Kultura feedbacku

Czym jest feedback?

Feedback to informacja zwrotna, która w kulturze organizacyjnej odnosi się do oceny pracy pracownika pod kątem osiąganych celów. Ma za zadanie:

• wspierać rozwój pracownika poprzez wskazywanie jego mocnych i słabych stron, co pozwala mu lepiej dostosować się do wymagań;
• wskazać pracownikowi obszary działań do poprawy;
• zwiększyć motywację i zaangażowanie pracownika;
• budować relacje z pracownikiem, aby umożliwić mu lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań innych osób w zespole.

Feedback może być pozytywny (np. kiedy chwalimy wydajność pracownika) lub negatywny (np. wskazujemy błędy albo niedociągnięcia). Niezależnie od wydźwięku i formy przekazu, feedback powinien przede wszystkim zawierać konkretne informacje.

Kultura feedbacku – definicja

Kultura feedbacku to zbiór norm, zasad i praktyk, które regulują sposób udzielania oraz odbierania informacji zwrotnych w organizacji. Składa się z następujących elementów:

• jasnych, precyzyjnych i opartych na faktach komunikatów;
• zaufania, które pracownicy różnych szczebli okazują sobie wzajemnie;
• szkoleń, podczas których pracownicy uczą się udzielania i przyjmowania informacji zwrotnych;
• narzędzi komunikacji i ustrukturyzowanych procesów, które wspierają przekazywanie feedbacku, np. ocen pracowniczych, spotkań 1:1 czy narzędzi dla sygnalistów.

Praktykowanie kultury feedbacku w firmie świadczy o:

• zaangażowaniu organizacji w rozwój pracowników;
• otwartej i transparentnej komunikacji;
• dążeniu do ciągłego doskonalenia. 

Co jest dowodem na to, że organizacja rzeczywiście praktykuje kulturę feedbacku?

Firma, w której panuje kultura feedbacku:

• umożliwia pracownikom szczere wyrażanie swojego zdania i formułowanie opinii o innych współpracownikach; 
• zapewnia pracownikom narzędzia i zasoby, aby mogli udzielać informacji zwrotnych w atmosferze szacunku i transparentności;
• umożliwia pracownikom wymianę opinii bez uprzedzeń, negatywnych emocji czy oskarżeń. 

Mówimy o praktykowaniu kultury feedbacku, jeśli:

• Informacje zwrotne są przekazywane w firmie regularnie, a nie tylko w sytuacjach kryzysowych.
• Pracownicy nie tylko otrzymują feedback, ale także mają możliwość przekazywania go przełożonym i współpracownikom.
• Feedback zawsze niesie ze sobą wartość – jest konstruktywny i nastawiony na rozwój, a nie krytykę.
• Pracownicy są zachęcani do otwartego wyrażania swoich opinii i nie muszą martwić się, że za wyrażone zdanie czekają ich negatywne konsekwencje.

W jaki sposób można udzielać feedbacku w organizacji?

Feedbacku można udzielać:

• ustnie lub pisemnie;
• nieformalnie lub formalnie;
• spontanicznie lub regularnie;
• bezpośrednio lub pośrednio (np. przełożony przekazuje feedback o pracowniku managerowi HR, a manager HR przekazuje go pracownikowi).

Istnieje wiele różnych modeli przekazywania feedbacku, np.:

Feedback natychmiastowy: feedback spontaniczny, ustny lub pisemny, udzielany tu i teraz, bez specjalnych przygotowań. Udziela się go po wystąpieniu danego zachowania – tak szybko, jak to tylko możliwe. 

Feedback w modelu Situation – Behaviour – Impact: ten typ feedbacku nie zawiera elementów związanych z oczekiwaną formą zmiany lub propozycją dla pracownika. Jest to tylko przekazywanie informacji w formie, na którą składa się opis sytuacji, opis zachowania oraz opis wpływu, jaki to zachowanie ma na sytuację bądź współpracownika.

Feedback w modelu Start – Stop – Continue: to metoda polecana w zespołach dobrze zorganizowanych i otwartych na krytykę.

• Start – to elementy / zachowania / postawy, które powinny się zadziać / pojawić w działaniach pracownika.
• Stop – wszystko to, co musi się zakończyć, ponieważ blokuje rozwój pracownika, negatywnie wpływa na zespół lub firmę.
• Continue – wszystkie działania, które powinny być kontynuowane i aspekty, za jakie pracownik jest chwalony.

Feedback w modelu COIN:

• C – context – przywołanie konkretnej sytuacji, kontekstu.
• O – observation – zaobserwowana przez nas sytuacja.
• I – impact – wpływ, jaki dana sytuacja, zachowanie ma na firmę, na zespół, na osobę udzielającą feedbacku.
• N – next – oczekiwania wobec przyszłości.

Jak zbudować kulturę feedbacku w organizacji?

Tworzenie kultury feedbacku w organizacji to proces. Można go zrealizować z powodzeniem, trzymając się kilku ważnych zasad:

✅ Zatrudniaj osoby, które są otwarte na feedback i nastawione na rozwój. Już na etapie rekrutacji ustal kryteria, które pozwolą Ci wyselekcjonować osoby o odpowiednim nastawieniu.

✅ Edukuj zespół, jak przekazywać feedback i jak go przyjmować. Możesz przekazywać informacje o kulturze feedbacku już na etapie onboardingu, a dla doświadczonych pracowników organizować warsztaty doszkalające.

✅ Zaangażuj kierownictwo wyższego stopnia i otwórz je na przyjmowanie feedbacku. Przykład idzie z góry!

✅ Zapewnij niezbędne narzędzia komunikacyjne i stwórz procesy, które ułatwią konstruktywną wymianę informacji zwrotnych w zespole. System HRM pomoże Ci m.in. zautomatyzować ankiety, zorganizować cykliczne spotkania 1:1 i wdrożyć skuteczne ocenianie efektywności pracowników.

✅ Skupiaj się na pozytywnym feedbacku. Mów o tym, co dobre i co może być jeszcze lepsze, zamiast wytykać błędy i rozpamiętywać porażki. W ten sposób budujesz też pozytywne doświadczenia pracownika.

✅ Stosuj różne formy feedbacku, aby uniknąć monotonii w komunikacji.

✅ Oddziel feedback od wynagrodzenia. Pracownicy nie mogą mieć poczucia, że ich negatywna opinia może zaważyć o podwyżce!

Korzyści, jakie zapewnia organizacji kultura feedbacku

✔️ Większa wydajność zespołu. Feedback sprawia, że pracownicy lepiej rozumieją swoje mocne strony i obszary wymagające poprawy, więc systematycznie podnoszą swoją wydajność i skuteczniej osiągają cele.

✔️ Wzrost kapitału wiedzy i umiejętności w zespole. Konstruktywne informacje zwrotne pomagają pracownikom zidentyfikować luki w ich wiedzy i umiejętnościach. Gdy braki zostaną uzupełnione, automatycznie powiększy się kapitał wiedzy i umiejętności całego zespołu.

✔️ Wysokie morale i zaangażowanie. Docenieni pracownicy są bardziej zaangażowani i zmotywowani, a to z kolei obniża retencję!

✔️ Sprawniejsza komunikacja i współpraca zespołowa. Pracownicy, którzy są otwarci na feedback i potrafią go udzielać, szybciej rozwiązują problemy i podejmują decyzje. Są bardziej chętni do współpracy, dzielenia się pomysłami i wspierania się nawzajem, co skutkuje lepszą pracą zespołową i synergią.

Kultura feedbacku – podsumowanie

Wprowadzenie kultury feedbacku wymaga zaangażowania całej organizacji, ale przynosi długotrwałe korzyści w postaci zwiększonej motywacji, lepszych wyników i zadowolenia pracowników. Jej istnienie to nie tylko element, który będzie przyciągać do organizacji nowe talenty, ale też ważny argument przemawiający za pozostawaniem pracowników w organizacji na dłużej.