Licencia laboral

Una licencia laboral es un período acordado de ausencia del trabajo durante el cual la relación laboral continúa. La persona sigue en la empresa, conserva su puesto y normalmente al menos parte de sus beneficios. Lo que cambia es si ese tiempo se paga, cuánto puede durar y qué hay que presentar para justificarlo.

El término abarca desde unas vacaciones planificadas hasta seis meses de licencia sin goce de sueldo por estudios. Por eso una empresa necesita tipos de licencia con nombre propio y no una única categoría general.

Ley, contrato y decisión de la empresa

Son tres capas superpuestas, y confundirlas es el origen más frecuente de los conflictos:

• Lo que fija la ley: el mínimo de vacaciones, que en Argentina parte de 14 días corridos y crece con la antigüedad, las licencias por enfermedad, las licencias por maternidad y paternidad, los feriados. La empresa puede dar más, nunca menos.
• Lo que agrega el contrato individual o el convenio colectivo, muchas veces días extra atados a la antigüedad.
• Lo que la empresa concede porque quiere: el día del cumpleaños, un día de salud mental, tiempo para voluntariado, un sabbatical sin goce de sueldo. Se otorga según reglas internas, y por eso esas reglas tienen que estar escritas: si no, cada decisión se convierte en un precedente.

Los tipos más habituales

La mayoría de las empresas termina con entre seis y quince: tiempo libre pago para las vacaciones, licencia por enfermedad con sus propias reglas de pago, licencias parentales, licencia por fallecimiento de un familiar, licencia por discapacidad, licencia por servicio militar, licencia por estudios, licencia sin goce de sueldo y algún sabbatical ocasional. Alrededor están los feriados y, en esquemas más flexibles, un día libre a elección.

Importa menos la cantidad que la disciplina: un tipo por cada conjunto de reglas. En cuanto dos situaciones distintas comparten el mismo tipo, el saldo deja de significar algo y el reporte pasa a ser adivinanza.

Qué tiene que responder la política

Conviene dejarlo por escrito antes de la primera solicitud, porque si no cada punto lo resuelve quien recibió la consulta primero:

• Paga o sin goce de sueldo, y si esos días cuentan como tiempo trabajado.
• Contada en días hábiles o corridos, y qué pasa cuando cae un feriado dentro del período.
• Cómo aparece el saldo: completo en una fecha fija o acumulado mes a mes, y si el primer año se prorratea desde la fecha de ingreso.
• Arrastre al año siguiente: ninguno, sin límite o hasta cierta cantidad de días, y si los días arrastrados vencen a los pocos meses.
• Aviso previo: con cuántos días mínimos se pide y hasta cuán adelante se puede reservar.
• Documentación: qué tipos exigen comprobante y quién puede verlo.
• Aprobación: un jefe, una cadena o RRHH como segundo paso.
• Saldo negativo: si se permite bajar de cero y hasta qué punto.

Dónde se rompe casi siempre

El clásico es la planilla: los saldos viven en un archivo que solo edita RRHH, así que la gente pregunta en lugar de mirar, los jefes aprueban sin saber el saldo y la conciliación de fin de año se lleva una semana. El segundo error es aprobar una licencia sin acordar el reemplazo, con lo cual las vacaciones de una persona se vuelven un problema de todo el equipo. El tercero es tener una política generosa que nadie encuentra: eso ya es un problema de documentación, y el lugar de esas reglas es el manual del empleado.

El registro también es el único insumo honesto para la gestión del ausentismo: los patrones que valen una reacción, como las ausencias concentradas en un solo equipo, son invisibles hasta que las solicitudes se registran en un solo lugar con su tipo asignado.

Licencias en PeopleForce

La gestión de licencias de Core HR se arma con tipos de licencia y políticas dentro de cada uno. El tipo se lleva en días o en horas, y la política define si el tiempo es pago, sin goce o computable como trabajado, si el conteo corre en días hábiles o corridos, cómo aparece el saldo y cómo se redondean los días parciales. Las políticas con acumulación prorratean el primer período o entregan el total, suman días en los tramos de antigüedad que definas y manejan el arrastre como nulo, ilimitado o hasta una cantidad fija, con un plazo de vencimiento para los días arrastrados. El aviso mínimo y máximo, el adjunto obligatorio para los tipos que piden comprobante y el saldo negativo permitido se configuran a nivel de política y no de cada solicitud.

Las solicitudes pasan por una cadena de aprobación, y cada política lleva una regla de suplencia: al aprobarse, la cobertura pasa automáticamente al jefe directo, al jefe del jefe, al mando de tercer nivel o a una persona designada. El saldo lo ve la propia persona y no solo RRHH, la vista de disponibilidad del equipo muestra quién más está ausente en el mismo período, y los reportes de analítica de RRHH cubren saldos, días usados y solicitudes por tipo. Eso es lo que convierte el control de ausencias en una herramienta de planificación en lugar de una tarea contable.