Czym jest zwolnienie?

Zwolnienie to formalne zakończenie stosunku pracy z inicjatywy pracodawcy. W praktyce oznacza wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia. Bywa trudnym, ale czasem nieuniknionym elementem zarządzania zespołem. Wymaga od pracodawcy nie tylko znajomości przepisów prawa pracy, lecz także wysokiej dojrzałości komunikacyjnej i umiejętności zarządzania emocjami.

Jakie są najczęstsze powody zwolnień?

Chociaż zdarza się, że zwolnienie wynika z kumulacji różnych czynników, powody zakończenia współpracy można podzielić na dwie główne kategorie – przyczyny leżące po stronie pracownika oraz po stronie pracodawcy (czyli niezawinione przez pracownika).

Zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracownika

niewywiązywanie się z obowiązków, np. częste błędy, nieterminowość, brak odpowiedzialności za powierzone zadania;
naruszenie regulaminu pracy lub zasad etyki, np. nieusprawiedliwione nieobecności, niestosowne zachowanie, konflikty z zespołem;
działania powodujące utratę zaufania do pracownika, np. nieprawidłowości w rozliczeniach finansowych;
brak kompetencji wymaganych na danym stanowisku i nieosiąganie wyników – mimo szkoleń oraz otrzymywanego wsparcia;
działania na szkodę firmy, np. kradzież, ujawnianie informacji poufnych itp.

Zwolnienia z przyczyn niezależnych od pracownika

restrukturyzacja organizacji, w tym zmiana struktury zespołów, likwidacja stanowisk, łączenie działów;
redukcja etatów z powodu cięcia kosztów, np. w obliczu spadku przychodów lub zmiany strategii firmy;
ograniczenie obowiązków wynikające z wprowadzenia automatyzacji lub digitalizacji procesów;
likwidacja stanowiska pracy, np. z powodu zamknięcia działu, wycofania produktu lub zmiany kierunku biznesowego;
przeniesienie działalności, np. do innego miasta, kraju lub obszaru kompetencji, co wiąże się z brakiem możliwości dalszej współpracy.

Rodzaje zwolnień

Z perspektywy polskiego prawa pracy (Kodeks pracy) możemy wyróżnić następujące rodzaje zwolnień:

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 2 oraz art. 32-36 Kodeksu pracy, rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika. Pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia, jeśli wypowiada umowę na czas nieokreślony, a obie strony obowiązuje okres wypowiedzenia uzależniony od stażu pracy. W okresie wypowiedzenia pracownik może nadal pracować zgodnie z harmonogramem, chyba że pracodawca zwolni go z tego obowiązku.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika

Tzw. zwolnienie dyscyplinarne wynika z art. 52 Kodeksu pracy. Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika – m.in. w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa (jeżeli jest ono oczywiste lub potwierdzone prawomocnym wyrokiem), albo gdy pracownik stracił uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika

Zgodnie z art. 53 Kodeksu pracy, pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli pracownik – np. z powodu długotrwałej choroby – nie jest zdolny do pracy.

Zwolnienie indywidualne z przyczyn leżących po stronie pracodawcy i zwolnienie grupowe

Jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób i dokonuje zwolnień z przyczyn niedotyczących pracownika, obowiązują go przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych, Dz.U. 2003 nr 90 poz. 844).

Jeśli rozwiązanie umów dotyczy większej liczby pracowników w określonym czasie (np. co najmniej 10 osób przy zatrudnieniu powyżej 100 pracowników), stosuje się dodatkowe wymogi formalne, takie jak konsultacje ze związkami zawodowymi oraz zawiadomienie urzędu pracy.

Konsultacja ze związkiem zawodowym jest obowiązkowa, gdy:

pracownik, którego dotyczy wypowiedzenie, jest członkiem organizacji związkowej objętej ochroną;
organizacja związkowa reprezentuje interesy tego pracownika;
dochodzi do zwolnienia grupowego – wówczas konsultacje obejmują całą procedurę.

Pracodawca musi przekazać związkowi zawodowemu pisemną informację o zamiarze wypowiedzenia umowy oraz zapewnić czas na ustosunkowanie się do niej. Brak konsultacji może skutkować uznaniem wypowiedzenia za bezskuteczne.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Choć nie jest to „zwolnienie” sensu stricto, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest często stosowane jako forma zakończenia współpracy – także z inicjatywy pracodawcy. To najbardziej elastyczna forma zakończenia stosunku pracy – obie strony uzgadniają warunki rozwiązania umowy, w tym możliwy termin ustania zatrudnienia, który może nastąpić natychmiast lub w ustalonym czasie.

Jak zgodnie z przepisami przeprowadzić zwolnienie pracownika?

Zwolnienie to poważna decyzja kadrowa, dlatego powinno być poprzedzone:

analizą sytuacji i przyczyn, które ją uzasadniają (np. problemy z efektywnością, restrukturyzacją, naruszeniami obowiązków pracowniczych itp.);
oceną alternatyw (np. rozmowy rozwojowe, plan naprawczy, zmiana zakresu obowiązków);
zebraniem dokumentacji i dowodów (jeśli zwolnienie ma charakter dyscyplinarny lub oparty na konkretnej przyczynie);
sprawdzeniem, czy pracownik nie podlega szczególnej ochronie (np. ciąża, urlop macierzyński, wiek przedemerytalny).

Starannie zaplanowany i udokumentowany proces ogranicza ryzyko odwołania pracownika do sądu pracy. Poniższa checklista pomoże Ci go odpowiednio zorganizować:

✔️ Krok 1: Określ podstawę rozwiązania umowy – czyli w jakim trybie chcesz rozwiązać umowę o pracę.

✔️ Krok 2: Zweryfikuj rodzaj i warunki umowy:

przy umowie na czas nieokreślony musisz wskazać przyczynę wypowiedzenia na piśmie;
przy umowie na czas określony nie masz obowiązku wskazywania przyczyny wypowiedzenia, ale nadal obowiązuje Cię okres wypowiedzenia;
w przypadku umowy na okres próbny obowiązują inne, krótsze terminy wypowiedzenia.

✔️ Krok 3: Ustal długość okresu wypowiedzenia, zależnie od rodzaju umowy i stażu pracy danego pracownika lub stażysty.

✔️ Krok 4: Przygotuj niezbędne dokumenty:

wypowiedzenie umowy o pracę (pisemne, z datą i podpisem) – zgodnie z Kodeksem pracy wypowiedzenie wymaga formy pisemnej;
uzasadnienie wypowiedzenia (obowiązkowe tylko przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony przez pracodawcę);
pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (w przypadku wypowiedzenia oraz rozwiązania bez wypowiedzenia);
zawiadomienie związków zawodowych (jeśli pracownik jest członkiem związku);
dokumenty dla pracownika: świadectwo pracy, PIT-11, informacja o urlopie itp.

✔️ Krok 5: Zaplanuj, jak będzie przebiegać offboarding i zadbaj o komunikację z pracownikiem. Nawet jeśli zwolnienie odbywa się w trudnych okolicznościach, warto zadbać o odpowiedni ton oraz formę rozstania.

Nie pomijaj etapu rozmowy – to ważny moment, który przy odpowiednim przygotowaniu pozwala ograniczyć napięcia, rozwiać wątpliwości i zwiększyć szansę na rozstanie w konstruktywnej atmosferze. Przygotuj się do niej merytorycznie, ale też emocjonalnie:

zorganizuj spotkanie w komfortowych i poufnych warunkach;
skup się na faktach i przepisach, z których jako pracodawca możesz skorzystać;
przekaż decyzję i jej podstawę, pozostając otwartym na pytania;
unikaj ocen i konfrontacji.

✔️ Krok 6: Przekaż wypowiedzenie pracownikowi w formie pisemnej. Jeśli nie udało Ci się przeprowadzić rozmowy z pracownikiem, wypowiedzenie możesz wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. Termin wypowiedzenia liczony jest od dnia doręczenia dokumentu.

✔️ Krok 7: W ramach trwającego offboardingu rozlicz wszystkie należności, w tym:

wynagrodzenie za przepracowane dni;
ekwiwalent za niewykorzystany urlop;
inne świadczenia (np. odprawę).

✔️ Krok 8: Obowiązkowo wydaj pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy (lub maks. w ciągu 7 dni, jeśli nie zostało przekazane wcześniej). Dokument powinien być zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu i zawierać wszystkie wymagane informacje.

✔️ Krok 9: Zadbaj o komunikację z zespołem. Brak rzetelnych informacji może wywoływać niepewność, prowadzić do domysłów i pogarszać atmosferę w miejscu pracy.

W zależności od sytuacji:

poinformuj zespół o zmianie w składzie w sposób zgodny z ustaleniami z odchodzącym pracownikiem;
przekaż ogólne powody zmiany, bez ujawniania wrażliwych informacji osobistych;
podkreśl ciągłość działania zespołu i zapowiedz ewentualne zmiany organizacyjne;
zostaw przestrzeń na pytania, aby zadbać o poczucie stabilności i zaufania.

Transparentna komunikacja pomoże pozostałym pracownikom bezproblemowo przejść przez zmiany.

✔️ Krok 10: Udokumentuj wszystkie działania offboardingowe, aby mieć pewność, że współpraca została zakończona prawidłowo:

Zaplanuj zwrot sprzętu służbowego (laptop, telefon, klucze, karta dostępu), usunięcie lub dezaktywację kont i uprawnień w systemach oraz odbiór dokumentów firmowych.
Ustal, które zadania wymagają przekazania – i komu. Pracownik może przygotować dokumentację, krótkie instrukcje lub omówić bieżące sprawy z osobą przejmującą stanowisko.
Zaproś pracownika na exit interview – rozmowę podsumowującą, aby m.in. zebrać informacje zwrotne na temat organizacji, zarządzania i kultury pracy.

Zwolnienia w kontekście międzynarodowym i korporacyjnym

Proces zwalniania pracowników nabiera dodatkowej złożoności, gdy organizacja działa w strukturze międzynarodowej lub korporacyjnej. Na etapie planowania procesu warto uwzględnić:

różnice w przepisach prawa pracy między krajami – np. odmienne okresy wypowiedzenia, wymogi formalne, zasady przyznawania odpraw czy ochrona zatrudnienia;
lokalne wymogi dotyczące dokumentów – konieczność przygotowania wypowiedzenia i świadectwa pracy w odpowiednich wersjach językowych i zgodnych z lokalnymi przepisami;
wydłużony proces decyzyjny – wynikający z konieczności konsultacji z działami prawnymi, compliance lub HR na różnych poziomach organizacji;
różnice kulturowe – wpływające na oczekiwania co do sposobu prowadzenia rozmów, stylu komunikacji i poziomu transparentności.

Zadbanie o te aspekty pozwala ograniczyć ryzyko błędów formalnych i ułatwia przeprowadzenie rozstania w sposób zgodny z lokalnym kontekstem.

Błędy w procesie zwalniania i ich konsekwencje

Rozstanie z pracownikiem przeprowadzone w pośpiechu lub bez odpowiedniego przygotowania może prowadzić do poważnych błędów. Oto najczęstsze przykłady nieprawidłowości popełnianych przez pracodawców.

❌ Błędy formalne:

nieprecyzyjnie określona przyczyna wypowiedzenia, która może zostać zakwestionowana przez sąd;
brak dokumentacji potwierdzającej problemy z pracownikiem, np. brak notatek z rozmów, brak zapisów ocen okresowych itp.;
nieprawidłowe wyliczenie stażu pracy i wynikającego z niego okresu wypowiedzenia;
zwolnienie osoby objętej ochroną, np. kobiety w ciąży, pracownika w wieku przedemerytalnym czy osoby na zwolnieniu lekarskim bez zachowania szczególnych procedur.

❌ Błędy strategiczne:

zwolnienie pracownika bez wcześniejszego zaplanowania, kto i jak przejmie jego zadania;
zbyt długie zwlekanie ze zwolnieniem pracownika wyraźnie niepasującego do zespołu lub niespełniającego oczekiwań;
zwolnienie jako pierwsza reakcja na problemy, bez wcześniejszych prób naprawy sytuacji (feedback, coaching, zmiana zakresu obowiązków);
brak procedury exit interview i pozbawienie firmy cennych informacji zwrotnych, które mogłyby pomóc usprawnić organizację.

❌ Błędy komunikacyjne:

brak przygotowania do rozmowy o zwolnieniu, a w efekcie użycie niefortunnych sformułowań, które pracownik wykorzysta później w sądzie;
informowanie o zwolnieniu drogą elektroniczną, bez uzyskania potwierdzenia odbioru wiadomości;
publiczne informowanie o zwolnieniu, naruszające godność pracownika;
brak jasnej komunikacji z zespołem po zwolnieniu, negatywnie wpływające na morale pozostałych pracowników.

Skutki takich błędów mogą być dla organizacji bardzo dotkliwe – zarówno pod względem prawnym, jak i wizerunkowym, a ich następstwa odczuwalne jeszcze długo po zakończeniu współpracy z pracownikiem. Do najpoważniejszych konsekwencji należą:

konieczność przywrócenia pracownika do pracy;
koszt wypłaty odszkodowania na rzecz zwolnionego pracownika, a także dodatkowe koszty sądowe i obsługi prawnej;
konsekwencje wizerunkowe, które w przyszłości mogą utrudniać rekrutację nowych talentów i negatywnie wpłynąć na relacje z klientami oraz partnerami biznesowymi;
obniżone morale pozostałych pracowników i osłabione zaufanie do kadry zarządzającej;
wzrost rotacji personelu.

Psychologiczne aspekty zwolnienia – wpływ na pracownika i zespół

Zwolnienie to złożone doświadczenie psychologiczne, które wpływa zarówno na zwalnianego pracownika, jak i na pozostałych członków zespołu. Pracownik, który otrzymuje informację o zakończeniu współpracy, często przechodzi przez etapy podobne do tych opisanych w modelu żałoby Elisabeth Kübler-Ross:

szok i zaprzeczenie;
gniew i poczucie niesprawiedliwości;
targowanie się;
poczucie porażki;
akceptacja i otwarcie na nowe możliwości.

Utrata pracy może prowadzić do obniżenia poczucia własnej wartości – zwłaszcza jeśli stanowisko stanowiło istotny element tożsamości zawodowej pracownika. Może też wywołać wzrost stresu i lęku, a w niektórych przypadkach – symptomy depresyjne. Oczywiście reakcje będą się różnić w zależności od osoby. Ich siła zależy m.in. od:

stażu pracy i stopnia identyfikacji z firmą;
okoliczności zwolnienia;
sposobu przekazania informacji;
sytuacji osobistej i finansowej;
perspektyw zawodowych na rynku pracy.

Z kolei pracownicy, którzy pozostają w firmie, mierzą się z reorganizacją ról i odpowiedzialności, zaburzeniem przepływu informacji oraz zmianami w hierarchii nieformalnej. Wzrost niepewności i napięcia może obniżać poczucie bezpieczeństwa oraz zaufanie do pracodawcy.

U części pracowników może wystąpić tzw. syndrom ocaleńca, objawiający się:

poczuciem winy wobec zwolnionych współpracowników;
lękiem przed kolejnymi zwolnieniami;
spadkiem zaufania do kierownictwa;
obniżoną motywacją i zaangażowaniem;
wzmożonym stresem i przeciążeniem obowiązkami, zwłaszcza gdy po redukcji ta sama ilość pracy przypada na mniejszy zespół.

Organizacje, które świadomie zarządzają psychologicznymi skutkami zwolnień, szybciej odbudowują morale i efektywność zespołu, a także utrzymują lepszą reputację jako pracodawca.

Wykorzystanie platformy HR w procesie offboardingu

Nowoczesne systemy HRM, takie jak PeopleForce, wspierają organizację zadań HR od momentu podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy z pracownikiem aż do jego ostatniego dnia w firmie. Dzięki automatyzacji i standaryzacji procesów możesz:

z wyprzedzeniem zaplanować terminy spotkań offboardingowych i odbioru sprzętu,
wygodnie wygenerować i wysłać dokumenty (w tym świadectwo pracy) oraz zbierać niezbędne podpisy z użyciem podpisu kwalifikowanego;
monitorować realizację checklist (np. zdanie kart dostępu, kont mailowych);
przeprowadzić exit interview i zebrać feedback;
zadbać o spójność i zgodność procedur z przepisami prawa.

Zwolnienie – podsumowanie

Zwolnienie pracownika jest procesem wymagającym rozwagi, wiedzy prawnej i empatii. Jego prawidłowe przeprowadzenie minimalizuje ryzyko konfliktów oraz chroni reputację organizacji. Znajomość przepisów, transparentna komunikacja oraz narzędzia wspierające offboarding pozwolą Ci przejść przez ten etap w sposób profesjonalny i z szacunkiem dla wszystkich zaangażowanych stron.

Zwolnienie – FAQ:

Czy można zwolnić pracownika zatrudnionego w ramach umowy zlecenia?

Umowa zlecenia nie podlega przepisom Kodeksu pracy, lecz Kodeksowi cywilnemu, co oznacza, że strony mogą rozwiązać ją w dowolnym momencie, o ile nie postanowiły inaczej w treści umowy.

Zleceniobiorcy nie obowiązują również przepisy dotyczące szczególnej ochrony zatrudnionego, a także świadectwo pracy, odprawa czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Dobrą praktyką jest jednak wystawienie – na prośbę zleceniobiorcy – zaświadczenia o wykonywaniu zlecenia, będącego odpowiednikiem świadectwa pracy w kontekście cywilnoprawnym.

Warto pamiętać, że sposób zakończenia współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej również wpływa na wizerunek pracodawcy i atmosferę w zespole. Dlatego niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia warto zadbać, aby rozstanie nastąpiło w sposób profesjonalny.

Spis treści: