Naliczanie urlopów

Naliczanie urlopu to ustalanie, ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi w danym roku i kiedy nabywa on do nich prawo. W Polsce zasady naliczania urlopu dla osób zatrudnionych na umowę o pracę określa Kodeks pracy: wymiar zależy od stażu pracy, wymiaru etatu i tego, ile miesięcy w roku pracownik przepracował u danego pracodawcy.

Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi

Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat (art. 154 KP). Do stażu urlopowego wlicza się nie tylko poprzednie okresy zatrudnienia, ale też okres nauki, według ukończonej szkoły (art. 155 KP):

Okresów nauki i pracy, które się pokrywają, nie sumuje się: wlicza się ten, który jest korzystniejszy dla pracownika.

Nabywanie urlopu w pierwszej pracy i w kolejnych latach

Osoba, która podejmuje pierwszą pracę w życiu, nabywa urlop stopniowo: z upływem każdego miesiąca pracy dostaje 1/12 z 20 dni (art. 153 § 1 KP). W każdym kolejnym roku kalendarzowym pracownik nabywa prawo do całego urlopu z góry, 1 stycznia (art. 153 § 2 KP).

Naliczanie urlopu proporcjonalnie

Zatrudnienie lub zwolnienie w trakcie roku. Jeśli pracownik nie pracuje u danego pracodawcy przez cały rok, urlop nalicza się proporcjonalnie do przepracowanych miesięcy (art. 155¹ KP): wymiar urlopu × liczba miesięcy / 12. Niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego, a niepełny dzień urlopu także w górę.

Niepełny etat. Pracownikowi na część etatu przysługuje urlop proporcjonalny do wymiaru czasu pracy (art. 154 § 2 KP), również z zaokrągleniem niepełnego dnia w górę.

Urlop w godzinach

Urlop udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzin przypadających na ten dzień. Przy przeliczaniu urlopu na godziny 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² KP). Dzięki temu przy różnych grafikach (np. zmiany 12-godzinne) pracownik wykorzystuje urlop sprawiedliwie: jeden 12-godzinny dzień pracy zużywa 12 godzin z puli urlopu.

Naliczanie urlopu na umowie zlecenie i B2B

Osobom na umowie zlecenie i kontraktach B2B urlop z Kodeksu pracy nie przysługuje. Firma może jednak przyznać im płatne dni wolne w ramach wewnętrznej polityki, np. 10 dni rocznie, naliczane po 0,83 dnia za każdy miesiąc współpracy. Zasady naliczania warto zapisać w umowie lub regulaminie.

Naliczanie urlopu w PeopleForce

W module Time typy i zasady urlopów ustawia się raz, a saldo każdej osoby pokazuje dni naliczone, przeniesione z poprzedniego roku i już wykorzystane. Pracownicy składają wnioski w aplikacji, przełożeni zatwierdzają je online, a saldo aktualizuje się automatycznie po każdym zatwierdzonym wniosku.

Najczęstsze pytania

Jak nalicza się urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy?

Po każdym przepracowanym miesiącu pracownik nabywa 1/12 z 20 dni, czyli około 1,67 dnia. Pełny wymiar za kolejny rok nabywa 1 stycznia następnego roku.

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Nie od razu. Zaległy urlop trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. Roszczenie o urlop przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym urlop powinien zostać udzielony.