Безперервний зворотний зв'язок

Що таке безперервний зворотний зв'язок?

Безперервний зворотний зв'язок — це процес обміну інформацією, думками або оцінками між кимось (наприклад, менеджером) і іншою особою (такою як співробітник). Цей зворотний зв'язок може стосуватися поведінки особи, її дій або досягнутих результатів. Його мета полягає в підвищенні ефективності, виявленні областей, які потребують поліпшення, та наданні порад щодо напрямку розвитку.

Надання безперервного зворотного зв'язку слугує інструментом комунікації, що дозволяє лідерам формувати поведінку команди прозоро і чесно. Ключовими характеристиками безперервного зворотного зв'язку є його постійний характер, що означає, що зворотний зв'язок повинен надаватися в режимі реального часу, дозволяючи співробітникам швидко коригувати свою поведінку та методи роботи. Він повинен бути прямим, надаватися безпосередньо після спостереження за конкретною ситуацією, і конкретним, тому ефективний зворотний зв'язок є детальним та стосується певних поведінок або результатів роботи.

Безперервний зворотний зв'язок не є критикою дій співробітника, а формою комунікації, спрямованою на підтримку його розвитку та надання напрямку. Він може і повинний бути двостороннім процесом, в якому співробітники також діляться своїми думками з керівником або колегами.

Види зворотного зв'язку

Відгуки можуть бути надані у вигляді похвали, критики або конструктивної критики. Конструктивна подача відгуків є важливою навичкою для ефективних лідерів. Дослідження, проведене Джеком Зенгером та Джозефом Фолкманом у 2014 році за участю 899 співробітників, виявило цікаві результати:

• Працівники віддають перевагу отриманню конструктивної критики від керівників більше, ніж похвали, вважаючи, що це допомагає їхньому професійному розвитку.
• Старші працівники шукають більше зворотного зв'язку.
• Загалом, людям подобається отримувати позитивні коментарі так само, як вони не люблять давати негативний відгук.
• Керівники часто відчувають дискомфорт, критикуючи працівників.

Позитивний відгук

Позитивний зворотний зв'язок зосереджується на найкращих аспектах роботи або поведінки людини, з метою укріплення позитивних дій та заохочення їх продовження. Якщо відгук регулярний, він підвищує мотивацію, довіру та покращує продуктивність.

Негативний зворотний зв'язок

Негативний відгук або конструктивна критика стосується поведінки, результатів роботи чи дій, що потребують покращення або зміни. Мета полягає в тому, щоб допомогти отримувачу зрозуміти, які аспекти його роботи потребують вдосконалення для досягнення кращих результатів у майбутньому.

Ефективний негативний зворотний зв'язок має бути конкретним, наданим з повагою та емпатією, а також включати пропозиції щодо рішень або корисні поради. 92% респондентів у згаданому вище дослідженні погодились, що належно поданий негативний зворотний зв'язок ефективно покращує продуктивність.

Роль і важливість безперервного зворотного зв'язку в розвитку співробітників

• Надання відгуків допомагає працівникам професійно розвиватися, дозволяючи їм швидше адаптуватися до вимог роботи та очікувань організації.
• Відгуки сприяють визначенню областей для покращення, мотивують до саморозвитку та зміни поведінки, а також підвищують продуктивність.
• Відгуки також слугують інструментом для побудови відносин на основі відкритості та поваги між працівниками та керівниками, а також серед колег.

Цінність безперервного зворотного зв'язку для організації

Коли організація сприймає зворотний зв’язок як невід’ємну частину своєї культури, співробітники починають сприймати безперервне навчання та вдосконалення як цінність. Це стимулює новаторські ідеї та забезпечує гнучкість, що є трудністю в швидко змінюваному бізнес-середовищі. Зворотний зв’язок також допомагає виявити сильні сторони співробітників і спрямувати їхній розвиток для зміцнення зростання організації.

Інші переваги для організацій, які надають відгуки, включають:

• Посилення брендингу роботодавця – відгуки вказують на певну зрілість і стабільність організації, що підвищує її привабливість для кандидатів.
• Зменшення операційних витрат – відгуки дозволяють швидко зменшити помилки, таким чином підвищуючи ефективність, оскільки працівники розуміють, що компанія очікує від них, і зосереджуються на досягненні цілей. Кращі загальні результати також означають меншу плинність кадрів, що знижує витрати на найм і навчання нового персоналу.
• Внутрішній розвиток талантів і лідерів – систематичні відгуки допомагають виявити таланти та майбутніх лідерів в організації. Компанія може планувати свої стратегії спадковості та розвитку лідерства на основі надійних даних про компетенції та досягнення працівників.

Як ефективно надавати безперервний зворотний зв'язок співробітникам?

Відгук можна надавати в різний спосіб, і для підвищення його ефективності важливо проявляти емпатію, бути відкритим до діалогу та бути готовим підтримати розвиток працівників.

Ідеальний метод значною мірою залежить від культури організації, особистості працівника, а також від цілі та змісту самого зворотного зв’язку. Ви можете використовувати один із наведених нижче методів або всі разом, залежно від потреби.

Модель зворотного зв'язку "Зупинити, Почати, Продовжити"

Модель зворотного зв'язку "Зупинити, Почати, Продовжити" фокусується на трьох ключових аспектах: що співробітник повинен припинити робити, почати робити та продовжити робити. Цей простий спосіб організації інформації допомагає співробітнику зрозуміти конкретні очікування.

Метод "Сандвіч"

Метод “Сендвіч” полягає в тому, щоб оточити негативний відгук двома позитивними коментарями, починаючи і закінчуючи на позитивній ноті, а негативний відгук розмістити посередині.

Метод S.M.A.R.T.

Метод S.M.A.R.T. робить зворотний зв'язок пов'язаним з конкретними, вимірювальними, досяжними, актуальними та терміновими цілями. Це допомагає співробітнику чітко зрозуміти, що від нього очікується, які кроки йому потрібно зробити, щоб досягти цих очікувань, і скільки часу у нього є для їх досягнення.

Незалежно від обраного методу, надання зворотного зв'язку повинно відбуватися в атмосфері взаємної довіри. Співробітники більш відкриті до зворотного зв'язку, коли відчувають, що людина, яка його надає, має на увазі їхні найкращі інтереси. Чіткість повідомлення, легкість сприйняття та недвозначне висловлення також мають велике значення.

Найбільший вплив досягається завдяки регулярному наданню зворотного зв'язку, наприклад, під час повторюваних зустрічей 1:1. Важливо також святкувати успіхи співробітників і прислухатися до їхніх відгуків. Коли всі члени команди відчувають себе комфортно, надаючи та отримуючи конструктивний зворотний зв'язок, уся організація має можливість для швидшого розвитку.