Культура зворотного зв'язку

Що таке зворотний зв'язок?

Зворотний зв'язок або фідбек — це відповідь або інформація, надана щодо роботи співробітника в контексті цілей, які від нього очікується досягти в організації.

Основні цілі зворотного зв'язку полягають у тому, щоб:

• Підтримувати розвиток співробітників, виявляючи їх сильні та слабкі сторони, допомагаючи їм краще відповідати вимогам роботи.
• Підкреслити області, в яких продуктивність співробітника потребує покращення.
• Збільшити мотивацію та залученість співробітників.
• Встановити відносини, допомагаючи співробітникам зрозуміти потреби та очікування інших у команді.

Зворотний зв'язок може бути позитивним (наприклад, похвала за ефективність співробітника) або негативним (наприклад, вказівка на помилки або недоліки). Незалежно від тону або форми, зворотний зв'язок завжди повинен бути конкретним і інформативним.

Визначення культури зворотного зв'язку

Культура зворотного зв'язку відноситься до набору норм, принципів та практик, які регулюють, як зворотний зв'язок надається та сприймається в організації. Ключові елементи культури зворотного зв'язку включають:

• Чітке, точне та орієнтоване на факти спілкування.
• Взаємна довіра серед співробітників на всіх рівнях.
• Програми навчання, де співробітники навчаються давати і отримувати зворотний зв'язок.
• Інструменти спілкування та структуровані процеси, які підтримують передачу зворотного зв'язку, такі як оцінка ефективності, зустрічі 1:1 або інструменти для висловлювання думок.

Практика культури зворотного зв'язку в компанії вказує на:

• Прихильність організації до розвитку співробітників.
• Відкрите і прозоре спілкування.
• Орієнтація на постійне покращення.

Як впровадити культуру фідбеку в компанії

Організація, яка дійсно практикує культуру зворотного зв'язку:

• Дозволяє співробітникам чесно висловлювати свої думки та надавати зворотний зв'язок своїм колегам.
• Надає співробітникам інструменти та ресурси для надання зворотного зв'язку в атмосфері поваги та прозорості.
• Стимулює обмін думками без упередженості, негативних емоцій чи обвинувачень.

Справжня культура зворотного зв'язку характеризується:

• Регулярний зворотний зв'язок, а не тільки у кризові моменти.
• Співробітники отримують зворотний зв'язок і мають можливість надавати його керівникам і колегам.
• Зворотний зв'язок, який завжди конструктивний і орієнтований на ріст, а не просто критичний.
• Заохочення співробітників відкрито висловлювати свою думку без страху негативних наслідків.

Як давати фідбек співробітникам

Відгук або коментар можна залишити:

• Усно або письмово.
• Неофіційно або офіційно.
• Спонтанно або на регулярній основі.

Непосредньо або опосередковано (наприклад, керівник дає зворотний зв'язок про співробітника менеджеру з кадрів, який потім передає його співробітнику).

Існує безліч моделей культури зворотного зв'язку, таких як:

Миттєвий зворотний зв'язок: Спонтанний, усний або письмовий зворотний зв'язок, наданий на місці, без спеціальної підготовки, відразу після того, як відбувається конкретна поведінка.

Модель Ситуація-Поведінка-Вплив (SBI): Цей тип зворотного зв’язку зосереджений на описанні ситуації, спостережуваної поведінки та її впливу, без пропозицій змін або надання рекомендацій.

Модель Start-Stop-Continue: Рекомендується для добре організованих команд, відкритих до критики.

• Розпочати: Поведінки чи установки, які потрібно ініціювати або спостерігати в діях співробітника.
• Припинити: Дії, які потрібно припинити, оскільки вони перешкоджають розвитку співробітника або негативно впливають на команду чи компанію.
• Продовжити: Дії, які потрібно продовжувати і які отримують похвалу.

Модель COIN:

• C – Контекст: Згадуючи конкретну ситуацію або контекст.
• O – Спостереження: Опис поміченої ситуації.
• I – Вплив: Пояснення впливу ситуації чи поведінки на компанію, команду або людину, яка дає зворотний зв'язок.
• N – Наступний: Встановлення очікувань на майбутнє.

Як створити культуру зворотного зв'язку в організації

Створення культури зворотного зв'язку - це процес, який можна успішно реалізувати, дотримуючись кількох ключових принципів:

✅ Наймайте співробітників, відкритих до зворотного зв’язку та зосереджених на розвитку. Встановіть критерії під час набору, щоб обирати людей з правильним менталітетом.

✅ Навчіть свою команду, як давати та приймати зворотний зв'язок. Діліться інформацією про культуру зворотного зв'язку під час вступного навчання та організуйте майстер-класи для досвідчених співробітників.

✅ Приведіть керівництво та спонукайте їх приймати відгуки. Подайте приклад.

✅ Забезпечте необхідні інструменти для комунікації та встановіть процеси, що сприяють конструктивному обміну зворотним зв'язком всередині команди. Система HRM може допомогти автоматизувати опитування, організувати регулярні зустрічі 1:1 та впровадити ефективні оцінки продуктивності.

✅ Зосередьте увагу на позитивному зворотному зв'язку. Підкресліть, що зроблено добре і що можна покращити, а не зациклюйтеся на помилках і невдачах. Це також допомагає створити позитивний досвід для співробітників.

✅ Використовуйте різні форми зворотного зв'язку, щоб уникнути одноманітності в спілкуванні.

✅ Розділяйте зворотний зв'язок і компенсацію. Співробітники не повинні відчувати, що негативний зворотний зв'язок поставить під загрозу їх шанси на підвищення заробітної плати.

Переваги культури зворотного зв'язку для організацій

✔️ Збільшена продуктивність команди. Зворотний зв'язок допомагає співробітникам зрозуміти свої сильні сторони та області для вдосконалення, дозволяючи їм постійно підвищувати свою ефективність і досягати цілей більш ефективно.

✔️ Зростання знань та вмінь всередині команди. Конструктивний зворотний зв'язок допомагає співробітникам виявляти прогалини у їх знаннях та навичках. Як тільки ці прогалини будуть заповнені, загальний рівень знань та навичок команди природним чином збільшується.

✔️ Високий моральний дух та залученість. Ціновані співробітники більш залучені та мотивовані, що, у свою чергу, знижує плинність кадрів.

✔️ Покращена комунікація та командна робота. Співробітники, які відкриті до зворотного зв'язку і вміють його надавати, швидше вирішують проблеми, ефективніше приймають рішення і охочіше співпрацюють, діляться ідеями та підтримують один одного, що веде до кращої командної роботи та синергії.

Культура зворотного зв'язку – Підсумки

Впровадження культури зворотного зв'язку вимагає зобов'язань від усієї організації, але приносить довгострокові переваги, такі як підвищення мотивації, покращення продуктивності та зростання задоволеності працівників. Сильна культура зворотного зв'язку на роботі як приваблює нові таланти, так і спонукає працівників залишатися в організації на тривалий термін.