Cómo reducir el absentismo en el trabajo

¿Se ha ausentado un empleado del trabajo sin una justificación? Si la preocupación por este problema se vuelve recurrente y el nivel de eficiencia de los empleados disminuye, surge la pregunta: ¿han caído en la maldición del absentismo? 

Analicemos qué es el absentismo, cómo ha evolucionado y cómo se puede prevenir gracias a los sistemas automatizados de RRHH.

El absentismo en el mundo empresarial

Originalmente, el absentismo abarcaba todas las ausencias del trabajo, incluso por motivos válidos como permisos por enfermedad o vacaciones. Sin embargo, con el tiempo, el concepto ha ido adquiriendo una connotación más negativa y en la actualidad, el absentismo suele referirse a la ausencia no planificada del lugar de trabajo o al hecho de eludir las propias obligaciones.

La fase terminal del absentismo lleva al despido. Todos estos factores influyen negativamente en el trabajo de la empresa y reducen la eficacia del personal. En consecuencia, reducir el absentismo es una de las tareas más importantes para los responsables de RRHH en la actualidad.

Es necesario tener en cuenta muchos matices, ya que cada empleado y cada equipo, así como cada empresa, son inherentemente individuales. Sin embargo, las recomendaciones generales para evitar o eliminar el absentismo siguen siendo útiles. Hablaremos de ello en un momento.

¿Cómo se mide el absentismo?

Es necesario conocer la tasa de absentismo real para comprender si existe este fenómeno.

La fórmula es la siguiente:

(TA/TT) *100%, donde

• TA - Tiempo total de ausencia
• TT - Total de horas que debe trabajar un empleado

Recuerda que el absentismo incluye los motivos válidos de ausencia, como los permisos por enfermedad y las vacaciones, y las ausencias injustificadas. Por lo tanto, se debe considerar la suma de todos los días de ausencia real de un empleado de su puesto de trabajo. 

Los resultados deben analizarse comparando la tasa que fue calculada más recientemente con mediciones anteriores. Si aparece una tendencia al alza, hay que analizar la diferencia entre los motivos válidos de las ausencias y las ausencias por motivos no justificados o errores.

Lo mejor es analizar la tasa de absentismo de dos maneras. La evaluación dinámica permitirá notar los cambios durante un periodo concreto; para ello, la tasa de absentismo debe comprobarse periódicamente. Por otro lado, comparar la tasa de absentismo de varios empleados o departamentos te ayudará a identificar a las personas más problemáticas.

Si la tasa de absentismo de un equipo es superior al 20%, la situación es alarmante. Si es del 50% o superior, tienes un problema grave.

¿Cómo afecta el absentismo al equipo?

Hay tres efectos principales del absentismo en un equipo, independientemente de si es causado por motivos legítimos como enfermedad, días libres permitidos, etc.

• Reducción de la productividad de los compañeros

Las ausencias imprevistas aumentan la presión sobre los compañeros que deben realizar las tareas de la persona o personas ausentes para que la oficina siga funcionando. Es posible que tengan que posponer sus propias tareas, lo que se traduce en una menor productividad general.

• Disminución de la moral y aumento de los problemas de salud mental

El impacto del absentismo en la productividad va más allá del simple desempeño de las tareas y afecta tanto la salud mental como la salud física de los empleados, quienes tienen que lidiar repetidamente con las consecuencias de una asistencia deficiente. Con un cambio o un aumento de las responsabilidades laborales, los empleados pueden experimentar mayores niveles de estrés en el lugar de trabajo, lo que resulta en una disminución de la moral.

• El impacto financiero del absentismo

Para muchas empresas, el impacto del absentismo tarda en evidenciarse. Los empleados no asisten al trabajo pero cobran, a pesar de no cumplir con sus obligaciones. Además, sustituir a los empleados puede costar más que el coste salarial. La empresa puede tener que compensar a los empleados actuales por las horas extraordinarias o dedicar horas y dinero extra a formar a nuevos empleados.

Todo esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿cómo puedes evitar que tu empresa tenga un alto índice de absentismo?

Los 10 mejores consejos para reducir el absentismo en una empresa

1. Implementar un sistema de permisos transparente y fácil de seguir. Asegúrate de que sea sencillo presentar las solicitudes de permisos, añadiendo una nota, opcional u obligatoria, una explicación o una referencia, etc.

Las políticas de permisos de PeopleForce pueden ayudarte en esta situación. Nuestras políticas pueden configurarse para que los empleados tengan acceso a toda la información disponible sobre los días que tienen permitidos para ausencias personales. De este modo, pueden solicitar una ausencia, indicar el motivo y el manager decidirá si la confirma o no.

2. Revisar los salarios de los empleados en cada periodo aprobado, por ejemplo, cada seis meses. En muchos casos, los empleados simplemente carecen de motivación para trabajar de forma productiva a causa de un salario inadecuado o no competitivo.

3. Implementar un programa de asistencia para la salud mental, ya que hoy en día el 80% de los empleados afirman sufrir estrés en el trabajo y casi la mitad asegura necesitar ayuda para afrontarlo. Cuando un equipo está estresado durante un periodo prolongado de tiempo puede sufrir problemas de salud, lo que conduce a ausencias crónicas. Días extra de vacaciones, días libres retribuidos, permiso por maternidad, horarios de trabajo flexibles, primas, etc., son beneficios que añaden valor, más allá de la nómina, ayudando a garantizar bajas tasas de absentismo.

4. Responder a las ausencias imprevistas. Si empieza a notar un patrón de comportamiento negativo, es el momento de abordarlo, no debes dejarlo para después. Lo que podría haber sido sólo un pequeño inconveniente puede convertirse en un problema importante en poco tiempo.

5. Comunicarse regularmente con los empleados a través de llamadas colectivas, reuniones 1- a- 1 o recabando su opinión mediante encuestas en la empresa. Aquello que los miembros del equipo no quieran contar en las reuniones, pueden hacerlo en una encuesta de forma anónima.

Las reuniones 1 a 1 y las encuestas están disponibles en el sistema PeopleForce para que puedas obtener comentarios y opiniones de tus subalternos o compañeros antes de que se produzca el absentismo, el agotamiento o los problemas de estrés. La gran ventaja de las reuniones es que puedes anotar un plan de acción en ese mismo momento y desarrollar un nuevo plan de carrera para el empleado si le ayuda con el absentismo excesivo. Por otro lado, la ventaja de las encuestas es que son sencillas de crear y publicar.

6. Encontrar la verdadera causa del absentismo excesivo. A veces el delito se esconde en las cosas más sencillas. Entender las razones más comunes del absentismo puede ayudarte a minimizar el tiempo que la gente falta. ¿Estrés? ¿Sobrecarga de trabajo o aburrimiento? ¿Intimidación o toxicidad en el lugar de trabajo? ¿Falta de reconocimiento y/o beneficios económicos? ¿Un problema personal? Saber por lo que están pasando tus empleados puede ayudarte a eliminar un problema antes de que se vuelva inmanejable.

7. Si sabes que tus empleados están agobiados, hazles la vida más fácil y revisa sus tareas laborales, quizá necesiten una nueva visión de sus bloqueos. Además, lleva un registro de las tareas en un sistema de gestión de tareas.

PeopleForce incluye el módulo PeopleTime, que permite hacer seguimiento de las horas o días dedicados a los proyectos. Si encuentras que tu equipo necesita diferenciar claramente cuánto tiempo dedican sus miembros a distintas situaciones, utiliza la funcionalidad del módulo. No olvides tener en cuenta si alguien del equipo está trabajando en exceso o asumiendo trabajo para sí mismo y, como consecuencia, está estresado y falta a la oficina.

8. Vigilar la tasa de absentismo de los nuevos empleados. Si ha aumentado repentinamente, es posible que se trate de un problema relacionado con el periodo de adaptación, en el que los recién llegados no terminan de comprender sus tareas o las normas o valores corporativos.

9. Para evitar problemas innecesarios de adaptación, automatiza el proceso de incorporación con un sistema HRM. Esto te ayudará a garantizar que no se te escape nada con los nuevos empleados y que todos los valores y condiciones contractuales se establezcan correctamente.

10. Además de cuidar la salud mental de los empleados, también es importante cuidar las habilidades interpersonales de los managers. No presiones a los empleados si notas fluctuaciones en los índices de absentismo, intenta averiguar qué es lo que falla y evalúa si eres tú como empleador el principal culpable.

Resumen

Si quieres que tu equipo confíe en ti, entonces debes confiar en tus empleados. Si el nivel de absentismo en tu empresa está aumentando, analiza cómo has estado trabajando con tu equipo. No utilices software especial para supervisar sus acciones en pantallas cada segundo.

La optimización de procesos, que hemos citado como ejemplo más arriba, es útil para cualquier persona que se preocupe por la eficacia de su personal. En pequeños pasos y con tus propias manos, puedes poner orden en las relaciones entre empleados y reducir el absentismo. Podemos ofrecerte una presentación de demostración de las funciones del sistema HRM específicas para el absentismo, por lo que, si estás interesado, ponte en contacto con nuestros gestores para recibir asesoría.