Як звільнити працівника за власним бажанням: інструкція та зразок заяви

Працівник має право розірвати безстроковий трудовий договір за власним бажанням, письмово попередивши роботодавця за два тижні (ст. 38 КЗпП). Строк відлічують із наступного дня після подання заяви, а останній день строку і є датою звільнення в наказі. У цей день роботодавець зобов'язаний видати копію наказу, провести остаточний розрахунок і видати трудову книжку, якщо вона зберігається на підприємстві (ст. 47, ст. 116 КЗпП).

Приклад. Заяву подано 3 числа. Двотижневий строк спливає 17 числа — це останній робочий день і дата звільнення. Якщо працівник указав у заяві пізнішу дату, звільняють саме нею: скоротити строк без згоди працівника роботодавець не може, як не може й примусити відпрацювати більше.

Зразок заяви на звільнення за власним бажанням

Заява пишеться на ім'я керівника підприємства у довільній формі, але з обов'язковими реквізитами. Ключове — однозначне формулювання «за власним бажанням» і дата, з якої працівник просить його звільнити. Без дати заява породжує суперечку про те, коли саме спливає строк попередження.

Обов'язкові реквізити заяви

• кому адресована — посада, назва компанії, прізвище та ініціали керівника;
• від кого — посада, прізвище, ім'я та по батькові працівника повністю;
• назва документа — «Заява»;
• суть прохання з формулюванням «за власним бажанням» і посиланням на ст. 38 КЗпП;
• бажана дата звільнення;
• дата складання та власноручний підпис.

Заяву реєструють у журналі вхідних документів або в системі електронного документообігу. Дата реєстрації важливіша за дату, яку працівник написав від руки: саме від неї починається відлік двох тижнів, якщо працівник не вказав іншого дня звільнення.

Зразок заяви без відпрацювання

Формулювання відрізняється однією деталлю: у ньому названа причина, через яку працівник не може продовжувати роботу. До заяви додається документ, що цю причину підтверджує.

Зразок заяви за згодою сторін

Це вже інша підстава — п. 1 ст. 36 КЗпП. Строк попередження тут не діє взагалі: дата звільнення визначається домовленістю, і вона має бути зафіксована так само письмово.

Стаття 38 КЗпП: що вона дає працівнику

Стаття 38 КЗпП містить три різні норми, і плутанина між ними — джерело більшості помилок кадровика.

Частина перша встановлює загальне правило про попередження за два тижні. Вона ж перелічує випадки, коли роботодавець зобов'язаний звільнити працівника у строк, про який той просить: переїзд на нове місце проживання, переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, вступ до закладу освіти, неможливість проживання в певній місцевості за медичним висновком, вагітність, догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцяти років або за дитиною з інвалідністю, догляд за хворим членом сім'ї чи особою з інвалідністю I групи, вихід на пенсію, прийняття на роботу за конкурсом та інші поважні причини.

Частина друга захищає працівника, який передумав: якщо після закінчення строку попередження він не залишив роботу і не наполягає на звільненні, роботодавець не має права звільнити його за раніше поданою заявою. Виняток — коли на це місце вже запрошено іншого працівника, якому за законом не можна відмовити в укладенні трудового договору.

Частина третя дає право звільнитися у визначений працівником строк, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору. У цьому випадку працівникові виплачується вихідна допомога в розмірі не менше тримісячного середнього заробітку (ст. 44 КЗпП).

Окремо діє норма воєнного часу: у разі ведення бойових дій у районах, де розташоване підприємство, та існування загрози для життя і здоров'я працівника він може розірвати трудовий договір за власною ініціативою у строк, зазначений у заяві (ст. 4 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX). Це правило не поширюється на примусове залучення до суспільно корисних робіт та на роботу на об'єктах критичної інфраструктури.

Порядок звільнення: покроково для HR

Крок 1. Прийняти й зареєструвати заяву

Перевірте, чи є в заяві дата звільнення та формулювання підстави, і зареєструйте документ. Якщо працівник просить звільнити раніше ніж за два тижні, з'ясуйте, чи належить його причина до переліку ч. 1 ст. 38 КЗпП і чи є підтвердний документ. Коли причина не з переліку, дострокове звільнення можливе лише за згодою роботодавця — і тоді логічніше оформлювати його за угодою сторін.

Крок 2. Видати наказ про звільнення

Наказ готують за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або за власною формою підприємства з тими самими реквізитами. Працівника ознайомлюють із наказом під підпис. Якщо ознайомити неможливо, на наказі роблять відповідну відмітку.

Крок 3. Внести запис про звільнення

Облік трудової діяльності ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду. Паперову трудову книжку роботодавець зобов'язаний видати працівникові в день звільнення, якщо вона досі зберігається на підприємстві, і на вимогу працівника внести до неї запис про звільнення (ст. 47 КЗпП).

Крок 4. Провести остаточний розрахунок

У день звільнення виплачують заробітну плату за фактично відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток і соціальної відпустки на дітей, а також інші належні суми — премії, доплати, вихідну допомогу, якщо вона передбачена. Якщо працівник у цей день не працював, розрахунок проводять не пізніше наступного дня після пред'явлення ним вимоги (ст. 116 КЗпП).

Крок 5. Видати документи працівникові

Обов'язковий мінімум — копія наказу про звільнення та трудова книжка, якщо вона зберігалася в роботодавця. На вимогу працівника видають довідку про роботу із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати (ст. 49 КЗпП), а також довідку про суми виплат для призначення соціальних виплат.

Зразок наказу про звільнення

Наказ будується за жорсткою схемою: розпорядча частина, дата звільнення, підстава припинення трудового договору з посиланням на статтю КЗпП, доручення бухгалтерії про виплату компенсації, документ-підстава.

Запис про звільнення: точні формулювання

Формулювання має дослівно відповідати підставі звільнення й містити посилання на статтю. Неточність тут — привід для спору про зміну формулювання причини звільнення і для стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу, якщо неправильний запис завадив працевлаштуванню (ст. 235 КЗпП).

Розрахунок при звільненні

Компенсацію за невикористану відпустку виплачують завжди і за всі накопичені дні щорічних відпусток, незалежно від підстави звільнення й від того, за скільки років ці дні назбиралися (ст. 83 КЗпП). Формула та сама, що й для відпускних: середньоденна заробітна плата за 12 календарних місяців перед місяцем звільнення, помножена на кількість невикористаних календарних днів. Порядок обчислення й приклади з цифрами розібрані в матеріалі про розрахунок відпускних і компенсації.

Якщо працівник звільняється в період тимчасової непрацездатності, допомогу нараховують і виплачують у загальному порядку, навіть коли листок закривається вже після дати звільнення — страховий випадок настав у період роботи. Механіка нарахування описана в статті про розрахунок лікарняних.

Затримка розрахунку коштує дорого: працівникові виплачують середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП). Це окрема санкція, яка додається до штрафів за ст. 265 КЗпП.

За власним бажанням чи за угодою сторін: що вибрати

Обидві підстави дають однаковий результат — трудові відносини припиняються. Але механіка в них різна, і вибір залежить від того, кому важливіша гнучкість дати, а кому — можливість передумати.

Практичний висновок: якщо сторони вже домовилися про конкретний день і обидві зацікавлені в тому, щоб рішення не переграли, надійніша угода сторін. Якщо працівник хоче зберегти право передумати — стаття 38.

П'ять помилок при оформленні звільнення

Чеклист дій у день звільнення

Що з цього закриває HR-система

Юридична частина звільнення не автоматизується: рішення ухвалює керівник, а суми рахує бухгалтерія. Автоматизується інше — те, через що процес найчастіше розсипається: хто саме і до якого дня має закрити свою частину, і де лежать підписані документи.

У PeopleForce офбординг — це процес, який призначається конкретному працівникові й розкладається на завдання з відповідальними та строками. IT відкликає доступи, бухгалтерія готує розрахунок, керівник приймає справи, HR збирає документи, і прогрес видно одним рядком «виконано завдань X із Y». Останній робочий день фіксується в профілі як структуроване поле, а доступ до системи відкликається автоматично наступного дня після нього. Тип і причина звільнення теж зберігаються окремими полями, тож звітність за причинами виходу будується з даних, а не з пам'яті керівників.

Кадрову частину для українських компаній бере на себе модуль Kadry. Запит на звільнення проходить погодження, після чого система відкриває кейс і сама формує пакет документів під конкретний тип звільнення: заяву, наказ і картку П-2. Змінні в шаблонах підтягуються з профілю працівника, тож ПІБ, посада, підрозділ і дати не переписуються вручну. Далі документ іде підписантам через електронний підпис — КЕП або Дія.Підпис — і підписаний файл потрапляє у визначену папку цифрової особової справи. Кейс закривається автоматично, щойно підписано всі документи.

Разом із вихідним інтерв'ю це дає повну картину виходу: формальну сторону закривають документи, а причини — дані, які потім видно в аналітиці Core HR.

Поширені питання

Скільки треба відпрацювати при звільненні за власним бажанням?

Два тижні з наступного дня після подання заяви. Якщо працівник не може продовжувати роботу з причин, перелічених у ч. 1 ст. 38 КЗпП, роботодавець зобов'язаний звільнити його в той день, який зазначено в заяві.

Чи можна забрати заяву на звільнення?

Так, до закінчення строку попередження. Відмовити можна лише тоді, коли на це робоче місце вже запрошено іншого працівника, якому за законом не можна відмовити в укладенні трудового договору. Відкликання оформлюють письмовою заявою.

Чи можна звільнитися під час лікарняного або відпустки?

Так. Заборона звільняти в період тимчасової непрацездатності або відпустки стосується лише звільнення з ініціативи роботодавця. Строк попередження за власним бажанням спливає і в ці дні.

Коли виплачують розрахунок при звільненні?

У день звільнення. Якщо працівник цього дня не працював — не пізніше наступного дня після того, як він пред'явив вимогу про розрахунок. За затримку роботодавець сплачує середній заробіток за час затримки, але не більш як за шість місяців.

Який запис про звільнення вносять?

«Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України». Якщо звільнення відбувається через невиконання роботодавцем законодавства про працю, у записі додатково зазначають цю причину з посиланням на ч. 3 ст. 38 КЗпП.

Що робити, якщо працівник не приходить за документами?

Надіслати йому письмове повідомлення про необхідність отримати трудову книжку або надати письмову згоду на пересилання її поштою. До моменту отримання такої згоди книжка зберігається у роботодавця, а сам факт надсилання повідомлення знімає відповідальність за затримку її видачі.

Чи потрібна відпрацювання, якщо працівник на випробувальному терміні?

Так, загальне правило про два тижні діє і в період випробування: окремого скороченого строку попередження для працівника КЗпП не встановлює.