Розрахунок лікарняних: покрокова інструкція для HR з прикладами

Лікарняні рахують за однією формулою: середньоденна заробітна плата × відсоток за страховим стажем × кількість календарних днів непрацездатності. Середньоденну визначають за 12 календарних місяців перед місяцем, у якому настав страховий випадок.

Приклад. Працівник зі страховим стажем 10 років за розрахунковий період заробив 300 000 грн, у періоді 365 календарних днів. Середньоденна заробітна плата — 300 000 ÷ 365 = 821,92 грн. Стаж понад вісім років дає 100%. За 10 днів хвороби нарахують 821,92 × 100% × 10 = 8 219,20 грн. З них перші п'ять днів (4 109,60 грн) оплачує роботодавець, решту (4 109,60 грн) — Пенсійний фонд.

Хто оплачує лікарняний і за які дні

Оплата тимчасової непрацездатності поділена між двома джерелами. Роботодавець платить за перші п'ять календарних днів хвороби з власних коштів (абз. 2 ч. 2 ст. 15 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» № 1105). Починаючи з шостого дня допомогу фінансує Пенсійний фонд України, який з 2023 року адмініструє соціальне страхування замість ліквідованого Фонду соцстраху.

Правило про п'ять днів працює не в усіх випадках — залежить від того, чому саме відкрито листок непрацездатності.

Для сумісників правило те саме: перші п'ять днів оплачує кожен роботодавець, у якого особа працює, далі — ПФУ. Роботодавець за сумісництвом розраховує допомогу за даними реєстру застрахованих осіб або за довідкою про середню заробітну плату з основного місця роботи.

Як розрахувати лікарняні: формула і чотири кроки

Порядок обчислення середньої заробітної плати для страхових виплат затверджено постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266. Далі — чотири кроки, які цей документ описує.

Крок 1. Визначити розрахунковий період

Розрахунковий період — це 12 календарних місяців перед місяцем, у якому настав страховий випадок. Якщо працівник відпрацював менше, беруть фактично відпрацьовані повні календарні місяці. Якщо працює менше місяця — фактично відпрацьований час.

З періоду виключають календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин: тимчасова непрацездатність, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною, відпустка без збереження заробітної плати. Перелік поважних причин у п. 3 Порядку № 1266 вичерпний. Днів простою в ньому немає, тому дні простою з періоду не вилучають — вони залишаються в знаменнику й зменшують середньоденну заробітну плату.

Крок 2. Порахувати середньоденну заробітну плату

Формула проста: заробітна плата за розрахунковий період, з якої сплачено єдиний соціальний внесок, ділиться на кількість календарних днів періоду за вирахуванням виключених днів.

Що не потрапляє в чисельник:

• допомога у зв'язку з вагітністю та пологами;
• лікарняні за перші п'ять днів за рахунок роботодавця;
• допомога по тимчасовій непрацездатності, виплачена ПФУ;
• будь-які доходи, нараховані за періоди, які виключено з розрахункового часу.

Це головна відмінність від розрахунку відпускних: там лікарняні, навпаки, включають у загальний заробіток, а їхні дні залишають у періоді.

Крок 3. Застосувати відсоток за страховим стажем

До середньоденної заробітної плати застосовують відсоток зі ст. 17 Закону № 1105. Результат називається денною виплатою.

Окремі категорії отримують 100% незалежно від тривалості стажу: ветерани війни та учасники бойових дій, постраждалі учасники Революції Гідності, члени сімей загиблих Захисників і Захисниць України, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи 1–3 категорій, донори з правом на пільги, реабілітовані особи. Працівники та гіг-спеціалісти резидентів Дія Сіті теж отримують 100% фактичної заробітної плати, з якої сплачені страхові внески.

До допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами відсоток за стажем не застосовують узагалі: денна виплата дорівнює середньоденній заробітній платі (ч. 1 ст. 19 Закону № 1105).

Страховий стаж підтверджують довідками ОК-5 або ОК-7 з реєстру застрахованих осіб. Працівник може замовити їх у кабінеті застрахованої особи на порталі ПФУ.

Крок 4. Помножити на календарні дні непрацездатності

Останній крок — помножити денну виплату на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. Саме календарних: у п. 2 Порядку № 1266 ідеться про календарні дні, тож вихідні та святкові всередині лікарняного оплачуються так само, як робочі. Це часте джерело помилок у компаніях, які ведуть облік робочого часу в робочих днях.

Два обмеження, які найчастіше пропускають

Максимальне обмеження. Денна виплата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ (20 мінімальних заробітних плат), поділену на 30,44 — середньомісячну кількість календарних днів за п. 5 Порядку № 1266. Для працівників із високою заробітною платою це обмеження спрацьовує регулярно.

Обмеження для малого стажу. Якщо протягом 12 місяців перед страховим випадком застрахована особа має страховий стаж менший за шість місяців, сума лікарняних не може перевищувати обчисленої з мінімальної заробітної плати (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105, п. 29 Порядку № 1266). Тобто гранична денна виплата дорівнює мінімальній заробітній платі, поділеній на 30,44. Для допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в цьому ж випадку діє і нижня межа — не менше розміру мінімальної заробітної плати в перерахунку на місяць.

Три приклади розрахунку

Приклад 1. Повний страховий стаж

Менеджерка хворіла 8 календарних днів. Страховий стаж — 12 років. Заробітна плата за 12 місяців розрахункового періоду — 420 000 грн, у періоді 365 календарних днів, виключених днів немає.

• Середньоденна заробітна плата: 420 000 ÷ 365 = 1 150,68 грн.
• Відсоток за стажем: 100%. Денна виплата — 1 150,68 грн.
• Перші 5 днів (роботодавець): 1 150,68 × 5 = 5 753,40 грн.
• З 6-го по 8-й день (ПФУ): 1 150,68 × 3 = 3 452,04 грн.
• Разом: 9 205,44 грн.

Приклад 2. Стаж менший за вісім років

Спеціаліст хворів 10 календарних днів. Страховий стаж — 5 років і 7 місяців, тобто відсоток 70%. За розрахунковий період нараховано 240 000 грн. У періоді 365 календарних днів, з яких 14 — попередній лікарняний, що виключається.

• Календарні дні для розрахунку: 365 − 14 = 351.
• Середньоденна заробітна плата: 240 000 ÷ 351 = 683,76 грн.
• Денна виплата: 683,76 × 70% = 478,63 грн.
• Перші 5 днів (роботодавець): 478,63 × 5 = 2 393,15 грн.
• Решта 5 днів (ПФУ): 478,63 × 5 = 2 393,15 грн.
• Разом: 4 786,30 грн.

Зверніть увагу: 14 днів попереднього лікарняного вилучили і з чисельника (сума допомоги туди не входить), і зі знаменника. Вилучити лише з одного місця — типова помилка, яка завищує або занижує результат.

Приклад 3. Лікарняний, що переходить між місяцями

Працівник захворів 27 березня і закрив листок 7 квітня — 12 календарних днів. Страховий стаж — 4 роки, відсоток 60%. Заробіток за розрахунковий період (березень попереднього року — лютий поточного) — 180 000 грн за 365 календарних днів.

• Середньоденна заробітна плата: 180 000 ÷ 365 = 493,15 грн.
• Денна виплата: 493,15 × 60% = 295,89 грн.
• Перші 5 днів (27–31 березня, роботодавець): 295,89 × 5 = 1 479,45 грн.
• Решта 7 днів (1–7 квітня, ПФУ): 295,89 × 7 = 2 071,23 грн.
• Разом: 3 550,68 грн.

Розрахунковий період визначають один раз — за місяцем, у якому настав страховий випадок. Перехідний лікарняний не ділять на два розрахунки й не перераховують окремо за квітень.

Лікарняний у нестандартних ситуаціях

Лікарняний під час відпустки

Якщо працівник захворів сам під час щорічної відпустки, відпустку продовжують на дні непрацездатності або переносять на інший період за погодженням з роботодавцем (ст. 80 КЗпП, ст. 11 Закону «Про відпустки»). Лікарняний при цьому оплачується в загальному порядку.

А от лікарняний по догляду за хворою дитиною чи іншим членом сім'ї, що припав на відпустку, не оплачується, і відпустку через нього не продовжують і не переносять (ч. 6 ст. 15 Закону № 1105). Це та відмінність, через яку найчастіше виникають суперечки з працівниками.

Лікарняний за вихідні та святкові дні

Оплачується. Оскільки розрахунок ведуть у календарних днях, вихідні, святкові та неробочі дні всередині періоду непрацездатності входять до оплати нарівні з робочими. Окремо перераховувати їх не потрібно.

Лікарняний по догляду за хворою дитиною

Оплачує ПФУ з першого дня. Для дитини віком до 14 років допомогу виплачують за період, протягом якого дитина за висновком лікаря потребує догляду, але не більш як за 14 календарних днів (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Якщо дитина потребує стаціонарного лікування, допомогу виплачують за весь час перебування в стаціонарі разом з дитиною.

Листок непрацездатності видають одному з працюючих членів сім'ї або іншій особі, яка фактично доглядає за дитиною. Якщо одночасно хворіють двоє чи більше дітей, видається один листок.

Лікарняний у зв'язку з вагітністю та пологами

Стандартна тривалість — 126 календарних днів (70 до пологів і 56 після). У разі ускладнених пологів або народження двох і більше дітей — 140 днів. Допомогу повністю фінансує ПФУ, відсоток за страховим стажем не застосовують, тому денна виплата дорівнює середньоденній заробітній платі.

Лікарняний під час випробувального терміну

Оплачується в загальному порядку. Дні тимчасової непрацездатності не зараховуються до строку випробування — строк випробування продовжується на відповідну кількість днів (ст. 27 КЗпП).

Електронний лікарняний: як відкрити та перевірити

Паперових листків непрацездатності більше немає. Лікар формує медичний висновок в електронній системі охорони здоров'я, на його підставі в Електронному реєстрі листків непрацездатності автоматично створюється е-лікарняний. Працівникові не потрібно нічого приносити в бухгалтерію.

Перевірити лікарняний можна трьома способами:

1. у застосунку «Дія» — розділ з електронними документами показує відкриті та закриті листки;
2. у кабінеті застрахованої особи на порталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua) — там видно номер, статус і період непрацездатності;
3. роботодавець бачить листки своїх працівників у кабінеті страхувальника на тому ж порталі.

Важливий нюанс для HR: е-лікарняний зазвичай набуває статусу, придатного для призначення виплат, приблизно через сім днів після дати закриття. До цього моменту нарахувати допомогу не вийде, навіть якщо листок уже видно в реєстрі.

Окрема ситуація — коли листок з'явився в реєстрі, а працівник не попередив про хворобу. Ставити прогул у цьому випадку не можна: наявність листка в реєстрі вже є підставою вважати відсутність поважною. Правильний порядок — зафіксувати відсутність, звірити її з реєстром і після появи закритого листка протабелювати дні як тимчасову непрацездатність.

Строки виплати лікарняних

Рішення про призначення допомоги ухвалює комісія або уповноважений із соціального страхування на підприємстві. Далі строки такі:

• якщо працівник хворів п'ять днів або менше, заяву-розрахунок до ПФУ не подають — роботодавець виплачує допомогу власним коштом;
• якщо хвороба тривала шість днів і більше, роботодавець подає заяву-розрахунок до ПФУ протягом п'яти робочих днів після ухвалення рішення про призначення виплати;
• ПФУ перераховує кошти на окремий рахунок роботодавця;
• працівник отримує лікарняні у найближчий після дня призначення строк виплати заробітної плати.

Затримка виплати — це порушення строків розрахунку з працівником з відповідальністю за ст. 265 КЗпП, а у разі несвоєчасного розрахунку при звільненні — ще й середній заробіток за час затримки за ст. 117 КЗпП.

Оподаткування лікарняних

Лікарняні для цілей оподаткування прирівнюються до заробітної плати. З них утримують податок на доходи фізичних осіб за ставкою 18% і військовий збір. Роботодавець нараховує ЄСВ за ставкою 22% — і на свою частину допомоги, і на частину, профінансовану ПФУ.

Окреме питання, яке регулярно ставлять бухгалтери: чи входять лікарняні в розрахунок відпускних. Так, входять. Згідно з абз. 4 п. 3 Порядку № 100 суми допомоги по тимчасовій непрацездатності — як від ПФУ, так і за рахунок роботодавця — включають до заробітку, з якого обчислюють середню заробітну плату для відпускних. Дні хвороби при цьому з розрахункового періоду не виключають. У розрахунку самих лікарняних логіка протилежна: попередні лікарняні не враховують, а їхні дні вилучають.

Шість помилок, через які лікарняні рахують неправильно

Чеклист документів і дій для нарахування

Що з цього закриває HR-система

Сам розрахунок допомоги залишається за бухгалтерією — жодна HR-платформа не замінює обліковий розрахунок. Але більша частина помилок у лікарняних народжується не на етапі арифметики, а раніше: коли дні відсутності живуть у пошті й месенджерах, а в табель потрапляють вручну і з запізненням.

У PeopleForce тимчасова непрацездатність — це окремий тип відсутності зі своєю політикою. Для кожного типу налаштовується, чи рахувати його в календарних чи робочих днях, чи є він оплачуваним, і який маршрут погодження проходить запит. Для українських лікарняних це має пряме значення: тип відсутності налаштовується саме в календарних днях, тому вихідні всередині періоду не губляться, а залишок щорічної відпустки перераховується автоматично.

Коли працівник подає запит, система показує розбивку по днях і прогноз залишку ще до відправлення — і працівник, і керівник бачать однакову картину. Облік відсутностей веде ці дні як структуровані дані, а не як листування: кожен запит проходить налаштований маршрут погодження й одразу змінює залишок. У календарі команди видно, хто відсутній і до якої дати, тому керівник планує навантаження, не перепитуючи HR.

Для українських компаній кадрову частину бере на себе модуль PeopleForce Kadry: для типів відсутності налаштовуються шаблони наказів і папки, куди підписаний документ потрапляє в особову справу працівника. Підписання відбувається за допомогою КЕП або Дія.Підпис, тож документ не доводиться друкувати.

Поширені питання

Скільки днів лікарняного оплачує роботодавець?

Перші п'ять календарних днів тимчасової непрацездатності через власне захворювання або травму. З шостого дня допомогу фінансує Пенсійний фонд. Для лікарняних по догляду за хворим членом сім'ї роботодавець не платить нічого — усі дні оплачує ПФУ.

Як дізнатися свій страховий стаж?

Замовити довідку ОК-5 або ОК-7 у кабінеті застрахованої особи на порталі ПФУ. Довідка показує періоди, за які сплачувалися страхові внески, — саме вони формують страховий стаж, а не записи в трудовій книжці.

Чи оплачується лікарняний за вихідні дні?

Так. Лікарняні нараховують за календарні дні, тому вихідні, святкові та неробочі дні всередині періоду непрацездатності оплачуються так само, як робочі.

Чи входять лікарняні в розрахунок відпускних?

Так. Суми допомоги по тимчасовій непрацездатності включають до заробітку для обчислення середньої заробітної плати за Порядком № 100, а дні хвороби з розрахункового періоду не виключають. У розрахунку самих лікарняних, навпаки, попередні лікарняні не враховують.

Коли працівник отримає гроші за лікарняним?

У найближчий після дня призначення допомоги строк виплати заробітної плати. Якщо хвороба тривала понад п'ять днів, до цього додається час на подання заяви-розрахунку до ПФУ (до п'яти робочих днів) і на фінансування коштів фондом.

Чи можна звільнити працівника, який на лікарняному?

За ініціативою роботодавця — ні, звільнення в період тимчасової непрацездатності заборонено (ч. 3 ст. 40 КЗпП), крім випадку повної ліквідації підприємства. За власним бажанням працівника або за угодою сторін звільнення можливе й під час лікарняного.

Що робити, якщо лікарняного немає в реєстрі?

Перевірити статус у кабінеті страхувальника ще раз через кілька днів: листок стає доступним для призначення виплат приблизно через тиждень після закриття. Якщо запису немає взагалі, працівник має звернутися до лікаря, який формував медичний висновок.