10 typów HR workflow, które warto wdrożyć w firmie

Na początku 2022 roku w Forbes ukazał się artykuł, który skłonił nas do refleksji nad kwestią stresu pracowników. Jego autorzy przywołali badania, z których wynikało, że 98% specjalistów HR doświadczyło wypalenia zawodowego spowodowanego poważnymi zmianami w środowisku pracy i falą „Wielkiej Rezygnacji”. Co więcej, aż 97% respondentów twierdziło, że odczuwało wyczerpanie emocjonalne związane z pracą, ponieważ musieli samodzielnie radzić sobie ze stresem. 88% respondentów obawiało się, że będzie musiało wrócić do codziennych zmagań z natłokiem pracy.

Wypalenie zawodowe pracowników, stres i przeciążenie obowiązkami odbijają się negatywnie na ogólnej wydajności firmy. To nie „złe emocje”, które zabijają ducha zespołu, ale zjawiska, które obniżają jakość i rentowność pracy całej organizacji. Zadaj sobie więc pytanie, czy robisz wszystko, aby zapobiec ich występowaniu we własnym zespole.

Wymienione wyżej zjawiska są czynnikami zwiększającymi ryzyko wystąpienia błędów ludzkich w miejscu pracy. Błędy te nie tylko zmniejszają wydajność pracy, ale mogą też obniżać jakość komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej (np. z kandydatami), a to z kolei osłabia zainteresowanie marką pracodawcy albo nawet spowoduje utratę zaufania wobec niej.

Jak sobie poradzić z tymi problemami? Wdrożyć automatyzację procesów.

Czym jest workflow?

Workflow, czyli zautomatyzowany przepływ pracy to wstępnie zaplanowana sekwencja zadań, które są przypisywane przez system do odpowiedzialnych za nie osób w danym terminie lub po wystąpieniu określonego zdarzenia.

Odpowiednio skonfigurowane workflow nie tylko odciąża psychicznie pracownika, bo nie musi on już pamiętać o wielu różnych rzeczach naraz, ale przede wszystkim redukuje obciążenie pracą i powtarzalnymi zadaniami oraz usprawnia przebieg procesów, w tym procesów HR.

Wykorzystując workflow firma może:

• zmniejszyć obciążenie zespołu sprawami organizacyjnymi i przygotowaniami nawet o 30%;
• poprawić wskaźniki onboardingu o 25% i zwiększyć satysfakcję zespołu o 15%;
• zredukować liczbę osób potrzebnych do wykonywania powtarzalnych zadań o 58%;
• zautomatyzować ważne procesy HR tak, aby nie pochłaniały one cennego czasu, uwagi i zasobów.

Przekonaj się, co jeszcze potrafią zautomatyzowane przepływy pracy, jak nauczyć się je planować i jak je konfigurować.

Jak workflow może pomóc wyeliminować błędy w codziennej realizacji zadań?

Workflow pomaga z wyprzedzeniem ocenić złożoność działań, które muszą zostać wykonane, aby jakieś zadanie zostało zrealizowane w określonym czasie lub aby dane wydarzenie odbyło się w terminie.

Na przykład, wyobraź sobie, że Twój współpracownik obchodzi urodziny. Wypadałoby mu pogratulować lub może nawet zorganizować jakąś małą uroczystość z tej okazji. Niestety w nawale codziennych zadań, gdzieś uciekła Ci ta data i z przygotowań nic nie wyszło. Tę i inne podobne sytuacje można z łatwością wyeliminować wykorzystując workflow. Wystarczy system HRM, kilka minut planowania, przypisanie zadań do odpowiednich osób i gotowe! System będzie wysyłał odpowiednie powiadomienia każdej osobie przypisanej do danego workflow.

Podstawą każdej sekwencji workflow jest odpowiednio określone zdarzenie wyzwalające, czyli trigger. To element, który zainicjuje wysyłkę powiadomień (np. zbliżająca się data urodzin). Kiedy określisz trigger i osoby, które mają otrzymać powiadomienie o wydarzeniu, workflow będzie gotowe. W ten sposób możesz wygodnie zautomatyzować przygotowania do dowolnego wydarzenia.

Bez problemów z planowaniem, bez presji i myślenia „nie nadążam!”. Wdrożenie workflow eliminuje błędy spowodowane czynnikiem ludzkim i zmniejsza poziom stresu u pracowników. Uwalnia również specjalistów HR z powtarzalnej rutyny i chroni ich przed wypaleniem zawodowym.

Jak działają sekwencje workflow w PeopleForce?

PeopleForce umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby workflow, bazując na dwóch schematach.

• Definiowanie workflow na podstawie daty. Datą może być rozpoczęcie lub zakończenie pracy, urodziny lub rocznica pracy, a także zakończenie okresu próbnego. 📌 Będziemy rozszerzać listę triggerów w kolejnych aktualizacjach.

• Manualne definiowanie workflow. Użyj tej opcji, jeśli automatyzujesz proces, który nie jest powiązany z konkretną datą, ale chcesz go przypisać do określonych pracowników przed określonym zdarzeniem.

Po wybraniu wyzwalacza musisz określić łańcuch zadań, wiadomości e-mail lub webhooków, które muszą zostać ukończone, wysłane lub rozpatrzone przed datą zdarzenia.

Na koniec wybierzesz, do jakiej grupy pracowników przepływ pracy będzie miał zastosowanie lub przypiszesz go bezpośrednio do odpowiedniej osoby.

Aby móc automatyzować procesy wykorzystując workflow, warto poświęcić trochę czasu na rozplanowanie zadań z uwzględnieniem różnych scenariuszy, jakie mogą wydarzyć się podczas realizacji. Dla ułatwienia zebraliśmy 10 najważniejszych procesów, których automatyzacja ułatwi życie działowi HR.

10 procesów HR, które warto zautomatyzować wykorzystując workflow

Przygotowanie się na przybycie do pracy nowego pracownika (preboarding)

Preboarding, czyli wstępna adaptacja, to okres pomiędzy datą przyjęcia oferty pracy a pierwszym dniem nowego pracownika w firmie. Przygotowania do adaptacji pracownika można jednak rozpocząć jeszcze wcześniej, w zależności od kultury organizacyjnej i odpowiedzialności za procesy zespołowe. Czasami specjaliści HR uwzględniają elementy adaptacji jeszcze przed podpisaniem oferty pracy, na przykład podczas wypełniania firmowej strony kariery.

Wszystkie te niuanse można uwzględnić w zautomatyzowanym workflow preboardingu, wybierając pierwszy dzień pracy jako datę wyzwalającą i okres realizacji od tygodnia do miesiąca lub dłużej przed datą rozpoczęcia, w zależności od celów.

W workflow preboardingu warto uwzględnić m.in.:

• ustalenie zakresu obowiązków służbowych;
• określenie harmonogramu pracy;
• zakup niezbędnego sprzętu firmowego;
• organizację miejsca pracy;
• wydanie dostępów do systemów itp. welcome kit

Automatyzacja obiegu dokumentów

Aby ułatwić życie specjalistom HR, możesz opracować osobne workflow do tworzenia i dostarczania pracownikom wszystkich niezbędnych dokumentów i szablonów dokumentów. Możesz zdefiniować manualne workflow, które przypiszesz komuś w razie potrzeby lub workflow triggerowane datą ustawioną na pierwszy dzień pracy pracownika.

W PeopleForce można zautomatyzować dokumenty wybierając odpowiedni zespół z rozwijanego menu typów zadań.

Workflow związane z dokumentacją zazwyczaj obejmuje:

• podpisanie umowy o pracę wraz z załącznikami;

• podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA);

• wydanie dokumentów dodatkowych (karty dostępu, karty wstępu do obiektów zewnętrznych np. na siłownię itp.);

• podpisanie ubezpieczenia, jeśli zostało zapewnione od pierwszego dnia pracy.

Onboarding

Onboarding to rodzaj workflow, które może odnosić się zarówno do okresu przed rozpoczęciem przez pracownika pierwszego dnia pracy, jak i do okresu po nim.

W PeopleForce z łatwością stworzysz workflow onboardingu. Pamiętaj tylko, że jest to obszerny proces, który może trwać dość długo i musisz uwzględnić w nim wiele elementów, które będą stanowić podstawę do zaangażowania nowych pracowników.

Workflow onboardingu powinno obejmować m.in.:

• przedstawienie pracownika w jego dziale, zespole lub projekcie;
• spotkania z bezpośrednim przełożonym (spotkanie 1:1);
• spotkania z podwładnymi (spotkania 1:1);
• przedstawienie na spotkaniu zespołu lub podczas telekonferencji;
• powitalną wiadomość e-mail lub powitanie na czacie służbowym;
• powitanie w systemie HRIS, jeśli jest on wykorzystywany w firmie;
• planowanie wspólnych spotkań po 1 tygodniu, 1 miesiącu i 3 miesiącach w celu omówienia wyników pracy i wrażeń.

W workflow definiujesz łańcuch zadań, wiadomości e-mail lub webhooków, które muszą zostać wykonane, wysłane lub uwzględnione przed rozpoczęciem wydarzenia lub procesu.Możesz także wybrać, jaka grupa osób będzie odpowiedzialna za zadania w workflow lub później przypisać workflow bezpośrednio do wybranej osoby.

Pomyślne / niepomyślne zakończenie okresu próbnego

Pracownik może przejść okres próbny pomyślnie lub nie, dlatego warto mieć wcześniej zaplanowaną listę działań do zautomatyzowania w ramach workflow, aby o niczym nie zapomnieć.

W przypadku pomyślnego zakończenia triggerem dla workflow w systemie będzie ostatni dzień okresu próbnego. Jeśli okres próbny zakończy się niepowodzeniem, workflow może zostać manualnie dopisane do pracownika, który odchodzi z firmy.

W tym workflow warto uwzględnić np.:

• przyznanie dodatkowego dostępu, wymaganego jeśli specjalista ma dostęp do materiałów poufnych po okresie próbnym;
• cofnięcie wszystkich dostępów, jeśli pracownik opuszcza firmę;
• wysyłkę dodatkowych materiałów;
• odbiór sprzętu firmowego od pracownika, jeśli współpraca nie będzie kontynuowana;
• wysyłkę listu powitalnego lub pożegnalnego, w zależności od wyniku okresu próbnego.

Świętowanie urodzin

Jeśli chcesz skutecznie angażować swoich pracowników w życie zespołu i budować między nimi dobre relacje, wykorzystaj do tego workflow. Przygotuj się do wspólnego świętowania ważnych dni ustawiając jako trigger datę urodzin pracownika.

Nie zapomnij o:

• liście powitalnym i gratulacjach na wewnętrznym czacie firmy;

• zakupie prezentu (opcjonalnie);

• wysłaniu prezentu pocztą (opcjonalnie);

• zorganizowaniu uroczystości offline (opcjonalnie);

• zapewnieniu dodatkowych bonusów (np. o naliczeniu premii urodzinowej, naliczeniu dodatkowego dnia wolnego itp.).

Świętowanie rocznicy pracy

Podobnie jak urodziny, rocznica pracy jest również uważana za wyzwalacz w systemie i może rozpoczynać odpowiednie workflow. Już nie zapomnisz pogratulować pracownikom ich rocznic i osiągnięć zawodowych, na czas kupisz prezent lub naliczysz premię. Rocznica pracy może być również dobrą podstawą do przeglądu planu rozwoju pracownika.

Szkolenia lub warsztaty dotyczące protokołów bezpieczeństwa

Jeśli kwestie bezpieczeństwa są regularnie omawiane w Twojej firmie, na przykład szkolisz pracowników w zakresie zgodności z certyfikacją ISO, wówczas warto zautomatyzować powtarzalne czynności przygotowawcze. Wykorzystaj manualnie definiowane workflow. Możesz wybrać sekwencję działań i przypisać workflow do członków zespołu, którzy przechodzą szkolenie.

Planowanie projektów

Jeśli musisz wykonać określoną liczbę zadań, aby przygotować się do uruchomienia projektu albo podjąć szereg działań w związku z konferencją, szkoleniem lub wystąpieniem, najlepiej zaplanować wszystkie zadania i czynniki z wyprzedzeniem korzystając z workflow. Ten rodzaj przepływu pracy będzie również obsługiwany manualnie, a później można przypisać serię działań do wykonania tylko osobom odpowiedzialnym za projekt.

Przygotowanie do oceny pracowniczej

Wyobraź sobie, że zbliża się cykl oceny, na przykład coroczna ocena wydajności pracowników. To ważne wydarzenie, które wymaga dodatkowych nakładów czasu i uwagi. Przygotuj się do niego, korzystając z manualnie definiowanego workflow i weź pod uwagę np.:

• przydzielenie odpowiedniego limitu czasowego na przejrzenie odpowiedzi;
• sporządzanie listów oceniających (zapraszających do samooceny, oceny managera, oceny współpracownika itp.);
• opracowanie kwestionariusza cyklu;
• wybór kompetencji do oceny;
• planowanie spotkań 1:1, aby omówić wyniki oceny.

Offboarding

Offboarding jest nie mniej ważny niż onboarding w cyklu życia pracownika. Kiedy przychodzi do rozwiązania umowy, trzeba przestrzegać konkretnych zasad, które pomogą zadbać o pozytywne doświadczenia i podtrzymać dobre relacje z pracownikiem. Uwzględnij w swoim workflow m.in.:

• zaplanowanie rozmowy końcowej i ułożenie do niej pytań;
• organizację pożegnania od zespołu;
• organizację prezentu od zespołu;
• wyjaśnienie współpracownikom powodów wypowiedzenia;
• proces przekazania odpowiedzialności i obowiązków innemu współpracownikowi.

Download the PDF file '10 HR workflows that you should automate' and always have important information at your fingertips to help you streamline the most critical processes in your team.

Summary

Dobry pracodawca to taki, który rozumie potrzeby swoich pracowników i wie, w którym momencie trzeba wesprzeć zespół, aby nie spadła wydajność pracy. Odpowiednio zaprojektowane workflow to właśnie taka forma wsparcia – pracownicy, zamiast pamiętać o wielu rzeczach naraz, mogą skupiać się na wykonywaniu swoich obowiązków. W efekcie rośnie motywacja oraz zaangażowanie zespołu i utrwala się pozytywny wizerunek pracodawcy.Jeśli chcesz przekonać się, czy workflow, które oferuje nasza platforma HRM to rozwiązanie dla Ciebie, umów się na prezentację demo.

Zobaczysz, jak łatwo można skonfigurować automatyzację procesów, która poprawi Twoje metryki HR i przyśpieszy rozwój Twojej firmy.