Облік відсутностей

Правильне відстеження та облік робочого часу і часу відпочинку співробітників приносить компанії безліч переваг.

Що таке облік робочого часу?

Облік робочого часу означає підрахунок годин, відпрацьованих співробітником під час виконання покладених на нього обов'язків, і годин, використаних для отримання відпустки або лікарняного листа. Закони компанії та правила внутрішнього трудового розпорядку, наприклад, політика щодо відпусток, визначають, що означає термін "робочий час".

З якою метою ведеться облік робочого часу?

Облік робочого часу ведеться для того, щоб розрахувати оплату працівника і надати йому правильну кількість вихідних днів. Працівник має право вимагати від роботодавця ознайомитися із записами.

Чи є облік робочого часу обов'язковим?

Ведення обліку робочого часу найнятих осіб належить до кожного роботодавця. Однак форма документа довільна — він може вестися на папері або в електронному вигляді. Також немає законодавчих рекомендацій щодо методу обліку робочого часу. Усе залежить від нормативних актів конкретної країни, і вам слід ознайомитися з ними, особливо якщо ви наймаєте співробітників з інших країн.

Що таке оплачувана відсутність (PTO)?

Оплачувана відсутність — це період, коли працівник не виконує свої обов'язки — він бере відпустку або лікарняний, але водночас отримує належну йому компенсацію.

На цьому етапі необхідно прояснити деякі терміни. Оплачувана відсутність, що надається у вигляді відпустки або лікарняного, регулюється трудовим законодавством і поширюється на працівників, які працюють за контрактом. Однак завдяки змінам на ринку праці за останні кілька років (глобальна пандемія, нове покоління працівників, розвиток технологій) виникла нова концепція оплачуваних відсутностей. Це додаткові оплачувані вихідні дні як пільга для співробітників. Роботодавці пропонують їх не тільки штатним співробітникам, а й тим, хто працює за цивільно-правовими договорами.

Різні види оплачуваних відсутностей

Оплачувана відсутність може набувати різних форм. Давайте обговоримо деякі з найбільш важливих.

Відпустка / Щорічна відпустка

Щорічна відпустка — це перерва в роботі, на яку працівник має право за законом. За таку відпустку працівники отримують таку саму компенсацію, як і за виконання своїх професійних обов'язків.

Спеціальна відпустка / Особисті вихідні дні

Спеціальна відпустка — це перерва в роботі, яку працівник може запросити на кілька днів, спричинена конкретною ситуацією — народженням дитини, весіллям або смертю члена сім'ї.

Державні свята

Державні свята — це фіксовані та плаваючі святкові дні, визначені відповідними нормативними актами. У такі дні працівник не повинен працювати або може працювати, якщо це передбачено законом. У різних країнах цей вид PTO може називатися по-різному — все залежить від політичної системи країни.

Відгул / випадкова відпустка

Відгул — це одна з форм PTO. Він може бути запрошений працівником не тому, що він хворий, а тому, що йому потрібен час для відпочинку. Однак він не може почати брати відпустку на вимогу без згоди роботодавця.

Лікарняний лист

Лікарняний лист — це відсутність співробітника на робочому місці з поважної причини, за яку він отримує знижену оплату (лікарняні). Відповідні закони регулюють усі деталі того, як враховується оплата лікарняного і хто може нею скористатися.

Відпустка для догляду за дитиною (відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною, для догляду за батьком)

Догляд за дитиною — це відсутність, яка розглядається нарівні з днями, коли працівник виконував роботу. З іншого боку, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами/батьківством або відпустка по догляду за дитиною — це виправдані відлучки, за які працівник отримує знижену оплату (так само, як і за лікарняний лист).

Інші види відпусток

Кожна країна надає своїм громадянам різні види відпусток. Деякі з них пов'язані зі специфікою конкретної галузі. Наприклад, інші форми належать працівникам фізичної праці, а інші — співробітникам "білих комірців". Часто працівники також можуть попросити неоплачувану відпустку.

Переваги добре продуманої політики відсутностей

Закон зобов'язує роботодавців дотримуватися правил ведення обліку робочого часу та надання працівникам вихідних днів. На щастя, вони також залишають деяку свободу дій під час встановлення правил роботи, щоб компанія могла адаптувати їх до власних потреб, наприклад, до специфіки своєї галузі.

Добре продумана політика надання оплачуваних відсутностей може принести компанії безліч переваг. До них належать:

• Підвищення продуктивності праці — правильне планування вихідних днів дає співробітникам час для фізичного і психічного відновлення. Краще самопочуття співробітника означає більшу мотивацію до роботи і творчості, а також — більшу ефективність.

• Економія ресурсів компанії — співробітники, які відпочили, впевнені у своїй зарплаті, відчувають, що роботодавець поважає їх, — рідше замислюються про зміну роботи. Знижується плинність кадрів, зникає ризик вигоряння в колективі, тому компанія не несе витрат на нових співробітників, вихідні допомоги та простої через незаплановані відлучки.

• Позитивний досвід співробітників — надання оплачуваної відсутності співробітникам є ознакою поваги і довіри до них. Це підвищує їхню довіру і лояльність до роботодавця.

• Позитивний досвід кандидатів — роботодавець, який поважає співробітників і їхнє право на відпочинок, приверне більше талантів під час найму.

• Баланс між роботою та особистим життям — добре продумана політика оплачуваного часу відпочинку дає змогу співробітникам підтримувати баланс між роботою та особистим життям.

• Зміцнення відносин у колективі — компанія може надати додаткову оплачувану відпустку для організованих командних заходів, які не пов'язані з виконанням робочих обов'язків, а є інтеграційними заходами з переслідуванням спільних захоплень. У результаті члени команди краще пізнають одне одного та налагоджують стосунки.

Оплачувана відсутність, яку можна використовувати для будь-яких цілей

Цікавим рішенням, що набирає популярності на ринку праці, є пропозиція співробітникам додаткових оплачуваних відсутностей як пільги. Як це працює? Компанія може запропонувати необмежена оплачувана відсутність — Waalaxy вже зважилася на цей крок, а Microsoft також зробить це у 2023 році — або окремі оплачувані дні відпочинку, наприклад, за станом здоров'я або у зв'язку з менструацією. Деякі компанії також пропонують додаткові оплачувані відсутності, наприклад, у рамках спеціальних кампаній із турботи про добробут співробітників.

Як програмне забезпечення для відстеження оплачуваних відсутностей може допомогти компанії?

Створення політики оплачуваних відсутностей у компанії — досить складне завдання. На її формування впливає безліч чинників — законодавчі норми, специфіка та сезонність галузі, ринкова практика, місце розташування компанії, фінансові можливості компанії тощо, і відділ кадрів має враховувати їх усі. Щоб зробити управління часом ефективнішим, варто автоматизувати його за допомогою правильного HR-програмного забезпечення. Це може бути монофункціональний мобільний застосунок, наприклад, простий тайм-трекер — популярне рішення в невеликих компаніях. Це може бути багатофункціональна система відстеження відсутностей або модуль HRM-системи.

Необхідними функціями програмного забезпечення для відстеження відпусток є:

• доступ у будь-якому місці/в будь-який час;

• простота використання;

• висока швидкість з'єднання;

• умови та положення, що легко читаються;

• візуалізація трудомісткості конкретного проєкту або завдання.

Програмне забезпечення для обліку робочого часу:

• фіксує робочий час кожного члена команди і дає змогу розрахувати заробітну плату;

• допомагає визначити фактичну продуктивність співробітників за окремими проєктами або завданнями;

• полегшує складання графіка роботи в певні періоди, наприклад, у високий або низький сезон;

• сприяє правильному обліку відпускних фондів співробітників і правильному розподілу оплачуваних вихідних днів у часі, забезпечуючи співробітникам належний відпочинок;

• створює звіти, що показують фактичне використання ресурсів у даному проєкті, що полегшує управління ним;

• може мотивувати співробітників краще організовувати свою роботу і бути більш ефективними;

• забезпечує безпечний потік конфіденційних даних завдяки авторизації та шифруванню.

Якщо програмне забезпечення працює в хмарі, воно дає змогу вести облік робочого часу з будь-якого місця, що дає роботодавцю більше контролю над віддаленими співробітниками. Якщо ж воно є частиною HRM-системи компанії, то дає змогу бачити всю історію співробітника — від особистих даних до результатів роботи та розрахунку заробітної плати. Такий зріз даних дає змогу краще керувати професійним розвитком співробітника.

Підсумок

Облік робочого часу та облік оплачуваних відсутностей співробітника — найважливіші інструменти HR. Їхнє вміле використання дасть змогу компанії краще організувати роботу колективу, тим самим підвищуючи операційну ефективність і знижуючи витрати бізнесу. Хоча обидва інструменти визначаються здебільшого законодавчими нормами, їх слід адаптувати до потреб компанії. Це можна зробити шляхом:

• створення регламенту роботи, який включатиме в себе збільшення кількості оплачуваних вихідних днів;
• за допомогою програми автоматизації обліку робочого часу.

Компанія, яка поважає співробітників, надаючи їм час для відпочинку, — це компанія, яка досягає найкращих результатів у бізнесі.