Відпустка без збереження заробітної плати

Відпустка без збереження заробітної плати (англ. unpaid leave), у побуті — відпустка «за свій рахунок», — це період, коли працівник за погодженням із роботодавцем або на підставі закону звільнений від роботи, але не отримує зарплати. Трудовий договір продовжує діяти, посада зберігається, і після закінчення відпустки працівник повертається на те саме місце. Це відрізняє її від оплачуваної відпустки, під час якої зарплата виплачується, і від сабатікала, який може бути повністю чи частково оплачуваним.

Два види відпустки без збереження зарплати за законом України

Закон «Про відпустки» та стаття 84 КЗпП розрізняють два випадки.

Відпустка, яка надається обов'язково (стаття 25). Роботодавець не має права відмовити, якщо працівник належить до передбаченої категорії. Серед них: мати або батько двох і більше дітей до 15 років або дитини з інвалідністю — до 14 календарних днів щорічно; працівники, які одружуються, — до 10 днів; пенсіонери за віком — до 30 днів; особи з інвалідністю III групи — до 30 днів, I–II групи — до 60 днів; працівники, які доглядають хворого родича; студенти та абітурієнти на період сесій та вступних іспитів; мати або батько для догляду за дитиною до 6 років за медичним висновком; ветерани війни та інші категорії, перелічені в статті.

Відпустка за згодою сторін (стаття 26). За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка тривалістю до 15 календарних днів на рік. Тут роботодавець має право відмовити, а надання відпустки з ініціативи роботодавця без заяви працівника заборонене. На період воєнного стану закон № 2136-IX зняв обмеження в 15 днів для відпустки за згодою сторін і додав окрему відпустку до 90 днів для працівників, які виїхали за кордон або отримали статус ВПО. Перед оформленням варто перевірити чинну редакцію трудового законодавства, оскільки тимчасові норми переглядаються.

Як оформити

Працівник подає заяву з вказанням підстави та бажаних дат; для обов'язкових відпусток додає підтверджувальний документ (свідоцтво про народження, довідка-виклик із закладу освіти, медичний висновок). Роботодавець видає наказ, а період відпустки фіксується в табелі обліку робочого часу кодом «НА» (для відпустки за ст. 25–26). Відпустка надається в календарних днях, тобто вихідні та святкові дні входять у її тривалість.

Як впливає на зарплату, стаж і щорічну відпустку

Зарплата за розрахунковий період нараховується пропорційно фактично відпрацьованим дням, тому дні відпустки мають потрапити в бухгалтерію до закриття місяця. Час відпустки за статтями 25 і 26 зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку (стаття 9 Закону «Про відпустки»), тобто нарахування днів відпустки не зупиняється, на відміну від відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Водночас ці дні виключаються з розрахункового періоду при обчисленні середнього заробітку для відпускних і лікарняних. Оскільки зарплата не нараховується, ЄСВ за ці дні не сплачується: якщо за місяць дохід виявиться нижчим за мінімальну зарплату, роботодавець доплачує ЄСВ до мінімального страхового внеску, а повний місяць без доходу не зараховується до страхового стажу. Це варто пояснювати працівникам, які планують тривалу відпустку без збереження зарплати. Корпоративне медичне страхування та інші бенефіти закон не регулює — це питання внутрішньої політики.

Як це працює в інших країнах

У Польщі стаття 174 Кодексу праці дозволяє брати неоплачувану відпустку будь-якої тривалості за заявою працівника, але роботодавець може відмовити, а період не зараховується до стажу. У США загального права на неоплачувану відпустку немає; закон FMLA гарантує до 12 тижнів на рік лише з сімейних і медичних причин. В Аргентині неоплачувана відпустка залежить від колективного договору або індивідуальної домовленості. Компаніям із командами в кількох країнах варто прописати локальні правила для кожної юридичної особи окремо.

Що прописати в політиці компанії

У довіднику працівника або правилах внутрішнього трудового розпорядку варто зафіксувати: за скільки днів подавати заяву на відпустку за згодою сторін, хто погоджує, за якими критеріями керівник може відмовити, чи потрібно спочатку використати дні щорічної відпустки, що відбувається з медичним страхуванням та бонусами під час тривалої відсутності та як працівник повертається до роботи. Обов'язкові відпустки за статтею 25 слід чітко відокремити від дискреційних за статтею 26, щоб керівники не відмовляли там, де закон відмови не допускає. І кожне рішення має бути зафіксоване письмово: усні домовленості про відпустку за свій рахунок — одна з найчастіших причин трудових спорів про прогул.

Відпустка без збереження зарплати в PeopleForce

У модулі обліку відпусток PeopleForce відпустку без збереження зарплати налаштовують як окремий тип відсутності зі своїми правилами: позначкою «неоплачувана», лімітом днів на рік (наприклад 15 за статтею 26), ланцюжком погодження та вимогою додати підтверджувальний документ. Для обов'язкових відпусток за статтею 25 можна створити окремий тип. Працівник подає запит з особистого кабінету або мобільного додатка, керівник погоджує в один клік, а відсутність одразу видно в календарі команди. PeopleForce Time показує години оплачуваних і неоплачуваних відсутностей окремими рядками в табелі та вивантаженні, тому бухгалтерія отримує точну кількість днів для перерахунку зарплати без ручної звірки. Погоджений запит зберігається в картці працівника як письмове підтвердження на випадок перевірки чи спору.