PeopleForce Kadry: кадрові процеси від оформлення до звільнення — в одній системі

Новий модуль PeopleForce об’єднує дані про працівників, кадрові процеси та документи й підтримує їх підписання за допомогою КЕП або Дія.Підпис — з урахуванням вимог українського законодавства.

Оформити працівника, погодити відпустку чи оновити персональні дані складніше, коли інформація про одну людину розподілена між HRM-системою, обліковою програмою, Excel, поштою та паперовими документами. Тоді фахівцеві із кадрів доводиться вручну переносити дані, перевіряти версії документів, нагадувати про погодження й стежити, щоб зміни з’явилися всюди.

Чому кадровий облік досі живе окремо від HR-системи

Сучасний HR працює на двох рівнях. З одного боку — рекрутинг, адаптація, оцінювання й навчання, з іншого — кадровий облік, документообіг, військовий облік і звітність. У багатьох компаніях ці рівні живуть у різних системах, а дані між ними переносить людина: працівник іде у відпустку по догляду за дитиною, профіль оновлюється в HRM, а наказ фахівець із кадрів усе одно готує вручну у Word.

Кадровий облік довго залишався поза HRM-системами не випадково. Глобальні вендори рідко заглиблюються в українську специфіку — її складно масштабувати на інші ринки. Історично цю функцію закривали облікові системи, частину з яких український бізнес залишив після 2022 року. Власна розробка також не завершується запуском: кожна зміна законодавства, державного сервісу чи внутрішнього процесу потребує нових доопрацювань, а підтримка системи часто залежить від людей, які її створювали. Тому, оцінюючи такий підхід, важливо враховувати не лише вартість розробки, а й довгострокові витрати на підтримку та адаптацію.

PeopleForce Kadry збирає кадровий цикл в один процес: від збору даних і формування документів до підписання, зберігання та подальших кадрових подій. Профіль, який створюється під час найму, — це той самий профіль, який оформлюється в Kadry і який бачить керівник, а його позиція відображається у штатному розписі. PeopleForce розвиває HRM-платформу для українського ринку понад сім років, і кадрові процеси стали наступним логічним напрямом.

Демо PeopleForce Kadry — 20 хвилин з екранами системи

Усі процеси, описані далі, ми показали на демонстрації продукту. Якщо вас цікавить конкретний блок, переходьте одразу до потрібного таймкоду.

• 00:00 — Вступ: чому кадрові процеси потребують змін
• 03:20 — Блок 1. Оформлення співробітника
• 05:51 — Блок 2. Особова справа та П-2
• 08:24 — Блок 3. Відпустки
• 10:11 — Блок 4. HR-сервіси та кадрові зміни
• 12:21 — Блок 5. Військовий облік
• 15:05 — Блок 6. Штатний розпис
• 16:59 — Блок 7. Облік часу / табель
• 17:42 — Блок 8. Дашборд — єдине зручне місце роботи кадрового фахівця
• 19:09 — Що в майбутньому: розвиток PeopleForce Kadry та ранній доступ

Оформлення й особова справа — без повторного введення даних

Перевести кадровий документ в електронний формат недостатньо. Якщо для його створення фахівець із кадрів усе одно переписує дані зі сканів, листів та анкет, ручна робота нікуди не зникає — вона просто переміщується на екран.

У PeopleForce Kadry автоматизація починається ще під час збору даних. Працівник отримує анкету для оформлення й може передати дані з доступних у Дії документів через Дія.Шеринг. Якщо потрібного документа в Дії немає, система покаже, якої інформації бракує, і запропонує додати її окремо.

Ці дані стають єдиним джерелом для картки П-2, заяв, наказів та цифрової особової справи. Фахівець із кадрів перевіряє інформацію, але не вводить її заново для кожного наступного документа.

Якщо працівник змінив прізвище, адресу чи інші персональні дані, він сам ініціює оновлення. Після погодження зміни з’являються в його профілі та особовій справі.

Відпустки — від запиту працівника до підписаних документів

У багатьох компаніях працівник уже подає запит на відпустку в HRM-системі. Але далі фахівець із кадрів окремо готує документи, надсилає їх на підпис і передає інформацію до бухгалтерії. Усі кроки відбуваються на екрані, але переходи між ними залишаються ручними.

У PeopleForce Kadry працівник подає запит зі свого профілю. Система перевіряє залишок днів і спрямовує його керівнику відповідно до управлінської структури. Після погодження PeopleForce формує кадрові документи з уже наявних даних і передає їх уповноваженому підписанту відповідної юридичної особи.

Типові довідки — у self-service, кадрові зміни — в одному процесі

Коли працівникові потрібна довідка з місця роботи для оформлення кредиту чи візи або розрахунковий листок, він сам замовляє документ зі свого кабінету PeopleForce. Система формує його за шаблоном на основі даних особової справи. Фахівець із кадрів до цього процесу не залучається: йому не потрібно приймати запит у месенджері, вручну готувати документ і відповідати на нагадування.

Переведення, звільнення та зміна істотних умов праці потребують погодження, отримання згоди, наказу, підписання й дотримання строків. У Kadry ці етапи проходять послідовно. Фахівець із кадрів бачить, де перебуває процес і від кого очікується рішення. Після погодження документи автоматично формуються та надсилаються на підпис.

Військовий облік — у тій самій системі, що й решта кадрових даних

Військовий облік має власні дані, строки й звітність. У PeopleForce Kadry він ведеться разом з рештою кадрової інформації: дані військовозобов’язаного працівника зберігаються в його особовій справі, а не в окремому файлі.

В особовій справі видно статус бронювання та строк його дії. Тому фахівець із кадрів може заздалегідь помітити, у кого бронювання наближається до завершення.

У найближчих оновленнях PeopleForce планує додати дві перевірки на рівні компанії. Внутрішня показуватиме співвідношення загальної кількості працівників, військовозобов’язаних і заброньованих та допомагатиме контролювати квоти. Для зовнішньої звірки користувач зможе вивантажити реєстр із Дії та завантажити його в PeopleForce Kadry. Система порівняє дані й покаже розбіжності.

Строки подання інформації система веде як задачі з дедлайнами: підказує, що й коли потрібно зробити, допомагає сформувати відповідний документ і нагадує заздалегідь. Кожна зміна в обліку залишає слід — хто, що й коли оновив. Тому під час перевірки фахівцеві із кадрів не потрібно відновлювати історію за окремими документами.

У майбутньому PeopleForce планує підтримати пряму передачу даних до ТЦК із Kadry. Ця можливість стане доступною після запуску відповідного державного каналу обміну.

Штатний розпис, пов’язаний із наймом

PeopleForce Kadry поєднує штатний розпис, погодження нових позицій і рекрутинг в одному процесі. Штатний розпис стає актуальним джерелом інформації про структуру компанії: керівники бачать зайняті й вакантні позиції у своїх командах, а також позиції, за якими вже відкрито пошук.

Якщо потрібної позиції ще немає, керівник створює запит на нову штатну одиницю. Запит проходить погодження, фахівець із кадрів додає позицію до штатного розпису, після чого вакансію можна передати в рекрутинг. Керівник бачить статус свого запиту в системі.

Так нова позиція проходить погодження до початку найму, фахівець із кадрів заздалегідь знає про майбутнє оформлення, а всі учасники працюють з однією інформацією. Коли працівник залишає компанію, система нагадує оновити штатний розпис, щоб він відповідав реальній структурі команди.

Табель, який одразу показує відхилення від графіка

У PeopleForce Kadry по кожному працівнику поруч відображаються планові та фактично відпрацьовані години. Якщо за графіком заплановано вісім годин, а фактично працівник відпрацював десять, система одразу покаже різницю.

Фахівцеві із кадрів не потрібно порівнювати дані вручну: він бачить, де фактичний час не збігається з графіком і де потрібно зафіксувати відхилення або опрацювати понаднормові години.

Кілька юридичних осіб — один акаунт і розмежовані доступи

PeopleForce Kadry підтримує роботу з кількома юридичними особами в одному акаунті. Систему можна налаштувати як для компаній, що працюють окремо, так і для групи зі спільними організаційними процесами.

Центральна команда може працювати з усіма юридичними особами в одному акаунті, а локальні фахівці із кадрів — лише з даними, документами й процесами тих компаній, за які відповідають. Доступ також можна розмежувати за департаментом або напрямом.

Дашборд PeopleForce Kadry — робоче місце фахівця із кадрів

Унікальна перевага PeopleForce Kadry — персоналізований дашборд, створений як повноцінне робоче місце фахівця із кадрів. Замість транзакційної таблиці з типами операцій і статусами він організовує роботу навколо пріоритетів, конкретних людей і наступних дій.

На одному екрані фахівець із кадрів бачить зрозумілу картину робочого дня: поточні пріоритети, найближчі строки та процеси, які затримуються. Біля кожної задачі видно аватар конкретного колеги, від якого очікується дія.

Система підсвічує, де потрібна саме дія фахівця із кадрів. З дашборда можна одразу нагадати учаснику процесу, підписати документ або погодити запит. Відкривши Kadry, фахівець бачить, що потрібно зробити зараз і що заплановано далі.

Спробуйте PeopleForce Kadry на процесах вашої компанії

До PeopleForce Kadry вже можна приєднатися в межах раннього доступу. Для тестування команда підключає модуль, налаштовує вибрані процеси — наприклад, оформлення працівників і відпустки з документами — за шаблонами компанії. Почати можна з невеликої тестової групи співробітників.

Після рішення про впровадження компанію супроводжуватимуть проєктний менеджер та інженери з конфігурації. Команда PeopleForce допоможе відтворити внутрішні процеси й політики компанії, а також налаштувати необхідні інтеграції з обліковими системами.

Якщо ви вже працюєте з PeopleForce — зверніться до свого Customer Success менеджера: команда організує демо Kadry на процесах і структурі вашої компанії. Якщо ще ні — залиште заявку на ранній доступ.