Nieobecność w pracy

Nieobecność w pracy to uzgodniony okres, w którym pracownik nie świadczy pracy, ale stosunek pracy trwa dalej. Osoba zostaje w firmie, zachowuje stanowisko i zwykle przynajmniej część świadczeń. Zmienia się co innego: czy ten czas jest płatny, jak długo może trwać i co trzeba przedstawić, żeby go uzasadnić.

Pojęcie obejmuje wszystko, od zaplanowanego urlopu po pół roku bezpłatnego urlopu szkoleniowego. Właśnie dlatego firma potrzebuje nazwanych typów nieobecności, a nie jednej ogólnej kategorii.

Ustawa, umowa i dobra wola firmy

Trzy warstwy nakładają się na siebie, a ich mylenie to najczęstsze źródło sporów:

• Gwarantowane ustawą: wymiar urlopu wypoczynkowego, który w Polsce wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni powyżej tego progu, zwolnienia lekarskie, urlopy związane z rodzicielstwem, dni ustawowo wolne od pracy. Firma może dać więcej, nigdy mniej.
• Zapisane w umowie: to, co dokłada umowa o pracę albo układ zbiorowy, często dodatkowe dni powiązane ze stażem.
• Przyznawane uznaniowo: dzień urodzinowy, dzień na regenerację, czas na wolontariat, bezpłatny sabbatical. Przyznaje się je według reguł firmowych, więc te reguły muszą być spisane, inaczej każda decyzja staje się precedensem.

Typowe rodzaje nieobecności

W większości firm jest ich od sześciu do piętnastu: płatny urlop, zwolnienie lekarskie z własnymi zasadami wynagrodzenia chorobowego, urlopy rodzicielskie, urlop po śmierci bliskiej osoby, nieobecność związana z niepełnosprawnością, nieobecność z powodu służby wojskowej, urlop szkoleniowy, urlop bezpłatny i sporadycznie sabbatical. Obok stoją dni ustawowo wolne, a w bardziej elastycznych firmach dzień do wykorzystania dowolnie.

Ważna jest nie liczba, tylko dyscyplina: jeden typ na jeden zestaw zasad. W momencie, w którym dwie różne sytuacje dzielą ten sam typ, saldo przestaje cokolwiek znaczyć, a raportowanie zamienia się w zgadywanie.

Na jakie pytania musi odpowiadać polityka

Warto ustalić to przed pierwszym wnioskiem, bo inaczej każdą z tych kwestii rozstrzygnie ten, kogo akurat zapytano:

• Płatna czy bezpłatna i czy ten czas liczy się jako czas pracy.
• Liczona w dniach roboczych czy kalendarzowych i co dzieje się, gdy w środek okresu wypada dzień wolny.
• Jak pojawia się pula: cała naraz w ustalonym dniu czy narastająco co miesiąc, i czy pierwszy rok liczy się proporcjonalnie od daty zatrudnienia.
• Przenoszenie na kolejny rok: brak, bez limitu albo do określonej liczby dni, i czy przeniesione dni przepadają po kilku miesiącach.
• Wyprzedzenie: minimalna liczba dni przed złożeniem wniosku i jak daleko w przyszłość można rezerwować.
• Dokumenty: które typy wymagają potwierdzenia i kto ma do niego dostęp.
• Akceptacja: jeden przełożony, łańcuch albo HR jako drugi krok.
• Ujemne saldo: czy można zejść poniżej zera i o ile.

Gdzie to najczęściej się sypie

Klasyk to arkusze: salda żyją w pliku, który edytuje wyłącznie HR, więc ludzie pytają zamiast sprawdzać sami, przełożeni akceptują bez wiedzy o saldzie, a uzgodnienie na koniec roku zabiera tydzień. Drugi błąd to zaakceptowanie urlopu bez ustalenia zastępstwa, przez co odpoczynek jednej osoby staje się problemem całego zespołu. Trzeci to hojna polityka, której nikt nie potrafi znaleźć: to już kwestia dokumentacji, a miejsce takich zasad jest w regulaminie pracowniczym.

Ewidencja jest też jedynym uczciwym wsadem do zarządzania absencją: wzorce warte reakcji, na przykład kumulacja nieobecności w jednym zespole, pozostają niewidoczne, dopóki wnioski nie są zbierane w jednym miejscu, każdy z przypisanym typem.

Nieobecności w PeopleForce

Ewidencja nieobecności w Core HR opiera się na typach nieobecności i politykach wewnątrz nich. Typ prowadzi się w dniach albo w godzinach, a polityka nad nim ustala, czy czas jest płatny, bezpłatny czy liczony jako czas pracy, czy odliczanie idzie w dniach roboczych czy kalendarzowych, jak pojawia się pula i jak zaokrągla się niepełne dni. Polityki z naliczaniem liczą pierwszy okres proporcjonalnie albo przyznają pełen wymiar, dokładają dni na progach stażu i obsługują przenoszenie salda jako brak, bez limitu albo do ustalonej liczby dni, z terminem wygaśnięcia. Minimalne i maksymalne wyprzedzenie, obowiązkowy załącznik dla typów wymagających potwierdzenia i dopuszczalne ujemne saldo ustawia się na poziomie polityki, a nie pojedynczego wniosku.

Wnioski przechodzą przez łańcuch akceptacji, a każda polityka ma regułę zastępstwa: po zatwierdzeniu obowiązki przechodzą na przełożonego, przełożonego przełożonego, menedżera trzeciego poziomu albo na wskazaną osobę. Saldo widzi sam pracownik, a nie tylko HR, dostępność zespołu pokazuje, kto jeszcze jest nieobecny w tym samym okresie, a raporty w analityce HR obejmują salda, wykorzystane dni i wnioski według typów. To właśnie zamienia ewidencję urlopów z księgowości w narzędzie planowania.