Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to rejestrowanie tego, kiedy pracownik zaczyna i kończy pracę, ile godzin przepracował i, w wielu firmach, nad czym. To dwa różne pytania, które często się myli. Pierwsze dotyczy obecności i liczby godzin. Drugie tego, na co te godziny poszły.

Od tego rozróżnienia zależy, do czego dane w ogóle się nadają. Godziny obecności zasilają listę płac, rozliczanie nadgodzin i dokumentację pracowniczą. Godziny projektowe zasilają fakturowanie klientów i analizę wykorzystania zasobów.

Czego wymaga Kodeks pracy

W Polsce ewidencja nie jest opcją, tylko obowiązkiem pracodawcy:

• Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika, na potrzeby prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń.
• Norma to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym.
• Roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi 150 godzin, o ile układ zbiorowy lub regulamin nie stanowi inaczej.
• Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję, przechowuje się przez 10 lat dla zatrudnionych po 2019 roku.
• Przy zadaniowym czasie pracy i dla części kadry zarządzającej nie ewidencjonuje się godzin, ale sama karta ewidencji nadal jest prowadzona.

Ewidencja to nie inwigilacja

Zrzuty ekranu, liczniki kliknięć i wskaźniki aktywności mierzą obecność przy komputerze, a nie wkład w pracę, i kosztują więcej zaufania, niż dają użytecznych danych. Rejestr godzin z jasnym celem zespoły akceptują, stały monitoring nie. Zasada jest prosta: zbieraj minimum, które odpowiada na realne pytanie, i powiedz ludziom, co dokładnie jest rejestrowane, zwłaszcza w zespołach z elastycznym czasem pracy.

Co ustalić przed startem

Reguły warto zamknąć na początku, bo późniejsza zmiana psuje porównywalność historii:

• Czy ludzie wpisują czas trwania, czy godzinę rozpoczęcia i zakończenia.
• Czy przerwy wliczają się do czasu pracy i jaka jest ich minimalna oraz maksymalna długość.
• Jak zgłasza się, zatwierdza i rozlicza nadgodziny.
• Kto akceptuje ewidencję i co dzieje się, gdy tej osoby nie ma.
• Jak całość łączy się z ewidencją nieobecności, żeby urlop nie wyglądał jak brakujący dzień.

Jak wygląda ewidencja w PeopleForce

W module Time reguły opisuje polityka obecności: godziny pracy i godziny specjalne, ustawienia przerw z minimalnym i maksymalnym limitem, dostępne typy nadgodzin, ścieżka akceptacji oraz lokalizacje i osoby objęte polityką. Wpisy rejestruje się jako czas trwania albo jako godzinę rozpoczęcia i zakończenia, a każdy z nich jest oznaczony jako zmierzony timerem lub dodany ręcznie. Przerwy zapisują się jako osobne wpisy zamiast być odejmowane ręcznie, a wszystko uwzględnia strefę czasową danego pracownika.

Przy pracy dla klienta wpis jest powiązany z projektem i zadaniem. Jeśli zadanie jest billowalne, a pracownik ma ustawioną stawkę kosztową i stawkę dla klienta, system liczy koszt i kwotę do faktury dla każdego wpisu. Karta czasu przechodzi od wersji roboczej do złożonej, a przełożony zatwierdza ją albo odrzuca z komentarzem, więc miesiąc zamyka się na danych potwierdzonych. Biblioteka raportów eksportuje wynik do XLSX lub CSV dla kadr i płac albo pod fakturę.