Elastyczne godziny pracy

Odpowiednie zarządzanie grafikiem pracy to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale też skuteczna metoda zwiększania produktywności i przyciągania najlepszych talentów. Dowiedz się, jak wdrożyć i rozliczać elastyczny czas pracy w zespole, aby skorzystała na tym cała organizacja.

Czym jest elastyczny czas pracy?

Elastyczny czas pracy to model zatrudnienia, w którym pracownicy sami ustalają godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, mieszcząc się w wyznaczonych przez pracodawcę ramach. Daje im to większą autonomię, ułatwia łączenie obowiązków zawodowych z prywatnymi, a jednocześnie pozwala realizować pełny wymiar czasu pracy.

Elastyczny czas pracy a polski Kodeks pracy

Polskie prawo pracy dopuszcza stosowanie elastycznych form czasu pracy, jednak ich wdrożenie wymaga formalnych ustaleń ze strony pracodawcy. Kluczowe przepisy w tej kwestii to:

• Art. 140 Kodeksu pracy – umożliwiający stosowanie zadaniowego czasu pracy, w którym liczy się efekt, a nie liczba przepracowanych godzin.
• Art. 140¹ Kodeksu pracy – pozwalający na ruchomy czas pracy i rozpoczynanie pracy o różnych godzinach w poszczególne dni.
• Art. 129 i 135 Kodeksu pracy – dające możliwość ustalania indywidualnych harmonogramów czasu pracy.

Elastyczny czas pracy na świecie

Według badań Międzynarodowej Organizacji Pracy elastyczny czas pracy zyskał na popularności w związku z pandemią i rosnącym znaczeniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W zależności od kultury organizacyjnej i przepisów prawnych danego kraju może przybierać różne formy:

• Elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – pracownicy muszą być dostępni w określonych godzinach, ale przed i po nich mają swobodę w planowaniu czasu pracy.
• Praca w przedziałach czasowych – firmy umożliwiają pracownikom wybór godzin pracy w określonych ramach, co pomaga np. unikać problemów komunikacyjnych w godzinach szczytu.
• Indywidualne harmonogramy pracy – pracownicy mogą negocjować swoje godziny pracy zgodnie z potrzebami.
• Wsparcie dla osób opiekujących się dziećmi lub osobami zależnymi – zgodnie z Unijną Dyrektywą Work-Life Balance (2019/1158), pracownicy sprawujący opiekę nad dziećmi lub innymi osobami zależnymi mają prawo wnioskować o elastyczne godziny pracy.

W niektórych krajach pracownicy mogą składać wnioski o elastyczny czas pracy już od początku zatrudnienia. Elastyczny czas pracy nie jest obowiązkowy, ale pracodawca musi uzasadnić decyzję o odrzuceniu wniosku.

Elastyczny czas pracy – korzyści dla pracownika

Elastyczne godziny pracy pozwalają pracownikom:

• lepiej dbać o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym;
• efektywniej zarządzać swoim czasem, co zwiększa poczucie autonomii i kontroli;
• pracować w mniejszym stresie;
• oszczędzać czas na dojazdy dzięki unikaniu godzin szczytu;
• dopasować harmonogram pracy do indywidualnych potrzeb, np. opieki nad dziećmi lub osobami zależnymi;
• zwiększyć produktywność, dzięki wykonywaniu obowiązków w czasie swojej najwyższej efektywności.

Elastyczny czas pracy – korzyści dla pracodawcy

Elastyczne podejście do czasu pracy to nie tylko wygoda dla pracowników, ale także strategiczna decyzja biznesowa, która może przyczynić się do wzrostu efektywności i konkurencyjności firmy. Korzyści z perspektywy zarządzania to m.in.:

• Większa produktywność – pracownicy mogą dostosować godziny pracy do własnych momentów największej efektywności, co przekłada się na lepsze wyniki i wyższą jakość wykonywanych zadań.
• Wyższa retencja talentów – elastyczne warunki pracy są atrakcyjnym benefitem dla pracowników, co pomaga zatrzymać najlepsze talenty w firmie oraz zmniejsza koszty związane z rekrutacją i onboardingiem nowych osób.
• Optymalizacja kosztów operacyjnych – elastyczne podejście do pracy umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej. W modelu hybrydowym lub rotacyjnym pracownicy mogą dzielić miejsca pracy, co zmniejsza potrzebę wynajmu dużych biur i ma znaczenie szczególnie w przypadku mniejszych firm.
• Zwiększona lojalność pracowników – większa elastyczność poprawia satysfakcję z pracy, co przekłada się na zaangażowanie i lojalność wobec firmy. Pracownicy rzadziej szukają nowych możliwości zawodowych i są bardziej zmotywowani.
• Lepsza adaptacja do zmian rynkowych – możliwość dostosowania godzin pracy zespołu do aktualnych potrzeb biznesowych ułatwia szybsze reagowanie na zmiany rynkowe, np. zwiększone zapotrzebowanie na usługi w określonych porach dnia czy sezonowe wzrosty sprzedaży.
• Niższa absencja i liczba zwolnień lekarskich – pracownicy, którzy mają większą kontrolę nad swoim czasem, rzadziej doświadczają wypalenia zawodowego i lepiej dbają o zdrowie, co zmniejsza liczbę dni nieobecności w pracy.
• Większa atrakcyjność firmy na rynku pracy – oferowanie elastycznych warunków zwiększa konkurencyjność pracodawcy i poprawia jego wizerunek jako nowoczesnej organizacji dbającej o dobrostan pracowników.
• Lepsza współpraca w międzynarodowych zespołach – w firmach działających globalnie elastyczny czas pracy ułatwia współpracę między zespołami w różnych strefach czasowych.

Jak rozliczać elastyczny czas pracy?

Elastyczny czas pracy przynosi wiele korzyści, ale wymaga strategicznego podejścia do zarządzania. Oprócz konieczności znalezienia optymalnej równowagi między swobodą pracowników a priorytetami biznesowymi oraz zapewnienia skutecznej komunikacji, jednym z największych wyzwań pozostaje monitorowanie czasu pracy i efektywności zespołu. Aby skutecznie zarządzać tym obszarem, należy dobrać narzędzia dopasowane do specyfiki organizacji i skali jej działalności. Jakie rozwiązania warto rozważyć?

Rozliczanie czasu pracy na podstawie raportowania zadań

W mniejszych firmach, gdzie dominują modele współpracy B2B, umowy zlecenia czy umowy o dzieło, często rezygnuje się z tradycyjnej ewidencji czasu pracy na rzecz oceny wyników, np. poprzez raportowanie wykonanych zadań.

Jednak taka metoda nie sprawdzi się w przypadku umowy o pracę, ponieważ trudno zachować równowagę w ocenie efektywności. Pracownicy wykonują różną liczbę zadań w tym samym czasie, co przy jednolitym wynagrodzeniu może prowadzić do nierówności i problemów z motywacją.

Rozliczanie czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym

Arkusze kalkulacyjne to najprostsze rozwiązanie do ewidencji czasu pracy, jednak ich skuteczność maleje wraz ze wzrostem skali organizacji. Wymagają dużej samodyscypliny ze strony pracowników, a brak odpowiednich zabezpieczeń sprawia, że są podatne na błędy i nieautoryzowane modyfikacje, co może prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń.

Ręczna obsługa arkuszy jest czasochłonna, utrudnia automatyzację procesów kadrowych i generowanie raportów. W większych firmach bardziej efektywną alternatywą są dedykowane systemy do monitorowania czasu pracy, które zapewniają dokładność, przejrzystość i bezpieczeństwo danych.

Elektroniczne rozliczanie czasu pracy

Zaawansowane systemy monitorowania i rozliczania czasu pracy zapewniają większą precyzję, automatyzację procesów oraz lepszą kontrolę nad efektywnością zespołów. Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• Aplikacje mobilne – intuicyjne trackery i cyfrowe zegary czasu pracy, które sprawdzają się w mniejszych firmach (np. Toggl czy Clockify). Zapewniają prostotę użytkowania oraz mobilność, choć ich funkcjonalność jest ograniczona w kontekście analizy efektywności czy integracji z innymi systemami.
• Systemy ERP – kompleksowe narzędzia, wykorzystywane głównie przez duże przedsiębiorstwa produkcyjne i logistyczne. Oprócz monitorowania czasu pracy pozwalają na integrację z innymi procesami operacyjnymi, takimi jak planowanie produkcji czy optymalizacja kosztów.
• Platformy HR – zaawansowane rozwiązania, takie jak PeopleForce, które wspierają zarządzanie czasem pracy zarówno w małych, średnich i dużych organizacjach. Oferują szeroki zakres funkcji, w tym analizę efektywności, generowanie raportów wydajności, planowanie i optymalizację grafików oraz automatyzację procesów kadrowych. PeopleForce możesz również zintegrować z Kalendarzem Google oraz aplikacjami Zoom i Slack, aby usprawnić komunikację w czasie rzeczywistym między członkami zespołu.

Elastyczny czas pracy: podsumowanie

Według badania CIPD, aż 87% osób chce pracować elastycznie. Co więcej, osoby, które otrzymują taką możliwość, wykazują wyższy poziom satysfakcji z pracy, a także częściej podejmują dodatkowy wysiłek w porównaniu do pracujących w tradycyjnym modelu. Wprowadzenie elastycznego czasu pracy może więc nie tylko zwiększyć motywację zespołu, ale także przełożyć się na lepsze wyniki organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać jego potencjał, warto zadbać o rozwiązania, które ułatwią zarządzanie i usprawnią współpracę, czyli narzędzia cyfrowe wspierające zdalną współpracę, zarządzanie zadaniami i komunikację w zespole.

Przekonaj się, jak proste może być zarządzanie elastycznym czasem pracy dzięki platformie HR. Zamów demo PeopleForce i testuj bezpłatnie przez 14 dni!