Відпустка і відпускні: розрахунок, строки виплати, компенсація при звільненні

Відпускні рахують за однією формулою: середньоденна заробітна плата × кількість календарних днів відпустки. Середньоденна — це заробіток за 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки, поділений на кількість календарних днів цього періоду.

Приклад. Працівник йде у відпустку на 14 календарних днів. За 12 місяців йому нарахували 360 000 грн, у періоді 365 календарних днів. Середньоденна заробітна плата — 360 000 ÷ 365 = 986,30 грн. Відпускні — 986,30 × 14 = 13 808,20 грн до оподаткування.

Скільки днів відпустки належить працівнику

Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону України «Про відпустки»). Це мінімум, а не стандарт: колективний договір або трудовий договір може передбачати більше.

Щорічні відпустки надаються за робочий рік, а не за календарний: відлік ведеться від дня укладення трудового договору. Це той момент, через який найчастіше розходяться залишки в кадровому обліку і в голові працівника.

Як розрахувати відпускні: формула і кроки

Розрахунок ведуть за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100. Це той самий «Порядок № 100», на який посилаються бухгалтери й інспектори Держпраці.

Крок 1. Визначити розрахунковий період

Розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки. Якщо працівник протягом цього часу працював менше 12 місяців, беруть фактичний час роботи — від першого числа місяця після прийняття до першого числа місяця, у якому надається відпустка.

З кількості календарних днів періоду вилучають святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП. Тут є чинна особливість: на період дії воєнного стану норма ст. 73 КЗпП не застосовується, тому святкові дні ні з розрахункового періоду не вилучають, ні відпустку на них не подовжують.

Також з періоду вилучають дні відпустки для догляду за дитиною, дні призупинення трудових відносин і час, за який немає даних про нараховану заробітну плату внаслідок бойових дій. А ось дні лікарняного та дні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами з періоду не вилучають.

Крок 2. Відібрати виплати, які входять у розрахунок

Це крок, де роблять найбільше помилок. Переліки закріплені в п. 3 і п. 4 Порядку № 100.

Лікарняні входять у розрахунок відпускних — і суми, і дні. Це протилежна логіка до тої, яка діє при розрахунку самих лікарняних, де попередню допомогу з бази вилучають.

Крок 3. Обчислити середньоденну заробітну плату

Сума відібраних виплат ділиться на кількість календарних днів розрахункового періоду за вирахуванням вилучених днів. Результат округлюють до копійки.

Крок 4. Помножити на календарні дні відпустки

Середньоденна множиться на кількість календарних днів відпустки. Щорічна відпустка надається саме в календарних днях, тому вихідні всередині відпустки входять у цей підрахунок.

Два приклади розрахунку відпускних

Приклад 1. Стандартна ситуація

Працівниця бере щорічну відпустку на 24 календарні дні. За розрахунковий період їй нарахували 480 000 грн, у періоді 365 календарних днів, вилучених днів немає.

• Середньоденна заробітна плата: 480 000 ÷ 365 = 1 315,07 грн.
• Відпускні: 1 315,07 × 24 = 31 561,68 грн до оподаткування.

Приклад 2. У періоді були лікарняний і відпустка без збереження заробітної плати

Працівник бере 14 календарних днів відпустки. За 12 місяців йому нарахували 300 000 грн, у тому числі лікарняні 8 000 грн і матеріальну допомогу на оздоровлення 5 000 грн. У періоді 365 календарних днів, з яких 10 — відпустка без збереження заробітної плати.

• З заробітку прибираємо матеріальну допомогу: 300 000 − 5 000 = 295 000 грн. Лікарняні залишаємо.
• Календарні дні: 365 − 10 = 355.
• Середньоденна заробітна плата: 295 000 ÷ 355 = 830,99 грн.
• Відпускні: 830,99 × 14 = 11 633,86 грн.

Логіка тут така: дні відпустки без збереження заробітної плати не оплачувалися, тому вони йдуть геть із знаменника. Матеріальна допомога прямо названа в п. 4 Порядку № 100 і не входить у заробіток. Лікарняні залишаються і в чисельнику, і в знаменнику.

Компенсація за невикористану відпустку

Це найчастіше питання всього тематичного блоку — і те, де компанії найчастіше отримують приписи Держпраці.

Коли компенсація обов'язкова, а коли ні

При звільненні компенсація виплачується завжди і за всі невикористані дні щорічних відпусток — основної та додаткових, а також за невикористану додаткову соціальну відпустку на дітей (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону «Про відпустки»). Підстава звільнення значення не має.

Без звільнення грошова компенсація можлива лише за бажанням працівника і лише за ту частину щорічної відпустки, що перевищує 24 календарні дні фактично використаних відпусток (ч. 4 ст. 24 Закону «Про відпустки»). Соціальну відпустку на дітей без звільнення компенсувати не можна.

На практиці це означає: працівник, який за рік не відгуляв жодного дня, не може просто взяти гроші замість відпустки. Спочатку він має фактично використати 24 календарні дні.

Як розрахувати компенсацію при звільненні

Формула та сама, що й для відпускних: середньоденна заробітна плата × кількість невикористаних календарних днів. Розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем звільнення, незалежно від того, за які роки накопичилися невикористані дні.

Найскладніше тут — правильно порахувати саму кількість днів. Порядок такий:

1. визначити кількість повних відпрацьованих робочих років і причитати дні за неповний рік пропорційно відпрацьованому часу;
2. відняти всі дні, які працівник уже відгуляв або за які вже отримав компенсацію;
3. результат помножити на середньоденну заробітну плату.

Приклад розрахунку компенсації

Працівник звільняється, маючи 17 невикористаних календарних днів щорічної відпустки. Заробіток за 12 місяців перед місяцем звільнення — 390 000 грн, у періоді 365 календарних днів.

• Середньоденна заробітна плата: 390 000 ÷ 365 = 1 068,49 грн.
• Компенсація: 1 068,49 × 17 = 18 164,33 грн до оподаткування.

Суму виплачують у день звільнення (ст. 116 КЗпП). Якщо працівник у цей день не працював — не пізніше наступного дня після того, як він пред'явить вимогу про розрахунок. На відміну від відпускних, компенсацію не розподіляють між місяцями — вона належить до місяця нарахування.

Строки виплати відпускних

Відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону «Про відпустки»). Це жорсткий строк, а не побажання: якщо його порушено, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період (ст. 11 Закону «Про відпустки»).

Саме триденний строк робить пізні заявки на відпустку проблемою для бухгалтерії: щоб укластися в три дні, наказ має бути підписаний заздалегідь, а не в останній день. Саме тому графік відпусток і строки подання заявок — не формальність, а спосіб не порушити закон.

Оподаткування відпускних і компенсації

І відпускні, і компенсація належать до фонду оплати праці. З них утримують податок на доходи фізичних осіб за ставкою 18% і військовий збір, а роботодавець нараховує ЄСВ за ставкою 22%.

Відмінність у тому, як вони відображаються в звітності. Відпускні за перехідну відпустку розподіляють між місяцями, до яких належать дні відпустки. Компенсацію не розподіляють — вона показується разом із заробітною платою того місяця, у якому її нараховано.

Відпустка без збереження заробітної плати

Це окремий вид відпустки, який не оплачується і не компенсується грошима. Закон «Про відпустки» розрізняє два варіанти: відпустка, яку роботодавець зобов'язаний надати за бажанням працівника (ст. 25), і відпустка за угодою сторін, яка в загальному випадку обмежена 15 календарними днями на рік (ст. 26). На період дії воєнного стану обмеження в 15 днів не застосовується.

Для розрахунку важливо одне: дні такої відпустки вилучають із розрахункового періоду при обчисленні наступних відпускних, як у прикладі 2 вище. Щорічну відпустку цей час не заробляє частково: відпустка за угодою сторін до стажу, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується.

П'ять помилок у розрахунку відпускних

Що з цього закриває HR-система

Арифметика відпускних залишається за бухгалтерією. Але дані, на яких цей розрахунок будується — хто скільки днів відгуляв, який у нього залишок, з якої дати починається його робочий рік — живуть на боці HR. Щойно ці дані ведуться в таблиці, розбіжності з'являються невідворотно.

У PeopleForce кожен тип відсутності має власну політику нарахування. Для української щорічної відпустки це означає декілька конкретних налаштувань: тип рахується в календарних днях, а не в робочих; річний цикл нарахування прив'язаний до дати прийняття працівника, а не до 1 січня; перше нарахування можна зробити пропорційним відпрацьованому часу. Тобто система веде саме робочий рік, а не календарний.

Залишок при цьому не потрібно ніде перевіряти вручну: працівник бачить його біля кожного типу відсутності під час подання заявки, а система показує розбивку по днях і прогноз залишку ще до відправлення. Запит йде за налаштованим маршрутом погодження, тож дата затвердження фіксується і триденний строк виплати перестає бути сюрпризом для бухгалтерії.

Кадрову частину — заяву, наказ, підпис і особову справу — бере на себе модуль PeopleForce Kadry. Запит на відпустку проходить управлінське погодження за управлінською структурою, а офіційне підписання — за адміністративною, із КЕП або Дія.Підпис. Шаблони наказів налаштовуються під тип відсутності, а підписаний документ потрапляє в цифрову особову справу без окремого кроку.

Поширені питання

За скільки днів мають виплатити відпускні?

Не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Якщо строк порушено, працівник може вимагати перенесення відпустки на інший період.

Скільки днів відпустки можна компенсувати грошима без звільнення?

Лише ту частину, що перевищує 24 календарні дні фактично використаних щорічних відпусток, і лише за бажанням працівника. Соціальна відпустка на дітей без звільнення не компенсується.

Чи згорають невикористані дні відпустки?

Ні. Законодавство не встановлює строку давності для невикористаних днів щорічної відпустки. При звільненні компенсацію виплачують за всі накопичені дні, незалежно від того, за скільки років вони накопичилися.

Чи входять лікарняні в розрахунок відпускних?

Так. Суми допомоги по тимчасовій непрацездатності включають у заробіток за абз. 4 п. 3 Порядку № 100, а дні хвороби з розрахункового періоду не вилучають.

Як рахувати відпускні, якщо працівник працює менше року?

За фактичний час роботи: від першого числа місяця після прийняття на роботу до першого числа місяця, у якому надається відпустка. Формула розрахунку не змінюється.

Чи можна поділити щорічну відпустку на частини?

Так, за проханням працівника і за умови, що основна безперервна частина становить не менше 14 календарних днів (ст. 12 Закону «Про відпустки»).

З якого моменту працівник може піти у першу відпустку?

Право на повну щорічну відпустку за перший рік роботи виникає після шести місяців безперервної роботи. До цього відпустку можна надати пропорційно відпрацьованому часу, а окремі категорії працівників мають право на повну відпустку раніше.