Seguimiento del tiempo libre
¿Qué es el seguimiento del tiempo?
El adecuado seguimiento y contabilización del tiempo trabajado y del tiempo libre de los empleados ofrece muchos beneficios a la empresa.
¿Qué es el seguimiento del tiempo?
El seguimiento del tiempo (registro del tiempo) significa contabilizar las horas que un empleado ha trabajado en el cumplimiento de las tareas asignadas y las que ha utilizado para disfrutar de vacaciones o permisos por enfermedad. Las leyes de la empresa y los reglamentos laborales internos, como la política de vacaciones, especifican lo que significa el término "tiempo trabajado".
¿Con qué objetivo se llevan los registros de tiempo?
Los registros de tiempo se mantienen para calcular la remuneración de un empleado y concederle el número correcto de días libres. El empleado tiene derecho a solicitar al empleador que inspeccione los registros.
¿El control del tiempo es obligatorio?
Llevar un registro de las horas trabajadas de los empleados es obligatorio para cualquier empleador. Sin embargo, la forma del documento es arbitraria: puede llevarse en papel o electrónicamente. Tampoco existen recomendaciones legales sobre el método de seguimiento del tiempo trabajado. Todo depende de las regulaciones del país en cuestión, y es necesario familiarizarse con ellas, especialmente si contratas empleados de otros países.
¿Qué es el tiempo libre remunerado (PTO)?
El tiempo libre remunerado es un periodo en el que un empleado no desempeña sus funciones: se toma algún tipo de vacaciones o permiso por enfermedad y, sin embargo, recibe la remuneración que le corresponde.
En este punto, debemos aclarar algunos términos. El tiempo libre remunerado, concedido en forma de vacaciones o de permiso por enfermedad, se rige por la legislación laboral y se aplica a los empleados contratados. Sin embargo, gracias a los cambios que ha experimentado el mercado laboral en los últimos años (pandemia mundial, nueva generación de trabajadores, desarrollo de tecnología), ha surgido un nuevo concepto de tiempo libre remunerado. Se trata de días libres remunerados adicionales como beneficio para el empleado. Los empleadores pueden ofrecerlos tanto a los empleados a tiempo completo, como a los empleados con contratos bajo leyes civiles.
Diferentes tipos de tiempo libre remunerado
El tiempo libre remunerado puede adoptar diversas formas. Veamos algunas de las más importantes.
Tiempo libre por vacaciones / Vacaciones anuales
Las vacaciones anuales son un descanso del trabajo al que un empleado tiene derecho por ley. El empleado tendrá derecho a la misma retribución por el disfrute de estas vacaciones que por el desempeño de su actividad profesional.
Permiso especial / Días libres personales
Un permiso especial es una interrupción del trabajo que un empleado puede solicitar durante varios días como consecuencia de una situación particular: el nacimiento de un hijo, una boda o el fallecimiento de un familiar.
Días festivos
Los días festivos son días fijos y flotantes definidos por regulaciones pertinentes. Durante estos días, el empleado no tiene que trabajar o puede hacerlo si está sujeto por ley. El nombre de este tipo de PTO puede variar en diferentes países, todo depende del sistema político del país.
Día Duvet o edredón / permiso ocasional
Un día duvet o día de edredón es una forma de PTO. Puede ser solicitado por un empleado, no porque esté enfermo, sino porque necesita tiempo para descansar. Sin embargo, no puede empezar a disfrutar del permiso a demanda sin el consentimiento del empleador.
Permiso por enfermedad
Un permiso por enfermedad es una ausencia justificada de un empleado por la que percibirá una remuneración reducida (subsidio de enfermedad). Las leyes pertinentes regulan todos los detalles de cómo se contabiliza el subsidio de enfermedad y quién puede beneficiarse de él.
Permisos por paternidad (permiso de maternidad, permiso de paternidad, permiso parental, cuidado de hijos)
El cuidado de los hijos es una ausencia tratada al mismo nivel que los días en los que el empleado ha trabajado. Por otro lado, los permisos por maternidad/paternidad o permisos parentales son ausencias justificadas por las que el empleado recibirá una retribución reducida (al igual que en los permisos por enfermedad).
Otros tipos de permisos
Cada país ofrece a sus ciudadanos diversas formas de permiso. Algunas están relacionadas con las especificaciones de un sector en particular. Por ejemplo, unas formas aplicarían para los empleados que realizan trabajos manuales y otras a los empleados administrativos. Muchas veces, los empleados también pueden solicitar permisos no remunerados.
Ventajas de una política de tiempo libre remunerado bien pensada
La ley obliga a los empleadores a seguir las normas llevando registros de tiempo y proporcionando días libres a los empleados. Afortunadamente, también dejan cierto margen de maniobra para establecer la normativa laboral, de modo que una empresa pueda adaptarla a sus propias necesidades, como pueden ser las particularidades de su sector.
Una política de tiempo libre remunerado bien pensada puede reportar muchos beneficios a una empresa. Entre estos se incluyen:
Incremento de la productividad de los empleados: una planificación adecuada de los días libres proporciona a los empleados tiempo para recuperarse física y mentalmente. Un mayor bienestar para el empleado se traduce en una mayor motivación y creatividad para el trabajo, así como en una mayor eficiencia.
Ahorro de los recursos de la empresa: los empleados descansados, seguros de su salario, que sienten que el empleador les respeta, son menos propensos a pensar en cambiar de trabajo. La tasa de rotación disminuye y el riesgo de burnout en el equipo también desaparece, por lo que la empresa no incurre en el coste que representan nuevas contrataciones, indemnizaciones por despido o tiempo de inactividad debido a ausencias imprevistas.
Experiencia positiva del empleado: conceder tiempo libre remunerado a los empleados es una muestra de respeto y confianza hacia ellos. Esto aumenta su confianza y lealtad hacia la empresa.
Experiencia positiva del candidato: un empleador que respeta a los empleados y sus derechos al descanso atraerá más talento durante el proceso de reclutamiento.
Conciliación de la vida laboral y familiar: una política de tiempo libre remunerado bien concebida permite a los empleados mantener un equilibrio entre su vida laboral y familiar.
Fortalecimiento de las relaciones del equipo: la empresa puede proporcionar tiempo libre remunerado adicional para actividades organizadas en equipo que no impliquen obligaciones laborales, sino actividades de integración para la búsqueda de pasiones comunes. De este modo, los miembros del equipo llegan a conocerse mejor y a construir relaciones.
Tiempo libre remunerado para cualquier propósito
Una solución interesante que está ganando popularidad en el mercado laboral es ofrecer a los empleados tiempo libre remunerado adicional como beneficio laboral. ¿Cómo funciona esto? Una empresa puede ofrecer tiempo libre remunerado ilimitado -Waalaxy ya se ha decidido por esta medida, mientras que Microsoft también lo ha hecho en 2023 - o días libres remunerados individuales, como por ejemplo por cuidados o menstruación. Algunas empresas también ofrecen tiempo libre remunerado adicional, por ejemplo, como parte de campañas especiales para cuidar del bienestar de los empleados.
¿Cómo puede ayudar un software de control del tiempo libre remunerado a una empresa?
Crear una política de tiempo libre remunerado en una empresa es todo un reto. Son muchos los factores que influyen en su configuración: la normativa legal, las particularidades y la temporalidad del sector, las prácticas del mercado, la ubicación de la empresa, las capacidades financieras de la empresa, etc., y el departamento de RRHH debe tenerlos todos en cuenta. Para que la gestión del tiempo sea más eficiente, vale la pena automatizarla con el software de RRHH adecuado. Puede tratarse de una aplicación móvil monofuncional, como un simple cronómetro, una solución muy popular en las pequeñas empresas. Puede ser un sistema multifuncional para el seguimiento del tiempo libre o un módulo dentro de un sistema HRM.
Las características imprescindibles de un software de seguimiento de PTO son:
Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento
Facilidad de uso
Conexión rápida
Términos y condiciones legibles;
Visualización del tiempo que consume un determinado proyecto o tarea.
Software de seguimiento del tiempo:
Registra el tiempo de trabajo de cada miembro del equipo y permite calcular los salarios
Ayuda a determinar el desempeño real de los empleados en proyectos o tareas específicos
Facilita la planificación del trabajo en periodos determinados, como en temporadas altas o bajas
Facilita la contabilización correcta de las reservas de vacaciones de los empleados y la distribución adecuada de los días libres remunerados a lo largo del tiempo, garantizando que los empleados obtengan su debido descanso
Crea informes que muestran el uso real de los recursos en un proyecto determinado, lo que facilita su gestión
Puede motivar a los empleados a organizar mejor su trabajo y ser más eficientes
Garantiza el flujo seguro de información confidencial, gracias a las autorizaciones y al cifrado.
Si el software funciona en la nube, permite registrar el tiempo desde cualquier lugar, dando mayor control al empleador sobre los empleados que trabajan en remoto. Si, además, forma parte del sistema HRM de la empresa, permitirá ver todo el historial de un empleado: desde los datos personales hasta los resultados de su desempeño y su acuerdo salarial. Este cruce de datos permite gestionar mejor el desarrollo profesional de un empleado.
Seguimiento del tiempo: Resumen
El seguimiento del tiempo trabajdo y el seguimiento del tiempo libre remunerado de un empleado son herramientas esenciales de RRHH. Su uso competente permitirá a la empresa organizar mejor el trabajo en equipo, aumentando así la eficiencia operativa y reduciendo los costes del negocio. Aunque ambas herramientas están determinadas principalmente por la normativa legal, estas deben adaptarse a las necesidades de la empresa. Esto puede hacerse:
- Creando reglamentos de trabajo, que incluirán un incremento de la reserva de días libres remunerados;
- Utilizando un software de automatización del control horario.
Una empresa que respeta a sus empleados proporcionándoles tiempo para descansar es una empresa que consigue mejores resultados.