10 HR-воркфлоу, которые вы должны автоматизировать

В начале 2022 года в Forbes вышла статья, которая заставила серьезно задуматься над проявлениями стресса у сотрудников. Авторы отметили, что благодаря исследованию, стало известно о 98% выгорания среди HR-профессионалов, вызванное полной сменой рабочей среды и "Большим увольнением". 

97% респондентов чувствовали себя эмоционально отстраненными от работы из-за того, что им приходилось почти единолично справляться со стрессом в команде, а 88% вообще были напуганы тем, что им надо ежедневно возвращаться к большому количеству рабочих задач.

Задайте себе вопрос, сделали ли вы все, чтобы предотвратить выгорание в вашей команде? Если же эмоциональное состояние и истощение работников не заставляет вас задуматься над улучшением ситуации, подумайте вот над чем:

Как выгорание, стресс и перегрузка влияет на показатели компании?

Выгорание, стресс и отстраненность - прямые факторы высокой возможности проявления человеческого фактора в работе. Это вызывает ошибки в коммуникации с кандидатами и сотрудниками, которые ожидают, что все процессы в компании настроены без сбоев. Такие ошибки ведут к снижению эффективности работы, влияют на заинтересованность и в конце концов негативно отражаются на бренде работодателя.

Именно здесь в игру вступают workflows.

Workflows или воркфлоу - это предварительно запланированная последовательность задач, автоматически назначенная ответственным лицам к определенной дате или событию (триггеру).

Но воркфлоу не просто помогают сотрудникам психологически; они являются прямым ресурсом для уменьшения рабочей нагрузки, оптимизации повторяющихся задач и улучшения HR-процессов.

Загрузите PDF-файл "10 HR-процессов, которые вы должны автоматизировать и всегда будете иметь под рукой важную информацию, которая поможет вам оптимизировать важнейшие процессы в вашей команде.

Используя воркфлоу, компания может:

• Уменьшить нагрузку команды в организационных и подготовительных вопросах на 30%.
• Улучшить показатели адаптации на 25% и повысить удовлетворенность команды на 15%.
• Уменьшить количество людей, необходимых для выполнения повторяющихся задач, с 7 до 3
• Автоматизировать более 10 важных процессов, которые больше не будут отнимать ваше время, внимание и ресурсы.

Давайте рассмотрим, что еще могут выполнять воркфлоу, и как их настраивать.

Что такое workflows, и как они уменьшают количество ошибок в работе?

Воркфлоу помогают заранее увидеть, какой комплекс действий нужно выполнить, чтобы запланированная дата или событие прошло успешно. 

Представьте, что вам нужно поздравить сотрудника с днем рождения, а вы совсем забыли об этом, и учитывая количество работы, уже не успеваете подготовиться как следует. Такое бывало с любым из нас. А теперь представьте, что такие ситуации можно полностью устранить с помощью автоматически настроенных воркфлоу.

Вам необходима HRM-система, несколько минут лишнего времени на планирование и выбор ответственных лиц, и вуаля - система в будущем будет предупреждать вас о приближающемся празднике и разошлет коллегам задания, чтобы подготовиться.

И главное - вы продумываете последовательность заданий на выбранное событие-триггер один раз. Далее система автоматически распознает все дни рождения в команде и заблаговременно рассылает задания. Именно таким образом можно автоматизировать подготовку к любому событию.

Никаких ошибок в планировании, никакого стресса и мыслей "я не успеваю". Воркфлоу нивелируют человеческий фактор в работе, снижают уровень стресса, предотвращают выгорание и снимают с плеч HR-специалистов необходимость быть везде и одновременно.

Как воркфлоу работают в PeopleForce

В PeopleForce вы можете создавать неограниченное количество воркфлоу, которые работают по двум схемам.

• Назначение воркфлоу в соответствии с датой

Датой может быть начало работы, завершение работы, день рождения или годовщина работы и завершение испытательного срока (список триггеров будет расширяться).

• Назначение мануального воркфлоу

Выбрав триггер, вы прописываете цепочку задач, email-писем или вебхуков, которые нужно сделать, отправить или учесть до наступления даты события.

В конце концов, вы выбираете, кого будет касаться выполнение задач в воркфлоу, или позже назначаете воркфлоу напрямую на выбранного человека.

Но здесь важно учесть все самые интересные и необходимые сценарии, которые нужно продумать заранее, чтобы иметь возможность автоматизировать их с помощью воркфлоу. Мы собрали для вас топ-10 абсолютно маст-хэв процессов, которые нужно автоматизировать уже сейчас, чтобы облегчить жизнь HR-департамента.

10 процессов, которые нужно автоматизировать с воркфлоу

Подготовка к выходу на работу нового сотрудника (пре-бординг)

Пре-бординг, или пре-адаптация - это период с даты подписания предложения о работе до выхода на работу нового сотрудника. Хотя, конечно, вы можете готовиться к адаптации сотрудника еще раньше, в зависимости от корпоративной культуры и ответственности за построенные процессы в команде. Иногда HR-специалисты включают адаптационные элементы еще до подписания джоб оффера, например, при заполнении карьерного сайта компании, или знакомстве кандидата с элементами корпоративной культуры и правил, с которыми он будет иметь дело на должности.

Все эти нюансы можно учесть в автоматическом воркфлоу по пре-онбордингу, выбрав датой триггера первый день выхода на работу, а период выполнения - от недели до месяца и более до выхода, в зависимости от ваших целей. Что должно обязательно быть включено в пре-адаптационный воркфлоу:

• Согласование и фиксация должностных обязанностей
• Определение графика работы и возможностей гибкого графика
• Приобретение необходимой техники и отправка техники или экипмента при необходимости
• Обустройство рабочего месяца при необходимости
• Выдача доступов
• Выдача велком-кита (по желанию)

Автоматизация документов

Облегчить жизнь HR-специалистам можно, сделав отдельный воркфлоу на создание и предоставление всех необходимых документов и шаблонов документов сотруднику. Это может быть мануальный воркфлоу, который будет назначаться по необходимости на сотрудника, или воркфлоу с датой до первого дня выхода на работу сотрудника.

В PeopleForce вы можете автоматизировать документы, при выборе соответствующей команды в выпадающем окне типа задач.

Что может содержать такой воркфлоу:

• Подписание договора о работе и его приложений
• Подписание NDA
• Оформление бонусных документов (карточек доступа, ваучеров на спортзал и т.д.)
• Подписание страховки, если предоставляется с первого дня

Онбординг

Это тип воркфлоу, который может касаться как периода до триггера первого дня работы сотрудника, так и периода после него. В зависимости от этого, составьте свою систему онбординга, помня о том, что это довольно широкий и объемный процесс, он может длиться довольно долгое время и насчитывать много элементов, которые будут составлять основу для вовлеченности сотрудника в компании. Отнеситесь к этому максимально ответственно и не забудьте о:

• Ознакомлении работника с работой его департамента, команды или проекта
• Знакомство с прямым менеджером (назначение 1-на-1)
• Знакомство с подчиненными (назначение 1-на-1)
• Представление на общем звонке или собрании команды
• Приветственное письмо или приветствие в рабочие чаты
• Приветствие в HRIS системе, если пользуетесь
• Назначение совместных встреч после 1 недели, 1 месяца, 3 месяцев для обсуждения результатов работы и впечатлений

Вы определяете цепочку задач, электронных писем или веб-хуков, которые необходимо выполнить, отправить или учесть до начала события или процесса. Вы также выбираете, кто будет отвечать за выполнение задач в рабочем процессе, или позже назначаете рабочий процесс непосредственно выбранному лицу.

Успешное/неуспешное прохождение испытательного срока

Сотрудник может как пройти испытательный срок, так и нет, и здесь важно иметь заранее спланированный список действий, который лучше автоматизировать в воркфлоу, чтобы ничего не забыть. В варианте успешного прохождения триггером в системе для назначения воркфлоу будет день завершения испытательного срока. Если же прохождение неуспешное, воркфлоу может быть мануально назначен на сотрудника, который покинет компанию.

Нужно помнить о:

• Выдаче дополнительных доступов, если после испытательного срока специалист допущен к закрытым материалам
• Изъятии доступов, если сотрудник покидает компанию
• Отправке дополнительных материалов
• Изъятие ассетов, если сотрудник покидает компанию
• Приветственное или прощальное письмо, в зависимости от успешности прохождения срока

Празднование дня рождения

Как в примере в начале статьи, о праздновании личных дат сотрудника, особенно важных для него, не стоит забывать. Особенно, если ваше намерение - привлечь и заинтересовать его работой в вашем коллективе. Так что к юбилеям нужно готовиться заранее, выбрав датой триггера дату рождения сотрудников в системе.

Не забывайте о:

• Поздравительное письмо и поздравления в мессенджерах компании
• Приобретении подарка
• Отправку подарка по почте при необходимости
• Организацию оффлайн праздника при необходимости
• Предоставление дополнительных бонусов (начисление материального бонуса, начисление дополнительного выходного дня и т.д.)

Празднование рабочей годовщины

Рабочая годовщина также считается как триггер в системе, и вы можете определиться с периодом подготовки к ней. Не забывайте поздравить сотрудников с их годовщинами и достижениями за этот период, приобрести подарок или выплатить денежный бонус за эффективную работу. Рабочая годовщина также может быть хорошей основой для пересмотра плана развития.

Планирование проекта

Если для того, чтобы подготовиться к старту проекта, вам необходимо выполнить определенное количество задач, или впереди вас ждет масштабная подготовка к конференции, семинару, выступлению или поездки на форумы, и т.д., лучше всего распланировать все задачи и факторы с помощью воркфлоу заранее, чтобы ничего не забыть. Типом такого воркфлоу тоже будет мануальный - вы сможете позже назначить ряд действий к выполнению только ответственным за проект лицам.

Обучение или тренинги по протоколам безопасности

Если у вас в компании вопросы безопасности поднимаются постоянно - например, вы обучаете людей соответствию сертификации ISO, подготовку также можно автоматизировать. Используйте мануальный воркфлоу для этого триггера. Вы можете выбрать последовательность действий и назначить воркфлоу на тех членов команды, кто проходит обучение.

Подготовка к циклу оценки

Представьте себе, что впереди вас ждет цикл оценки, например, ежегодная оценка эффективности сотрудников. Это довольно масштабное событие, на которое нужно выделить время и внимание. Подготовьтесь к нему с помощью мануального воркфлоу, и учтите:

• Выделение времени на разбор ответов (хотя бы для автора оценивания)
• Составление текста писем для оценки (приглашение оценить себя, менеджера, пиров и т.д.)
• Составление опросника для оценки
• Подбор компетенций для оценки
• Планирование встреч 1-на-1 для обсуждения результатов оценки

Офбординг

Офбординг - не менее важная часть процесса жизненного цикла сотрудника, как и онбординг. При увольнении важно придерживаться определенных правил, которые обеспечат вас положительным опытом общения и сохранением контакта с сотрудником. Постарайтесь учесть:

• Выходное интервью и вопросы к нему
• Прощание со стороны коллектива
• Подарок от команды по желанию
• Объяснение для коллег причин увольнения
• Передачу полномочий и обязанностей другому коллеге

Итог

Быть работодателем, который действительно понимает, что нужно его сотрудникам, значит знать, когда их работу можно подстраховать. Воркфлоу как раз выступают неким спасательным тросом, который обеспечивает, чтобы все возможные процессы проходили гладко и без запинки. Команда будет рада, а это означает несколько баллов в копилку хорошего босса и дополнительная мотивация и вовлеченность.

Убедитесь, что ваша компания улучшит свои показатели в бизнесе и HR с воркфлоу от PeopleForce - мы с радостью покажем, как именно они настраиваются и выглядят на практике. Хотите автоматизировать что-то из вышеуказанных примеров и больше - бронируйте демо с нашим специалистом. Будем на страже ваших нервов и оберегом от человеческого фактора в любых ситуациях.