Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika: okresy, wzór i obowiązki HR

Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę na czas nieokreślony lub określony w każdym momencie i bez podawania przyczyny. Oświadczenie składa się na piśmie (art. 30 § 3 Kodeksu pracy), a umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia, który zależy od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące (art. 36 § 1 k.p.).

Przykład. Pracownik zatrudniony od dwóch lat składa wypowiedzenie 10 marca. Obowiązuje go miesięczny okres wypowiedzenia, który biegnie od 1 kwietnia i kończy się 30 kwietnia. Okres liczony w miesiącach zawsze kończy się ostatniego dnia miesiąca, a liczony w tygodniach w sobotę (art. 30 § 2¹ k.p.).

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika

Wypowiedzenie kieruje się do pracodawcy w dowolnej formie pisemnej. Przyczyny nie trzeba podawać. Warto natomiast wskazać rodzaj umowy, datę jej zawarcia i długość okresu wypowiedzenia, żeby nie było sporu o datę rozwiązania umowy.

Co powinno zawierać wypowiedzenie

• miejscowość i datę sporządzenia;
• imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika;
• nazwę i adres pracodawcy;
• jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę;
• datę zawarcia i rodzaj umowy;
• długość okresu wypowiedzenia i dzień, w którym upływa;
• własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Najważniejsza jest data doręczenia. Liczy się dzień, w którym oświadczenie dotarło do pracodawcy tak, że mógł zapoznać się z jego treścią. Dlatego pracodawca potwierdza odbiór na kopii pracownika, a oryginał trafia do akt osobowych.

Wzór wypowiedzenia z wcześniejszym terminem rozwiązania umowy

Jeśli pracownik chce odejść szybciej, niż pozwala okres wypowiedzenia, może o to poprosić już w piśmie. Wcześniejszy termin wiąże dopiero wtedy, gdy pracodawca się na niego zgodzi, najlepiej również na piśmie.

Wzór porozumienia stron

Porozumienie stron to inny tryb (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.). Okres wypowiedzenia w ogóle tu nie obowiązuje: datę rozwiązania umowy ustalają obie strony i zapisują ją w jednym dokumencie.

Co mówią przepisy: art. 30, 34, 36 i 55 Kodeksu pracy

Przy odejściu pracownika z własnej inicjatywy w praktyce stosuje się cztery przepisy, a pomylenie ich jest źródłem większości błędów kadrowych.

Art. 30 k.p. wymienia sposoby rozwiązania umowy: porozumienie stron, wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia i upływ czasu, na który umowa była zawarta. Określa też wymóg formy pisemnej i zasadę, że okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach ostatniego dnia miesiąca.

Art. 36 k.p. ustala okres wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i określony. Do stażu wlicza się okres pracy u danego pracodawcy, a także u poprzedniego, jeśli nowy jest jego następcą prawnym. Ten sam artykuł pozwala stronom uzgodnić wcześniejszy termin rozwiązania umowy.

Art. 34 k.p. dotyczy umowy na okres próbny. Okres wypowiedzenia wynosi tu 3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, jeśli jest dłuższy niż 2 tygodnie, i 2 tygodnie, jeśli wynosi 3 miesiące.

Art. 55 k.p. pozwala pracownikowi rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w dwóch sytuacjach: gdy orzeczenie lekarskie stwierdza szkodliwy wpływ pracy na zdrowie, a pracodawca nie przeniósł go do innej pracy, oraz gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika. W drugim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Wypowiedzenie przez pracownika krok po kroku dla HR

Krok 1. Przyjąć wypowiedzenie i ustalić datę rozwiązania umowy

Na kopii pracownika potwierdza się datę odbioru, a następnie sprawdza staż u pracodawcy i oblicza dzień upływu okresu wypowiedzenia. Jeśli pracownik wpisał błędną datę, wypowiedzenie i tak jest skuteczne: umowa rozwiąże się z upływem prawidłowego okresu.

Krok 2. Zaplanować okres wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego i bieżącego urlopu, a pracownik jest obowiązany go wykorzystać (art. 167¹ k.p.). Można też zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 36² k.p.). Oba rozwiązania zmniejszają kwotę ekwiwalentu do wypłaty.

Krok 3. Rozliczyć wynagrodzenie i urlop

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za przepracowany czas, należne dodatki i premie oraz ekwiwalent pieniężny za każdy niewykorzystany dzień urlopu wypoczynkowego (art. 171 k.p.). Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeśli ten termin przypada przed ustaniem zatrudnienia, w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy (art. 171 § 4 i 5 k.p.).

Krok 4. Wydać świadectwo pracy i wyrejestrować pracownika

Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, a jeśli nie jest to możliwe, w ciągu 7 dni. Jeżeli pracownik go nie odbiera, świadectwo wysyła się pocztą albo doręcza w inny sposób. W ciągu 7 dni od ustania zatrudnienia składa się też w ZUS formularz ZUS ZWUA.

Krok 5. Przekazać obowiązki i zamknąć dostępy

Przed ostatnim dniem pracownik przekazuje zadania i dokumenty przełożonemu lub następcy, zwraca sprzęt i klucze, a IT odbiera dostępy do systemów. To dobry moment na rozmowę końcową, która pokaże prawdziwe przyczyny odejścia.

Świadectwo pracy: jak wpisać tryb rozwiązania umowy

Tryb rozwiązania umowy wpisuje się w świadectwie z podaniem podstawy prawnej. Błędny zapis daje pracownikowi prawo do żądania sprostowania świadectwa, a jeśli przez niego nie mógł podjąć pracy, także do odszkodowania (art. 97 i 99 k.p.).

Rozliczenie przy rozwiązaniu umowy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje zawsze, niezależnie od trybu rozwiązania umowy, za wszystkie zaległe dni i proporcjonalnie za bieżący rok kalendarzowy. Oblicza się go według zasad z rozporządzenia o urlopach: wynagrodzenie dzieli się przez współczynnik ustalany na dany rok, a wynik mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Jeśli niezdolność do pracy trwa w dniu rozwiązania umowy, pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego także po ustaniu zatrudnienia, ale od tego dnia wypłaca go już ZUS. Zasady wypłaty w czasie zatrudnienia opisuje hasło wynagrodzenie chorobowe.

Wypowiedzenie czy porozumienie stron: co wybrać

Oba tryby prowadzą do tego samego efektu, ale różnią się mechaniką. Wybór zależy od tego, czy ważniejsza jest elastyczność daty, czy pewność, że decyzja nie zostanie zmieniona.

Wniosek praktyczny: gdy pracownikowi zależy na szybkim starcie u nowego pracodawcy, a firmie na przewidywalnej dacie, lepiej sprawdza się porozumienie stron. Więcej o samym pojęciu w haśle okres wypowiedzenia.

Pięć błędów przy rozwiązaniu umowy

Checklista na ostatni dzień pracy

Co z tego może przejąć system HR

Prawnej części rozwiązania umowy nie da się zautomatyzować: decyzje podejmuje pracodawca, a kwoty liczy dział płac. Automatyzuje się to, przez co proces najczęściej się sypie: kto i do kiedy ma zamknąć swoją część oraz gdzie leżą podpisane dokumenty.

W PeopleForce offboarding to proces przypisany konkretnemu pracownikowi i rozłożony na zadania z osobami odpowiedzialnymi i terminami. IT odbiera dostępy, płace przygotowują rozliczenie, przełożony przejmuje obowiązki, HR zbiera dokumenty, a postęp widać w jednym wierszu „wykonano X z Y zadań”. Ostatni dzień pracy jest zapisany w profilu jako osobne pole, a dostęp do systemu wygasa automatycznie następnego dnia. Typ i przyczyna odejścia też są osobnymi polami, więc raporty o przyczynach rotacji powstają z danych, a nie z pamięci przełożonych.

Dokumenty, takie jak porozumienie stron, można podpisać podpisem elektronicznym przez integrację z Autenti, w tym kwalifikowanym podpisem, który jest równoważny z formą pisemną. Podpisany plik trafia do cyfrowych akt pracownika w Core HR, a przyczyny odejść widać potem w analityce rotacji.

Najczęstsze pytania

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika?

2 tygodnie przy stażu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu co najmniej 6 miesięcy i 3 miesiące przy stażu co najmniej 3 lat. Przy umowie na okres próbny obowiązują krótsze terminy z art. 34 k.p.

Czy można złożyć wypowiedzenie mailem?

Sam e-mail nie spełnia wymogu formy pisemnej. Skuteczne jest pismo z własnoręcznym podpisem albo dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy można cofnąć wypowiedzenie?

Tak, ale tylko za zgodą pracodawcy. Bez niej wypowiedzenie pozostaje skuteczne od chwili doręczenia.

Czy okres wypowiedzenia biegnie w czasie L4?

Tak. Choroba ani urlop nie przesuwają daty rozwiązania umowy, gdy wypowiada pracownik. Jeśli niezdolność do pracy trwa po tej dacie, zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.

Czy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia?

Jednostronnie nie. Strony mogą natomiast uzgodnić wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 36 § 6 k.p.) albo pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?

W dniu ustania stosunku pracy, a gdy nie jest to możliwe, w ciągu 7 dni. Jeśli pracownik nie odbiera świadectwa osobiście, wysyła się je pocztą lub doręcza w inny sposób.

Czy przy wypowiedzeniu przez pracownika przysługuje odprawa?

Nie. Odprawa ustawowa przysługuje przy rozwiązaniu umowy z przyczyn niedotyczących pracownika. Wyjątkiem jest odszkodowanie przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z art. 55 § 1¹ k.p.