Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy: jak obliczyć L4 krok po kroku

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy liczy się według jednego wzoru: (przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z 12 miesięcy − 13,71% składek) ÷ 30 × 80% × liczba dni zwolnienia. Przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym płaci pracodawca (wynagrodzenie chorobowe), a od 34. dnia ZUS (zasiłek chorobowy). Kwota za dzień jest taka sama, zmienia się tylko płatnik.

Przykład. Pracownik zarabia stałe 8 000 zł brutto i był na L4 przez 8 dni. Podstawa po odliczeniu składek: 8 000 × 86,29% = 6 903,20 zł. Stawka dzienna: 6 903,20 ÷ 30 × 80% = 184,09 zł. Za 8 dni pracodawca wypłaci 184,09 × 8 = 1 472,72 zł brutto.

Kto płaci za L4 i za które dni

Finansowanie niezdolności do pracy jest podzielone między pracodawcę i ZUS. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe z własnych środków (art. 92 Kodeksu pracy) za łącznie 33 dni w roku kalendarzowym, a dla pracowników po 50. roku życia za 14 dni, liczone od roku następującego po roku ukończenia 50 lat. Od kolejnego dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ustawy zasiłkowej.

Zasada 33 dni nie działa we wszystkich przypadkach. Wszystko zależy od przyczyny zwolnienia.

U pracodawców zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób to firma jest płatnikiem zasiłków: wypłaca też zasiłek z ZUS w swojej liście płac i rozlicza go w deklaracji rozliczeniowej. Mniejsze firmy przekazują dokumenty do ZUS, który wypłaca zasiłek bezpośrednio pracownikowi.

Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe: wzór i cztery kroki

Zasady ustalania podstawy opisuje ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Ta sama podstawa służy do wynagrodzenia chorobowego i do zasiłku.

Krok 1. Ustalić okres, z którego liczy się podstawę

Podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli pracownik pracuje krócej, bierze się pełne miesiące faktycznego zatrudnienia. Gdy nie przepracował jeszcze pełnego miesiąca, podstawą jest wynagrodzenie, które otrzymałby za pełny miesiąc.

Krok 2. Odliczyć składki pracownika

Od wynagrodzenia brutto odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: emerytalną 9,76%, rentową 1,5% i chorobową 2,45%, razem 13,71%.

Co nie wchodzi do podstawy:

• składniki wynagrodzenia, które pracodawca wypłaca także za czas choroby, na przykład niektóre premie i dodatki zgodnie z regulaminem;
• wcześniejsze wynagrodzenie chorobowe i zasiłki;
• składniki, od których nie opłaca się składek na ubezpieczenie chorobowe.

Miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy, co do zasady się pomija. Wynagrodzenie za miesiąc niepełny z innych powodów uzupełnia się do pełnej kwoty według zasad ustawy zasiłkowej.

Krok 3. Obliczyć stawkę dzienną

Podstawę po odliczeniu składek dzieli się zawsze przez 30, niezależnie od liczby dni w miesiącu, a wynik mnoży przez właściwy procent.

Krok 4. Pomnożyć przez dni kalendarzowe zwolnienia

Ostatni krok to pomnożenie stawki dziennej przez liczbę dni kalendarzowych na zwolnieniu. Właśnie kalendarzowych: soboty, niedziele i święta w trakcie L4 są płatne tak samo jak dni robocze. To częste źródło błędów w firmach, które prowadzą ewidencję czasu pracy w dniach roboczych.

Minimalna podstawa i inne ograniczenia

Minimalna podstawa. Podstawa wymiaru dla pracownika na pełnym etacie nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie pomniejszone o 13,71%. Przy płacy minimalnej 4 806 zł to 4 147,10 zł, a minimalna stawka dzienna przy 80% wynosi 110,59 zł. Przy niepełnym etacie minimum zmniejsza się proporcjonalnie.

Okres wyczekiwania. Prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku powstaje po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Wyjątki dotyczą m.in. absolwentów, którzy podjęli pracę w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub studiów, osób z co najmniej 10-letnim stażem ubezpieczenia oraz niezdolności spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy.

Trzy przykłady obliczeń

Przykład 1. Stała pensja, krótkie zwolnienie

Specjalistka zarabia stałe 8 000 zł brutto i była na L4 przez 8 dni. To jej pierwsze zwolnienie w roku.

• Podstawa: 8 000 − 13,71% = 6 903,20 zł.
• Stawka dzienna: 6 903,20 ÷ 30 × 80% = 184,09 zł.
• 8 dni (pracodawca): 184,09 × 8 = 1 472,72 zł.
• Razem: 1 472,72 zł brutto.

Przykład 2. Pracownik po 50. roku życia

Pracownik w wieku 52 lat zarabia 6 000 zł brutto. W tym roku wykorzystał już 10 dni wynagrodzenia chorobowego, teraz jest na L4 przez 12 dni.

• Podstawa: 6 000 − 13,71% = 5 177,40 zł.
• Stawka dzienna: 5 177,40 ÷ 30 × 80% = 138,06 zł.
• Do limitu 14 dni zostały 4 dni (pracodawca): 138,06 × 4 = 552,24 zł.
• Pozostałe 8 dni (zasiłek z ZUS): 138,06 × 8 = 1 104,48 zł.
• Razem: 1 656,72 zł brutto.

Limit 33 albo 14 dni liczy się łącznie dla wszystkich zwolnień w roku kalendarzowym, dlatego przy każdym L4 trzeba sprawdzić, ile dni pracownik już wykorzystał.

Przykład 3. Zwolnienie w okresie ciąży

Pracownica w ciąży zarabia 7 000 zł brutto i była na L4 przez 10 dni.

• Podstawa: 7 000 − 13,71% = 6 040,30 zł.
• Stawka dzienna: 6 040,30 ÷ 30 × 100% = 201,34 zł.
• 10 dni (pracodawca): 201,34 × 10 = 2 013,40 zł.
• Razem: 2 013,40 zł brutto.

L4 w nietypowych sytuacjach

Choroba w czasie urlopu wypoczynkowego

Jeśli pracownik zachoruje w czasie urlopu, niewykorzystaną część urlopu udziela się w terminie późniejszym (art. 166 k.p.). Za dni choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe na ogólnych zasadach. Inaczej jest przy opiece nad dzieckiem w czasie urlopu: urlop się nie przesuwa, a zasiłek opiekuńczy za te dni nie przysługuje.

Weekendy i święta na L4

Są płatne. Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek przysługują za każdy dzień kalendarzowy zwolnienia, więc dni wolne w jego trakcie nie wymagają osobnych obliczeń.

Opieka nad chorym dzieckiem

Za opiekę przysługuje zasiłek opiekuńczy z ZUS od pierwszego dnia, w wysokości 80% podstawy. Limit wynosi do 60 dni w roku kalendarzowym na opiekę nad dzieckiem do 8 lat (np. przy zamknięciu żłobka) lub chorym dzieckiem do 14 lat oraz do 14 dni na opiekę nad starszym dzieckiem lub innym członkiem rodziny, w łącznym limicie 60 dni.

L4 w okresie wypowiedzenia lub po ustaniu zatrudnienia

Choroba nie przesuwa daty rozwiązania umowy, gdy wypowiada pracownik. Jeśli niezdolność do pracy trwa po ustaniu zatrudnienia, pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego, ale wypłaca go już ZUS, a nie pracodawca.

Elektroniczne zwolnienie e-ZLA: jak wystawić i sprawdzić

Papierowych zwolnień już nie ma. Lekarz wystawia e-ZLA w systemie ZUS, a dokument trafia automatycznie do profilu pracodawcy na Platformie Usług Elektronicznych (PUE eZUS). Pracownik nie musi niczego dostarczać do działu kadr.

1. Pracodawca widzi zwolnienia swoich pracowników na profilu płatnika w PUE eZUS i może włączyć powiadomienia e-mail o nowych L4.
2. Pracownik sprawdza swoje zwolnienia na własnym profilu w eZUS lub w aplikacji mZUS.
3. Programy kadrowo-płacowe mogą pobierać e-ZLA bezpośrednio z ZUS.

Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o nieobecności i jej przyczynie najpóźniej drugiego dnia nieobecności, chyba że przepisy wewnętrzne przewidują inny termin. Pracodawca zatrudniający powyżej 20 osób może sam kontrolować, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem. Mniejsze firmy mogą o taką kontrolę poprosić ZUS.

Terminy wypłaty i opodatkowanie

• wynagrodzenie chorobowe wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę;
• jeśli firma jest płatnikiem zasiłków, zasiłek również trafia do pracownika w terminie wypłaty wynagrodzenia;
• w mniejszych firmach pracodawca przekazuje dokumenty do ZUS w ciągu 7 dni od ich otrzymania, a ZUS wypłaca zasiłek w ciągu 30 dni od otrzymania kompletu dokumentów.

Od wynagrodzenia chorobowego i zasiłku nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne. Pobiera się natomiast zaliczkę na podatek dochodowy i składkę zdrowotną. Więcej o samym pojęciu w haśle wynagrodzenie chorobowe.

Sześć błędów przy rozliczaniu L4

Checklista przed rozliczeniem L4

Co z tego może przejąć system HR

Samo obliczenie kwot zostaje po stronie płac: żaden system HR nie zastępuje programu płacowego. Większość błędów przy L4 powstaje jednak wcześniej: gdy dni nieobecności żyją w mailach i komunikatorach, a do ewidencji trafiają ręcznie i z opóźnieniem.

W PeopleForce zwolnienie lekarskie to osobny typ nieobecności z własną polityką. Dla każdego typu ustawia się, czy liczy się go w dniach kalendarzowych czy roboczych, czy jest płatny i jaką ścieżkę akceptacji przechodzi wniosek. Przy L4 ma to bezpośrednie znaczenie: typ nieobecności ustawiony w dniach kalendarzowych nie gubi weekendów, a saldo urlopu przelicza się automatycznie.

Przy składaniu wniosku system pokazuje rozbicie na dni i prognozę salda jeszcze przed wysłaniem, więc pracownik i przełożony widzą ten sam obraz. Ewidencja nieobecności prowadzi te dni jako uporządkowane dane, a nie korespondencję. W kalendarzu zespołu widać, kto i do kiedy jest nieobecny, więc przełożony planuje pracę bez dopytywania działu HR.

Najczęstsze pytania

Ile płatne jest L4?

Standardowo 80% podstawy, czyli przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy pomniejszonego o 13,71% składek. W ciąży, po wypadku w drodze do pracy lub z pracy, po wypadku przy pracy i przy badaniach dawców 100%.

Ile dni L4 płaci pracodawca?

Łącznie 33 dni w roku kalendarzowym, a za pracownika, który skończył 50 lat, 14 dni. Od kolejnego dnia zasiłek chorobowy płaci ZUS.

Czym różni się wynagrodzenie chorobowe od zasiłku chorobowego?

Tylko źródłem finansowania. Wynagrodzenie chorobowe płaci pracodawca ze środków własnych, zasiłek chorobowy płaci ZUS. Podstawa i stawka dzienna są obliczane tak samo.

Czy L4 obejmuje weekendy?

Tak. Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek przysługują za każdy dzień kalendarzowy zwolnienia, w tym soboty, niedziele i święta.

Jak długo można być na L4?

Okres zasiłkowy wynosi do 182 dni, a przy gruźlicy lub w ciąży do 270 dni. Po jego wyczerpaniu można ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne.

Czy nowy pracownik ma prawo do płatnego L4?

Po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Wcześniej tylko w wyjątkach, m.in. dla absolwentów zatrudnionych w ciągu 90 dni od ukończenia nauki lub przy wypadku w drodze do pracy.

Czy można zwolnić pracownika na L4?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności, jeśli nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 41 k.p.). Pracownik może natomiast sam wypowiedzieć umowę albo zawrzeć porozumienie stron także w czasie L4.