Płatny urlop (PTO)

Co to jest płatny urlop (PTO)

Płatny urlop, w firmach międzynarodowych nazywany PTO (paid time off), to czas wolny od pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Obejmuje urlop wypoczynkowy, płatne zwolnienia od pracy, dni ustawowo wolne i inne dni wolne, za które płaci pracodawca.

W wielu firmach, zwłaszcza amerykańskich, PTO oznacza jedną pulę dni, z której pracownik korzysta zarówno na wypoczynek, jak i sprawy osobiste. W Polsce urlopy są podzielone przez Kodeks pracy na rodzaje, więc PTO rozumie się zwykle jako urlop wypoczynkowy i pozostałe płatne nieobecności razem.

System klasyczny a bank PTO

Osobnym modelem jest urlop nielimitowany: firma nie określa liczby dni, ale urlop zatwierdza przełożony. Sprawdza się tylko przy wysokim zaufaniu i jasnych celach. W przeciwnym razie ludzie odpoczywają mniej i rośnie ryzyko wypalenia.

Rodzaje urlopów w Kodeksie pracy

Osobno opłacane jest zwolnienie lekarskie: zwykle 80% wynagrodzenia, przez pierwsze 33 dni w roku (14 dni u osób po 50. roku życia) od pracodawcy, a dalej jako zasiłek chorobowy z ZUS.

Jak prowadzić ewidencję płatnych urlopów

1. Polityka urlopowa. Należy opisać rodzaje urlopów, wymiar, zasady naliczania i przenoszenia zaległego urlopu oraz terminy składania wniosków.
2. Automatyczne naliczanie. Comiesięczne naliczanie proporcjonalne do przepracowanego czasu eliminuje większość błędów i sporów.
3. Wnioski w jednym miejscu. Pracownik widzi swoje saldo, przełożony kalendarz zespołu, a HR pełny obraz.
4. Plan urlopów. Roczny plan pozwala uniknąć sytuacji, w której połowa zespołu jest jednocześnie na urlopie. Więcej w artykule o zarządzaniu urlopami.
5. Kontrola zaległego urlopu. Zaległego urlopu wypoczynkowego trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku, a duże salda to też zobowiązanie finansowe firmy.

Płatny urlop a polskie prawo

Wymiar urlopu wypoczynkowego określa art. 154 Kodeksu pracy: 20 dni dla pracowników ze stażem poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat. Do stażu wlicza się także okres nauki, np. 8 lat za ukończenie studiów wyższych. Pracownik w pierwszym roku pracy nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca, w wymiarze 1/12 urlopu rocznego.

Urlop okolicznościowy wynika z rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności i udzielania zwolnień od pracy i przysługuje niezależnie od urlopu wypoczynkowego. Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przy rozwiązaniu umowy pracodawca wypłaca ekwiwalent. Więcej o wynagrodzeniu za czas urlopu w artykule o wynagrodzeniu urlopowym.

PeopleForce automatyzuje ewidencję płatnych urlopów w Core HR. W module urlopów tworzy się rodzaje urlopów i polityki dla różnych krajów lub grup pracowników, ustawia automatyczne naliczanie i przenoszenie sald, ścieżki akceptacji oraz okresy, w których nie można brać urlopu. Pracownik składa wniosek w kilka kliknięć i widzi swoje saldo, a zatwierdzone urlopy pojawiają się w kalendarzu HR, w kalendarzu Google lub Outlook oraz w Slacku, więc cały zespół wie, kto jest nieobecny.