Як знизити рівень абсентеїзму в робочому середовищі?

Співробітник відсутній на роботі без поважної причини? Може бути співпадінням або поодиноким випадком. А ось вже якщо цей випадок стає повторюваним, а рівень ефективності при цьому у співробітника знижується, виникає питання — чи не потрапив такий співробітник під закляття абсентеїзму, і якщо так, то як його врятувати? Розберемо, що таке абсентеїзм, як він еволюціонував, та як запобігти тенденції відсутності завдяки автоматизованим системам.

Визначення абсентеїзму в сучасному корпоративному світі

Абсентеїзм — це всі випадки відсутності співробітника на роботі, зокрема навіть відсутність з поважної причини, наприклад, на лікарняному або у відпустці. Але поступово поняття набуло більше негативного статусу, тому зараз під абсентеїзмом розуміють випадки незапланованої відсутності на робочому місці, або ухилення від виконання своїх прямих зобовʼязань.

Термінальна стадія абсентеїзму призводить до звільнення співробітника. Усі ці фактори негативно впливають на роботу компанії, знижують ефективність використання трудових ресурсів і несуть загрозу для роботодавців. Відповідно — боротьба з абсентеїзмом є одним із найважливіших завдань для сучасних керівників і HR-менеджерів. При цьому необхідно враховувати безліч нюансів — адже кожен співробітник і кожен колектив, так само як і кожна компанія, є суто індивідуальними. Звісно, незважаючи на це, є деякі загальні рекомендації щодо недопущення або усунення абсентеїзму, але їх все одно необхідно застосовувати з урахуванням індивідуальних обставин.

Як вимірюється коефіцієнт абсентеїзму?

Щоб зрозуміти, чи простежується абсентеїзм у співробітників у межах відділу або команди, необхідно перевірити інформацію про враховані робочі години.

Формула розрахунку коефіцієнта абсентеїзму така:

(ЧВ/РЧ)*100%, де

• ЧВ - час відсутності на роботі
• РЧ - загальний робочий час, протягом якого працівник мав би перебувати на робочому місці за певний період.

Зазначимо ще раз, що абсентеїзм передбачає як поважні причини для відсутності, зокрема, лікарняні та відпустки, так і звичайні прогули. Тому для правильного розрахунку враховуйте суму всіх днів фактичної відсутності співробітника на його робочому місці. Але надалі отримані результати необхідно проаналізувати, подивившись, чи зростає показник за останній період. Якщо з'являється тенденція до зростання, аналізують, яка існує різниця між поважними причинами відсутності, і відсутністю через прогули, неповажні причини або допущені помилки.

Найкраще аналізувати коефіцієнт абсентеїзму за двома напрямками - як у динаміці, так і порівняно з іншими співробітниками. Оцінка в динаміці дасть можливість вчасно помітити зміни за період - для цього слід перевіряти коефіцієнт абсентеїзму порівняно з аналогічними показниками. А ось порівняння коефіцієнта абсентеїзму кількох співробітників або департаментів допоможе виявити найпроблемніших персон і вжити відповідних заходів.

У разі якщо коефіцієнт абсентеїзму в середньому по колективу складає понад 20% — це вже можна назвати тривожною ситуацією. Наявність же цього коефіцієнта в розмірі 50% і вище навіть для індивідуального співробітника є практично прямим доказом абсентеїзму в його поведінці.

Як абсентеїзм впливає на команду?

Існують три основні напрямки впливу абсентеїзму в команді. Варто зазначити, що мова йде навіть про відсутності з поважних причин, якщо вони починають повторюватися та утворювати тенденцію.

• Зниження продуктивності колег

Незапланована відсутність збільшує навантаження на колег, які повинні виконувати чужі обов'язки, щоб підтримувати роботу офісу або системи. Їм, можливо, доводиться відкладати виконання власних посадових обов'язків, що призводить до зниження продуктивності роботи в цілому.

• Зниження морального духу та зростання проблем з психічним здоровʼям

Вплив прогулів на продуктивність працівників виходить за рамки простого виконання завдань і впливає як на психічне, так і на фізичне здоров'я працівників, яким доводиться неодноразово мати справу з наслідками поганої відвідуваності роботи колег. Зі зміною або збільшенням робочих обов'язків працівники можуть відчувати підвищений рівень стресу на робочому місці, що призводить до зниження морального духу в компанії. Працівники не хочуть бути перевантаженими роботою, особливо якщо вони підхоплюють чиїсь задачі. Якщо проблема є постійною, додатковий стрес може призвести до збільшення пов'язаних з цим проблем зі здоров'ям. Якщо все досить погано, такі проблеми можуть призвести до подальшого абсентеїзму, таким чином утворюючи замкнене коло абсентеїзму, адже ментальні проблеми спричиняють відсутність працівника.

• Фінансовий вплив абсентеїзму

Для багатьох компаній вплив абсентеїзму проявляється наприкінці. Співробітники, які не з'являються на роботі, отримують заробітну плату, але не виконують свою частину угоди. Робота не виконується, що призводить до збитків. Крім того, заміна працівників може коштувати більше, ніж витрати на заробітну плату. Компанії, можливо, доведеться компенсувати поточним працівникам понаднормові години роботи або витратити додаткові години та кошти на навчання нових працівників.

Все це приводить нас до запитання, як ми можемо запобігти виникненню високого показника абсентеїзму у вашій компанії?

Топ-10 порад для зниження рівня абсентеїзму в компанії

1. Запровадьте чітку систему відсутностей, яку легко відстежувати та за допомогою якої просто робити запити на відсутність з можливою або обовʼязковою необхідністю залишати нотатку та пояснення, довідку абощо.

Політики відсутностей у PeopleForce можуть допомогти вам у цій ситуації, оскільки політики можна налаштувати таким чином, щоб у співробітника перед очима була вся доступна інформація стосовно наявних у нього днів для вирішення власних проблем. Так він може запросити відсутність та вказати причину, а менеджер або уповноважена особа вирішить, чи підтверджувати відсутність, чи ні.

2. Переглядайте заробітні оплати працівників раз на затверджений період — наприклад, раз на півроку. У багатьох випадках працівникам просто не вистачає мотивації, щоб продовжувати плідно працювати — і виною тому можуть бути недостатні або неконкурентні виплати.

3. Запровадьте програму допомоги ментальному здоровʼю. 80% працівників відчувають стрес на роботі, і майже половина з них кажуть, що їм потрібна допомога в тому, як навчитися справлятися зі стресом. А коли працівники перебувають у стресовому стані протягом тривалого періоду, це може призвести до проблем зі здоров'ям (хвороби серця, депресія), які, в свою чергу, призводять до хронічного прогулу.

Додаткові дні відпустки, оплачувані вихідні, декретна відпустка, гнучкий графік роботи, премії тощо — все це стимули, які додають цінності не лише у вигляді заробітної плати. Політика щодо відвідування повинна бути прийнятною для працівників. Тож радимо поглянути на гнучкий графік.

4. Реагуйте на незаплановані прогули. Якщо ви починаєте помічати певну модель поведінки, час вирішувати цю проблему зараз, а не пізніше. Те, що могло б бути просто маленьким питанням, може швидко перетворитися на значну проблему в короткі терміни.

5. Регулярно спілкуйтеся зі своїми співробітниками шляхом спільних дзвінків, зустрічей 1-on-1 або шляхом збирання фідбеку через опитування в компанії. Те, чого учасники команди не розкажуть вам на зустрічах, вони можуть висловити у опитуванні анонімно.

Зустрічі 1-on-1 та опитування доступні у системі PeopleForce для того, щоб ви могли збирати зворотний звʼязок та думки ваших підлеглих чи колег вчасно та до настання проблем з абсентеїзмом, вигоранням чи стресом у команді. Великою перевагою зустрічей є можливість занотувати план дій просто на зустрічі, а також розробити новий карʼєрний план для співробітника, якщо це допоможе йому з надмірними відсутностями. Перевагою ж опитувань є можливість використовувати популярні шаблони з зацікавленості роботою чи загальною оцінкою роботодавця, які вже завантажені в систему та чекають відповідей для автоматичного аналізу.

6. Знайдіть першопричину надмірних прогулів. Іноді все складне ховається у простому. Розпитайте співробітників будь-яким з вище запропонованих шляхів щодо проблем на роботі. Розуміння найпоширеніших причин прогулів може допомогти вам звести до мінімуму час, який люди пропускають. Стрес? Перевтома чи нудьга? Знущання або токсичність на робочому місці? Відсутність визнання та/або фінансових стимулів? Особиста проблема? Знання того, через що проходять ваші співробітники, може допомогти вам пом'якшити проблему до того, як вона стане проблемою для компанії.

7. Якщо ви знаєте, що ваші працівники перевантажені, зробіть їхнє життя простішим та перегляньте робочі задачі, можливо, вони потребують свіжого погляду на наявність блокерів. Також обовʼязково ведіть рахунок задачам у певному таскері, де можна ставити статуси виконаної роботи та бачити прозоро, хто за що відповідає.

За прозорість у PeopleForcе відповідає у тому числі модуль PeopleTime, який допоможе враховувати години чи дні, витрачені на проекти. Якщо ви стикнулися з тим, що у команди є нагальна потреба чітко розмежовувати, скільки часу її учасники витрачають на конкретні ситуації, використовуйте функціонал модуля, але не забудьте проаналізувати — можливо, хтось у команді перепрацьовує, беручи роботу на себе, а внаслідок цього стресує та не виходить на роботу.

8. Слідкуйте за рівнем абсентеїзму у нових співробітників. Якщо він неочікувано виріс, можливо, у вас є проблема з адаптаційним періодом в компанії, і новачок не до кінця розуміє щось зі своїх посадових задач, або щось з корпоративних правил чи цінностей.

9. Для того, щоб не мати зайвого клопоту з адаптацією, автоматизуйте онбордінг у HRM-системі. Це допоможе вам не переживати за початок роботи нового співробітника та бути переконаним, що ви не забули ні про що його попередити, а усі цінності та правила поведінки врегульовані та донесені до людини.

10. Не тисніть. Так, усі хочуть для себе політику жорсткої боротьби з прогулами, рішучі кроки для подолання неявки на роботу та інше. Але у тандемі з піклуванням про ментальне здоровʼя працівників, подбайте також про софт склли менеджменту в компанії. Не тисніть на співробітників, якщо відчуваєте коливання у коефіцієнті абсентеїзму, а спробуйте розібратися, що саме не так, і чи у першу чергу не винні ви як роботодавець. Памʼятайте також, що поступово рушійною силою стає покоління “зет”, яке дуже чітко може сформулювати свої претензії до роботодавця, якщо атмосфера у компанії буде напруженою та вимогливою. Вчіться працювати з різними думками — а тому не примушуйте команду відповідати за кожну хвилину відсутності на робочому місці.

Підсумок

Якщо хочете, щоб ваша команда довіряла вам, та ставила вас у приклад всім роботодавцям на ринку, довіряйте своїм працівникам насамперед. Якщо рівень абсентеїзму зростає, подивіться на те, як ви останнім часом співпрацюєте з командою. У жодному разі не примушуйте її ставити софт для щосекундного нагляду за діями людини на екрані абощо — до таких критичних методів годі вдаватися, якщо у 2023 році хочете зберегти здорові стосунки у колективі.ʼ

Оптимізація процесів, яку ми наводили як приклад вище, стане у нагоді всім, хто переживає за ефективність персоналу. Невеликими кроками та власноруч, без звернення до сторонніх помічників, ви можете навести лад у стосунках між співробітниками, та знизити абсентеїзм, прислухавшись до своїх колег. Ми можемо провести для вас демо-презентацію можливостей HRM-системи специфічно під запит про абсентеїзм — тож якщо він вас цікавить, звертайтеся до наших менеджерів по допомогу.