Naliczanie urlopów

Czym jest naliczanie urlopu?

Kiedy pracownik nabywa prawa urlopowe, zaczyna się naliczanie urlopu – proces gromadzenia należnych, płatnych dni wolnych. Ich ilość zależy od długości stażu pracy oraz liczby przepracowanych godzin. W Polsce prawo urlopowe dotyczy pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę i jest regulowane zapisami Kodeksu pracy. Jeśli w danym roku kalendarzowym pracownikowi nalicza się urlop, może on ustalić z pracodawcą harmonogram urlopowy, aby wykorzystać zgromadzone dni wolne. Urlopu udziela się w dniach, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym grafikiem pracy i wymiarem godzinowym.

Pracodawca może też zaoferować pracownikowi dodatkowe płatne dni wolne w ramach wewnętrznej polityki urlopowej, zachowując pozostałe zapisy Kodeksu pracy. Taka wewnętrzna polityka urlopowa w firmie może regulować prawa do urlopu wypoczynkowego osób pracujących w ramach umów zleceń lub kontraktów B2B, bo w ich przypadku naliczanie urlopów jest niezależne od przepisów Kodeksu pracy. Na przykład, firma może zaoferować zleceniobiorcy/wykonawcy 10 dni płatnego urlopu rocznie. Jeśli taka osoba pracuje dla firmy przez sześć miesięcy, może zgromadzić pięć dni urlopu, które może wykorzystać po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez przełożonego.

Naliczanie urlopu i możliwość wykorzystania go to dla pracownika ważny aspekt zatrudnienia – to gwarancja realizacji należnych świadczeń.

Dlaczego naliczanie urlopu jest konieczne?

Promuje zdrowszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Dzięki naliczaniu urlopu pracownicy mogą wziąć wolne w pracy, aby odpocząć, zregenerować siły i zająć się osobistymi obowiązkami bez obawy o utratę stanowiska. Zwiększone morale i poprawa zdrowia psychicznego przekładają się na lepsze samopoczucie pracowników i wzrost ich produktywności.

Zapewnienie zgodności z przepisami

W wielu krajach obowiązują przepisy, które wymagają od pracodawców zapewnienia pracownikom określonej ilości płatnego czasu wolnego w ciągu roku. Naliczanie urlopu gwarantuje, że firmy objęte takimi przepisami są w stanie wypełnić swoje zobowiązania prawne.

Zapewnia uczciwą rekompensatę

Naliczanie urlopu to dla pracodawców dobry sposób na zapewnienie pracownikom sprawiedliwego wynagrodzenia za ich pracę. Dzięki temu pracownicy mogą gromadzić płatny czas wolny na wakacje, urlopy lub dni osobiste. Odpowiednio rozplanowane urlopy pomagają też ograniczyć przestoje w pracy.

Jak obliczyć naliczanie urlopu?

Według polskiego prawodawstwa pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku kalendarzowego. Długość urlopu jest zależna od tego, czy jego urlopowy staż pracy jest krótszy, czy dłuższy niż 10 lat. Wymiar urlopu nalicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika oraz okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Zgodnie z Kodeksem Pracy (art. 154 i art. 154 par. 2) jeden dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada 8 godzinom pracy.

Pracodawca, który zatrudnia pracowników na umowy inne niż umowa o pracę, może w ramach wewnętrznej polityki urlopowej oferować im płatne dni wolne i obliczać je według własnych wytycznych. Takie rozwiązanie jest stosowane również w innych krajach – firmy np. obliczają swój współczynnik przyrostu urlopu, korzystając ogólnego wzoru:

wskaźnik przyrostu x przepracowane godziny = naliczone godziny

Wskaźnik przyrostu to procent przepracowanych godzin, które pracownik zarabia jako uprawnienia do płatnego czasu wolnego. Na przykład, jeśli wskaźnik przyrostu wynosi 5%, pracownik zarobi pięć godzin płatnego czasu wolnego za każde 100 przepracowanych godzin. Aby obliczyć naliczone godziny, należy pomnożyć wskaźnik naliczania przez liczbę przepracowanych godzin. Jeśli więc pracownik pracuje 40 godzin tygodniowo, a wskaźnik przyrostu wynosi 5%, to zarobi 2 godziny płatnego czasu wolnego tygodniowo (40 x 0,05 = 2).

Dla przykładu sprawdźmy, jak przebiega naliczanie urlopu dla pracownika, który pracuje 40 godzin tygodniowo i ma wskaźnik przyrostu 5%:

• Tydzień 1: 40 x 0,05 = 2 godziny naliczone

• Tydzień 2: 40 x 0,05 = 2 godziny naliczone

• Tydzień 3: 40 x 0,05 = 2 godziny naliczone

• Tydzień 4: 40 x 0,05 = 2 godziny naliczone

Na koniec miesiąca pracownik zgromadziłby 8 godzin płatnego czasu wolnego.

Naliczanie urlopu może podlegać ograniczeniom lub limitom, takim jak maksymalna ilość płatnego czasu wolnego, która może być zgromadzona lub polityka „use-it-or-lose-it” – czyli „wykorzystaj, albo stracisz”. Lokalne przepisy mogą również odgrywać rolę i ograniczać liczbę godzin, do których pracownicy są lub nie są uprawnieni.

Jak zarządzać naliczaniem urlopu?

Obliczanie ilości dniu urlopu ze wzorów w arkuszach kalkulacyjnych? Po co tracić na to czas i zasoby, skoro można wykorzystać odpowiednie oprogramowanie. Dzięki systemowi HRM PeopleForce nie musisz otwierać Excela – kilka kliknięć i dostosujesz typy oraz zasady urlopów, ustawisz rozliczone i nierozliczone salda, a także nadasz uprawnienia osobom, które mogą zatwierdzać wnioski urlopowe.

Zapewnij swoim pracownikom politykę naliczania urlopów, która poprawi ich samopoczucie i zwiększy produktywność. Skorzystaj z naszego formularza kontaktowego i napisz do nas, a jeden z naszych ekspertów wkrótce się do Ciebie odezwie.

Z PeopleForce jako wsparciem w Twojej pracy, szybko uwolnisz się od problemów związanych z procesami HR.