokiej jakości obsługi, zwiększa ich satysfakcję i redukuje liczbę skarg.

Oszczędność czasu

Strategie retencyjne mogą znacząco oszczędzać czas, który inaczej byłby przeznaczony na rekrutację i onboarding nowych osób. Dzięki temu dział HR może skupić się na podnoszeniu satysfakcji pracowników i poprawie kultury organizacyjnej. Z kolei managerowie, mniej obciążeni procesami wdrażania nowych pracowników oraz ich nadzorem i szkoleniem, mogą poświęcić więcej uwagi na realizację strategicznych celów firmy.

Niższe koszty

Znalezienie i zatrudnienie nowego pracownika to proces, który nie tylko zakłóca przebieg prac, ale też generuje spore koszty. Dzięki odpowiedniej strategii retencji firma może przeznaczyć oszczędzone zasoby na wypłatę świadczeń pracowniczych lub awanse najlepszych pracowników firmy na wyższe stanowiska.

Wzrost zaangażowania pracowników

Wdrożenie efektywnych strategii retencyjnych może znacząco podnieść satysfakcję oraz poziom zaangażowania pracowników. Jest to szczególnie istotne w świetle danych z raportu Gallupa, wskazujących, że tylko 13% pracowników w Europie wykazuje pełne zaangażowanie w pracę.

Pracownicy, którzy odczuwają uznanie i wsparcie ze strony pracodawcy, wykazują większe zaangażowanie i motywację do wykonywania powierzonych zadań. Działania retencyjne przyczyniają się do stworzenia efektywnego środowiska pracy, które napędza rozwój firmy.

Pozytywny wpływ na kulturę organizacyjną

Wysoka rotacja wprowadza negatywną atmosferę w miejscu pracy. Kiedy z zespołu odchodzą kolejne osoby, pracownicy są mniej efektywni, bardziej sfrustrowani, a ich morale słabnie.

Dla wielu odnoszących sukcesy firm zatrzymywanie pracowników jest priorytetowym działaniem, nawet przy niskich wskaźnikach rotacji. To bardzo rozsądne, ponieważ strategie retencyjne zachęcają pracowników do pozostawania w firmie, poprawiają ich równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i zwiększają poziom zaangażowania, co ostatecznie przekłada się na wyższe przychody całej organizacji.

Wyzwania związane z retencją pracowników

Istnieje wiele przyczyn wysokiej rotacji pracowników w firmie. Oto niektóre z najczęstszych problemów związanych z retencją, z jakimi borykają się firmy.

Przepracowanie

W 2022 roku McKinsey Health Institute przeprowadziło globalną ankietę wśród 15 tys. pracowników z 15 krajów świata. Aż 25% ankietowanych stwierdziło, że czuje wypalenie zawodowe.

Długotrwała praca bez przerw szkodzi rozwojowi zawodowemu, morale i dobrostanowi pracowników. Przepracowanie zdecydowanie zwiększa rotację i obniża satysfakcję z pracy oraz zaangażowanie. 

Brak uznania

Pracownicy najlepiej rozwijają się tam, gdzie ich wkład jest dostrzegany i doceniany. Natomiast brak uznania może sprawić, że poczują się niedocenieni i niezaangażowani.

Pracownicy, którzy nie są chwaleni za swoją pracę, czują się mniej zmotywowani i są mniej skłonni do poświęceń. Może to obniżyć ich satysfakcję z pracy i doprowadzić do sytuacji, w której będą szukać uznania gdzie indziej.

Nieadekwatne wynagrodzenie

W badaniu SHRM z 2022 roku 74% specjalistów HR potwierdziło, że głównym powodem odejść pracowników z ich organizacji jest nieadekwatne wynagrodzenie, w tym wysokość premii, udziałów w zyskach, świadczeń pracowniczych itp.

Gdy pracownicy czują, że nie są sprawiedliwie wynagradzani, mogą szukać lepiej płatnych miejsc pracy, dlatego zapewnienie konkurencyjnych pakietów wynagrodzeń jest kluczowe dla zatrzymania najlepszych talentów.

Toksyczna kultura firmy

Toksyczna kultura firmy napędzana jest nieufnością, brakiem szacunku i złą komunikacją. To odpycha pracowników i utrudnia firmie odniesienie sukcesu. Nikt nie chce pracować tam, gdzie nie może swobodnie zabrać głosu ani tam, gdzie jego praca nie jest doceniana.

Negatywna atmosfera w organizacji powoduje wzrost poziomu stresu i sprzyja wysokiej rotacji pracowników. Aby temu zapobiec, liderzy powinni dążyć do otwartej rozmowy i budować wspierające środowisko pracy.

Niewłaściwie prowadzone procesy rekrutacyjne

Zaledwie 12% pracowników uważa, że ich firma dobrze radzi sobie z wdrażaniem nowozatrudnionych osób (Gallup), a przecież niewłaściwie przeprowadzony onboarding utrudnia nowym pracownikom dopasowanie się do firmy i zrozumienie jej. Ci, którzy napotykają problemy na początku współpracy, szybko rezygnują.

Odpowiednio opracowane procesy zatrudniania i onboardingu mogą zwiększyć retencję pracowników, poprawić ich ogólne doświadczenia oraz zaangażowanie.

Wykorzystanie platformy HR na potrzeby retencji

Platformy HR to narzędzia, które skutecznie pomagają rozwiązywać problemy związane z pozyskiwaniem, utrzymywaniem i zatrzymywaniem najlepszych talentów. Wytypowaliśmy cztery sposoby, dzięki którym platformy HR mogą wesprzeć proces zatrzymywania pracowników i tworzenie strategii retencji w Twojej firmie.

Uproszczenie procesów preboardingu i onboardingu

Sprawne procesy preboardingu i onboardingu mają kluczowe znaczenie dla utrzymania pracowników, bo właśnie na tych etapach kształtują się interakcje między nowym pracownikiem a firmą. Platformy HR, takie jak PeopleForce, upraszczają te procesy, angażując pracowników od pierwszego dnia.

Nasze rozwiązanie ułatwia nowym pracownikom bezproblemowe dołączenie do zespołu oraz zapoznawanie się z procedurami i politykami. Z kolei firma może efektywnie gromadzić i organizować dane za pomocą zautomatyzowanych workflow oraz spersonalizowanych formularzy.

Preboarding zorganizowany przy pomocy naszej platformy umożliwi powitanie nowych pracowników jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem przez nich pracy. Twój dział HR zbierze istotne informacje, aby spersonalizować kolejne etapy wdrażania. Oprogramowanie pozwoli Ci również modyfikować i dostosowywać przebieg onboardingu dla każdego działu, co oznacza, że każdy nowy pracownik otrzyma odpowiednie wsparcie.

Poprawa zaangażowania pracowników

Utrzymanie zaangażowania i zadowolenia pracowników z pracy jest kluczem do ich satysfakcji. W badaniu zaangażowania pracowników świetnie sprawdzi się Pulse – jeden z modułów naszej platformy, wyposażony w intuicyjny i przyjazny interfejs.

Pulse pozwala zbierać ważne informacje zwrotne od pracowników za pomocą ankiet online. Ułatwi Ci to bieżące obserwowanie poziomu zaangażowania, zadowolenia i motywacji pracowników. Analizując wyniki ankiet, możesz poprawić i zwiększyć zaangażowanie w zespole. W tym module znajdziesz też ankietę eNPS, która obrazuje informacje zwrotne na temat zadowolenia pracowników w określonym czasie. Pomoże Ci ona określić poziom lojalności oraz wykryć istniejące problemy i stworzyć lepsze środowisko pracy. 

Jedną z ciekawszych funkcji Pulse jest możliwość tworzenia niestandardowych pytań ankietowych. Przyśpiesza to identyfikację czynników wpływających na zaangażowanie pracowników, dzięki czemu Twoi managerowie będą mogli szybko zająć się poprawianiem tych obszarów.

Wdrożenie zarządzania wydajnością

Skuteczne zarządzanie wydajnością ma ogromne znaczenie dla zatrzymania pracowników i zwiększenia produktywności. Nasze rozwiązanie – Perform – pomaga wygodnie wyznaczać cele i śledzić postępy w ich realizacji.

Dzięki automatycznie śledzonym wskaźnikom KPI, Twoi managerowie zweryfikują, jak radzi sobie zespół i upewnią się, że wszyscy dążą do tych samych celów. Perform ułatwia także ustalanie i śledzenie celów za pomocą OKR, zarówno dla poszczególnych osób, działów, jak i całej firmy.

Ten moduł oferuje również funkcję przekazywania informacji zwrotnych za pomocą ocen 360 stopni, co poprawia komunikację wewnętrzną. Wdrożona automatyzacja ankiet zapewni Ci regularność przepływu informacji i podniesie jakość spotkań 1:1. Wszyscy managerowie, jak i pracownicy mogą z łatwością śledzić cele, rozwiązywać problematyczne kwestie i planować rozwój.

Komunikacja i informacje zwrotne

Skuteczna komunikacja i kanały informacji zwrotnej są niezbędne do utrzymania zdrowego środowiska pracy. Dzięki funkcji Safe Speak, którą wdrożyliśmy na naszej platformie, zespoły zyskały bezpieczną i anonimową przestrzeń do sygnalizowania problemów.

Safe Speak umożliwi Twoim pracownikom całkowicie anonimowe zgłaszanie drażliwych lub poufnych kwestii, takich jak wykroczenia finansowe lub niewłaściwe zachowania w miejscu pracy itp. To narzędzie daje managerom wgląd w to, co aktualnie dzieje się w firmie, dzięki czemu mogą szybko reagować na problemy.

Funkcja Safe Speak dba o prywatność i wykorzystuje szyfrowanie, aby chronić osobę zgłaszającą sprawę. Buduje to zaufanie oraz zachęca pracowników do zabierania głosu, tworząc bardziej otwartą i wiarygodną kulturę firmy.

Wdrożenie strategii retencji pracowników

Każda firma opracowuje własne strategie retencji – mniej lub bardziej skuteczne. Te bardziej skuteczne często wykorzystują technologię, np. platformy HR, aby przyśpieszyć różne procesy i usprawnić pracę managerów. Przekonajmy się więc, jak krok po kroku stworzyć własną strategię zatrzymywania pracowników, korzystając z różnych funkcji platformy HR.

Krok 1. Zidentyfikuj czynniki wpływające na retencję

Przede wszystkim musisz zrozumieć, czemu pracownicy są niezadowoleni i dlaczego odchodzą. Gdy wykryjesz problem i go rozwiążesz, zatrzymasz więcej pracowników. Dzięki oprogramowaniu HR możesz sprawdzić, w jaki sposób na retencję wpływają wynagrodzenie, świadczenia i kultura pracy.

Regularne ankietowanie pozwala gromadzić dane o czynnikach wpływających na retencję. Dzięki konfigurowalnym ankietom i narzędziom analitycznym PeopleForce każda firma może łatwo zidentyfikować powody, przez które pracownicy myślą o rezygnacji. Co ważne, wszystkie analizy na naszej platformie są przeprowadzane w czasie rzeczywistym.

Krok 2. Monitoruj wskaźniki retencji

Monitorowanie wskaźników retencji powinno być realizowane konsekwentnie, ponieważ pozwala proaktywnie interweniować w przypadku problemów i może zapobiec zwiększeniu się rotacji.

Narzędzia analityczne PeopleForce ułatwią Ci obserwowanie, jak w czasie rzeczywistym zmieniają się zaangażowanie i rotacja, dzięki czemu dostrzeżesz alarmujące trendy i zyskasz możliwość szybkiego wdrożenia działań naprawczych, poprawiających retencję.

Krok 3. Zapewnij ciągłość informacji zwrotnych

Informacje zwrotne to podstawa otwartej komunikacji i współpracy. Możliwość wyrażania opinii przez pracowników przyczynia się do poprawy organizacji pracy. Do sprawnego przekazywania feedbacku potrzebne są kanały komunikacji, np. ankiety, systemy sugestii, czy regularne spotkania z zespołem. Analiza zebranych danych to klucz to wykrywania trendów i obszarów wymagających poprawy.

PeopleForce oferuje szereg narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych, w tym ankiety, funkcje komunikacyjne i funkcję Safe Speak do anonimowego raportowania. Narzędzia te pomogą Ci wspierać otwartą i transparentną komunikację w zespole oraz ułatwią pracownikom wyrażanie swojego zdania.

Krok 4. Przewiduj i zapobiegaj

Analiza predykcyjna pozwala firmom wykrywać problemy z retencją, zanim staną się one większe i niemożliwe do opanowania. Gdy prawidłowo uda Ci się wytypować, kto z pracowników może wkrótce odejść, po pierwsze – masz szansę podjąć kroki w celu zatrzymania tej osoby, a po drugie – ograniczysz rotację.

Dzięki zaawansowanej analityce PeopleForce możesz przewidywać wyzwania związane z retencją i działać odpowiednio wcześnie. Korzystając z danych historycznych, z łatwością zidentyfikujesz pracowników z grupy ryzyka i zastosujesz strategie retencji.

Krok 5. Zadbaj o strategie adaptacyjne

Strategie retencji muszą ewoluować, aby zapewniać pracownikom odpowiedni poziom satysfakcji. Bieżący wgląd w potrzeby zespołu umożliwia firmom trafne dostosowywanie strategii.

Z PeopleForce bez problemu przeanalizujesz dane i dowiesz się, co sprawia, że pracownicy są zaangażowani, a co wpływa na nich negatywnie. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zmodyfikować elementy obecnej strategii, np. uelastycznisz harmonogramy, zapewnisz pracownikom nowe możliwości rozwoju kariery albo bardziej konkurencyjne wynagrodzenie.

Podsumowanie

Czy wiesz, że jeden na trzech europejskich pracowników rozważa odejście z pracy w ciągu najbliższych sześciu miesięcy? Właśnie dlatego firmy muszą posiadać strategie retencyjne.

O wiele łatwiej będzie Ci zatrzymywać pracowników, kiedy skorzystasz z platformy HR, takiej jak PeopleForce. Nasz zestaw narzędzi pomoże Ci szybko zebrać informacje oraz zidentyfikować czynniki wpływające na retencję, a następnie ułatwi dostosowanie aktualnej strategii do potrzeb pracowników.

Nie czekaj, aż z Twojego zespołu odejdzie kolejna osoba. Spotkaj się z naszymi ekspertami i skutecznie popraw retencję w swojej firmie.