Okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia (notice period) to czas między momentem, w którym jedna ze stron ogłasza zakończenie stosunku pracy, a dniem, w którym zatrudnienie faktycznie się kończy. Działa w obie strony: pracownik, który składa wypowiedzenie, pracuje jeszcze przez okres wypowiedzenia, a pracodawca, który zwalnia, musi wypowiedzieć umowę z wyprzedzeniem albo zapłacić za ten czas. Długość określa umowa o pracę, układ zbiorowy lub prawo pracy, w zależności od tego, co daje pracownikowi większą ochronę.

Cel jest praktyczny. Firma zyskuje czas na przekazanie obowiązków, zamknięcie dostępów i start rekrutacji następcy; pracownik zyskuje czas na znalezienie nowej pracy bez utraty dochodu. Dobrze prowadzony okres wypowiedzenia to także okno, w którym dzieje się większość offboardingu.

Jak długi jest okres wypowiedzenia

Nie ma uniwersalnej liczby. Typowy zakres to od jednego lub dwóch tygodni dla nowych i młodszych pracowników, przez jeden do trzech miesięcy dla specjalistów i menedżerów, po sześć miesięcy dla kadry zarządzającej. W konkretnym przypadku o liczbie decydują trzy rzeczy:

• Minimum ustawowe. Większość krajów ustala minimalny okres, który często rośnie wraz ze stażem pracy. Umowa może go wydłużyć, ale zwykle nie może skrócić poniżej ustawowego progu.
• Okres umowny. Okres zapisany w umowie lub polityce firmy, często dłuższy od minimum dla ról trudnych do zastąpienia.
• Okres próbny. W okresie próbnym okres wypowiedzenia jest zwykle znacznie krótszy, czasem kilkudniowy, by obie strony mogły szybko się rozstać, jeśli współpraca się nie układa.

Wypowiedzenie zwykle musi być złożone na piśmie, a okres liczy się od dnia doręczenia albo od ustalonego dnia, na przykład pierwszego dnia kolejnego miesiąca, w zależności od lokalnych przepisów. Zespół HR pracujący w kilku krajach potrzebuje konkretnej reguły dla każdego z nich, a nie jednej wartości domyślnej dla całej firmy.

Co może się dziać w okresie wypowiedzenia

Praca w okresie wypowiedzenia. Wariant domyślny: pracownik zostaje, przekazuje obowiązki, dokumentuje procesy i szkoli następcę lub współpracowników. Wynagrodzenie i benefity trwają bez zmian, a niewykorzystany płatny urlop jest wykorzystywany albo wypłacany zgodnie z polityką.

Odprawa zamiast okresu wypowiedzenia. Pracodawca kończy zatrudnienie natychmiast i wypłaca wynagrodzenie, które pracownik zarobiłby w okresie wypowiedzenia. Częste, gdy osoba ma dostęp do wrażliwych informacji albo jej dalsza obecność szkodziłaby zespołowi.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (garden leave). Pracownik pozostaje zatrudniony i opłacany, ale nie pracuje i nie może podjąć pracy u innego pracodawcy do końca okresu. Stosowane głównie dla ról senioralnych lub klienckich, często w połączeniu z umową o zakazie konkurencji.

Skrócenie za porozumieniem stron. Obie strony mogą uzgodnić wcześniejszą datę zakończenia, na przykład gdy nowa praca zaczyna się wcześniej, a przekazanie obowiązków jest już zakończone.

Zwolnienie dyscyplinarne. W przypadku ciężkiego naruszenia pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Zasady są tu rygorystyczne i różnią się między krajami, dlatego procedury dyscyplinarne muszą być starannie udokumentowane.

Okres wypowiedzenia od strony HR

1. Potwierdź daty. Przyjmij rezygnację lub wręcz wypowiedzenie na piśmie, wskaż ostatni dzień pracy i datę rozwiązania umowy oraz zapisz obie w systemie HR. Data rozwiązania steruje wszystkim innym: ostatnią wypłatą, odebraniem dostępów, zakończeniem benefitów.
2. Zacznij offboarding od razu. Transfer wiedzy, zwrot sprzętu, podpisanie dokumentów i exit interview mieszczą się w okresie wypowiedzenia, jeśli zaplanuje się je pierwszego dnia, a nie w ostatnim tygodniu.
3. Przekaż zadania i podwładnych. Bezpośredni podwładni, otwarte zadania, akceptacje i cykliczne obowiązki potrzebują nowego właściciela przed ostatnim dniem, nie po nim.
4. Przygotuj pismo o rozwiązaniu umowy i dokumenty końcowe. Zaświadczenia, ostatni pasek wynagrodzeń, rozliczenie urlopu i ewentualne referencje powinny być gotowe na ostatni dzień.
5. Otwórz wakat wcześnie. Okres wypowiedzenia to przewaga czasowa dla rekrutacji. Czas obsadzenia stanowiska jest zwykle dłuższy niż okres wypowiedzenia, więc im szybciej ruszy proces rekrutacji, tym mniejsza luka.

Zarządzanie okresem wypowiedzenia w PeopleForce

W PeopleForce Core HR rozwiązanie umowy tworzy się przez formularz wniosku o zakończenie zatrudnienia z własnymi polami i ścieżką akceptacji, a data rozwiązania i ostatni dzień pracy są zapisywane w profilu pracownika. Przypisany workflow offboardingowy rozkłada zadania dla HR, menedżera i odchodzącej osoby względem ostatniego dnia pracy, więc przekazanie obowiązków, zwrot sprzętu i podpisanie dokumentów odbywają się w okresie wypowiedzenia. Bezpośrednich podwładnych można przypisać innemu menedżerowi od daty rozwiązania, dostęp do systemu jest odbierany automatycznie dzień po ostatnim dniu pracy, a ankieta cyklu życia zbiera feedback wyjściowy, zanim osoba odejdzie. Ten sam profil przechowuje podpisane dokumenty, więc historia odejścia pozostaje kompletna na potrzeby audytów.