Okres próbny

Czym jest okres próbny?

Okres próbny to ustalony na początku współpracy czas przejściowy, w którym ocenia się kompetencje, efektywność oraz dopasowanie nowej osoby do organizacji. Może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy – w zależności od polityki organizacji i formy zawartej umowy (np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, kontrakt B2B czy zatrudnienie tymczasowe). Umożliwia obu stronom sprawdzenie, czy warto kontynuować współpracę.

Dlaczego okres próbny jest ważny?

Okres próbny pozwala pracodawcy ocenić, czy pracownik:

• spełnia wymagania stanowiska, np. skutecznie realizuje powierzone zadania;
• dobrze się adaptuje do kultury organizacyjnej, np. odnajduje się w zespole oraz przestrzega ustalonych zasad;
• wykazuje się inicjatywą i umiejętnością współpracy, np. zgłasza pomysły oraz aktywnie angażuje się w działania zespołu;
• ma potencjał do dalszego rozwoju, np. wykazuje zainteresowanie obowiązkami, podejmuje wyzwania i chętnie uczy się nowych rzeczy.

Gdy nowa osoba nie spełnia oczekiwań, okres próbny pozwala zakończyć współpracę szybciej i bez długotrwałych procedur.

Z perspektywy pracownika okres próbny to szansa, aby:

• lepiej zrozumieć zakres obowiązków i charakter pracy oraz przekonać się, czy codzienne zadania odpowiadają oczekiwaniom;
• poznać środowisko pracy, styl zarządzania oraz upewnić się, czy sposób komunikacji i podejmowania decyzji w zespole jest dla niego komfortowy;
• sprawdzić, czy wartości organizacji są spójne z jego podejściem do pracy, np. czy rzeczywiście wspiera ona elastyczność, rozwój i równowagę między pracą a życiem prywatnym;
• upewnić się, że ma możliwość rozwoju i awansu, np. czy widzi realne perspektywy dalszego rozwoju zawodowego.

Jeśli współpraca z pracodawcą się nie układa, pracownik może zakończyć zatrudnienie na wczesnym etapie, bez długofalowych zobowiązań.

Jak długo może trwać okres próbny?

Długość okresu próbnego zależy od kilku czynników:

• przepisów prawa pracy obowiązujących w danym kraju;
• wewnętrznej polityki organizacji;
• zapisów zawartych w umowie o pracę lub innej formie współpracy;
• rodzaju i poziomu stanowiska.

Zgodnie z polskim Kodeksem pracy (art. 25 § 2) umowa o pracę na okres próbny może trwać maksymalnie 3 miesiące. Od 2023 roku jej długość zależy też od planowanej kolejnej umowy:

• do 1 miesiąca, jeśli strony zamierzają zawrzeć potem umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• do 2 miesięcy, jeśli kolejna umowa na czas określony ma trwać od 6 do 12 miesięcy;
• do 3 miesięcy w pozostałych przypadkach, np. przed umową na czas nieokreślony.

W dwóch krótszych wariantach strony mogą jeden raz przedłużyć umowę na okres próbny, nie więcej niż o miesiąc, jeśli uzasadnia to rodzaj pracy. Mogą też uzgodnić, że umowa przedłuża się o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. zwolnienia lekarskiego).

Czy umowa na okres próbny może być zawierana wielokrotnie z tym samym pracownikiem?

Kodeks pracy dopuszcza możliwość ponownego zawarcia umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem tylko w określonych sytuacjach:

• jeśli pracownik ma wykonywać inny rodzaj pracy (np. przechodzi na całkowicie nowe stanowisko);
• jeśli od zakończenia poprzedniego zatrudnienia minęły co najmniej 3 lata, a zakres pracy pozostaje ten sam.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny?

Zgodnie z polskim prawem w okresie próbnym obowiązują skrócone okresy wypowiedzenia:

• 3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeśli okres próbny trwa dłużej niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi pełne 3 miesiące.

Umowa o pracę na okres próbny wygasa automatycznie z upływem tego okresu, ale przed jego upływem można ją rozwiązać:

• za wypowiedzeniem;
• za porozumieniem stron;
• bez wypowiedzenia – w przypadkach przewidzianych przepisami (np. rozwiązanie dyscyplinarne).

Brak informacji o kontynuacji współpracy może jednak budzić niepewność i obniżać morale pracownika, dlatego warto wcześniej poinformować go o decyzji dotyczącej dalszego zatrudniania. Dodatkowo, jeśli pracodawca wypowie umowę na okres próbny niezgodnie z przepisami, pracownikowi należy się odszkodowanie. Jego wysokość odpowiada wynagrodzeniu za czas, który pozostał do końca okresu próbnego.

Co dzieje się po zakończeniu okresu próbnego?

Po zakończeniu okresu próbnego warto zorganizować rozmowę podsumowującą z pracownikiem, aby wspólnie ocenić dotychczasową współpracę – omówić jego wyniki, mocne strony oraz ewentualne trudności.

Na podstawie doświadczeń z okresu próbnego i rozmowy podsumowującej pracodawca może:

• kontynuować zatrudnienie – zazwyczaj przez podpisanie umowy na czas określony lub nieokreślony;
• zakończyć współpracę – jeśli pracownik nie spełnia oczekiwań;
• wydłużyć okres próbny – tylko w granicach przepisów (w Polsce jednorazowo, maksymalnie o miesiąc, gdy okres próbny poprzedza krótszą umowę na czas określony i uzasadnia to rodzaj pracy).

Informację o dalszych krokach warto przekazać w jasny i zrozumiały sposób oraz udokumentować na piśmie, szczególnie w przypadku przedłużenia lub zakończenia zatrudnienia.

Jak uporządkować zarządzanie okresem próbnym z pomocą platformy HRM?

W wielu zespołach HR brakuje spójnego procesu towarzyszącego okresowi próbnemu – oceny, ustalenia i zadania często funkcjonują jedynie w e-mailach lub arkuszach kalkulacyjnych. Choć takie rozwiązanie może się sprawdzać przy niewielkiej liczbie pracowników, wraz ze wzrostem skali łatwo o chaos i trudności w podejmowaniu decyzji.

Z pomocą platformy HRM, takiej jak PeopleForce, uporządkujesz cały proces i zapewnisz nowym pracownikom niezbędne wsparcie już od pierwszych dni współpracy:

• podpiszesz dokumenty przy użyciu podpisu elektronicznego;
• ustawisz przypomnienia o rozmowach i ocenach;
• przypiszesz zadania onboardingowe dopasowane do stanowiska;
• będziesz monitorować realizację celów i zbierać feedback w formie ankiet;
• skorzystasz z gotowych szablonów do prowadzenia rozmów 1:1;
• przechowasz bezpiecznie wszystkie dane w jednym miejscu, bez konieczności przeszukiwania maili i lokalnych plików.

Starannie zaplanowany okres próbny to lepsze pierwsze wrażenie, mniej nieporozumień i większa pewność w podejmowaniu decyzji kadrowych.

Okres próbny – podsumowanie

Na koniec krótka checklista, która pomoże Ci krok po kroku uporządkować działania HR w trakcie okresu próbnego:

Okres próbny to nie tylko formalność, ale czas na nawiązanie relacji z pracownikiem, która zaowocuje długotrwałą współpracą. Dzięki wsparciu systemu HRM możesz uporządkować wszystkie swoje działania i podnieść ich skuteczność oraz jakość w całym cyklu zatrudnienia.

Najczęstsze pytania

Czy okres próbny jest płatny?

Tak. Umowa na okres próbny to pełnoprawna umowa o pracę, więc pracownikowi przysługuje wynagrodzenie co najmniej na poziomie płacy minimalnej, składki ZUS, urlop proporcjonalny do czasu pracy i inne uprawnienia pracownicze.

Co dalej po zakończeniu umowy na okres próbny?

Umowa wygasa z końcem okresu, na jaki została zawarta. Jeśli strony chcą kontynuować współpracę, zawierają nową umowę na czas określony lub nieokreślony. Jeśli pracownik nadal pracuje bez nowej umowy, może to oznaczać dorozumiane zawarcie umowy na czas nieokreślony, dlatego decyzję warto podjąć i udokumentować przed końcem okresu próbnego.