Как снизить абсентеизм в рабочей среде

Сотрудник отсутствует на работе без уважительной причины? Может быть совпадением или единичным случаем. А вот если этот случай становится повторяющимся, а уровень эффективности при этом у сотрудника снижается, возникает вопрос - не попал ли такой сотрудник под проклятие абсентеизма, и если да, то как его спасти? Разберем, что такое абсентеизм, как он эволюционировал, и как предотвратить тенденцию отсутствия благодаря автоматизированным системам.

Определение абсентеизма в современном корпоративном мире

Абсентеизм - это все случаи отсутствия сотрудника на работе, в том числе даже отсутствие по уважительной причине, например, по больничному или из-за отпуска. Но со временем понятие приобрело негативный окрас, поэтому сейчас под абсентеизмом понимают случаи незапланированного отсутствия на рабочем месте, или уклонение от выполнения своих прямых обязательств.

Терминальная стадия абсентеизма приводит к увольнению сотрудника. Все эти факторы негативно влияют на работу компании, снижают эффективность использования трудовых ресурсов и несут угрозу для работодателей. Соответственно,  борьба с абсентеизмом является одной из важнейших задач для современных руководителей и HR-менеджеров. При этом необходимо учитывать множество нюансов, ведь каждый сотрудник и каждый коллектив, равно как и каждая компания, являются сугубо индивидуальными. Конечно, несмотря на это, есть некоторые общие рекомендации по недопущению или устранению абсентеизма, но их все равно необходимо применять с учетом индивидуальных обстоятельств.

Как измеряется коэффициент абсентеизма?

Чтобы понять, прослеживается ли абсентеизм у сотрудников в пределах отдела или команды, необходимо проверить информацию об учтенных рабочих часах.

Формула расчета коэффициента абсентеизма такова:

(ВО/РВ)*100%, где

• ВО - время отсутствия на работе
• РВ - общее рабочее время, в течение которого работник должен был бы находиться на рабочем месте за определенный период.

Отметим еще раз, что абсентеизм предусматривает как уважительные причины для отсутствия, в частности, больничные и отпуска, так и обычные прогулы. Поэтому для правильного расчета учитывайте сумму всех дней фактического отсутствия сотрудника на его рабочем месте. Но в дальнейшем полученные результаты необходимо проанализировать, посмотрев, растет ли показатель за последний период. Если появляется тенденция к росту, анализируют, какая существует разница между уважительными причинами отсутствия, и отсутствиями из-за прогулов, неуважительных причин или допущенных ошибок.

Лучше всего анализировать коэффициент абсентеизма по двум направлениям - как в динамике, так и сравнительно с другими сотрудниками. Оценка в динамике даст возможность вовремя подметить изменения за период - для этого следует проверять коэффициент абсентеизма в сравнении с аналогичными показателями. А вот сравнение коэффициента абсентеизма нескольких сотрудников или департаментов поможет выявить самых проблемных персон и принять соответствующие меры.

В случае если коэффициент абсентеизма в среднем по коллективу составляет более 20% - это уже можно назвать тревожной ситуацией. Наличие же этого коэффициента в размере 50% и выше даже для индивидуального сотрудника является практически прямым доказательством абсентеизма в его поведении.

Как абсентеизм влияет на команду?

Существуют три основных направления влияния абсентеизма в команде. Тут мы говорим даже об отсутствии по уважительным причинам, если оно начинает повторяться и образовывать тенденцию.

• Снижение производительности коллег

Незапланированное отсутствие увеличивает нагрузку на коллег, которые должны выполнять обязанности, чтобы поддерживать работу офиса или системы. Им, возможно, приходится откладывать выполнение собственных должностных обязанностей, что приводит к снижению производительности работы в целом.

• Снижение морального духа и рост проблем с психическим здоровьем

Влияние прогулов на производительность выходит за простые рамки выполнения задач и влияет как на психическое, так и на физическое здоровье сотрудников, которым приходится неоднократно иметь дело с последствиями плохой посещаемости у коллег. С изменением или увеличением рабочих обязанностей сотрудники могут испытывать повышенный уровень стресса на рабочем месте, что приводит к снижению морального духа в компании. Работники не хотят быть перегруженными, особенно если они подхватывают чьи-то невыполненные задачи. Если проблема является постоянной, дополнительный стресс может привести к увеличению связанных с этим проблем со здоровьем. Так образуется порочный круг абсентеизма, потому что ментальные проблемы влекут за собой отсутствие и т.д.

• Финансовое влияние абсентеизма

Для многих компаний влияние абсентеизма проявляется слишком поздно. Сотрудники не появляются на работе, но получают заработную плату, хотя и не выполняют свою часть соглашения. Работа стоит на месте, что приводит к убыткам. Кроме того, замена сотрудников может стоить больше, чем расходы на заработную плату. Компании, возможно, придется компенсировать текущим сотрудникам сверхурочные часы работы или потратить дополнительные часы и средства на обучение новых сотрудников.

Все это приводит нас к вопросу, как мы можем предотвратить возникновение высокого показателя абсентеизма в вашей компании?

Топ-10 советов для снижения уровня абсентеизма в компании

1. Внедрите четкую систему отсутствий, которую легко отслеживать и с помощью которой просто делать запросы на отсутствие с возможной или обязательной необходимостью оставлять заметку и объяснения, справку или что-то еще.

Политики отсутствий в PeopleForce могут помочь вам в этой ситуации, поскольку политики можно настроить таким образом, чтобы у сотрудника перед глазами была вся доступная информация об имеющихся у него днях для решения собственных проблем. Так он может запросить отсутствие и указать причину, а менеджер или уполномоченное лицо решит, подтверждать отсутствие или нет.

2. Пересматривайте заработные платы работнико в раз в утвержденный период - например, раз в полгода. Во многих случаях сотрудникам просто не хватает мотивации, чтобы продолжать плодотворно работать - и виной тому могут быть недостаточные или неконкурентные выплаты.

3. Внедрите программу помощи ментальному здоровью. 80% сотрудников испытывают стресс на работе, и почти половина из них говорят, что им нужна помощь в том, как научиться справляться со стрессом. А когда команда находится в стрессовом состоянии в течение длительного периода, это может привести к проблемам со здоровьем (болезни сердца, депрессии), которые, в свою очередь, приводят к хроническому отсутствию.

Дополнительные дни отпуска, оплачиваемые выходные, декретный отпуск, гибкий график работы, премии и т. д. - все это стимулы, которые добавляют ценности не только в виде заработной платы. Политика посещения должна быть приемлемой для всех работников. Поэтому советуем взглянуть на гибкий график.

4. Реагируйте на незапланированные прогулы. Если вы начинаете замечать определенную модель поведения, время решать эту проблему сейчас, а не позже. То, что могло бы быть просто небольшим вопросом, может быстро превратиться в значительную проблему за короткие сроки.

5. Регулярно общайтесь со своими сотрудниками путем совместных звонков, встреч 1-on-1 или путем сбора фидбека через опросы в компании. То, чего участники команды не расскажут вам на встречах, они могут высказать в опросе анонимно.

Встречи 1-on-1 и опросы доступны в системе PeopleForce для того, чтобы вы могли собирать обратную связь и мнения ваших подчиненных или коллег вовремя до наступления проблем с абсентеизмом, выгоранием или стрессом в команде. Большим преимуществом встреч является возможность записать план действий прямо на встрече, а также разработать новый карьерный план для сотрудника, если это поможет ему с чрезмерными отсутствиями. Преимуществом же опросов является возможность использовать популярные шаблоны по заинтересованности работой или общей оценке работодателя, которые уже загружены в систему и ждут ваших ответов для автоматического анализа.

6. Найдите первопричину чрезмерных прогулов. Иногда состав преступления скрывается в простом. Расспросите сотрудников любым из выше предложенных способов о проблемах на работе. Понимание самых распространенных причин прогулов может помочь вам свести к минимуму время, которое люди пропускают. Стресс? Переутомление или скука? Издевательства или токсичность на рабочем месте? Отсутствие признания и/или финансовых стимулов? Личная проблема? Знание того, через что проходят ваши сотрудники, может помочь вам смягчить проблему до того, как она станет проблемой для компании.

7. Если вы знаете, что ваши сотрудники перегружены, сделайте их жизнь проще и пересмотрите рабочие задачи, возможно, они нуждаются в свежем взгляде на наличие блокеров. Также обязательно ведите счет задачам в определенном таскере, где можно ставить статусы выполненной работы и видеть, кто за что отвечает.

За прозрачность в PeopleForcе отвечает в том числе модуль PeopleTime, который поможет учитывать часы или дни, потраченные на проекты. Если вы столкнулись с тем, что у команды есть насущная необходимость четко разграничивать, сколько времени ее участники тратят на конкретные ситуации, используйте функционал модуля, но не забудьте проанализировать - возможно, кто-то в команде перерабатывает, беря работу на себя, а в результате этого стрессует и не выходит на работу.

8. Следите за уровнем абсентеизма у новых сотрудников. Если он неожиданно вырос, возможно, у вас есть проблема с адаптационным периодом в компании, и новичок не до конца понимает либо что-то из своих должностных задач, либо что-то из корпоративных правил или ценностей.

9. Для того, чтобы не иметь лишних хлопот с адаптацией, автоматизируйте онбординг в HRM-системе. Это поможет вам не переживать за начало работы нового сотрудника и быть уверенным, что вы не забыли ни о чем его предупредить, а все ценности и правила поведения урегулированы и донесены до человека.

10. Не давите. Да, все хотят иметь политику жесткой борьбы с прогулами, решительные шаги для преодоления неявки на работу и прочее. Но в тандеме с заботой о ментальном здоровье сотрудников, позаботьтесь также о софт скиллах менеджмента в компании. Не давите на сотрудников, если чувствуете колебания в коэффициенте абсентеизма, а попробуйте разобраться, что именно не так, и не вы ли в первую очередь виноваты как работодатель. Помните также, что постепенно движущей силой становится поколение "зет", которое очень четко может сформулировать свои претензии к работодателю, если атмосфера в компании будет напряженной и требовательной. Учитесь работать с разными мнениями - а потому не заставляйте команду отвечать за каждую минуту отсутствия на рабочем месте.

Итог

Если хотите, чтобы ваша команда доверяла вам, и ставила вас в пример всем работодателям на рынке, доверяйте своим работникам в первую очередь. Если уровень абсентеизма растет, посмотрите на то, как вы в последнее время сотрудничаете с командой. Ни в коем случае не заставляйте ее ставить софт для ежесекундного надзора за действиями человека на экране и т.д. - к таким критическим методам не стоит прибегать, если в 2023 году хотите сохранить здоровые отношения в коллективе.

Оптимизация процессов, которую мы приводили в качестве примера выше, пригодится всем, кто переживает за эффективность персонала. Небольшими шагами и собственноручно, без обращения к сторонним помощникам, вы можете навести порядок в отношениях между сотрудниками, и снизить абсентеизм, прислушавшись к своим коллегам. Мы можем провести для вас демо-презентацию возможностей HRM-системы специфически под запрос об абсентеизме - так что если он вас интересует, обращайтесь к нашим менеджерам за помощью.