Оплачувана відпустка (PTO): що це і види відпусток в Україні

Що таке оплачувана відпустка (PTO)

Оплачувана відпустка, або PTO (paid time off), — це час, коли працівник не працює, але зберігає зарплату. До PTO належать щорічні відпустки, оплачувані лікарняні, святкові дні та інші дні відпочинку, за які компанія платить.

В англомовних компаніях PTO часто означає єдиний «банк» днів, з якого працівник бере і відпустку, і особисті дні. В Україні відпустки чітко розділені законом за видами, тож PTO тут зазвичай розуміють як усі щорічні та інші оплачувані відпустки разом.

Класична система і PTO-банк

	Класична система	PTO-банк
Як влаштовано	окремі ліміти на відпустку, лікарняні та особисті дні	один спільний ліміт днів на всі причини
Гнучкість	нижча: дні однієї категорії не можна взяти на інше	вища: працівник сам вирішує, на що витратити дні
Облік для HR	кілька балансів	один баланс
Де поширена	Європа, Україна, Польща, Латинська Америка	США, міжнародні стартапи

Окремий формат — безлімітна відпустка: компанія не обмежує кількість днів, але погоджує їх з керівником. Вона спрацьовує лише там, де є довіра і чіткі цілі, інакше люди відпочивають менше і ризик вигорання зростає.

Види відпусток в Україні

Вид	Тривалість	Оплата
Щорічна основна	не менше 24 календарних днів	середня зарплата
Щорічна додаткова	за шкідливі умови, особливий характер праці, ненормований день та інші підстави	середня зарплата
Додаткова у зв'язку з навчанням	залежно від рівня освіти і сесії	середня зарплата
Соціальна на дітей	10 календарних днів для батьків з двома і більше дітьми до 15 років та в інших випадках	середня зарплата
По вагітності та пологах	126 календарних днів (у складних випадках більше)	допомога від Пенсійного фонду
По догляду за дитиною до 3 років	до досягнення дитиною 3 років	державна допомога
Без збереження зарплати	за законом або за згодою сторін	не оплачується

Окремо від відпусток оплачуються лікарняні: перші п'ять днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець, далі — Пенсійний фонд.

Як вести облік оплачуваних відпусток

Пропишіть політику. Види відпусток, кількість днів, порядок нарахування і перенесення залишків, строки подання заяв.
Нараховуйте дні автоматично. Щомісячне нарахування пропорційно відпрацьованому часу знімає більшість помилок і суперечок.
Погоджуйте заявки в одному місці. Працівник бачить свій баланс, керівник — графік команди, а HR — повну картину.
Плануйте наперед. Графік відпусток на рік допомагає уникнути ситуації, коли пів команди відпочиває одночасно. Детальніше в статті про управління відпустками.
Стежте за невикористаними днями. Великі залишки — це і фінансове зобов'язання компанії, і сигнал, що людям бракує відпочинку.

Оплачувана відпустка за законом в Україні

Види відпусток визначає Закон «Про відпустки» (стаття 4) і КЗпП. Щорічна основна відпустка становить не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік, а право на повну відпустку в перший рік виникає після шести місяців роботи. Під час воєнного стану роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями, а решту днів можна використати пізніше.

За невикористані дні щорічної відпустки під час звільнення працівник отримує грошову компенсацію. Відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки, а розраховують їх із середньої зарплати за останні 12 місяців. Детальніше про розрахунок у статті про відпускні.

PeopleForce автоматизує облік оплачуваних відпусток у Core HR. У модулі відпусток ви створюєте типи відпусток і політики для різних країн чи груп працівників, налаштовуєте автоматичне нарахування і перенесення залишків, ланцюжок погоджень і періоди, коли брати відпустку не можна. Працівник подає заявку в кілька кліків і бачить свій баланс, а погоджені відпустки з'являються в HR-календарі, у календарях Google чи Outlook і в Slack, тож команда завжди знає, хто відсутній.