Urlop bezpłatny

Urlop bezpłatny (ang. unpaid leave) to okres, w którym pracownik za zgodą pracodawcy jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, ale nie otrzymuje wynagrodzenia. Umowa o pracę trwa nadal, stanowisko jest zachowane, a po zakończeniu urlopu pracownik wraca na to samo lub równorzędne stanowisko. Tym różni się od płatnego czasu wolnego, w czasie którego wynagrodzenie jest wypłacane, oraz od urlopu sabbatical, który może być w całości lub częściowo płatny.

Co mówi Kodeks pracy

Podstawą jest art. 174 Kodeksu pracy. Urlop bezpłatny udziela się wyłącznie na pisemny wniosek pracownika; pracodawca nie może wysłać nikogo na taki urlop z własnej inicjatywy, na przykład z powodu przestoju. Pracodawca może jednak odmówić i nie musi uzasadniać decyzji, a pracownik nie ma środków odwoławczych. Kodeks nie ogranicza długości urlopu: może trwać od jednego dnia do kilku lat. Przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Odrębną kategorią jest urlop bezpłatny z art. 174¹, udzielany za zgodą pracownika w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy; ten okres wlicza się do stażu. Prawo do urlopu bezpłatnego z mocy ustawy mają też młodociani na okres ferii, działacze związkowi i osoby powołane do pełnienia funkcji publicznych. Warto sprawdzić aktualne przepisy prawa pracy, bo katalog wyjątków się zmienia.

Jak udzielić urlopu bezpłatnego

Pracownik składa pisemny wniosek z datami i, opcjonalnie, uzasadnieniem; przepisy nie wymagają podawania przyczyny. Pracodawca akceptuje wniosek na piśmie, a dokument trafia do części B akt osobowych. W ewidencji czasu pracy dni urlopu oznacza się jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. Jeżeli urlop ma trwać dłużej niż 30 dni, pracodawca musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia zdrowotnego, a po powrocie zgłosić go ponownie; przy krótszych okresach wystarczy wykazanie przerwy w raporcie ZUS RSA z kodem 111.

Skutki dla wynagrodzenia, składek i urlopu wypoczynkowego

Wynagrodzenie za okres rozliczeniowy pomniejsza się proporcjonalnie: stałą stawkę miesięczną dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu i mnoży przez godziny nieobecności. Za czas urlopu bezpłatnego pracodawca nie odprowadza składek ZUS ani składki zdrowotnej, więc po 30 dniach pracownik traci prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej, chyba że jest zgłoszony jako członek rodziny lub ubezpieczy się dobrowolnie. Okres ten nie liczy się do stażu emerytalnego ani do okresu wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Urlop wypoczynkowy ulega proporcjonalnemu obniżeniu, jeżeli urlop bezpłatny trwał co najmniej miesiąc (art. 155² Kodeksu pracy), dlatego naliczanie urlopu trzeba przeliczyć po powrocie. Urlop bezpłatny nie liczy się też do stażu, od którego zależy wymiar urlopu (20 czy 26 dni), długość okresu wypowiedzenia ani nagroda jubileuszowa. Co z prywatną opieką medyczną, kartą sportową i innymi benefitami, przepisy nie regulują; to decyzja pracodawcy zapisana w regulaminie.

Jak to wygląda w innych krajach

W Ukrainie prawo rozróżnia urlop bezpłatny obowiązkowy dla określonych grup, na przykład rodziców dwojga dzieci czy emerytów, oraz urlop za porozumieniem stron do 15 dni kalendarzowych w roku; oba okresy wliczają się do stażu urlopowego. W USA nie ma ogólnego prawa do urlopu bezpłatnego; ustawa FMLA gwarantuje do 12 tygodni rocznie tylko z powodów rodzinnych i medycznych. W Argentynie urlop bezpłatny zależy od układu zbiorowego lub indywidualnej umowy. Firmy z zespołami w kilku krajach powinny opisać lokalne zasady dla każdej spółki osobno.

Co zapisać w polityce firmy

W regulaminie pracy lub podręczniku pracownika warto określić: z jakim wyprzedzeniem składa się wniosek, kto go akceptuje, jakimi kryteriami kieruje się przełożony przy odmowie, czy najpierw trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy, co dzieje się z benefitami i premiami w czasie dłuższej nieobecności oraz jak wygląda powrót do pracy. Jasne kryteria chronią przed zarzutem nierównego traktowania, gdy jednemu pracownikowi urlop przyznano, a innemu odmówiono. Każda decyzja powinna mieć formę pisemną: ustne ustalenia o urlopie bezpłatnym to jedna z najczęstszych przyczyn sporów o nieusprawiedliwioną nieobecność.

Urlop bezpłatny w PeopleForce

W module urlopów PeopleForce urlop bezpłatny konfiguruje się jako osobny typ nieobecności z własnymi regułami: oznaczeniem „bezpłatny”, opcjonalnym limitem dni, ścieżką akceptacji i wymogiem załączenia dokumentu. Pracownik składa wniosek z portalu samoobsługowego lub aplikacji mobilnej, przełożony akceptuje go jednym kliknięciem, a nieobecność od razu widnieje w kalendarzu zespołu. PeopleForce Time wykazuje godziny nieobecności płatnych i bezpłatnych w osobnych wierszach karty czasu pracy i eksportu, więc dział płac otrzymuje dokładną liczbę dni do pomniejszenia wynagrodzenia i przerwy w ZUS bez ręcznego uzgadniania. Zaakceptowany wniosek zostaje w kartotece pracownika jako pisemny dowód na potrzeby kontroli PIP lub sporu.