Jak zmniejszyć absencję w miejscu pracy?

Pracownik jest nieobecny w pracy bez uzasadnionego powodu? Jeśli problem powraca, a poziom wydajności pracownika spada, pojawia się pytanie, czy przypadkiem nie dopadła go klątwa absencji.

Zastanówmy się, czym jest absencja, jak powstaje i jak można jej zapobiec dzięki zautomatyzowanym systemom HR.

Absencja w świecie korporacji

Absencja oryginalnie oznaczała wszystkie nieobecności w pracy, włączając w to nieobecności z ważnych powodów, takich jak zwolnienie lekarskie czy urlop. Jednak z czasem pojęcie to nabrało bardziej negatywnych konotacji i obecnie absencja odnosi się zwykle do nieplanowanej nieobecności w miejscu pracy lub uchylania się od obowiązków. W ostateczności absencja prowadzi do zwolnienia pracownika.

Nieusprawiedliwione nieobecności członka zespołu kończące się zwolnieniem to czynniki, który negatywnie wpływają na pracę firmy i zmniejszają jej ogólną wydajność. W związku z tym ograniczenie absencji jest obecnie jednym z najważniejszych zadań dla managerów HR.

Przy podejmowaniu prób naprawy sytuacji należy uwzględnić wiele niuansów, ponieważ pracownicy, jak i zespoły oraz firmy różnią się od siebie, a raz wypracowany schemat działań, nie zawsze się sprawdzi. Niemniej jednak ogólne zalecenia dotyczące unikania lub eliminowania absencji są zawsze aktualne. Przejdziemy do tego za chwilę.

Jak mierzy się absencję?

Aby potwierdzić, że absencja ma miejsce, trzeba ustalić rzeczywisty wskaźnik absencji. Jego wzór jest następujący:

(TA / TT) x 100%

TA – Total absence (ang.) to całkowity czas nieobecności. TT – Total time (ang.) to łączna liczba godzin, które pracownik musi przepracować.

Należy pamiętać, że absencja obejmuje ważne powody nieobecności, takie jak zwolnienia lekarskie i urlopy, a także nieobecności nieusprawiedliwione. Dlatego trzeba wziąć pod uwagę sumę wszystkich dni faktycznej nieobecności pracownika w miejscu pracy.

Elementem analizy będzie porównanie uzyskanej wartości wskaźnika z poprzednimi pomiarami. Jeśli pojawi się tendencja wzrostowa, dodatkowo trzeba przeanalizować różnicę między ważnymi powodami nieobecności a nieobecnościami wynikającymi z nieusprawiedliwionych powodów lub pomyłek.

Wskaźnik absencji najlepiej analizować regularnie, ponieważ ocena dynamiki pozwoli zauważyć zmiany w określonym okresie (i na czas!). Oprócz tego warto porównywać wartości wskaźników absencji kilku pracowników lub działów, bo to z kolei pomoże zidentyfikować osoby, które sprawiają najwięcej problemów.

Jeśli wskaźnik absencji w zespole przekracza 20%, mamy do czynienia z niepokojącą sytuacją. Jeśli wynosi 50% lub więcej, to absencja stanowi już poważny problem.

Jak absencja wpływa na zespół?

Nawet jeśli absencja jest usprawiedliwiona (choroba pracownika, urlop itp.), to nadal ma negatywny wpływ na zespół. Trzy główne konsekwencje absencji to:

Zmniejszona produktywność współpracowników

Nieplanowane nieobecności wzmagają presję na współpracownikach, którzy muszą wykonywać obowiązki nieobecnych osób, aby zapewnić ciągłość pracy organizacji. Mogą oni być zmuszeni do odroczenia własnych zadań, co skutkuje ogólnie niższą produktywnością.

Spadek morale i wzrost problemów ze zdrowiem psychicznym

Absencja w pracy ma wpływ nie tylko na wydajność, ale także na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników, którzy wielokrotnie muszą zmagać się z konsekwencjami niskiej frekwencji. Wraz ze zmianą lub rozszerzeniem zakresu obowiązków, pracownicy mogą doświadczać wyższego poziomu stresu w miejscu pracy, co obniża morale.

Finansowy wpływ absencji

W wielu firmach wpływ absencji jest odczuwalny dopiero po pewnym czasie. Pracownicy nie przychodzą do pracy, ale otrzymują wynagrodzenie, mimo że nie wywiązują się ze swoich obowiązków. Co więcej, zastąpienie jednego pracownika często kosztuje więcej, niż wynosiłoby jego standardowe wynagrodzenie. Firma może być zmuszona rekompensować obecnym pracownikom nadgodziny lub poświęcić dodatkowy czas i pieniądze na szkolenie nowych osób.

Wszystko to sprowadza się do zasadniczego pytania – jak można zapobiec wysokiemu wskaźnikowi absencji w firmie?

10 wskazówek, jak zmniejszyć absencję w firmie

1. Wprowadź przejrzysty system urlopów, który będzie łatwy do śledzenia. Upewnij się, że składanie wniosków urlopowych jest proste, a pracownicy mają możliwość (lub obowiązek) dodać do wniosków adnotacje, wyjaśnienia, referencje itp.

Przejrzysty system urlopów zapewniają polityki urlopowe PeopleForce. Można je skonfigurować w taki sposób, aby pracownicy mieli dostęp do wszystkich dostępnych informacji na temat dni, w których przysługuje im czas wolny. Mogą zgłosić nieobecność, podać jej powód, a osoba uprawniona zadecyduje, czy potwierdzić dany urlop.

2. Co pewien cza weryfikuj wynagrodzenia pracowników, na przykład co 6 miesięcy. Często okazuje się, że pracownikom po prostu brakuje motywacji do produktywnej pracy z powodu nieodpowiedniego lub niekonkurencyjnego wynagrodzenia.

3. Wprowadź program pomocy w zakresie zdrowia psychicznego, ponieważ obecnie aż 80% pracowników zgłasza, że odczuwa stres w pracy, a prawie połowa twierdzi, że potrzebuje pomocy w radzeniu sobie z nim. Gdy zespół jest zestresowany przez dłuższy czas, może to prowadzić do problemów zdrowotnych, a w konsekwencji do chronicznych nieobecności. Dodatkowe dni urlopu, płatne dni wolne, urlop macierzyński, elastyczne godziny pracy, premie itp. to świadczenia, które są wartością dodaną, wykraczającą poza samą wypłatę i pomagają obniżyć wskaźnik nieobecności.

4. Reaguj na nieplanowane nieobecności. Jeśli zaczynasz zauważać negatywny wzorzec zachowania, to musisz zająć się nim natychmiast, a nie później. To, co początkowo wydawało się tylko drobną kwestią, w krótkim czasie może przerodzić się w poważny problem.

5. Regularnie komunikuj się ze swoimi pracownikami poprzez wspólne rozmowy, spotkania indywidualne lub zbieranie informacji zwrotnych za pomocą ankiet firmowych. To, czego członkowie zespołu nie powiedzą Ci na spotkaniach, mogą anonimowo przekazać w ankiecie.

Spotkania 1 na 1 i ankiety są dostępne w systemie PeopleForce, dzięki czemu możesz zbierać informacje zwrotne i opinie od swoich podwładnych lub współpracowników, zanim pojawi się absencja, wypalenie zawodowe lub problemy ze stresem. Ogromną zaletą spotkań jest to, że można od razu spisać plan działania i opracować nowy plan kariery dla pracownika, jeśli pomoże mu to z nadmierną absencją. Atutami ankiet są wygoda tworzenia i łatwość publikacji.

6. Znajdź podstawową przyczynę nadmiernej absencji. Czasami przyczyna tkwi w najprostszych rzeczach. Zrozumienie najczęstszych powodów nieobecności może pomóc ograniczyć czas stracony przez pracowników. Stres? Przepracowanie lub zanurzenie? Mobbing lub toksyczność w miejscu pracy? Brak uznania i/lub korzyści finansowych? Problemy osobiste? Wiedza na temat tego, przez co przechodzą pracownicy, może pomóc w wyeliminowaniu problemu, zanim ten stanie się nie do opanowania.

7. Weryfikuj zadania pracowników, gdy widzisz, że Twoi pracownicy są przeciążeni. Być może Twoje uwagi do zadań pomogą pracownikom spojrzeć na problematyczne kwestie pod innym kątem. Rozwiązaniem wartym rozważenia jest ewidencjonowanie zadań i czasu pracy w odpowiednim systemie.

PeopleForce zawiera moduł PeopleTime, który umożliwia śledzenie czasu pracy spędzonego nad poszczególnymi projektami. Jeśli Twój zespół ma pilną potrzebę wyraźnego rozróżnienia, ile czasu jego członkowie poświęcają na różne zadania, wystarczy wykorzystać funkcjonalności modułu. Pamiętaj, aby przy okazji ewidencji czasu pracy zwracać uwagę, czy ktoś w zespole nie jest przepracowany, ponieważ bierze na siebie zbyt dużo pracy. To silny czynnik stresogenny, który może doprowadzić do absencji pracownika.

8. Obserwuj wskaźnik absencji nowych pracowników. Jeśli nagle wzrósł, może to oznaczać problem z okresem adaptacyjnym. Być może nowi pracownicy nie rozumieją w pełni swoich zadań, zasad korporacyjnych lub wartości.

9. Zautomatyzuj proces onboardingu za pomocą systemu HRM, aby uniknąć niepotrzebnych kłopotów z adaptacją. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że niczego nie przeoczysz w przypadku nowych pracowników, a wszystkie wartości i warunki umowy zostaną prawidłowo ustalone.

10. Oprócz dbania o zdrowie psychiczne pracowników, zadbaj także o umiejętności miękkie kadry zarządzającej. Jeśli odczuwasz wahania wskaźników absencji, nie wywieraj presji na pracowników, ale spróbuj dowiedzieć się, co jest nie tak i czy to Ty, jako pracodawca, ponosisz za to winę.

Podsumowanie

Jeśli chcesz, aby Twój zespół Ci ufał – zaufaj swoim pracownikom. Nie stresuj ich, śledząc i kontrolując ich pracę w każdej sekundzie. Jeżeli poziom absencji w Twojej firmie rośnie, zastanów się, jak pracujesz ze swoim zespołem. Czy możesz coś ulepszyć w tej kwestii?

Optymalizacja procesów, której przykłady wymieniliśmy powyżej, przyda się każdemu, kto martwi się o efektywność swoich pracowników. Małymi krokami, samodzielnie można uporządkować relacje między pracownikami i zmniejszyć absencję. Możesz zacząć od sprawdzenia, jak system HRM wesprze Cię w ograniczaniu absencji. Umów się na prezentację demo naszego systemu i zobacz, jak możemy Ci pomóc.