Wypowiedzenie umowy o pracę

Błędnie sformułowane wypowiedzenie umowy może skutkować roszczeniami pracownika, a nawet unieważnieniem decyzji o rozwiązaniu umowy. Sprawdź, jak prawidłowo sporządzić wypowiedzenie umowy.

Czym jest wypowiedzenie umowy?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy – pracownika lub pracodawcy – o zakończeniu stosunku pracy po upływie określonego przepisami okresu wypowiedzenia.

Jak można rozwiązać umowę o pracę?

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wypowiedzieć umowę o pracę, jednak obie strony obowiązują określone warunki oraz terminy wypowiedzeń, które zależą od rodzaju umowy, a także stażu pracy zatrudnionego. W Polsce procedurę rozwiązania umowy o pracę regulują przepisy Kodeksu pracy (Art. 30. § 1.). Zgodnie z nimi, umowa o pracę może zostać rozwiązana:

1. z upływem czasu, na który była zawarta – stosunek pracy wygasa automatycznie, a strony nie wyrażają woli kontynuacji współpracy;
2. na mocy porozumienia stron – pracodawca i pracownik wspólnie ustalają warunki, na których umowa zostanie rozwiązana, dopasowane do potrzeb obu stron;
3. przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia) – np. przez pracodawcę, gdy zwalnia pracownika dyscyplinarnie (zobacz wzór wypowiedzenia na stronie rządowej) lub przez pracownika, jeśli pracodawca łamie prawo lub nie wywiązuje się z umowy;
4. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) – pracodawca lub pracownik zgłaszają jednostronną chęć rozwiązania umowy i zachowują przy tym ustawowy okres wypowiedzenia (od 1 tygodnia do 3 miesięcy, w zależności od stażu pracy).

Czy wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej?

Wypowiedzenie umowy zawsze musi mieć formę pisemną, inaczej zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, co grozi roszczeniami pracownika lub pracodawcy.

Kiedy wiadomo, że wypowiedzenie umowy jest skuteczne?

Za skutecznie złożone uznaje się wypowiedzenie, które dotarło do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią. W praktyce oznacza to, że wypowiedzenie można:

• dostarczyć osobiście, a na kopii uzyskać podpis drugiej strony;
• wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru;
• złożyć w formie elektronicznej – Art. 78 § 2 k.c. umożliwia złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. 

Potwierdzenie doręczenia pomaga uniknąć sporów dotyczących daty skutecznego wypowiedzenia.

Co powinno zawierać pismo pracodawcy o wypowiedzeniu umowy?

Oficjalne wypowiedzenie umowy przez pracodawcę powinno zawierać:

• dane pracodawcy i pracownika – imię, nazwisko, dane osoby reprezentującej pracodawcę lub dane firmy oraz adresy stron,
• datę sporządzenia wypowiedzenia,
• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy – jednoznaczna informacja o zakończeniu stosunku pracy, tj.: „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia…”;
• powód rozwiązania umowy, jeśli jest to wymagane przepisami prawa;
• informację o okresie wypowiedzenia,
• pouczenie o prawie pracownika do odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy;
• miejsce na podpisy – pracodawcy i pracownika.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę:

Dlaczego warto dokumentować powody rozwiązania umowy?

Istnieje kilka istotnych powodów, dla których pracodawca powinien rzetelnie dokumentować proces rozwiązania umowy.

• W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporów sądowych pracodawca musi wykazać, że procedura wypowiedzenia została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Dokładne udokumentowanie przyczyn rozwiązania umowy może zapobiec roszczeniom o bezprawne zwolnienie, minimalizując ryzyko reputacyjne związane z nieuzasadnionymi decyzjami kadrowymi.
• Analiza przyczyn rozstań z pracownikami pozwala działowi HR identyfikować obszary wymagające optymalizacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz doskonalić politykę zatrudnienia.
• Udokumentowana historia zatrudnienia pracowników ułatwia podejmowanie decyzji o ich ponownym zatrudnieniu (ang. rehiring), jeśli tzw. pracownik-bumerang zdecyduje się ponownie aplikować do firmy.

Jak platforma HR ułatwia obsługę wypowiedzeń umów?

Automatyzacja procesów HR to realne oszczędności – redukcja czasochłonnych zadań pozwala optymalizować zarządzanie zasobami ludzkimi i skupić się na strategicznych aspektach HR. Nowoczesne platformy HR, takie jak PeopleForce, wspierają pracodawców w zarządzaniu całym cyklem życia pracownika – również wypowiedzeniami umów. Dzięki nim można np.:

• Generować i archiwizować dokumenty – tworzyć wzory wypowiedzeń zgodne z przepisami oraz przechowywać historię zatrudnienia i szczegółowe informacje o pracowniku, w tym powody rozwiązania umowy, co zapewnia szybki dostęp do danych w razie kontroli lub potrzeby analizy.
• Monitorować okresy wypowiedzenia – ustawiać automatyczne przypomnienia o terminach zakończenia stosunku pracy, redukując ryzyko przeoczeń.
• Organizować i analizować exit interview – skutecznie zbierać i przetwarzać informacje zwrotne od odchodzących pracowników, co usprawnia proces offboardingu.

Dowiedz się, jak usprawnić zarządzanie procesami HR w Twojej firmie. Zamów demo PeopleForce i testuj bezpłatnie przez 14 dni!