Місячні табелі обліку робочого часу із затвердженням і відсутностями

Кожен працівник заповнює один місяць, який уже розраховано за його графіком роботи та державними святами, і надсилає його на затвердження схвалювачам із вашої політики обліку присутності. Кінець місяця починається з поданих і заблокованих годин, а не з таблиць і нагадувань усім підряд.

Замовити демо

Місячні табелі обліку робочого часу із затвердженням і відсутностями

Як це працює

Місячний цикл табеля

Години накопичуються в табелі кожного працівника протягом місяця, а не збираються в таблицю наприкінці. Кожен місяць має статус, який бачить HR: «Не заповнено», «Очікує», «Затверджено» або «Відхилено».

Крок 1

Години протягом місяця

Працівники починають і закінчують роботу в трекері, додають записи за минулі дні або автоматично заповнюють робочі дні й одразу бачать різницю з очікуваними годинами.

Крок 2

Подання та блокування

Коли місяць закінчується, працівник подає табель. Із цього моменту його записи заблоковано.

Крок 3

Затвердження або повернення

Схвалювачі з політики затверджують табель один за одним або повертають його з коментарем, щоб працівник виправив і подав знову.

Облік часу

Трекер часу, ручні записи й автозаповнення

Люди з фіксованим графіком і ті, хто відстежує кожну хвилину, заповнюють той самий табель. Тим, хто працює за стандартним тижнем, не треба вносити години щодня, а таймер, який забули зупинити на ніч, непомітно не перетвориться на понаднормову роботу.

«Автозаповнення» застосовує один час початку й завершення, а також перерву, якщо її дозволяє політика, до кожного робочого дня місяця на поточну дату, пропускаючи вихідні за графіком, державні свята та повні дні затвердженої відсутності.
Трекер часу працює у верхній панелі та в мобільному застосунку, а ручні записи охоплюють минулі дні з проєктом і коментарем там, де їх вимагає політика.
Таймер, що працює довше за очікувані години дня, стає червоним, якщо ввімкнено обробку не зупиненого таймера або облік понаднормової роботи, а працівник отримує лист і мобільне push-сповіщення. Під час завершення роботи працівник залишає очікуваний або відстежений час.

Трекер часу, ручні записи й автозаповнення

Місячний огляд

Очікувані години, відсутності та різниця

Наприкінці місяця години часто не сходяться: державне свято пораховано як пропущений день, відпустку внесено двічі, недопрацювання ніхто не помітив. Кожен табель рахує місяць за власним графіком роботи працівника, тож різниця видна до подання, а не після того, як HR поверне табель.

Очікувані години беруться з графіка роботи, що діє в кожен день, з урахуванням державних свят локації працівника.
Затверджена неробоча відсутність, як-от відпустка чи лікарняний, заповнює показник відсутностей без повторного внесення.
Різниця порівнює відпрацьовані години разом із відсутностями з очікуваними: червоним позначено недопрацювання, зеленим — додатковий час.

Очікувані години, відсутності та різниця

Затвердження

Ланцюги затвердження в політиці обліку присутності

Місяць, що чекає у вхідних одного керівника чи поки той у відпустці, затримує всіх інших. Маршрут задається один раз для політики й виконується щомісяця, хоч би хто приходив у команду чи залишав її.

Кроки за ролями
Складіть ланцюг із керівника, керівника керівника, керівника третього рівня, тимлідів, керівника відділу, конкретної людини або того, кого вказано в полі профілю. Кожен крок отримує табель після того, як попередній його затвердить.
Заступники для схвалювачів у відсутності
Запити в пошті, Slack і Teams

Кінець місяця

Статуси табелів, нагадування й експорт

У багатьох командах кінець місяця означає таблицю з тими, хто вже надіслав години, коло повідомлень і дні ручного перенесення даних перед нарахуванням зарплати. У PeopleForce список тих, кого бракує, нагадування й експорт зібрано на одному екрані.

Статус для кожного працівника
У розділі «Компанія → Огляд» місяць кожної людини позначено статусом «Не заповнено», «Очікує», «Затверджено» або «Відхилено» поруч з її очікуваними, відпрацьованими, понаднормовими годинами, відсутностями та різницею. Фільтр за статусом показує, кого ще бракує.
Нагадування всім, хто ще не подав табель
Експорт для нарахування зарплати

Дізнайтеся, як PeopleForce
може посилити ваш HR

Табелі використовують тих самих людей, графіки роботи й відсутності, що й решта PeopleForce, тож години не доводиться звіряти з іншою системою.

Для працівників: один табель на місяць

Починайте роботу у вебверсії чи мобільному застосунку, автоматично заповнюйте стандартний місяць і перевіряйте різницю з очікуваними годинами перед поданням.

Для схвалювачів: запити, які знаходять адресата

Табелі надходять у PeopleForce, на пошту та в Slack або Teams із посиланням і переходять до заступника, якщо схвалювач у відсутності, коли вони надходять.

Для HR: години, що збігаються з відсутностями

Затверджені відсутності й державні свята вже враховано в кожному табелі, а поданий місяць не можна змінити, доки схвалювач не поверне його.

Для зарплати: години до дедлайну

Якщо зарплату закривають до кінця місяця, завчасне подання часу дає змогу заповнити й подати поточний місяць раніше.

Подивіться в дії

Переконайтеся, наскільки простим може бути HR

Пройдіть самостійний тур PeopleForce і подивіться, як дані працівників, відсутності та робочий час пов’язані в одному місці.

Більше в PeopleForce

Інші можливості модуля Time

Правила понаднормової роботи, години за проєктами, політики обліку присутності й відсутності наповнюють той самий місячний табель.

Запити на понаднормову роботу й ставки

Коли день перевищує очікувані години, працівник подає запит на понаднормову роботу, а схвалювачі його розглядають. Зараховується лише затверджена понаднормова робота з її типом і ставкою.

Детальніше