Відсутність на роботі

Відсутність на роботі — це погоджений період, коли людина не працює, але трудові відносини тривають. Співробітник залишається у штаті, зберігає свою посаду і зазвичай принаймні частину бенефітів. Змінюється інше: чи оплачується цей час, скільки він може тривати і що треба надати для підтвердження.

Поняття охоплює все: від запланованої відпустки до півроку неоплачуваної навчальної відпустки. Саме тому компанії потрібні окремі типи відсутностей, а не одна загальна категорія.

Закон, договір і добра воля компанії

Три шари накладаються один на одний, і плутанина між ними — найчастіша причина суперечок:

• Гарантоване законом: мінімальна щорічна відпустка, яка в Україні становить не менше 24 календарних днів на рік, лікарняні, відпустки у зв'язку з вагітністю та доглядом за дитиною, святкові дні. Компанія може дати більше, але не менше.
• Закріплене договором: те, що додає трудовий договір або колективна угода, часто додаткові дні за стаж.
• На розсуд компанії: день народження, день на відновлення, час на волонтерство, неоплачуваний сабатикал. Це дається за внутрішніми правилами, тому правила мають бути записані, інакше кожне рішення стає прецедентом.

Типові види відсутностей

У більшості компаній їх від шести до п'ятнадцяти: оплачувана відпустка, лікарняний із власними правилами оплати, відпустка по догляду за дитиною, відпустка через смерть близької людини, відпустка через інвалідність, відпустка через військову службу, навчальна відпустка, відпустка без збереження зарплати та іноді сабатикал. Поруч існують державні свята і, у більш гнучких компаніях, плаваючий вихідний, який людина витрачає на власний розсуд.

Важлива не кількість, а дисципліна: один тип на один набір правил. Як тільки дві різні ситуації ділять один тип, баланс перестає щось означати, а звітність перетворюється на здогадки.

На які питання має відповідати політика

Це варто зафіксувати до першої заявки, інакше кожне з питань вирішить той, до кого звернулись першим:

• Оплачувана чи ні і чи зараховується цей час як робочий.
• Рахується в робочих чи календарних днях і що відбувається, коли всередину періоду потрапляє свято.
• Як з'являється баланс: увесь одразу на фіксовану дату чи нараховується щомісяця, і чи перший рік рахується пропорційно від дати найму.
• Перенесення залишку: не переноситься, переноситься повністю чи до певної кількості днів, і чи перенесені дні згорають через кілька місяців.
• Строки попередження: за скільки днів мінімум подають заявку і наскільки далеко наперед її можна бронювати.
• Документи: для яких типів потрібне підтвердження і хто має до нього доступ.
• Погодження: один керівник, ланцюжок чи HR як другий крок.
• Мінусовий баланс: чи можна йти в мінус і наскільки.

Де це ламається найчастіше

Класика — таблиці: баланси живуть у файлі, який редагує лише HR, тому люди питають замість того, щоб подивитись самостійно, керівники погоджують, не знаючи залишку, а звірка наприкінці року забирає тиждень. Друга помилка — погодити відпустку без заміни, через що відпочинок однієї людини стає проблемою всієї команди. Третя — щедра політика, яку ніхто не може знайти: це вже питання документації, і місце таких правил — у довіднику співробітника.

Облік також є єдиним чесним входом для управління відсутностями: закономірності, варті реакції, наприклад скупчення відсутностей у одній команді, невидимі, доки заявки не зібрані в одному місці з типом у кожній.

Відсутності в PeopleForce

Облік відсутностей у Core HR побудований як типи відсутностей і політики всередині них. Тип ведеться в днях або в годинах, а політика над ним задає, чи час оплачуваний, неоплачуваний чи рахується як робочий, чи відлік йде в робочих чи календарних днях, як з'являється баланс і як округлюються неповні дні. Політики з нарахуванням рахують перший період пропорційно або дають повний обсяг, додають дні на рівнях за стажем і обробляють перенесення залишку як відсутнє, необмежене або до фіксованої кількості днів, із терміном згорання. Мінімальний і максимальний строк попередження, обов'язкове вкладення для типів, де потрібне підтвердження, і допустимий мінус задаються на рівні політики, а не окремої заявки.

Заявки проходять ланцюжок погоджень, а в кожній політиці є правило заміщення: після погодження обов'язки переходять до керівника, керівника керівника, менеджера третього рівня або до конкретної людини. Баланси бачить сам співробітник, а не лише HR, доступність команди показує, хто ще відсутній у той самий період, а звіти в HR-аналітиці покривають залишки, використані дні та заявки за типами. Саме це перетворює облік відпусток із бухгалтерії на інструмент планування.