Щорічна відпустка

Щорічна відпустка (annual leave) — це оплачуваний час відпочинку, на який працівник має право кожного робочого року, окремо від державних свят, лікарняних та інших видів відпусток. У більшості країн це гарантоване законом право з мінімальною тривалістю, а роботодавець може надати більше за договором чи політикою. Це вид відсутності, з яким HR працює найчастіше, і коректні правила тут важливі для комплаєнсу, бюджету і настрою команди.

Щорічна відпустка, PTO та інші види відпусток

Щорічна відпустка — це одна конкретна категорія: оплачуваний відпочинок. PTO (paid time off), поширений у США, — це єдиний банк днів, який об'єднує відпустку, лікарняні та особисті дні. Лікарняний, відпустка у зв'язку зі смертю близької людини, декретна відпустка чи сабатикал — окремі типи зі своїми правилами, які не списуються з балансу щорічної відпустки. Святкові дні також окремо: якщо свято припадає на період відпустки, воно не зараховується до її тривалості (ст. 78¹ КЗпП), хоча на час воєнного стану ця норма призупинена.

Скільки днів відпустки належить працівнику

В Україні щорічна основна відпустка становить не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону «Про відпустки»); окремі категорії — неповнолітні, люди з інвалідністю, педагоги — мають більше, а за шкідливі умови чи ненормований робочий день надаються додаткові дні. Право на повну відпустку в перший рік виникає після шести місяців безперервної роботи, до того — пропорційно до відпрацьованого часу. Для порівняння: директива ЄС гарантує мінімум чотири тижні, у Польщі — 20 або 26 робочих днів залежно від стажу, у США федерального мінімуму немає взагалі. Понад законодавчий мінімум компанії конкурують додатковими днями, збільшенням за стаж і деколи необмеженою відпусткою.

Накопичення, перенесення і компенсація

• Накопичення. Більшість політик нараховують дні поступово — щомісяця або за кожен розрахунковий період, тобто новачок заробляє відпустку, працюючи. Деякі надають увесь річний баланс від першого дня й перераховують за неповний рік. Правила накопичення також визначають, що відбувається під час випробувального терміну, відпустки без збереження зарплати і при неповній зайнятості.
• Перенесення. В Україні невикористані дні не згорають і переносяться на наступний період, але закон вимагає надати принаймні 24 дні не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, а ненадання відпустки повної тривалості два роки підряд заборонено. В інших країнах можливе правило «використай або втратиш» з попередженням.
• Компенсація. При звільненні за всі невикористані дні щорічної відпустки виплачується грошова компенсація в межах остаточного розрахунку (ст. 83 КЗпП). Під час роботи замінити відпустку грошами можна лише за частину, що перевищує 24 дні, і за бажанням працівника — право на реальний відпочинок захищене.
• Від'ємний баланс. Компанія вирішує, чи дозволяти відпустку авансом і як утримати відпускні за невідпрацьовані дні, якщо людина звільниться.

Чому облік відпусток важливий

Невикористана відпустка — це зобов'язання на балансі компанії і тривожний сигнал щодо вигорання; обидва непомітно зростають, коли баланси ведуть вручну. Відпустки, що перетинаються в малій команді, зупиняють роботу, а погодження в месенджері не залишає сліду. Зрозумілий процес управління відсутностями з видимими балансами, спільним календарем команди та одним місцем для запитів і погоджень вирішує більшість цих проблем і дає HR дані, щоб помічати команди, де ніхто не відпочиває, й планувати заміни в пікові сезони.

Щорічна відпустка у PeopleForce

У модулі обліку відпусток PeopleForce щорічна відпустка працює на політиках відпусток, які HR налаштовує один раз: періодичність накопичення, пропорційний розрахунок від дати найму, початковий баланс, правила перенесення і можливість брати дні на вимогу. Політики версіонуються, тому зміну правил можна застосувати з обраної дати, а баланси перерахуються автоматично. Співробітники бачать доступний і прогнозований баланс і подають запит з браузера, мобільного додатка або Slack, менеджер погоджує в один клік, а система не пропустить запит, який виведе баланс у мінус, якщо політика цього не дозволяє. Звіти про баланс відпусток і політики показують поточні, розраховані та перенесені дні по всій компанії, а при звільненні політики накопичення знімаються автоматично, тож розрахунок компенсації за невикористані дні починається з чистої цифри.